如何使用虚拟打印技术.doc

用好虚拟打印 自制多种格式电子读物虚拟打印是指以打印机的形式表现，但却不把文档打印到纸质介质上。在打印时，虚拟打印机能够在保持文档版式的前提下把文档转换为易于传播和阅读的电子读物格式。虚拟打印功能通过应用程序的打印接口实现，存在于“打印机和传真”窗口以及所有应用程序的打印对话框中(如图1)。大多数应用程序都有打印功能，所以利用虚拟打印机我们可以自己出版电子读物，然后使用电子邮件或网络把它们发布出去。一、打印成TIF文件如果你要将一个图文并茂的文档比如Word文档和朋友分享，可是他却没有安装Word软件，此时将文档抓取成图片无疑是很好的解决方法。文档抓取成图片的方法很多，我们可以通过各种抓图软件抓取当前页面，但这种方法只能一页一页的抓，而利用SnagIt打印机，多页面的文档可以一次搞定。1、安装SnagIt打印机。SnagIt是一个抓图工具（下载SnagIt），安装时会默认安装SnagIt打印机，但如果你在“控制面板”的“打印机和传真”中看不到SnagIt打印机，那么就需要手动安装，方法是：在SnagIt的菜单栏上点击“工具SnagIt打印机捕捉设置”，然后在弹出的对话框上点击“是”。2、将文档打印成图片。在应用程序中打开要打印的文件，比如Wps或Word文档，打开“打印”对话框，然后选择刚才安装的SnagIt打印机，单击“确定”后，SnagIt会打开预览窗口让我们查看转换后的图像。注意，SnagIt是按照文档的“页面设置”分页抓取成图像的，对于多页面的文档，按Ctrl+P或Ctrl+N键可查看上一页或下一页图像，如果觉得满意，点击“保存”，然后在硬盘上选择一个保存位置并将图像保存为TIF格式即可。提示：强烈建议把图像保存为TIF格式，TIF格式可以把多个页面的图像保存到同一文件中，这种图像用Windows内置的图像查看器查看时，按Page Up和Page Down键可上下翻页，用ACDSee查看时，用Shift+Page Up和Shift+Page Down上下翻页。3、点评。多页面的TIF文档可以看作是一种图像版的电子读物，这种电子读物使用图像查看器就能阅读，但阅读方式单一，文件较大，对于几百页的超长文档，不易使用此种格式。二、打印成SWF文件将文档打印成SWF有很多好处：能保持原文件中的超级链接该种类型的文件能够嵌入到HTML文件中，有利于文档的发布。Macromedia FlashPaper（下载FlashPaper）打印机可以将文档打印成SWF文件，而且通过它转换的SWF文件支持导航、搜索、缩放、打印等功能。如图2，这是利用Macromedia FlashPaper将一个多面页WPS文档转换成SWF格式，然后发布到WEB上的情形。1、Macromedia FlashPaper打印机的安装。Macromedia FlashPaper是Macromedia开发的软件，从网上下载一个Macromedia FlashPaper安装，安装完成后即可在“打印机和传真”窗口中找到Macromedia FlashPaper打印机。2、将文档打印成SWF文件。和把文档打印成图片一样，当选择Macromedia FlashPaper打印机打印时也会弹出预览窗口，在该窗口上，我们除了可以把文档保存为SWF格式外，单击“保存为PDF文档”按钮还可以把文档保存为PDF格式(如图3)。3、点评。SWF文件最大的好外就是能够在WEB上发布和不需要专门的阅读器阅读，但同样存在阅读方式单一，转换速度较慢的问题。三、打印成PDF文件PDF是Adobe公司开发的可以包含超文本链接、声音和动态影像等的具有纸媒体质感的电子文件格式，这种文件格式与软硬件环境无关，也就是说，PDF文件不管是在Windows，Unix还是在苹果公司的Mac OS上显示都是一致的，因此PDF文件是Internet上进行电子文档发行和数字化信息传播的最理想文档格式。现在，越来越多的电子图书、报刊杂志、产品说明、公司文告、网络资料、电子邮件等开始使用PDF文件传播。那么如何把我们的文档比如Word、图像文件等转换成PDF文件呢?pdfFactory打印机可以帮我们实现这一愿望。（下载pdfFactory）1、pdfFactory打印机的安装。在安装pdfFactory打印机时需要安装pdfFactory。pdfFactory分为标准版、专业版和服务器版。专业版比标准版具有更多功能，服务器版安装在服务器上，所有授权用户都能通过服务器上共享的的pdfFactory打印机把文档转换成PDF格式。2、将文档打印成PDF文件。Adobe Acrobat安装后也能添加一个虚拟打印机，该打印机可以把可打印文档转换成PDF格式。和昂贵的商业软件Adobe Acrobat相比，安装pdfFactory(共享软件)化钱更少，创建PDF文件更加方便和高效，使用时，只要在Word或其它软件中编辑好文档，选择pdfFactory打印机输出即可创建一个PDF文件。3、点评。PDF是常用的电子文件格式，可以在多种平台上阅读，而且使用pdfFactory转换时速度超快，适用于超长文档的转换，但PDF文件需要专门的阅读器才能阅读，不过，这些阅读器都是免费的，可以在网上下载。四、打印成MDI文件MDI格式是一种基于TIF格式的旨在保存文档页面及版式的图像格式。TIF文件可用多种程序打开，但MDI文件只能在Office Document Imaging(Microsoft Office工具)中打开或编辑。TIF和MDI两种格式都可随图像一起存储通过OCR(OCR：将文本图像转换为可编辑的文本字符，也称为文本识别)识别的文本，因此，把文件保存为MDI，除了可以把多个页面按文档原来的外观保存在同一文件中外，还可以利用Office Document Imaging内置的OCR软件，把其中的图像文字轻松地识别为可编辑的文本并复制或导入到其它软件中。在日常工作中，我们可以把一本书利用Microsoft Office Document Scanning(Microsoft Office工具)，通过扫描仪制作为一个MDI电子书，也可以利用虚拟打印机Microsoft Office Document Image Writer把一个多页面文档打印为一个MDI文件，这等效于基于现有文档创建了一个扫描文档。1、安装Microsoft Office Document Image Writer打印机。Microsoft Office Document Image Writer打印机，以及上面提到的Office Document Imaging、Microsoft Office Document Scanning都是Microsoft Office 2003附带的工具，如果你在“打印机和传真”窗口，以及“开始”菜单的Microsoft Office程序组中找不到以上组件，请在控制面板的“添加和删除程序”中点击“Microsoft Office 2003”更改Office安装(如图4)。2、将文档打印成MDI。在应用程序的“打印”对话框中选择Microsoft Office Document Image Writer打印机即可把文档打印成MDI文件。MDI文件只能用Office Document Imaging进行查看。在Office Document Imaging中，我们不仅可以通过OCR把图像文字识别为文本，还可以进行文本搜索;不仅可以重新组织文档的页面，给文档添加注释，而且还可以把它作为传真发送给朋友或客户。3