整形医院管理系统介绍.doc

整形美容医院综合管理系统V2010南京灵蝶软件科技服务中心 一、系统概述随着经济的迅速发展，人民生活水平的不断提高，继续深造已成为一种时尚。近几年整形业的发展导致大大小小的整形机构数量的激增，竞争愈演愈烈。欲在竞争中甩开对手，取得优势，必须在经营、管理、产品、服务等方面具备独到之处。而对培训机构的经营状况起决定作用的是企业内部的管理。如何利用先进的管理手段，提高管理水平，是每一家美容整形企业的管理者所面临的重要课题。提高管理水平，不是一句空话，不是喊几句口号管理就上去了，需要扎扎实实的做工作。面对信息时代的机遇和挑战，利用科技手段提高企业管理无疑是一条行之有效的途径。美容整形管理信息管理系统的解决方案本着安全性、先进性、开放性、可扩充性、可维护性的原则，根据目前美容整形行业业务实际运作情况，并充分考虑今后业务发展需要，开发出一套完善的适用于美容整形机构性质的管理解决方案。美容整形管理信息管理系统解决方案希望为国内美容整形行业的信息化提供有效的管理工具，提升美容整形管理整个过程和资源的管理。提升整形机构与外界合作伙伴的交流效率，提高企业形象以及服务质量，降低运营总体成本。二、需求现状随着公司业务规模的扩大，营销网络的增加，随之而来的就是总部与这些分支机构、分销网络的统一协调和管理，传统的电话传真方式虽然比较熟悉或方便，但是受限于电话线路及人力配给，将难于配合庞大的信息沟通的需求。客户资料建立和回访纪录是重要的文档，经营的历史越长，越需要对客户的资料进行妥善管理。如何提高销售人员的反应速度，为客户快速准地提供优质的服务，是目前整形业竞争中销售成功的关键因素。发展企业的核心价值，学习先进经验，展开对客户的上门直销，改善商业流程，提高运作效率，增加与客户、供应商、合作伙伴之间的互动，将为公司保持长远的竞争动力。三、方案特点1）全方位信息共享，可应用到整形机构的所有职能部门。该软件系统特点通过一卡通号对顾客的咨询登记（如电话咨询、网络咨询、面谈咨询，并对顾客的整形手术、激光治疗、美容护理等项目进行预约安排，接收顾客的预交款，计算收费项目费用，办理会员卡，进行各种美容护理产品的配料管理，打印结算收据。本软件涉及整形美容业务中各个环节，能极大地提高整形美容业务工作人员的工作效率，简化繁琐的手工操作，增强企业内部各业务部门之间的协同工作。通过本软件系统提供的各种统计报表，对整形美容的各项业务数据进行分析、挖掘、汇总，为企业领导的决策提供了翔实的数字实证，从而全面提升企业的数字化、信息化、现代化管理水平。2）易学易用、操作方便，符合心理测试的图形化系统，采用模拟向导技术傻瓜式操作，易于上手，同时提供高级运用，具有高度可扩展性与伸缩性。采用友好的Windows图形界面，操作风格易学易用，可形成操作人员自我风格工作台。全面支持鼠标和键盘，适应不同层次操作人员使用需求。 3）网络支持，支持局域网、INTERENT等联网方式，实现分支机构、加盟商与整形机构总部连接，快速沟通业务信息功能。 系统支持用户进入互联网，直接利用Internet网上可以查询客户消费情况及治疗明细，积分使用情况，还可以对渠道客户管理，可以查询渠道介绍过来的客户详细信息，便于网络结算等。无论 领导、员工、客户、渠道到何地，就算放假在家里，通过互联网络，资料查询处理也可随时查看公司的经营状况以及在线进行业务处理. 营业点、分公司、加盟 只需配备一台具有互联网上网条件的计算机，即可连接到总部的中央服务器，获取由总部布的实时的产品销售以及服务情况。6）完善的架构体系：方案体现“协作”的管理思想，以日常工作为核心运作，为企业搭建起全面的信息舞台；7）个性化应用：通过权限的应用，使每位使用者获取到的都是自身需要的信息；8）信息内、外部共享：内部人员的知识信息的高度共享，外部人员限制性的信息共享；9）实现高度集成的无纸化办公，提供高效业务处理环境： 10）实现以客户以本，售前、售中、售后的全方位服务。11）真正决解了企业团队管理：充分调动公司员工的工作积极性、更充分的享用员工制作创意、创建友好团队性的工作氛围；12）系统采用先进的技术平台与成熟的应用方案相结合, 为整形美容医院或连琐整形美容机构实现现代化的管理，提供全方位的解决方案，实现多级跨区域分支部门（整形美容医院总部/分部）的资源、信息共享，通过网络与各地/级下属单位及部门形成及时的互动连接，实现企业的集中与分级管理，为整形医院决策者提供强有力的决策支持，为企业资源的合理配置、员工的有效管理提供依据，以实现企业资源的合理利用、工作效率的极大提高，从而实现利润的最大化。13）公司、项目成本效益控制：控制整体运营成本，提高营运效益。四、系统结构图在分析国内外大中型整形机构成功管理经验的基础上，经过潜心研究整形机构管理的特点和业务流程，吸收国内外整形机构管理软件的先进管理思想，推出了面向大中型整形医院集团和独立的整形机构综合信息管理软件。在多年开发和实施的经验积累下，南京灵蝶提出了整形医院机构行业解决方案。方案从信息集中、核算集中、管理集中的需要出发，实现整个公司从客户服务、HIS、医务管理、药房物资管理、行政办公管理等，实现财务业务一体化的要求。方案针对整形医院机构管理的症结，突出业务流程控制，加强业务集中管理，实现信息共享，强调财务监控职能。五、技术方案整形医院 系统结构1、整形医院系统管理功能流程说明图1一、客户服务管理前台收费治疗部分售后服务跟踪治疗明细查询会员发卡客户信息分配预约中心客户信息管理渠道顾问登记咨询顾问登记现场咨询登记TMK咨询登记客户服务管理会员取款、冲值、转帐、密码查询、密码修改投诉管理礼品赠送、兑换、生日提醒1】TMK电话咨询登记 每个打进电话的客户资料的录入、问题解答等；约预相应的客户；查询了解客户；了解电话咨询医生的水准，定期以实际电话咨询内容，共同交流。公司通过各种广告方式，让客人了解到公司，那么，客人能否上门，就在于美容咨询师的水准。针对整形美容行业的特点，系统内设有电话自动录音功能，把相关的资料都记录在案，既方便管理、查阅，又可作为日后调解医疗纠纷的依据。2】现场咨询登记为首客户安排咨询顾客；处理预约客户；添加现场来的客户资料、查询当天接待客户情况处理预约客户：如果有是TMK预约的客户，要点数理处理按钮。 如果是复诊预约客户，在预约中心点预约执行按钮 通过现场登记时间可以查询当天所接待的客户。针对整形美容行业的特点，系统内设的咨询与客户在交谈时的录音管理管理，是病前检查的记录，把各种相关的资料都记录在案，既方便管理、查阅，又可作为日后调解医疗纠纷的依据。3】咨询顾问登记查询某咨询顾问的所有客户资料；手术时间预约；资料修改及补充登记；客户回访录入等，目的是管理自已的客户。预约中：要注意提示天数的录入，默认为一天；这里有一个快捷查询按钮-当天手术清单和当日复诊清单，来查询当天预约的数据；只有正确地做好执行工作，才能正确地统计每个人的业绩。 4】渠道顾问登记渠道顾问负责将在外面每天跑的渠道客户资料录入电脑，然后负责处理网上提交过来的客户资料。5】客户信息管理基本资料是病人的一个基本信息的管理，包括病人的编号、录入日期、客人来源、所在地区、姓名、性别、年龄、婚姻状况、住址、电话、工作单位、移动电话、电子信箱、籍贯等一些基本情况进行统一管理。6】客户信息分配是将渠道顾问登记进去的客户资料进行统一分配给每个咨询顾问进行跟踪管理的平台。7】会员发卡 对会员消费情况进行汇总，在消费的时候系统会自动为该会员积分，达到一定的积分会自动升级会员级别。也可以增加会员消费商品的详细信息，支持会员卡充值，会员卡挂失、取消挂失、会员换卡、会员卡转帐、会员取款查看会员卡信息等操作。8】客户投诉 针对整形美容行业的特点，系统内设的客户投诉管理，是记录客户投诉内容和处理客户进程到什么样的位置，把各种相关的资料都记录在案，既方便管理、查阅，又可作为日后调解医疗纠纷的依据。9】前台收费客人在和咨询交谈过程中如果成交的话在咨询那里开通一张客户就诊卡，然后凭就诊卡到前台进行交费，那么客人将获得一张就诊卡，以后客人在消费时，只需刷卡就可以了（这里说明的是客户在这里都是有专用账户的可以随时在网站上可以查询自己消费情况），客人消费后，有统一样式单据提供客户。同时还会有单据给项目组组长，另外还将有一张单据提供财务，更重要的是，电脑系统会自动根据系统中设置的消费金额自动升级客户为各种类型的会员无需换卡就可以完成客户升级过程。医院决策者可以时时了解到客人的详细消费项目、金额便于日后的财务明细分析。10】治疗部分在做完收费后客户在导医的引导下来到相应的部门进行做治疗，在完成治疗后医生会在自己的电脑上做执行处理并做该客户下次复诊时间的设定以便于系统提前提醒预约中心对该客户做回访工作，同时这里可以看到当日手术清单和当日复诊清单，以便于治疗部门安排相对应的工作，系统针对不同职务的整形医生、不同级别、不同手术项目进行的按月评估分析来作为绩效考核。11】预约中心预约中心的职能工作是给客户做回访跟踪工作，每天系统会自动告诉回访人员有那些客户需要进行回访，并电话确认客户是不是按事先预定的时间过来，如果没有的情况下预约中心马上给客户进行时间上的调整，调整后的客户信息会在相对应的部门中显示出当日复诊人数和清单。二、客户治疗管理病案管理皮肤光疗、美疗治疗图片管理执行处置单、处方整形手术、护理预约中心预约发药、化妆品B超、放射、化验等口腔治疗前台收费电子处方报表药房、药库1】 处置单、处方处置单、处方是咨询顾问和美容技师开出的单据，带客户到收费处进行收费的单据。2】前台收费客人在和咨询或者技师交谈推荐的过程中如果成交的话在咨询或者技师那里开一张处置单并带上客户到收费中进行缴费，然后收费员按处置单上的人员选择相对应的开单人进行收费，医院决策者可以时可以详细的了解到每个开单人每天的开单出单的情况消费项目、药品、物资金额便于日后的财务对开单人的提成分析。3】各科室治疗执行情况在做完收费后在导医的引导下来到相应的部门进行做治疗，在完成治疗后医生会在自己的电脑上做执行处理并做该客户下次复诊时间的设定以便于系统提前提醒预约中心对该客户做回访工作，同时这里可以看到当日手术清单和当日复诊清单，以便于治疗部门安排相对应的工作，系统针对不同职务的整形医生、不同级别、不同手术项目进行的按月评估分析来作为绩效考核。这里做完执行后可以同时建立该客户的电子病案，将该客户所治疗的图片上传到服务器，以便日后对该客户查询时可以了解到该客户的治疗前、治疗后、治疗中的图片进行对比。4】药房、物资发放情况在做完收费收系统会自动生成一张该客户所需要的药品和物资清单，供发放人员输入相对应的出库仓库，即选择要出库的哪种批号的药品和化妆品。对整形美容机构销售或自己使用的产品进行管理，可以随时查询库存状况，库存上下限报警（提醒哪些产品需要进货，那些产品滞销）；对各个部门的领料、退货情况等可以实时查询，实时掌握库存情况。员工档案管理三、行政管理部分工作计划管理员工管理广告发布管理员工在线交流短信邮件群发医院通知发布行政管理部分医院信息管理设备维修申请办公事务申请医院车辆管理员工宿舍管理后勤管理工资业绩计算离职人员备案1】 员工管理员工管理是由：员工档案管理、员工奖罚、工作计划、员工培训管理、离职人员备案，等部分组成的，这里就不做一一介绍了。2】后勤管理后勤管理是由：车辆申请、车辆审批派车、车辆收车、设备维修、房间登记、宿舍进出登记、时间排班管理、办公事务申请、办公事务审批、办公事务执行，等部分组成的，这里就不做一一介绍了。3】医院信息管理医院信息管理是由：医院通知发布、医院通知查看、医院信息交流室、短信群发、邮件群发、电视广告投放、报刊杂志投放，对所投入的广告，如：电视广告、报纸广告、朋友介绍、网络广告、路牌广告、杂志广告、宣传单张、其它等方式，客人是通过哪一种方式而来的，便于做有效广告的投放，分析客户来源方式和新增的客户情况。等部分组成的，这里就不做一一介绍了。出纳结算表四、决策系统客户分析统计表业绩分析统计表执行业绩次数统计分析表执行业绩综合统计分析表收费业绩综合统计分析表客户成交成果分析表广告投入产出分析表客户来源统计表经理决策报表物资、药品报表表明细帐物资药品库存帐物资药品明细帐客户积分明细表预收、欠款明细表入库汇总综合分析统计表进销存明细表出库汇总综合分析统计表出库汇总综合分析统计表收费报表财务业务报表 1】财务业务报表和2】经理决策报表 系统不仅提供了详尽的明细、汇总查询统计和结算功能，还为企业决策者提供了一个强大的宏观决策平台，帮助企业决策者根据市场变化实时准确的做出规划与决策。这里就不做一一详细解释了 。五、系统设置基础资料管理系统参数系统管理版本控制数据灰复数据备份用户权限设置用户密码用户权限角户管理数据字典维护、美容整形项目设置、药品目录管理、机构部门设置、物资基础资料、供应商资料、渠道管理、会员折扣设置等基础数据基础资料设置 1】系统设置 系统对管理权限进行分级管理，不同的操作人员有不同的功能权限，使系统具有更高的保密性、安全性；同时系统提供备份功能，保证数据的存储安全。 系统提供全方面的备忘提醒：包括阅读重要通知、阅读备忘录、客户复查通知、客户生日提醒、收款通知、付款通知、工作计划、库存提示。如客户复查通知可以提醒使用者顾客的复查时间，以便即使地通知顾客来复查。美容整形医院管理信息系统系统功能模块设置一、 客服管理1、客户服务：TMK咨询登记、现场咨询登记、咨询顾问登记、渠道录入、礼品兑换、礼品赠送、会员密码查询、会员密码修改、会员信息及发卡、渠道客户分配、记事本、客户投诉登记、客户投诉评估、客户投诉处理。 2、客户跟踪：预约中心、会员生日提醒、短信群发、邮件群发、咨询客户消费明细、客户欠费明细、客户明细介绍、当日手术清单、当日复诊清单、当日手术执行清单、咨询项目查询表、赠送项目查询表、短信客户回访记录、咨询顾问短信回访、客户跟踪分配、销售管道管理、记事本二、HIS 管理1、收费管理：预收款管理、前台收费、欠款结算、住院结算、会员转账、项目成本记账。2、药房管理：药房发药、药房退药3、住院管理：床位管理、入院管理、护理中心、三、医务管理 1、医务管理：医生处方、电子病案、治疗档案管理、病案借阅、病案归还、项目图片查询、治疗执行、项目咨询单、项目确诊单、手术通知单、免费治疗单四、库存管理 1、药品管理：启用期初入库、期初入库、入库管理、出库管理、调拨管理、盘点管理、入库调整、出库调整、价格调整、库存管理、记账管理、月末结账、出库流水帐、记账明细帐、记账流水帐、药品汇总表、记账汇总表2、物资管理：启用期初入库、期初入库、入库管理、出库管理、调拨管理、盘点管理、入库调整、出库调整、价格调整、库存管理、记账管理、月末结账、出库流水帐、记账明细帐、记账流水帐、物资汇总表、记账汇总表五、财务管理1、员工管理：员工管理、员工奖罚、工作计划、员工培