快速掌握东图档案管理系统简要操作.doc

大连东图科技快速掌握东图档案管理系统简要操作归档类目的创建用户在使用东图档案管理系统对电子文档进行归档操作时，首先必须要使被归档文件能够有其依附的案卷目录，而归档案卷目录的创建，可在本系统中“系统管理”功能模块中进行操作创建；接下来，我们就对如何创建归档案卷目录操作做一个简要的概述。如图：用户首先访问“系统管理”模块，在“系统管理”模块下，用户可于系统左侧树状栏中选择点击“归档类目”管理菜单树，系统进入下列页面（图1）： 图1在上述页面中，用户需点击“默认全宗”后的“查看”按钮，系统显示以下页面（图2）： 图2用户需在图2页面中选择类别编号1“立卷归档”，点击“所属目录”的“查看”功能，系统进入下列页面（图3）： 图3用户需在图3页面上点击“操作”按钮，出现下拉菜单，点击“添加”按钮，创建归档案卷类别，如图（图4）： 图4点击“添加”按钮后，系统出现下列页面（图5）： 图5用户可于图5页面中的“目录名称”一栏中创建自己要自定义的归档类目案卷名称，举例说明，我们创建一条案卷目录，题名：“自定义”，于图5页面中点击“保存”按钮，系统显示以下页面（图6）： 图6点击图6页面中的“确定”按钮，自此，我们已经完成了一条标准的自定义归档案卷目录的创建，这条被创建的案卷目录，将直接显示于“档案录入”模块下的“立卷归档”功能树中的“案卷目录”列表中，如图（图7）： 图7用户在进行档案归档时，可将要归档的文件归档到通过上述操作而创建的“自定义”案卷目录中；同时，东图档案系统支持多级案卷子目录创建，用户在测试使用中可根据本文档提供的联系方式与我们取得联系，我们将对您提供一对一的指导操作。档案录入操作用户首先点击“档案录入”一级菜单，如图（图8）： 图8东图档案系统根据文件归属来源不同方向，为我们的用户提供了“收文登记”“发文登记”“内部文件登记”三种档案录入方式，三种录入方式只是从文件来源方向不同而加以区分，录入流程实则一致，用户可根据实际需要选择相应的录入方式，我们这里以“收文登记”举例，演示标准的档案录入流程。用户首先点击“收文登记”功能树。如上图8，点击“操作”按钮下的“添加”选项，如图（图9） 图9点击“添加”选项后，出现下列页面，如图（图10）： 图10用户可于图10页面中添加档案录入细则信息，如：档案题名、档号、实物档案存放位置备注等信息，在填写完上述信息后，用户点击“保存”按钮，进行本条档案信息收文登记的保存操作，保存完毕后，系统显示以下页面（图11）： 图11用户于图11页面，点击“返回”按钮，进入收文登记列表，如图（图12）： 图12用户在进行完毕收文登记保存后，需要对这条档案信息进行档案录入归档操作，于图12中，点击“工具”按钮，如图（图13）： 图13点击“工具”按钮后，出现下拉菜单，包含两个选项“立卷归档”“以件归档”，选择点击“立卷归档”，进入下列页面（图14）： 图14用户于图14页面点击“确定”按钮，进行归档录入操作，对于录入完毕的档案文件，将直接被归档到“立卷归档”功能树下的“文件目录”列表中，如图（图15）： 图15对于已经归档到“立卷归档”功能树下“文件目录”列表中的档案信息，用户可选择将该档案文件进行二次归档至已经创建的“自定义”案卷目录中，这样可以使整套档案系统中的档案分类更加简洁明了，便于本单位对各子类别档案管理操作。如图（图16）： 图16用户于图16中点击“工具”按钮下的“归档”选项，出现下列案卷目录供用户进行选择，如图（图17）： 图17用户可于图17页面中选择已创建的“自定义”案卷目录，点击“归档”操作，将该条档案信息归档依附于“自定义”案卷目录中；至此用户已经完成将一条档案信息进行完整的档案归档分类流程，如图（图18） 图18用户可于自定义案卷目录下找寻到之前录入的“自定义档案题名”这则档案信息。档案检索功能操作东图档案系统“档案检索”功能支持模糊检索，用户只需要了解要被检索的档案信息其中部分文字，即可以对档案信息进行检索；同时，用户可根据本单位不同档案属性设置不同字段供自己进行检索，该功能支持动态字段检索，极大方便用户进行档案检索操作。如我们对已经录入的档案信息“自定义档案题名”进行检索，我们只需要在“档案检索”功能菜单中的“档案题名”选项中输入“自定义”，如图（图19）： 图19进行“检索”操作，检索结果如下（图20）： 图20于图20中我们可以清楚的看到用户通过系统提供的模糊检索功能直接查阅到包含所输入字段名的档案信息，检索方式简洁明了。东图档案管理系统技术支持方式感谢您对东图档案管理系统的信赖。如果您对本系统操作存在相关疑问，您可通过以下联系电我公司取得联系，我公司技术人员将