文书、档案管理方式.doc

文书、档案管理方式目录：*收文处理程序*发文处理程序*文书的立卷归档*档案的收集整理*档案的保管与利用秘书的职责之一是遵照企业规定，做好公司收进、发出的一切以文字为表达工具的有关商务材料，并明确每一种资料的确切存储位置和应被保存期限。这就是企业文书、档案工作，包括收、发处理，文书的立卷归档，及档案收集管理与利用等。A收文处理程序收文是指收进外来发送本企业的文件。凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。有正式文件、电报、信函、内部刊物、资料以及其他文字材料等。当然，这些文字材料都是属于商务文书性质。至于公开发行的刊物、资料、图书、杂志等，就不必作为收文处理了。处理收文总的任务是：组织文件按程序运转，达到查阅处理目的。具体内容包括：签收、拆封、登记、分文、传阅、请办、批示、办理、督察、备注、归档。处理收文的程序要按照上述任务要求，合理地安排处理步骤和环节。收文处理程序图签收 督察 ！ ！拆封分文请办批示办理备注归档 ！ ！登记 传阅1）文件的签收签收是收到文件后在登记簿上签字，表示收到。收文工作虽然简单易行，但必须做到认真细致。对从公司外部收进的文件需要签收，文件在公司内部运转，同样需要签收登记，以便于秘书掌握情况，明确各自责任。做好签收工作应注意以下几点：*首先要弄清是否写明给本公司或自己职权范围内的。在确认送达无误后方可签收。如来函被错送，应原封退回。*文件如果是逐件登记的，应在启封后详细清点、核对收来函件。清点、核对无误后，方可在登记簿上签字。*签字一定要清晰、易识，姓名俱全，并注明收到时间。一般平件签收时间只注明年、月、日，急件则要注明年、月、日、时、分，以防责任不清，出错误事。*如发现原件有拆封、破损等现象或者文件数与对方登记不符时，应立即查明原因，及时处理。2）文件的拆封拆封是秘书人员特有的职责。凡收进的文件封皮只写收文企业总名称的，秘书可根据授权拆封；如果来件是写明送公司某部门的，秘书在登记后则应将来件原封转送收件部门拆封。如果来件是写明给公司上司的，秘书在签收登记后，则应原封转送上司本人。拆封工作要注意以下几点：*要小心启封，剪口时要注意避免损坏袋内文件。*启封后的文件袋要认真检查，取净文件，防止遗漏。*来件如有附件，要按附件目录认真核对，如不相符或漏装，要及时向来件企业查询。*如果来件日期不清，应根据邮戳注明收件时间，并保留其封皮备查。3）文件的登记收文经过签收、拆封之后，需要进行逐件登记。对收文进行登记，一是便于管理和保护文件，防止丢失和积压；二是便于检索文件及检查文件的运行与督察情况；三是便于统计文件的数量、运转周期和进行督察工作；四是可以作为核对与交接文件的凭据。通常收文登记应包括以下几项主要内容：*收文日期*收文编号*来文企业*文件密级、缓急程度*文件标题或内容摘要*份数、附件*处理情况特别提醒：*收文登记的应确定，哪些文件必须登记，哪些文件可以不登记，这是登记工作首先应弄清的问题。如果见文就登，不仅耗费大量的时间和精力，还会影响到正常的工作。*同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应根据公司工作的实际需要来确定，繁简得当，不超出需要限度。如登记内容过多过细，会费时费力，造成不应有的消耗。反之，过于简单，缺少某些必要的内容，则说不明问题，起不到登记应有的作用。1）登记方式*簿式登记。即采用事先装订成册，并且一页纸可以登记数个文件的登记。*按时间先后顺序依次编号登记。这种方式易于查找，便于保存，好处很多。收文登记簿式样：日期：空格 编号：空格来文企业：缓急：空格 份数：空格处理情况：备注：*卡片式登记。卡片式登记是使用单张卡片进行登记。一般情况下，每张卡片登记一份文件，必要时也可登记一组文件。这种登记方式的项目较为详细，便于对文件进行灵活的分类排队，方便使用，事后也还可根据需要集中装订。其缺点是不易查找，不便管理，稍有不慎，容易丢失或抽乱。卡片式登记式样：来文企业：缓急：空格 份数：空格文件名称：处理情况：备注：*联单式登记。是用装订成册的三联单，采取一次复写的方式进行登记。登记部门和负责部门可分别留存一份联单，文件本身附一份联单。这种方式可以减少重复登记，提高处理效率。联单式登记式样：来文部门：空格 收文编号：空格文件标题：分送情况：空格 负责人：空格处理情况：空格 备注： 空格特别提醒：*对秘书来说，无论采取哪一种登记方式，都应力求达到及时、准确、手续简便，易于查找和利于统计文件等要求。2)登记工作注意事项*登记字迹要工整清楚，不仅自己能辨认，别人也能看懂，便于查找。*登记项目要逐格填写，不随意取舍。*登记标题要完整，不能随意简化。如来文没有标题，可根据文件内容简明确切地摘要其内容。*对于专门性质或绝密文件，要专门登记，以利于做好保密工作和督察工作。*登记后的文件，应在首页右上角写好收文备注（包括收文人、收文编号和收文日期等），防止丢失。4）分文公司收进的文件经过登记之后，秘书人员就要开始进行分文处理。将收进的文件按情况、种类及办理需要，按照一定的原则、方法，分别送给有关人员。1、分文的原则*凡已有明确分工，属于有关业务部门职权范围内处理的文件、函电等，应将来文直接转送职能部门进行处理。*对于不需要进行处理，只是阅知性的文件，如对本公司邀请函、商洽工件的复函，以及其他内部资料、刊物，参阅材料、工作简报、情况反映、信息等等，应分别归入传阅文件夹，按传阅方法送上司及有关负责人阅知。*特别提醒：以上是对分文工作的一般情况而言，在实际工作中，往往还需要秘书人员根据收文的实际情况灵活处理。2、做好分文工作应注意几点：*要认真阅文，弄懂来文的意图和要求，准确地划分类型，避免将需办理的文件作为阅知文件处理，贻误工作，或将阅知文件作为事件办理文件处理，给上司和办理部门增加不必要的劳动。*要熟悉掌握公司工作职责分工情况，尤其是业务部门的分工与职责，以便能将应由业务部门承办的文件及时准确地转送，同时避免应由甲部门处理的错转到乙部门去。*要建立科学的工作程序，尽量减少不必要的周转环节，使文件能够一次分送到位。*要把握文件的轻重缓急，对急件要做到随到随分，及时处理，防止积压误事；对密件要采取必要的保密措施，确保文件安全。*要做好分送文件的登记工作，使分出去的文件有据可查，便于管理。5）文件的传阅文件传阅，是指将公司收进的非办理性文件，按特定的范围，组织有关人员进行阅读，借以学习、了解有关方面的工作情况。这一工作通由秘书人员负责组织。主要方法是逐人送阅，即由秘书人员统一管理，各传阅对象在收退文件时，都直接与秘书人员发生联系。第一个人阅完后，直接退还秘书人员，再由秘书人员送给第二个人，第二个人阅完后再退还，再送给第三个人，依次，直到传完为止。这种传阅方法好处很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去处；第二，可以避免文件丢失、乱丢和积压等问题发生；第三，可以随时合理地调整阅文次序，加强阅文周转速度。除上述传阅方法外，有条件的公司应建立专门的阅读室，由文书工作人员进行管理，有关阅读对象尽量到阅读室阅读文件。可以减少往返传递的时间和手续，提高阅文效率，安全保密，应提倡这种方法。传阅表式样： 文件名称 空格时间 空格 送阅对象 空格送阅对象签名备注做好传阅工作，秘书人员应切实注意以下几点：*合理调度，分清主次。组织传阅的原则是急用先看，先送给公司的上司、主管负责人和主管业务部门阅读，再送其他人员。如遇无暇阅读的对象，应适当灵活调整阅文次序。在文件较多的情况下，可分头传送以使需要阅知的对象及早看到文件。*急件、密件，单独处理。尤其是对特急件和绝密件，要减少中间环节，以免误时误事或发生失密。*严格范围，认真管理。无论是采取逐人送阅还是阅文室阅读都必须严格执行关于文件阅读范围的规定，既不能随意扩大也不能缩小，发至谁的文件，阅读到谁。6）文件的请办文件的请办是指秘书对需要办理的文件事先简明扼要地提出建议性的处理意见，以供处理事件时参考。其作用和意义是充分发挥秘书的参谋作用。*做好请办工作，首先应当认真阅文、弄懂文件。要认真研究文件的内容和发文企业的目的和要求，分析来文的背景，查明问题的关键所在。*要熟悉情况，不仅是要掌握和了解本公司的基本业务工作情况，同时要掌握和了解上下左右各部门、业务关系单位的业务工作情况。情况拿得准，才会提出可行的拟办意见。*如有可查或有与来文相关的材料，在提出拟办意见送上司批示时要一并附上，以供上司参考。*特别提醒：对收文提出意见，通常是由办公室负责人或秘书负责。意见虽然不是文件处理的最后决定，但它对上司决策提出参考，应慎重对待。总的要求是，要纵观全局，实事求是，办求准确、具体地提出切实可行的拟办意见。同时，意见的文字应力求简明扼要，抓住问题的实质，提出主要的处理方案及理由。如果对某个文件的处理有两种以上的意见，可以一并提出，但应写明倾向意见及理由。7）文件的批示批示是公司上司或部门负责人，对收文如何处理所做的决定。上司或部门负责人对来文作出批示，目的在于加强工作的领导，向办理人员交代意图和要求，掌握重要情况，避免办理部门或办理人员由于分工不清、责任不明，造成等待观望、互相推诿而误时误事的现象。由此可见，批示是文书处理的一个重要环节。批示文件需要注意以下几点：*在认真阅读文件的基础上，针对来文提出的问题和要求，要表明是否同意及有无补充和纠正意见。*批示用词要简练、明确，意图清楚，不能简单地划圈，尤其是提出两个以上意见时，必须明确同意哪一个意见，避免因批示不明确，使办理人员无所适从。*如需要两个以上的部门办理时，要明确指定主办部门，避免互相推诿、无人负责。*对于重要文件和紧急文件的批示，要明确提出时限并及时督察，对需要督察的文件，可采用设立督察卡片或登记簿等形式及时登记，以防漏察。*特别提醒：督察工作对于提高办事效率，改进工作作风，具有重要作用。因此，督察工作必须做到正常化、制度化。8）文件的备注备注是指在文件处理结束后，将有关情况在“文件阅办单”或“文件办理卡片”上作简要注明，以备日后查考。*一般情况下，办理完毕后的文件，如已答复来文单位，那么就要注明、时间和主要情况。*如采取电话、会议等其他方式答复的，则应注明答复方式、时间、地点、交代人员及主要内容等情况。*无论何种方式的答复，主办时，办理人员都要签署姓名和日期，明确责任。9）立卷归档收文经过上述处理程序办理之后，秘书人员就需要对文件及其有关的卡片、批示等进行整理，立卷归档。*特别提醒：主办工作往往被办理人员所忽视，有些办理人员怕麻烦，文件办理完毕后不做任何记载，总认为自己亲手处理的都很清楚，勿需注明。但实际上，时间一长，就记不清情况了，再遇有接办人员就很难弄清过去的具体情况，文件归档以后，将来查考也会发生困难。所以必须重视主办工作。B、发文处理程序发文是指将本公司的文件发送到外单位。凡本公司发出的一切关于公务的文件、信函、电报及其他文字材料，都属于发文。发文处理工作是秘书工作的主要部分，它的任务是从草拟到成文发出全过程的动作，具体任务和处理程序是：拟稿协商会签核稿签发登记编号校对归档等。一、拟稿拟搞，就是起草文件初稿。起草文件初稿是发文处理工作的重要环节，是文件形成前最基础的工作，这一环节的工作做得如何，直接关系到文件的质量和效率高低。在公司拟稿任务一般由秘书人员承担。但对于业务性较强的文稿，则由职能部门代为起草。重要文件的起草，上司本人亲自动笔。起草文稿，虽然与成文发出还有较大的距离，但作为最基础工作而言，拟稿人员必须认真对待，从严要求。如何起草好文稿呢？1）草拟文稿的基本原则与要求。*必须符合公司总目标和具体业务要求。*必须实事求是，符合客观实际。公司发出的任何文件，都是为了解决实际问题，具有特定的针对性。因此，起草文稿必须从客观实际出发，深入调查研究，全面掌握情况实事求是地提出问题并解决问题。如果内容与实际相脱节，不仅起不到应有的作用，而且还会给实际工作带来麻烦。*要做到条理清楚，文字精炼。拟定文稿必须条理清楚，层次分明，中心突出，逻辑严谨，使人一目了然，清清楚楚。同时要力戒套话、空话、废话，努力做到开门见山，语句通顺，用词准确，朴实无华，简洁明快。*必须符合规范化要求。拟定文稿必须符合统一的格式，按规范化、标准化的要求进行，不能随心所欲，标新立异。人名、地名、数字、百分比、专用术语等要准确规范，按要求写，不得随意简化，不写不规范的字。2）拟稿的步骤和方法。草拟文稿在通常情况下，一般需要经过如下步骤：明确发文的目的与要求。要领会和理解上司意图。上司意图，是制发文件的基本思想，是拟稿人草拟文稿的依据。搞清弄懂上司的意图，主要指四个方面：*制发文件的目的，包括实际情况、存在的问题和需要解决的问题。*指导思想，包括提出文件的总观点，解决问题的总要求和基本方式。*主要内容，包括要写哪些问题，反映什么情况，提出哪些措施与要求，以及每个问题的主要观点等。*具体要求，包括使用什么文种，发送什么对象与范围，时效上有何要求等等。进行调查研究。拟稿人领会了上司意图之后，就要熟悉和收集有关情况和材料，进行必要的调查研究。这一阶段的工作主要有两个方面：*收集和研究书面材料，包括市场、消费者、客户反映的情况、问题、数据；查阅本公司过去的有关文件，主要看过去已有什么要求和规定，目的在于与过去衔接起来，保持决策的连续性；参阅经营同类产品企业的有关材料，了解他们在同类问题上有些什么可供借鉴的经验与做法。*深入实际，进行调查研究。要选择典型的、有代表性的市场亲自去调查研究，直接掌握第一手材料。在这个过程中，尽可能取得解决实际问题办法等等，并要务求全面，力戒片面；务求实事求是，力戒主观臆断。3）拟写提纲，安排结构。对所要起草的文件事先有一个总的构想，也就是说把“大框架”勾划出来，使文件所要反映的问题，说明的情况，提出的措施与意见等条理化，使文件的开头、结尾层次、段落等有个大致安排。4）起草文稿。起草文稿的基本原则和要求已在前面作过阐述，这里就应当注意的问题补充几点：*文稿要使用固定格式纸。*与文稿有关的材料，如拟稿的依据文件，上司的批示、协商会签有关方面的意见等，要在进行整理后，附在文稿后面，尤其是上司的批示要保持原样，不能随意勾划和涂抹。*书写要清晰、工整。修改和补充的文字就勾画清楚。*特别提醒拟写提纲要注意以下两点：1、先按顺序一个问题一个问题地考虑。对每一个问题所要表达的思想，所用的材料，怎样铺摆，都要仔细构思。但它是粗线的、设想性的，至于如何准确地表达观点，材料与观点如何统一；留待具体拟写时解决。2、要注意各部分之间的界限划分。无论是并列性的问题，还是连续性的问题，在安排内容、分配材料时要瞻前顾后，统盘考虑，避免出现交叉现象和重复使用同样的材料，造成内容上界限不清。5）反复检查，认真修改。文件初稿起草完之后，拟稿人员应本着严肃认真的态度对初稿进行反复检查和修改，以纠正初稿拟写时的错漏。拟稿人员也只有通过对文稿的反复修改，才能不断提高观察问题、分析问题的能力。修改文稿主要从以下几个方面考虑：*看主题是否正确，论述是否集中。如发现主题不明确，内容模糊，难以理解的，要认真研究，再度提炼，慎重地进行修改。*看观点是否准确、鲜明，是否反映了事物的本质。对含糊、肤浅、片面甚至错误的观点，都要修改纠正。*看材料与观点是否统一，材料能否阐明观点。要注意选择确实有价值、有说明力、有代表性的典型材料充实文稿。*看文字是否简明、精炼、庄重、朴实、通顺，是否在表达上准确无误，逐字逐句认真推敲，删掉一切空话、套话。*看结构是否合理、匀称，是否需要作出调整。如果层次混乱、条理不清、上下不连贯或顺序不合理、头重脚轻，就要进行认真修改或调整段落、层次。*看格式是否规范化、标准化，对不符合规定要求的，要全部纠正过来。以上关于拟稿的步骤与方法是就一般情况而言，一些比较简单的文稿拟写，则可根据实际情况灵活掌握，省略不必要的步骤。二、协商会签协商会签是指秘书为公司代拟文稿时，对文稿中涉及多方问题，要征得有关部门同意，并请负责人签名。协商会签是保障所发文件内容准确无误，经协商会签后，问题得以解决，方可行文；如经反复协商未达成一致意见时，秘书应将不同意见如实汇报上司，由上司协调决定。文稿协商会签方法主要有以下几种：1）分头会签。对于涉及部门较多的或有时间要求的文稿，如逐个亲自会商，周折、费时误事，影响效率，则可将文稿复印后分别送有关部门负责人征求意见，限期退回。3）会议协商由秘书邀请有关部门负责人召开小型会议进行协商。这是提高办理文件效率的有效途径之一。总之，无论采取何种方式进行协商会签，秘书都要将工作做得准确无误，不得将未经协商的文稿送给上司。三、核稿核稿是文件草稿在呈送上司审批签发之前，对文稿进行审核把关。核稿是提高公文质量的一个重要环节，其任务是对文稿从内容、文字到体式等方面进行全面审核检查。这项工作由富有工作经验、文字水平较高的文书工作人员或秘书负责。通过这一环节的工作，目的要使文稿的缺点和问题及时得到改正，保证文件质量，节省上司在审稿时所花费的时间和精力，为上司最后签发打下良好的基础。因此，核稿把关工作必须严肃、认真、细致，字斟句酌，反复推敲，切忌粗心大意，不负责任。核稿主要是做好如下几项工作：1）把好行文关。一个文件从拟稿到发出，不仅要经过诸多环节，耗费很多人力、物力，而且收文企业还要进行处理。如果把毫无必要的文件发出去，将造成不应有的浪费；如果通过电话或口头商量就可以解决问题，大可不必再作文章。因而，首先要本着精简文件的原则，确定是否有无必要行文，以防滥送文件，具体来讲：*可发可不发的文件一律不发。凡有通过深入实际调查研究、督促检查、当面处理、电话联系能解决的问题，就不要再另外行文。*凡有关会议已经安排部署，一般就不要再另外行文。2）把好内容关。任何文件都应做到观点正确，符合实际，有的放矢，切实可行。因此，对文件的全部内容必须认真审核，检查文件标题是否能概括内容，所反映的问题是否准确，理由是否充分，材料与观点是否统一，措施意见是否具有可行性，涉及有关方面的问题是否协商一致，前后之间有无矛盾、疏漏，与本公司以前的有关文件是否衔接等等。不能把内容空洞、不切实际、执行不通，甚至前后不一、自相矛盾的文件发出去。3）把好程序关。行文应按程序办事，必要的程序不能简化，对程序没有走到或逆程序的文稿，要按规定办理，完善程序。比如，有的事情需经特定的会议讨论决定，未经会议协商不能行文；有的文件需要事先报请上司批准，未经批准，不能擅自发文；还有的文件涉及有关部门工作内容，需要进行协商会签，并取得一致意见，方可行文，等等。4）把好文字关。任何文件的内容都必须通过文字来表达，如果文字表达不准确，就会降低文件的效用，甚至产生歧义或差错。因此，要检查文稿的文字是否全面、准确地表达了所要反映的意图；是否简明扼要、通俗易懂，有无空话、套话；是否合乎语法、逻辑严密，标点符号使用是否正确；语气、措词是否得体；所涉及的数字、人名、地名和其他专用名词有无错漏。5）把好文体格式。文件的格式要符合规范化的要求，核稿进要检查文种使用是否得当，标题是否缺项，附件、引文等是否注明，数字、名称的表达是否前后一致，时间、专用术语写法是否规范，等等。6）通过核稿发现的问题，主要采取以下方法处理。*核稿人认为没有必要行文，应提出意见，征得拟稿人员同意后，退回处理。*文稿涉及有关负责部门，但不是部门负责人签字的，应完善协商。*对于文稿中的重大问题需作修改时，核稿人应提出意见，退回修改。*对于文稿中的一般性问题需作修改时，可由核稿人修改后征求拟稿人意见，或者与拟稿人共同研究修改。*对于文字技术方面的改动，在不伤原意的基础上，由核稿人负责修改。总之，文稿在经过全面审核修改，认为没有问题之后，核稿人方可签署意见呈送上司审批、签发。四、登记编号经过上司审定签发的文稿，需要进行发文登记，同时编号。发文登记一般采用簿式登记，登记项目包括：日期、拟稿单位、签发人、编号、标题、缓急、份数、发送企业等。发文登记编号需要注意以下几点：1）首先检查签发手续是否完备，是否合乎规定，在确认准确无误后，方可进行登记编号。2）对登记簿所列项目应逐项填写，不得缺项，并要求字迹清楚，不得潦草。公文标题文字不能随意简化。发送单位要具体明确。3）登记编号之后，要将登记簿与文稿进行核对，防止因疏忽而发生错误。*特别提醒发文登记编号虽然是一项比较简单的工作，但必须做到认真细致、准确无误，使其在文书处理工作中发挥应有的作用。五、校对校对是指在文件印制过程中，将打印稿按原稿进行核对校正。确保文件文字准确和格式规范化。校对工作必须认真仔细、一丝不苟，不能有任何疏忽。校对工作的基本原则和方法如下：1）忠实于原稿，又要善于发现问题。经过上司签发的文稿，除明显错别字外，校对人员一般不能擅自改动。但是，校对不是消极地对待原稿，只是清样与原稿一样就算了事，而是要充分发挥主观能动性，积极去发现原稿中的问题，对原稿文字、标点、内容等有疑问的，要提请处理。2）要发扬认真细致、一丝不苟的工作精神，对文稿从头到尾，逐字、逐句、逐行、逐段、逐个标点符号进行校对。对一些习以为常不会出错的地方，如标题、发送单位、行文日期，以至页码等，都不能有丝毫疏忽。对专用名词、数字等尤其要小心谨慎，反复核校。必要时对一些数字还要进行计算，看与其相关的数字、百分比等是否矛盾。a、立卷的原则按照文件形成的自然规律，保持它们之间的联系，使案卷正确反映企业活动的本来面貌，分门别类，便于保管和利用。b、立卷的要求文书立卷时，要求你最好准确地划分保管期限。避免将需永久或长期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混杂，给档案的保管、统计、利用工作带来不便，甚至影响重要档案的齐全完整。C、立书立卷归档将本公司在工作办理完毕的文件材料挑选出有查阅、保存价值的部分，按照它们形成过程中的联系和规律，组成案卷，叫文书立卷。文书立卷是本公司有关人员完成和处理他们工作的情况的反应，一般公司由秘书负责文件的收发、登记、立卷等工作，既要保证案卷质量，又要便于本公司有关人员需要时快速查找。c、立卷的方法立卷方法正确与否，关系到能否保持文件联系。文件的联系是多方面的，不同文件具有相同的特征，都可看作为文件之间的相互联系。把若干具有相同特征的文件组在一个案卷内，这就是按文件的特征立卷，是一种比较科学方法。一般情况下，可根据文件的下列特征进行立卷：1）按主题特征立卷。就是将各文件中主题性质相同的文件组成卷宗。主题可以概括，也可以具体，这要根据文件的多少来确定。例如，如一年中业务工作方面的文件，就可按什么性质的业务来分类立成一卷；如这方面的文件数量较多，则又可细分若干卷。2）按时间特征立卷。就是按文件形成的时间或文件内容所针对的时间立卷。一般来说，案卷多数具有时间特征。因此，在组卷时，只有对那些时间针对性强的文件才以时间特征为主组卷。如年度预决算、季度计划、统计报表、期刊、简报等等。3）按“作者”特征立卷。“作者”是指制发文件部门或个人。同一作者或部门的文件材料组合成为案卷，就是按作者特征立卷。对各部门文件应分别立卷但要注意文件的整体、密不可分性。4）按文件名称特征立卷。就是将同一名称的文件、材料组成案卷。如总结、请示、报告、计划、批复、简报、通知等分别立卷。一般情况下，这种立卷方法往往同按作者、按主题特征立卷方法相结合，一般不单独采用。5）按收发文单位特征立卷。就是将针对一个或几个具体双方来往文件组合成立案卷。上述特征在立卷工作中，运用得最多最广的是按主题特征立卷的方法。但同时还应与其他立卷特征结合起来应用。特别是主题、作者、名称三个特征，经常结合运用。以上几种方法立卷时，应仔细研究比较，选择其中最好的一两种相结合来立卷，以确保案卷的质量。*特别提醒立卷时应考虑每一个案卷内的文件数量。一个案卷一般200页左右为宜。个别案卷的文件数量确实达不到这么多时，一般也不能少于40页。否则，则应考虑与其他类案卷合并。避免“一柜子档案，半柜子卷皮”。d、坚持做好平时立卷工作秘书应根据案卷类目及时把文件归入按条款设置的卷内，就是平时立卷。做好平日立卷工作要注意：1）编好案卷类目。案卷类目就是按照立卷的原则和方法，为便于立卷而编出的案卷名册。案卷类目是由类目和条款组成的。案卷类目对平时立卷工作是十分重要的，可以保证文件的完整，便于平时查找利用文件。2）准确确定立卷归档的范围。一个公司每年经过文书处理的文件、材料是大量的，但不能将所有的文件、材料，都立卷归档。立卷归档的重点，应以本公司形成的文件、材料为主，同时，还应包括能够反映和记述本公司主要职能活动的具有保存价值的文件。具体讲，有以下几个主要方面：*本公司工作、生产、社会活动中形成的具有查考价值的各种文件、材料、传真、电报（包括一些应归档而往往平时收集不够的材料，如汇报材料，调查报告，以个人名义向报刊、电台发表反映本公司工作的文章稿件；组织、人事工作活动中形成的文件材料；各种统计数字、报表、规章制度等等）。*各部门报送重要统计、报告及其他有重要查考价值的文件。e、调整定卷和归档调整定卷工作是在平时立卷的基础上，对案卷进行全面的复查、调整、最终确定案卷内容，并做好归档前的各项工作。1）复查案卷工作，确定保管期限。复查案卷文件，就是要根据立卷原则、要求和特征，对卷内文件进行复查，剔除不需立卷归档的文件，纠正分类不准确的文件。然后根据档案材料保管期限来确定案卷保管期。2）排列卷内文件。卷内文件的排列可按照时间、主题、地区、作者、名称等排列。排列时要注意正文在前，附件在后，请示在前，附文在后，最后的定稿在前，讨论修改稿在后，发文时间早的在前，发文时间晚的在后。3）编写卷内文件。凡列为永久和长期保管的案卷，都必须编写张号。编写张号应注意：依次为文件的每一张编一个号，而不是为每一页编号；空白纸不编张号。*卷内的小册子与其他文件合在一起编张号。*折叠的文件两页编一个张号。*左侧装订的在右上角编张号，右侧装订的在左上角编号。*张号编写工作必须做到准确无误。4）填写卷内目录和备考表。案卷经过复查调整，在装订前，应及时填写卷内目录。填写卷内目录时一般每一份文件分别填写。如几份文件的内容完全是针对着某一个具体问题的，也可以综合起来填写。永久、长期保管的案卷填写卷内目录，短期保管案卷可不填写卷内目录。卷内目录一般可填写相同的两份，其中一份附在卷首，不编张号，另一份留以备查。永久、长期保存的案卷还要填写备考表，主要是为说明卷内文件的某些缺点或问题，并注明立卷人姓名，以备查考。备考表附在卷末，不编张号，应在装订前填好。5）装订案卷的要求。装订案卷时，要注意：*修整文件，去掉文件上的所有金属物。*不装订的一侧和下边，要取齐，使案卷整齐美观。*装订一侧线外要留有一定的余地避免翻阅时掉页，但又要注意不要把文件的字句订住。*一般横排横写的文件在左侧装订，竖排竖写的在右侧装订。6）填写案卷封面。案卷封面应工整地填写，填写的项目为：企业名称（如按问题分类，应填写类的名称）、案卷标题、卷内文件起止日期，卷内文件张数、保管期限、文书处理号。*特别提醒：标题要反映出卷内文件的内容、作者和名称，如文件的作者和名称较多，可只标明主要作者和名称。f、案卷的排列和编号调卷工作结束后，要根据文件之间的联系和分类原则，对案卷进行系统的排列，将类目相同和保管期限相同的案卷依次排列。并逐个编上案卷顺序号。顺序号可以从第一卷到最后一个卷连续流水填写，也可分类编号。g、编制案卷目录将已经排列、编号的案卷，按卷号顺序登记在统一印制的案卷目录上，就是编制案卷目录。案卷目录是最基本的检索工具。h、归档完成了全部立卷工作，编好案卷目录后，按照档案管理的规定，将全部案卷和案卷目录移向归档案室。归档时，档案室就根据案卷目录逐卷进行检查接收。如有不符合要求的地方，可进行改正。D档案的收集整理a、档案的收集档案的收集，就是按照有关规定，把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，经过挑选，分别集中到公司的档案室。b、档案室的收集工作公司档案室的收集工作，主要是公司内文件的归档，是整个档案收集工作的重要环节。1）归档的范围。不是每个文件都要去归档，能够归档的文件，应根据一定的实用原则，挑选出来的。*归档的范围。凡是本公司工作活动中形成的，处理完毕的，对今后工作有查考价值的文件材料都应归档。*不能只重视经过收发登记的文件，而忽视未经收发登记的各种文件材料。如外出开会带回的文件，本公司会议文件、公司内部文件、调查报告、访问记录、人事关系、介绍信等。2）档案的要求。处理档案时，必须做到：*属于归档范围的文件，必须收集齐全、完整；*分类、组卷符合有关原则，能正确保持文件自然形成联系，反映工作活动面貌；*保管期限划分准确；*卷内文件排列科学系统；*标题结构完整（确切地反映了卷内文件的作者、内容、名称），文字简练、通顺；*编目细致、清晰，编号方法统一，装订整齐、美观；*将案卷按一定原则加以分类、排列，编制案卷目录。c、档案的整理档案的整理，是对具体文件的组卷。主要是零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合和编目，使之系统起来。1）档案整理的内容和意义。档案整理工作的内容主要包括分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷的编制。通过档案整理，进一步了解和检查档案收集的质量，为档案的鉴定、保管、统计工作奠定良好的基础，更好地维护档案材料的完整。2）档案整理的原则。档案整理的原则是，按照档案材料形成的自然规律，保持各档案的完整和不可分割的联系；按照文件的来源、时间和内容等条件，保持文件之间的联系，充分利用原有的整理基础；便于档案保管和利用。3）档案与分类。档案分类就是把全部案卷，按照来源、时间、内容和形式异同，分成若干类别。分类的方法有多种，在实际工作中往往结合运用。一般结合方式有：*年度与企业分类法。就是把全部案卷先按年度分开，再在年度内按部门分类。这种分类方法简便易行、普遍采用。*年度与主题分类法。就是将全部案卷先按年度分开，再在每一年度内按主题分类。*组织机构与年度分类法。就是将全部的档案，先按部门分类，然后再按年度进行分类。d、案卷的排列和案卷目录的编制1）案卷的排列。案卷分类后，应根据分类方案，按照案卷重要程度、主题、地区、时间、文件作者等，确定类与类之间的排列，进行系统的排列。2）案卷目录的编制。案卷排列顺序确定之后，应逐卷进行登记，编制案卷目录。通过案卷目录的形式，固定全部档案的分类体系和案卷的时间排序，它标志着档案系统整理工作的基本完成。它是最基础的检索工具，是运用现代化管理手段（电子计算机）管理档案的重要内容编制案卷目录，一般编成一本，也可以一个类编一本，还可以按案卷的保管期限等分