文件颁布与回收管理程序.doc

邯郸康业制药有限公司第 3 页 共 3 页文件颁布与回收管理程序文件编码XX-WJ-SMP-00200文件名称文件颁布与回收管理程序文件编码KY-WJ-SMP-00200版本号03部 门办公室部 门质量保证部部 门办公室部 门质量负责人起草人审核人审核人批准人日 期日 期日 期日 期颁发部门XXX生效日期分发份数XX分发部门XXX XXX XXX XXXXXXX1 目的建立文件的复制、发放、回收、归档、销毁等一系列标准化管理程序，保证文件实施过程准确无误。2 范围各类文件的管理。3 责任3.1办公室：按指令要求对文件进行拟定、复制、回收、修改、归档和销毁3.2生产技术部：颁布有关于生产方面的文件到相关部门3.3人力资源部、办公室、质量保证部、销售部、财务部、生产技术部、新品部、仓库、供应处：接收文件及文件保管并按文件具体内容执行，当文件需重新修改或出现错误时向办公室提出回收申请。4 内容4.1管理原则：4.1.1文件准确无误。4.1.2使用最新版文件。4.1.3批准使用的文件是员工“行为”的准则，具有规范性，不得随意修改。4.2文件的复制：4.2.1文件的复制的基本要求。4.2.1.1文件复制不允许手抄写。4.2.1.2文件复制可以印刷、复印或电脑复制，但技术性或机密性文件的复制必须经过二人核对无误，签字后方可使用，复制件必须清晰，易识读。4.2.1.3批文件应特别注意按批编码及版本号以示区别，防止混淆和差错。4.2.2文件复制程序。4.2.2.1技术标准文件经生产技术部审核无误并且批准后，由质量保证部复制。4.2.2.2管理标准文件除机密文件由各部门制订经批准后负责复制颁发，并复制件送办公室备案外，其它文件均由办公室负责拟定，在文件批准后负责复制颁发，并复制件并在办公室备案。4.2.2.3各种记录的复制按批记录文件管理程序的相应内容执行。4.2.2.4各部门及工作人员的职责经审批后，由办公室复制，按职责分发。4.3文件的颁发与回收4.3.1颁发标准文件复制核对无误后，由编订人（起草人）、审核人、批准人、签字（签章）后，即可生效颁发。4.3.1.1标准文件全部保密，任何人不得私自外借。4.3.1.2每次颁发给部门及收阅人时，收发双方须在“文件发放回收记录”上签字，并注明： .文件名称、编号及份数 .领取部门 .领取日期 .领取人签字4.3.1.3一旦新文件生效使用，前版文件必须交回。4.3.2回收4.3.2.1文件由于以下原因而宣布废止，停止使用时，必须及时回收。 .文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文件自新文件生效之日起废止，要及时回收。 .文件发现错误，影响产品质量，必须立即废止，并及时回收。4.3.2.2文件收回时，必须在“文件发放回收记录”上签字，要注明： .交回文件的名称、编号及份数。 .交回部门及交回人 .交回日期 .收件人4.3.3文件归档4.3.3.1所有标准文件的原件必须及时归档备查。4.3.3.2及时填写归档记录，注明： .归档文件名称、编号、文件类别 .文件附件名称 .归档部门、归档人、日期 .收件人4.3.4文件的销毁4.3.4.1以下文件要销毁。 .文件编订过程中草稿复制，打印过程中的草稿。.回收的旧版文件、归档一份后其余文件。 .其它的废止文件。4.3.4.2凡属公司文件，统一由办公室收集、清点、建账、填写文件销毁申请单，经主管领导批准签字后，指定专人销毁，并