档案管理培训讲义.doc

档案管理培训讲义一、 档案定义：除城建档案馆之外的公司在生产经营活动中直接形成的具有查考价值的党群、行政、人事、审计、会计、土地、设计、项目、销售、纪检、监察等门类的档案。二、 档案作用保护文件的安全性与完整性，是历史凭证。保守档案机密，便于利用，保管与利用是紧密相连的。与公文时刻联系，公文承办部门应保证文件的系统性与完整性。三、 房地产公的档案以案卷为单位进行整理（立卷、分类、组合、编目）1、分类：年度部门（或问题，偏向于问题（多的情况下）来分，一级类目与二级类目展开）保管期限按其内容所反映的问题再细分开。2、组卷：（见后）以件为单位进行整理。（什么叫件） 公司档案目录表（档案分类方案）综合管理类行政管理、文秘事务、职工教育、法律事务、安全卫生、外事等方面形成的材料，具体如公司规划、年度计划、统计资料、会议记录、决议、决定等13类公文、协议合同、项目方案具有参考价值的资料、本公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、历史沿革、大事记、重要活动的剪报、照片、录音、录像等人事管理类人事档案、社会保障、劳动合同、人事档案、工资福利、职称评定、干部任免文件方面形成的材料、人事规划、培训、绩效考核资料经营管理类公司层面经营决策、投资方案、投资分析报告、企业章程、企业各类证照、土地拍卖证与协议、法人资料、高级管理人员个人资料、可行性研究、市场营销、广告宣传、投资预算与计划、市场信息搜集、各类经济往来函、客户档案、财务管理、购销合同等方面形成的材料项目管理类（包括前期）工程项目的申报、审批、招投标、勘察、设计、施工、竣工验收和管理全过程的材料、工程预决算资料、各类证照财 务 类会计凭证、帐册、报表、财务分析、财务审计情况设备仪器类外购（或自制）设备图纸、随机文件（说明书、合格证、保修单等）、安装调试及设备维修记录等方面形成的材料其他各部门外出学习、考察、调查研究、参加会议的文件资料核算部：项目预决算书、各类合同协议、与协作单位的往来函、各类签证过的联系单、各类考察报告、项目的标书、部门工作制度细则流程、各类供应商资料、其他材料、各类经济合同库设计部：各类图纸、技术方案、各类技术报告、招投标合同及招投标书、专业会议纪要、技术交底材料、图审材料、部门工作制度细则流程、各类合同协议、各类建议、各类重要函及联系单、各类技术标准、各类供应商资料、相关法律法规、其他项目技术资料。前期：各类外送报告请示、上级单位批复、各类证照、各类报批材料、各类合同协议、项目立项文件、房地产行业政策法规信息、审批资料和证件、物业分割测绘工作、竣工后各类职能部门验收资料、土地证和产权证、各类配套合作材料（如电信、广电、自来水、电力、热力、煤气、环保、林水）协议、各类资料、各类制度与流程、各类培训资料、会议资料、各类外来文件工程部：部门工作制度细则流程、各类施工方案、施工组织设计方案、各类合同协议、各类建议、各类重要函及联系单、各类图纸、专业会议纪要、现场施工记录、各类监测报告、其他各类工程资料、相关法律法规、其他重要文件。财务部：独立归档（各类凭证、报表、协议、核算书、财务规章制度及流程）营销策划部：各类营销策划方案、品牌推广宣传方案、销售管理体系及规章、各类设计调研报告、客户档案、各类合同协议、销售许可证等各类证件、各类销售合同、部门工作制度细则流程。客户服务中心：客户服务体系等各类规章、部门工作制度细则流程、各类方案规划、重要投诉处理记录。行政人事部：各类收发文、公司大事记、各类会议材料、计划总结材料、发言稿、人事决定、各类外来重要文件、各类重要通知通告、各类请示报告、公司规章制度、部门及岗位职责、公司组织架构图、公司人力资源规划、各类人力资源活动计划、各类建议书、公司考勤登记表、公司考勤统计表、公司各类证照资质证书、员工人事材料、员工档案、职称证书、劳动合同、公司固定资产登记表、不仅限于上述，另参考如下文件：(备注：文件的归档范围: a.上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复; b.公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等;c.公司总经理办公会议及中层以上参加的各类会议以及各种专业例会记录;d.公司党代会、职代会、工会会员代表、团代会等党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报,会议记录等; e.有保存价值的来信来访记录及处理结果; f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;g.上级机关领导电来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料;h.反映本公司经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品; I.公司日志和大事记;j.公司向上级批复的文件及上报的有关材料;2.各职能部门日常工作中形成的活动资料,由各职能部门负责立卷归档.L公司各类发文文件。（不论是以公司名义还是部门名义）四、档案管理程序(一)、文件材料的归档 (二)、归档文件材料的分类 (三)、归档文件材料的组卷 (四)、卷内文件材料的排列 (五)、卷内文件材料的整理与编目(六)、案卷的装订（收集、整理、装订、建立目录、保管、提供使用、申请鉴定销毁）1、搜集（平日搜集、定期搜集）（书面与电子文档均需要）1）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。2）搜集是前提，若不能收齐齐全完整的文件材料，就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。本单位收发文、内部文件，采取以下措施：A、健全收发文制度收文登记本、发文登记本、印章登记本、红头文件检查白头文件是否需要归档：会议材料、综合材料（参上面信息）不归档文件：重份文件（发文或部分收文重份文件）、上级、本级、非隶属单位普发性文件（不需本单位办理的资料）、任免或奖励非本单位人员；仅供参考的抄作；未生效文件（如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等）。2、鉴别、分类，保证档案安全、完整分类：年度部门（或问题，偏向于问题来分，一级类目与二级类目展开）保管期限按其内容所反映的问题再细分开。3、装订，正本前，定稿后；正文前，附件后；原件前，复印件后。3、立卷（难点）（要清晰、明确、科学、规范、工整）1）档案整理：A以案卷为单位进行整理，叫立卷；按文件在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷，一组有密切联系的组合。立卷是一个分类、组合、编目的过程。按照档案分类方案进行分类。组合，再按一定形式组合。进行系统排列编目。（如行政类、人事类、合同协议类、营销策划类等）文书材料整理以案卷为单位，按照单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料搜集、分类工作的基础上，按以下特征展开：1） 分年度2）分保管期限3）分内容2） 分类，在档案分类中，分一级类目和二级类目展开。再按其内容所反映的问题再详细分开。在小型单位：归档：年度问题保管期限 或：年度机构类别（部门 ）保管期限 若是不同机构，则按问题分卷。结合运用复式分类法。归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点，档案管理的起点。3） 组卷以问题为主，兼顾其他特征（联系紧密、分级适当、内容单一、类型鲜明、年度不混、保管期限明确）A、党政工团、业务管理活动中管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合，如同一问题的请示与复文，转发件与被转发件等应组合在一起。B、会议文件，一般一会一卷，也可一会数卷。C、统计材料，表册等文件，一般为同一种材料，名称或同一地区的组一卷。D、工作计划，总结等文件，一般为一串名称组合。E、宣传材料：一般一案一卷或一案数卷。F、简报、刊物可按名称，一期一卷或数期一卷。其他特殊文件文件与资料可根据特殊情况进行组合。4、编目1）卷内文书材料的排列（形成时间、重要程度和彼此联系进行排列）2）编页号与盖档号章文书材料没有装订在一起的，应在第一份文书的材料的首页右上方加盖档号章。档号章全宗号目录号案卷号档案目录号，它指的是案卷所属目录本的代号A28B1001 002 003A28B2001 002 003目录号是表述全宗内各案卷排放序列的代号。通常档案经过系统整理、分类立卷后,就要用档号来反映和巩固其整理的成果.档号包括全宗号、目录号、案卷号、件、页(张)号,每个号直接相关的下位号不允许有重号。目录号作为档号的组成部分,在全宗号与案卷号之间起着承上启下的作用,它不仅巩固了案卷分类排列的顺序,而且为档案的保管利用奠定了基础.因此,目录号的编制,是档号编制过程的一个重要环节。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 目录号：对每一本案卷目录的编号。 案卷号：对每一个案卷所的编号。文件案卷案卷题名（组卷）文件目录清单（举例：子科目比较多的情况下）目录号文件备注1党政办本级文件2党政办上级文件0党政办短期文件3党政办长期文件4） 编卷内文件目录卷内文件目录清单 (B1 B2)顺序号文号责任者题名日期页号备注日期：形成文书材料的日期；页号：起始页号；卷内最后一份（要填写起止页号）5）拟写案卷题名和填写案卷封面案卷题名：责任者+时间+文种由计划、总结、记录、纪要、简报、报表等材料组成的案卷，其案卷题名与结构一般为：责任者时间文种时间为卷内文书针对的时间6）案卷的装订：单份或整卷7）案卷排列：编号和编制案卷目录三分开排列：永久、长期、短期年度保管期限类别分别排列案卷目录表案卷号案卷题名年度保管期限页数备注档案馆编档案室号B以件为单位整理，按文件材料形成和处理的基本单位进行整理（如一份文书材料、一张图纸或照片，正本与定稿为1件）件是归档文件的整理单位，以每份文件为1件。正本与定稿为1件备注：个人认为，围绕1件事，1个主题，某个施工方案、一个过程中的文件、招投标文件、施工组织设计方案等是纵向关系，）报表、名册、图册、会议纪要、刊物成套性资料、正文+文件处理单（发文拟稿纸、签批条）结合档案文件清单进行讨论区分以件为单位1、装订：正本与定稿 正文与附件 文件与复印件 转发件与被转发件2、分类：年度 保管期限 分机构（同一年度，同一保管期限，按一级科目进行分类）3、排列，同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）文书资料由结合时间、重要程度排列。4、编号5、编目6、装盒三、案卷编目1、页号，要正反面编号。2、档号1）党群工作类、行政管理类、业务工作类档号结构：全宗号+保管期限+年度+件号如A034Y201028SJ028Y201028全宗，是档案馆给立档单位的代号。关于件号的解释：2）会计档案： 档号结构：全宗号+目录号+案卷如A034D2.12010001(案卷号，第1卷) 目录号（会计凭证档案）文件案卷组卷 文件案卷组卷文件目录 案卷目录 文件目录 案卷目录 目录号3)声像档案标识办法 档号结构：全宗号+目录号+案卷号+照片号A034F1.1.1010013、卷内目录编制序号责任者文件编号文件题名日期页次备注日期：文件形成日期；页次，填写文件在卷内所排的起始页码，最后一份文件填写起止页号。备注：必要的说明。4、卷内备考表卷内备考表本案卷共存文件材料 页，其中：文字材料 页，图样材料 页，照片 张。情况说明：（盒内文件缺损情况、修改、补充、移出、销毁） 立卷人： 年 月 日检查人： 年 月 日五、档案管理注意事项：1、组卷、编目，原则：遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，分类清楚，立卷合理，区别不同保管期限便于保管利用。2、种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整3、不同年度的文件一般不得放在一起。4、批复在前、请示在后；正件在前，附件在后；5、卷内文件应按顺序有机排列，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。6、卷内文件目录填写字迹要工整、清晰。7、案卷封面，按规定要用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。8、案卷的装订和案卷各部分的排列格式9、装订前：文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应用裱糊技术。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。整卷装订或单份文件装订。10、案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。11、案卷应有确切的标题、卷内目录、备考表，并注明保管期限和页数并装订整齐牢固，封面书写工整，档号清晰，卷容美观。12、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。13、档案的立卷，应按照内容、名称、时间顺序分门别类进行整理，要求把文件的批复、正本、主件、附件收集齐全，保持文件材料的完整性。14、照片、声像等文件应统一立卷，统一整理，统一编目，分别存放，并在案卷目录和备考表上注明互见号或说明，以便查找利用。15、借阅：要注意保密性、控制性、审核程序（有些不需要备份）。16、案卷不宜过厚，不宜超过40mm。17、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。18、设计图纸文件要求归档光盘。归档复印件应加盖公章。归档要求一式一份。19、所有文件定稿应与打印件一并归档。会计档案归档时，凭证1册为1卷，账本一本为一卷。报表可将全年度报表合并为1卷。在右上角盖归档章。20、人事档案分类归档，不得混淆。编号按归档范围编号，一类一号，每类编流水页号。复印件归档时，应注明副本字样。人事档案属机密档案。法律文档以案件为单位进行归档。21、实物归档，实物登记表，按年度、日期编写流水号。22、保管期限：永久、定期（3、5、15、25年）23、文书档案整理，以件为单位。24、各部专兼文书的职责：了解本部工作业务，对本部门承办的业务资料、收集管理本部门的文件资料。每年的3月份应将归档文件归档完毕。25、档案是指处理完毕的资料。26、同全宗应保持分类方案的稳定。27、保管28、定期盘点、销毁、更新 行政人事部 2010年4月15日绍 兴 嘉 华 置 业 有 限 公 司文件日常移交单序号日期行文单位文号文件内容（页数）份数移交人接交人备注1234567891011121314151617绍 兴 嘉 华 置 业 有 限 公 司文件定期移交单序号文件名称页数份数保密程度保管期限备注12345678910111213141516172010年 月 日 移交人： 接交人： 监交人： 案 卷 目 录顺序号档案号题 名页数起止日期保管期限备 注21绍兴嘉华置业有限公司文件、档案复印登记表日期复印部门文件档案名称复印数量复印人签 名审批人签名备 注绍兴嘉华置业有限公司文件、档案借阅登记表日期借阅部门文件档案名称借用人签 名审批人签 名计划归还日期实际归还情况绍兴嘉华置业收文登记薄（一般指外来文件）顺序号收文日期来文机关文件字号文件标题份数密级承办单位签收备考绍兴嘉华置业发文登记薄（发内部和发外部）顺序号发文日期文件作者文件字号标题或内容份数发往单位签收备注第五节 档案管理制度一.、总则本制度所称档案是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体和不同门类的历史记录及文件材料。1、公司将档案主要可归类为以下，具体参下表： 公司档案目录表行政管理类行政管理、文秘事务、职工教育、法律事务、安全卫生、外事等方面形成的材料，具体如公司规划、年度计划、统计资料、经营情况、会议记录、决议、决定、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的资料、本公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、13类公文人事管理类人事管理、社会保障、劳动合同、工资福利、职称评定、干部任免文件方面形成的材料经营管理类经营决策、可行性研究、市场营销、广告宣传、财务管理、购销合同等方面形成的材料项目类（包括前期）工程项目的申报、审批、招投标、勘察、设计、施工、竣工验收和管理全过程的材料、工程预决算资料财 务 类会计凭证、帐册、报表、财务分析、财务审计情况设备仪器类外购（或自制）设备图纸、随机文件（说明书、合格证、保修单等）、安装调试及设备维修记录等方面形成的材料其他各部门外出学习、考察、调查研究、参加会议的文件资料2、部门资料由相关部门定期负责积累、整理、归档，并定期移交给行政人事部，由行政人事部统一归档。3、公司行政人事部设置档案管理人员（专职或兼职）一名，负责公司档案室的管理和督促其他部门的档案管理工作。档案管理人员的选配应具备本专业知识，忠于职守，并保持相对稳定。确需调整时，必须认真办妥交接手续。4、档案管理员具体职责是：收集、整理、装订、建立目录、保管、提供使用；申请鉴定销毁工作。5、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。二、档案的立卷1、档案立卷应遵循其自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类清楚，立卷合理，区别不同保管期限。2、案卷应有确切的标题、卷内目录、备考表，并注明保管期限和页数并装订整齐牢固，封面书写工整，档号清晰，卷容美观。3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。4、档案的立卷，应按照内容、名称、时间顺序分门别类进行整理，要求把文件的批复、正本、主件、附件收集齐全，保持文件材料的完整性。5、照片、声像等文件应统一立卷，统一整理，统一编目，分别存放，并在案卷目录和备考表上注明互见号或说明，以便查找利用。三、档案的管理和移交 1、行政人事及经营管理档案由行政人事部档案管理人员负责管理，管理内容：收集、整理、装订、建立目录、保管、提供使用、申请鉴定销毁。行政档案存放在公司档案室。其管理责任见附件。2、财务档案由财务部负责收集、整理、装订、建立目录、申请鉴定销毁。档案管理员负责保管、提供使用。财务档案存放在公司档案室。3、项目档案包括四方面内容：项目前期文件；工程准备阶段文件；施工和竣工文件；销售文件。大型项目可在项目档案下设立子项目档案，编成档案组卷。项目档案的管理责任见附件。4、档案在公司内或向外移交都必须办理移交手续。5、由工程部负责向