浙江会计继续教育网上课程——企业实用财务管理06.doc

第二节 存货采购管理三、采购批量的确定（一）确定采购批量的必要性采购批量的确定，不仅直接影响到生产和加工部门对物资的使用，而且关系到采购资金的使用周转以及仓库的占用。采购数量如果过多会引起以下问题：占用过多的资金，影响资金周转；增加储存成本，占用储存场地。相反，如果采购的数量过少就会使库存中断，对产品的生产造成很大的损失。由此导致的紧急购买会导致高价采购从而花费不必要的成本。所以，确定合适的采购批量是非常重要的。（二）确定采购批量应考虑的因素采购批量的确定，需要考虑的因素有很多，只有全面综合的考虑多方面因素，才能得出最合理的采购批量。确定采购批量需要考虑的因素包括以下几个方面：1.企业商品的销售数量。销售的商品数量增加，所需要原料数量自然增加。2.原材料的成本。原料成本上升，商品价格随之增加，销售量就会下降。所以管理人员应该对各种原材料的需求状况和市场价格有整体的了解。如果预计某项原料的供应价格将会下降，那么就可以少采购一些。3.存储量。首先要考虑仓库的容量，仓库的容量会限制采购的总量。其次要考虑仓库现有的存储量，根据现有存储量和需求量确定采购量。再次要考虑安全存储量，即要采购比需求量多一些的原料，防止发货中断和存货突降等问题。4.供货单位的一些情况。比如说供货单位可能会规定最低送货量，即规定送货的最低金额或最小数量。此外，往往会有订货期，即订货点到实际收到货物之间的期间。这一期间的所需货物也需要加以考虑。（三）合理采购批量确定的几种方法1.经济订货量法经济订货量是指使企业在存货上所花费的总费用为最低的每次订货量（1） 储备存货的有关成本订货成本订货成本是指取得订单的成本，主要包括物资的运杂费和到货的检验费、采购人员的差旅费和办公费等。订货成本中有一部分与订货次数无关，如常设采购机构的基本开支等，称为订货的固定成本，用F1表示，另一部分与订货次数有关，如差旅费、运杂费等，称为存货的变动成本。每次订货的变动成本用K表示；订货次数等于存货年需求量D和每次订货量Q之商。订货成本的计算公式为：订货成本= F1+K购置成本购置成本指存货本身的价值，通常用数量和单价的乘积来表示。年需要量用D表示，单价用U表示，于是购置成本为DU。存货的取得成本即订货成本与购置成本之和，用公式表示为：取得成本TCa= F1+K+DU储存成本储存成本指为保持存货而发生的成本，包括存货占用资金所应计的利息，库房建筑物及设备的折旧、修理费、库存物资的保险费、仓库职工的工资及办公费、库存物资的合理损耗等。储存成本也分为固定成本和变动成本，固定成本与存货数量无关，如仓库折旧、仓库职工的固定月工资等，通常用F2表示。变动成本与存货的数量有关，如存货资金的应计利息、存货的破损和变质损失、存货的保险费用等，单位成本用Kc表示。用公式表达储存成本如下：TCc= F2+Kc缺货成本缺货成本指由于存货供应中断而造成的损失，包括材料供应中断造成的停工损失、产成品库存缺货造成的拖欠发货损失和丧失销售机会的损失。如果企业紧急采购采购材料，那么缺货成本表现为紧急额外购入成本。缺货成本用TCs表示。综上，储备存货的总成本计算公式为：TC=TCa+ TCc+TCs= F1+K+ DU+ F2+Kc+TCs需要注意一点，订货成本与订货次数成正比，储存成本则与订货次数成反比。如果每次订货量越大，1年内的订货次数就越少，储存量就会越多，从而订货成本降低，储存成本增加；相反，每次订货量越小，每年的订货次数就会增加，储存量就会减少，从而订货成本增加，储存成本减少。（2）经济订货量模型为了降低这些成本，企业可以用经济订货量模型来确定最适宜的订货量。经济订货量模型需要建立的假设条件是：企业能够及时补充存货，即需要订货时便可立即取得存货。能集中到货，而不是陆续入库。不允许缺货，即无缺货成本。需求量稳定，并能够预测，即D为已知常量，即TCs为零。存货单价不变，即U为已知常量。企业现金充足，不会因现金短缺而影响进货。所需存货市场供应充足，不会因买不到需要的存货而影响其它。设立了上述假设以后，存货总成本的公式可以简化为：TC= F1+K+ DU+ F2+Kc当F1、K、D、U、F2、Kc为常数量时，TC的大小取决于Q。为了求出TC的极小值，对其进行求导演算，可得出下列公式：Q=此公式即经济订货量基本模型，求出每次的订货批量，可以使TC达到最小值。此最小值公式为TC（Q）=运用经济订货量来进行存货管理，需要具备一定的条件，比如应能正确的预测未来的耗用量，并且全年各时期的耗用量基本相等。这些条件对企业来讲，有时是很难做到的，因此，在运用经济订货量法时，不能硬套用该模式，而要结合企业自己情况，分别不同情况控制最佳订货量，可以将不同方案的存货费用进行比较，选出总费用最低的方案。在这一比较过程中，考虑的因素越多，所选出的存货控制方案的准确性越高。【案例3-10】甲公司年消耗某种材料100千克，每次的变动进货费用为80元，单位变动储存成本为10元，则经济订货量和经济订货量的存货相关总成本分别为多少？【解析】经济订货量 Q=（千克）经济订货量的存货相关总成本TC=（元）如图所示：订货成本线储存成本线总成本线4060200400TC/元Q/千克经济订货批量模型图【练习】【习题单选题】根据存货经济订货量基本模型，经济订货量是能使（ ）的订货批量。 A、存货购置成本与变动储存成本相等 B、取得成本与储存总成本相等 C、变动订货成本与变动储存成本相等 D、固定订货成本与变动储存成本相等【答案】C2.订货点法订货点是指某项物资在一定时期必须进行订货的存货数量，即存货量达到此点时就要订货。通常情况下，企业提出订货时尚有一部分存货未用，以便在发出订货单至货物抵达企业这段时间内继续耗用，这部分未用存货数量的多少取决于每日耗用量的大小和订货时间的长短。每当企业存货降至这一点时，就需要重新订货，以满足经营活动的顺利进行。而且企业经营的波动性会造成旺季对库存物资消耗量大增，如果没有一定的保险储备量，势必造成旺季脱销的局面，使企业蒙受信誉和营业收入方面的损失。因此，在确定订货点时，要加上一定的保险储备量，以防存货供应的中断。这样，订货点量可以用以下公式表示：订货点量=平均每日消耗量订货时间+保险储备量【案例3-11】某企业生产用原材料，全年耗用量20万公斤，订货时间3天，最低存储量（保险储备）100公斤，则订货点量为多少？【解析】订货点量=（200 000/365）3+100=1 744（公斤）即该原材料库存降至1744公斤时，就需进行采购，以保证企业业务经营活动的正常进行。订货点法的原理 ：在物料不断消耗的过程中，一旦库存量降低到剩余库存减去安全库存后可供消耗的时间刚好等于订货需要的时间时，发出采购订单。 订货点法的局限性 ：（1）订货点法能够为企业正常生产提供足够的原料，但是会有库存积压现象；（2）订货点法对原料的要求较高，要求原料具有以下特点： 对各种物料的需求是相对独立的；物料需求是连续发生的；提前期是已知的和固定的；库存消耗之后应立即补充；无法很好的解决何时定货的问题。 在订货点法的基础上，发展出物料需求计划(MRP)，较好的解决了何时订货的问题。物资需求计划即（Material Requirement Planning，MRP）是指根据产品结构各层次物品的从属和数量关系，以每个物品为计划对象，以完工时期为时间基准倒排计划，按提前期长短区别各个物品下达计划时间的先后顺序，是一种工业制造企业内物资计划管理模式。MRP是根据市场需求预测和顾客订单制定产品的生产计划，然后基于产品生成进度计划，组成产品的材料结构表和库存状况，通过计算机计算所需物资的需求量和需求时间，从而确定材料的加工进度和订货日程的一种实用技术。四、采购价格的确定（一）多方报价及多方询价制度1.多方报价制度采购价格控制的目标是，防止采购人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。为达到这个目标，可以采用多方报价的控制制度，即在订货前，须征询三个或者三个以上的供应商的送货价格，然后确定选用哪家供应商的商品。但要注意的是，供应商的报价不仅仅是价格，而是全面的成交条件。所以要全面衡量，找到最优价格。具体做法如下：（1）采购部按照采购申请单的要求搜集信息，填制采购申请单前，向有关供货商询价并填制报价单。报价单内容包括所所需要的物品名称、规格、数量、包装、质量标准以及交货时间。（2）财务总监、总经理或采购委员会根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部意见，对几个供应商的物品价格及质量、信誉等进行评估，向供应商订货。（3）选定供应商后，由采购部门根据审批完的采购申请单签署采购清单，向供应商订货。如果所要采购的物资是属于日常消耗量大、进货周期较短的鲜活物品，应根据具体情况实行3天一定价或者5天一定价的制度。并且，采购部门要定期派采购人员到市场上视察、询价，以保证供应商的报价准确。2.多方询价制度上述所说的多方报价制度是由采购部一个部门完成的。如果采购部恶意舞弊，多方报价制度将失去意义。所以，还要建立多方询价制度。这种制度是指建立财务、采购、使用部门或者其他相关部门联合询价制度。各部门在同一时间，分别针对相同的商品进行询价，各部门在询价时是独立于其他部门的，询价结束后，各个部门都制定报价单，然后集中审批，看哪一个部门的价格和质量最为合理，由采购委员会进行评估，选择出一家供应商进行采购。3.正式招标法招标是获取与选择供应商报价的最正规的方法。但是也是最复杂和成本最高的方法。只有在采购相当复杂且采购价值非常高的时候采用这种方法。因为在这种情况下，采购过程应以文件的形式较好的记录，以保证管理控制和内部反馈及估价的需要。但是，只有一个或者几个供应商时，招标方法是不适用的。在市场条件或产品变化迅速，或需要快速行动的情况下，招标也不适用。（二）建立价格信息中心企业在硬件设备允许的情况下，可以专门建立一个价格信息中心，对各种商品的采购价格提供信息。信息员将各种商品的价格建立数据库，并根据商品的时令性和变动趋势进行适当的修改。企业的采购委员会可以根据数据库中的数据对采购部门的采购价格进行监督控制。当采购部门的采购价格接近于数据库中的采购价格时，可以确认采购部门没有进行徇私舞弊；如果采购价格大大偏离于数据库价格时，就要对采购人员进行稽查，查出偏差原因，防止采购人员的舞弊。这种方法只是作为一种对采购价格的参考控制，不能完全按照其所提供的采购价格进行价格的控制。并且数据的及时更新是非常重要的。五、采购合同签订采购合同使买方与卖方的交易有了法律保障。起草一个好的合同，并对其进行恰当的管理，这是法治社会中进行采购的一项重要工作。合同的效力与法律息息相关，但由于世界上存在诸多法律类型，同时这些法律体系有着诸多矛盾与冲突。所以合同签订对采购有着重要影响。存货采购合同的具体内容因各个交易的具体情况不同而不同。而且，在以信件、电报或电传形式签订合同时，合同的内容常常可能并不十分规范。一般而言，其主要内容归纳如下：（一）合同主体合同主体一定要具备相应的经营资质，签订合同时，应要求供货方提交其营业执照，没有营业执照，就没有营业资质；如果采购的是特殊的材料，还要其提交特种经营许可证等材料。（二）采购货物的名称数量采购合同中所列的货物的名称、数量一定要明确，例如采购地板，就一定要列明所采购地板的品牌、型号、采购数量等，一定不要仅仅只有“地板”、“一批”等字样。（三）定金条款定金与订金是有区别的，采用“定金”，在对方不履行合同时，可以要求双倍返还，而订金就没有此效果。另外定金注意不能超过合同价款的20%。（四）质保金和保修金条款在采购合同中，作为采购方，尽量要坚持约定质量保证金和保修金条款，一般来说，必须留保修金的材料为：（1）灯具，开关插座；（2）空调设备；（3）自动门；（4）定制加工的固定、活动家具；（5）成套电箱；（6）各种门锁；（7）镜子，烤漆玻璃；（8）包工包料的防水工程。其它的采购，能约定质量保证金或保修金的，也要约定。（五）付款方式条款采购方在这部分需要把握两点：（1）先供货，后付款，分批供货的，分批付款；（2）定金应该在货款支付的时候首先抵扣货款，而不是等合同全部履行完毕，最后结算时再抵扣。（六）送货方式、包装与运费承担条款运输费用是一笔相当大的开支，送货方式还涉及到风险的转移的时间问题，所以该部分一定要约定明确。根据法律规定，一般是货物交付时风险转移，如果选择供货方送货方式，则在采购方工地交货时风险转移，如果选择采购方提货方式，则风险自在供货方提货时转移，作为采购方，当然尽量应要