湘西银海联合会计事务所管理信息系统.doc

“湘西自治州银海联合会计事务所办公费用管理信息系统”设计 小部成员： 杨凯2012201106 彭方圆2012200775 舒慧2012200482 刘莉珊2012200297 叶翩2012200433 李莎莎2012200490 黎婵2012200699 谢超平2012200767 文升林2012201084 制定日期：2012年12月“湘西自治州银海联合会计事务所办公费用管理信息系统”设计第一篇 现行概括分析 一、概况 （一）项目名称 湘西自治州银海联合会计事务所办公费用信息办公信息系统设计（二）编写由来 湘西自治州银海联合会计事务所，有健全的办公和质量控制部织体系， 立了“以人为本”的人格化办公机制及制度规范，营造着“服务、质量、敬业、效益”的企业精神及真诚、友善、谦让、勤勉的良好执业环境和氛围。我们始终坚持质量第一、服务至上的原则，严格遵守国家法律、法规，恪守“独立、客观、公正”的职业道德。对承担的各项委托业务讲求信誉，信守合同，对委托人的信息保守秘密。遵循法定或公允的程序和标准，运用科学的工作方法、详实可靠的信息机现代化的执业手段，维护客户的合法权益，竭诚为各界客户服务。（三）湘西会计事务所的行业背景会计事务所在市场经济发展过程中扮演着相当重要的角色，被誉为“市场经济的看门人”。注册会计师的社会审计监督是确保会计信息质量的重要一环。注册会计师接受委托依法对被审计单位的财务报表等会计资料进行审计，发现并纠正其中存在的重大错报、漏报等问题。会计师事务所作为重要的经济鉴证类社会中介机构，它们独立于政府与企业之外。发挥着沟通政府和企业、企业和公众、企业和市场的纽带的作用。（四）银海联合会计事务所背景该所现有高、中技术职称和高等学历从业人员30人。其中：注册会计师4人，注册造价师3人，高级会计师1人，高级审计师1人，会计师4人，审计1人，工程师3人。该会计事务所设有一个办公室，办公室下面设有审计部，验资部，代理记账部和咨询服务部。主要负责企业会计报表审计；企业资本验证；办理企业合并、分立、清算事宜中的审计业务。企业财务收支、经济效益、经济责任（离任）审计；基建预决算财务审计；企业清产核资；担任会计、审计顾问；会计办公咨询；设计会计制度；培训会计、审计人员；代理会计记账、纳税申报；项目可行性研究和项目评价；司法会计鉴定；客户委托的其他会计咨询、会计服务业务。该会计事务所将以创新发展观念，把握发展机遇，恪守诚信价值，锻造专业品质，与时俱进与客户共成功。 （五）参考资料事务所提供的所有办公费用预算和支出资料；相关业务办公资料；系统分析与设计。二、现行组织系统概况（一）业务概况：1.业务部主要任务包括审计，验资，代理记账。审核，检查会计和有关资料的真实性、正确性、完整性和公允性 ; 审查和评价财政预算、财务计算以及经营决策方案制订和执行情况 ; 审核检查经济活动的合法性、合理性及其有效性 , 揭露打击经济领域中的犯罪活动 , 充分披露损失浪费和低效 ( 或无效 ) 行为 ; 审查和评价内部控制制度的健全性和有效性 , 促进经营办公水平的提高 ; 审查和鉴证有关经济效益和经济活动 , 为信息需要者提供服务。验资，注册会计师依法接受委托，按照独立审计准则的要求，对被审验单位注册资本的实收或变更情况进行审验，并出具验资报告。代理记账，代理记账的内容主要是代替独立核算单位办理记账、算账、报账等业务。2税务部税务部根据本市经济税源和国家税务总局下达的税收计划，编制、分配和下达本系统税收收入计划并部织实施，确保完成税收任务；充分运用税收杠杆对经济进行宏观调控和监督。3财务部财务部主要职能是在本机构一定的整体目标下，关于资产的购置，资本的融通和经营中现金流量，以及利润分配的办公。4质量检测部质量检验就是对产品的一项或多项质量特性进行观察、测量、试验，并将结果与规定的质量要求进行比较，以判断每项质量特性合格与否。5.办公室主要负责员工日常考勤，以及人力资源相关办公。6咨询部为客户提供审计业务，验资业务，以及各个方面的相关咨询。7行政后勤部全面负责行政后勤部的工作。 负责制定职责范围内的相关办公制度并督导办公执行；负责做好与有关业务单位和酒店有关部门的沟通、协调工作； 做好员工的政治思想工作，关心员工生活。 银海联合会计事务所的原有组织机构图，如下图所示：事务所领导层业务部办公室财务部行政后勤部质检部税务部咨询部 组织结构图表1 人员机构现行结构表如下：序号部门名称主营业务人员数1事务所领导层根据董事会制定的经营和办公方针，制定工作计划，执行事务所的高层经营及办公工作，部织、监督、协调各下属部门的工作。22业务部审计，验资，代理记账103财务部公司财务办公44税务部税务25质量检验部质量检验36办公室辅助企业领导执行日常办公工作，信息室也是办公室下属科室57行政后勤部后勤事物办公28咨询部咨询2银海联合事务所现行办公费用数据流程图，如下：申请人费用审核处理费用登记台账合格数据不合格数据 图1银海联合事务所现行办公费业务流程图，如下：申请人财务人员费用申请表审核通知单审核未通知单费用登记台账 图2 （二）存在的主要问题1.对办公费用只能做到事后登记，无法达到事前和事中控制。2.事务所领导以及各部门领导对已花销的办公费用的总费用情况和花费的名目不清楚。对花销的费用距费用预算的差额不清楚。3.没有很好的执行办公费用必须事先申请、经审核、批准才能发生的工作流程。4.对即将或已经花超费用的部门，没有预警提示系统，也没有强制控制系统。第二篇 新型办公系统分析一可行性分析（一）经济可行性分析一次性支出系统开发、建立费用共6.72万元。其中：本系统开发期为6个月，需开发人员5人。根据软件系统的规模估算，开发工作量约为30人月，每人月的人工费按2000元计算，开发费用为6万元。 书籍、读者等基础信息建立需要2人，2个月即4人月，每人月的人工费用按1800元计算，需0.72万元。 硬件设备费共4.8万元，其中：计算机6台约1.8万元；服务器2台及网络等设备费3万元。外购开发工具、软件环境费用共2万元其他费用共2万元一次性支出总费用：15.52万元系统维护费用假定本系统运行期为十年，每年的费用为：系统维护费。一年所需要的维护费用约为0.3万元设备维护费。平均每年设备维护费用为0.4万元消耗材料费。每年消费材料费按0.25万元计算。系统年运行费用为0.95万元，则10年累计系统运行费用为9.5万元。综上，系统开发和运行总费用为25.02万元，折合2.502万元每年办公费用办公信息系统支出收益分析表项目费用（万）项目费用（万）10年系统总投入25.0210年系统总收入351.开发总费用15.521.系统经济收益35（1）人员费用6年系统收益3.5（2）硬件设备费用4.8年提高效率3.5（3）书籍费0.722.间接经济效益（4）外购开发工具、软件环境费2（1）提高工作质量（5）咨询评审费1（2）提高办公水平（6）调研和差旅费1（3）提高决策水平（7）不可预见费用（4）减少工作劳动2.系统运行费用9.5年系统运行费用0.95（1）年系维护费用0.3（2）年设备维护费0.4（3）年消耗材料费0.25（二）技术可行性分析银海联合会计事务所，之前对于办公费用这块的工作一直是人工处理，随着计算机技术的大力发展和普及以及相关业务范围的扩大，传统的手工处理无法满足业务的需要，因此将对银海的办公从原来的人工处理转化为电子办公，具有很强的可行性，作为业务处理的办公信息系统，无论在计算机硬件、软件和其他应用技术上都是专业级的，平时业务信息传递一定要快速，这样能保证业务的顺利开展和进行，操作简易，反应快，因此在技术上可行。（三）办公可行性分析能够对部门的费用申请在计算机网络上进行，对费用进行实时控制和综合分析处理，信息的统计分析结果能及时地传递到各办公层和决策层，使每个部门领导对本部门的费用流量心中有数，并且能对超支部分进行限制。同时，本系统在辅助实现优化企业办公、降低成本、改善内部费用控制状况和使公司结构合理化等一系列公司办公目标方面，起到积极的作用。（四）社会可行性分析本系统集成了招待费办公系统、办公费办公系统、差旅费办公系统3个子系统，充分考虑了企业的需求，符合现有的政策和法规，因此，满足社会可行性。（二）新型办公模型1. 新型办公费用业务流程图：申请人财务人员费用申请表审核通知单费用登记台账费用支出明细表查询者财务主管费用控制表审核未通知单 图3 2 新型办公费用数据流程图：申请人1.01审核处理登记明细账台账 D1不合格数据合格数据费用控制表查询人12 图4财务部费用会计员从申请人处收到费用申请表，会计员根据财务主管编制的费用控制表审核，是否合格，不合格则开具审核未通过通知单，合格开具合格通知单，并登记费用台账及明细账，查询人，可以随时查询费用支出明细。（三）数据字典1.数据存储字典：数据存储台账明细账D1简要说明会计人员根据此帐编制利润表数据结构时间公司金额流入数据1流出的数据2涉及的处理1.01信息量1册/月2.数据流字典：数据流名称报销单编号：1数据结构报销项目名称经办人名称主管人名称姓名金额来源各大酒店，餐馆，等。流向台账明细账流量20次/月第三篇：系统设计一、数据库设计本系统采用关系型数据库设计。根据系统分析中建立的系统构想，以及调研分析的结果，建立的系统数据实体关系图，整个系统由5个表部成。 每个数据库表都在数据存储中起到存储某类数据的作用，另外，表之间还存在一定的数据关系,表1银海联合会计师事务所办公费用办公信息系统数据实体关系图中的每个表进行了说明。表2 银海联合会计师事务所办公费用办公系统数据库表说明序号表名关系表名关系类型1部门信息表费用申请表一对多2费用申请表费用支出明细表一对多3费用支出明细表部门信息表多对一4费用控制表部门信息表多对一二、系统功能结构图： 银海联合会计事务所办公费用控制管理信息系统费用登记费用预警费用审核费用申请费用查询 图5三、代码设计在这个系统的数据库中，有两个重要的代码，一个是部门编码，一个是费用编码。部门编码要能满足现在设定部门的层次、个数等要求，也要能够满足在将来若干年内，也要满足部门变更和部门增设的需要 。费用编码也要能满足用户要区分费用类别，进行分类统计和查询的需要。1.部门代码，由四位数字组成：第1-2位代表部门大类，第3-4位代表部门小类 例如：0101 业务部 0201 财务部 0301 税务部2.费用代码，由三位顺序码组成： 例如：001 办公费002 差旅费 003 业务招待费四、系统物理配置方案银海会计事务所办公信息系统采用的是两台服务器双击备份结构，保证提供实时服务。为保证较快的响应时间，选用处理速度较快的计算机系统，内存大小对数据库的响应速度影响较大，选择内存较大的系统，系统运行环境采用window XP,网络通信