用友东阳案例：“信息化成就简单管理”.doc

用友东阳案例：“信息化成就简单管理”成立于1998年的广州彩诗家用电器有限公司（以下简称“彩诗家电”）是珠三角地区微型制造企业的典型代表。经过十四年的发展，彩诗家电目前拥有厂房五千平方米，员工三百多名，是一家集产品设计、模具制造、注塑、发热架全自动生产、成品组装及产品销售推广于一体的电吹风制造企业。近两年来，随着中小企业经营环境的急剧变化，彩诗家电的管理压力不断增大，为实现“打造中国电吹风第一品牌”的发展目标，彩诗家电开始尝试借助信息化手段提升内部管理来应对发展环境的变化。微型企业遭遇发展瓶颈彩诗家电总经理梁宏培告诉记者，进入2011年以来，原材料成本、人力成本的大幅上涨，使企业的利润降低，而应对成本的消化能力却明显不足。高成本让企业进入了微利时代，在客观环境无法改变的同时，彩诗家电开始探寻通过内部管理提升来降低生产和服务成本之路。实际上，彩诗家电早在2009年就应用了一套管理软件系统来管理公司的销售和库存业务，虽然解决了成品的进销存管理，但在生产和财务管理方面仍然存在诸多盲点：工厂与销售部信息孤立。彩诗家电是典型的“前店后厂”模式，工厂按单生产，业务员接单后直接转移到工厂。但业务员对生产过程无法掌握，对客户订单是否生产、是否完工、是否发货都不知情。经常遇见客户询问，只能不置可否推脱了事，导致客户的粘度不高。车间生产重要环节无法监管。对于我们微型生产企业来说，把整个生产过程中环节都管起来是很困难的，更应该关注在重点环节，比如生产订单生产到哪一个车间，谁是负责人，总体进度是多少，对于这些情况监控非常困难，出现生产超期问题无法及时反馈。原材料库存无法监控。经常出现原材料缺货的情况，安全库存很难保障，而部分材料积压严重，占用大量流动资金。无法及时准确地得到实际成本。实际成本只能靠预估，财务没有标准的报表，工作量大且效率低，每个月财务都需要很辛苦地整理报表，经常是厂长和财务一起忙到深夜。面对这些问题，梁宏培最初希望通过制定严格的管理制度来解决。他说：“当时我们制定了一系列的管控制度，一切以高效、低耗为标准，控制生产损耗、提高决策响应时间，要求每一个材料、每一笔费用、每一个往来都必须做账。”然而，在经过了半年的实践之后，不仅取得的效果甚微，反而使员工由于工作强度的增加叫苦不迭。梁宏培得出的结论是，人为的管理无法满足企业发展的步伐，继续信息化建设势在必行。困境下的信息化思考对于微型制造企业来说，信息化系统建设是一笔不菲的投入，也承担着巨大的风险。因此，从选型到实施，彩诗家电都进行了仔细、慎重的思考和统筹。在选型之初，彩诗家电对几家软件公司进行了调研，最终选择了畅捷通的T1工贸宝管理系统。梁宏培告诉记者，做出这样的选择是基于四点：“首先，畅捷通是用友旗下针对小微企业的息化服务商，我相信大多数人的选择；其次，工贸宝的产品符合现阶段我们对信息化简单管理的要求，企业信息化建设不需要好高骛远，如果没有相应的组织架构和人员素质，复杂臃肿的信息化系统就会是一个灾难，畅捷通T1工贸宝的产品理念恰如其分地解决了我们当前最关心的问题；再次，价格因素是我们选型的一大指标，畅捷通T1工贸宝的性价比最大化降低了企业的成本与风险；最终，让我们坚定选择畅捷通畅捷通T1工贸宝的原因还是他们的服务保证，畅捷通的全程服务模式很适合我们这样的微企业，本地服务商广州南软数码系统有限公司的专业精神也让我们非常放心。”彩诗家电进入了系统实施阶段。麻雀虽小，五脏俱全，小型、微型企业信息化系统实施也需要科学的方法。与中大型企业相比，虽然小微企业在系统实施的规模上小很多，但实施步骤却一个也不能省。彩诗家电的系统上线采用了分步实施方法：准备调研：每个部门的需求调研和总体的动员会，列出需求分析报告；期初环境配置：针对软硬件环境的配置以及期初资料的准备和录入；流程培训：分部门进行流程操作培训；模拟并行阶段：新系统与原系统同时使用，模拟实际业务在畅捷通T1工贸宝里的操作。经过一个月的实施，彩诗家电的畅捷通T1工贸宝系统顺利上线。梁宏培透露，实施过程中遇到的最大困难是需求调研与软件培训。在需求调研阶段，个别部门不配合，导致需求确定不清晰，后期实施暴露出一系列问题。由于员工素质普遍偏低，在培训过程中显示出接受能力不足。为此，彩诗家电专门成立了IT信息部门，通过信息部在公司员工与实施人员中间协调。他认为，员工最初的排斥情绪可以理解。“这个问题我想很多企业都不可避免，特别是像我们这样的微型制造企业，员工素质不高，并且很多员工都是亲属关系，牵一发则动全身。虽然都没有表现出来，但是我能够感受得到大家的压力。大家都在这个环境下工作了那么多年，不希望原有的工作模式被打破。有的员工担心信息化系统不仅不能为自己带来便利，反而会成为一种负担。在系统上线的前、中、后期，我们都对员工做了大量的心理辅导。事实证明，员工有一些担心和困扰都是正常的，关键是要解决他们所担心的根本问题，通过正面的方向引导员工，让他们知道信息化建设不是公司放在他们身上的枷锁，而是为他们提高效率、降低工作量、提升收益的强有力工具。”系统贡献物超所值如今，畅捷通T1工贸宝系统已经在彩诗家电上线运行将近一年的时间。梁宏培真切地体会到了信息化为彩诗家电带来的变化。“系统不仅满足了我们对信息化的需求，甚至远远超出了我们最初对它的期望，为我们带来了很多新的管理思路，也解决了企业一直以来存在的问题，可谓物超所值。”从企业层面来讲，通过信息化建设，有效地提高了彩诗家电的内部管理效率。采购部、销售部、工程部、生产部、财务部统一管理，部门之间数据协同，提高团队效应，增强突发事件反馈与处理能力。生产过程严格监控，领料、产成品入库，严格按照生产计划执行。系统自动计算成本、损耗、以及完工情况表。自动计算出材料需求分析，提供材料采购建议。通过标准财务管理，自动根据业务单据生成凭证，减少财务工作量，重新定位财务人员职责，将重要工作放到企业财务管理，而不是基础工作中。每月自动生成专业财务报表，数据清晰，对账方便。此外，畅捷通T1工贸宝系统帮助彩诗家电实现BOM的统一管理，减少了库存积压，订单能及时交付，采购物料短缺的老问题得到了彻底改观，配件仓库库存降低一半。在财务管理、仓储管理、生产管理提高的同时，彩诗家电的生产成本相应降低，产品市场竞争力得到了提升。梁宏培认为，从员工个人角度来讲，信息化系统极大的提高了员工的工作效率，帮助员工跳出自己的岗位。以前员工将大量的时间和精力都放在如何完成自己的工作上，现在员工有更多的时间和精力放在如何改善流程、降低管理成本、发现企业管理漏洞上，员工的责任感以及对企业的认可度都得到了一定的提高。信息化是必然的趋势，也是一个持续建设的过