办公软件Word的使用及技巧.ppt

办公软件Word的使用及技巧,华中农业大学图书馆 数字化部,主要内容,Word文件的自动保存 巧输个人资料 格式刷的使用 表格的简单调整宽度 Word中双击鼠标的妙用 将阿拉伯数字转换成中文数字或序号 Word中如何输入分数 每页添加水印的操作 Word中的常用快捷键,组合键的妙用 Word“着重号”、“版权符号”、“商标号”的输入 快速输入平方的方法 插入日期和时间的快捷键 让word表格快速一分为二 快速换页的快捷方式 将word页面快速一分为为二 在word中调整字体大小 Ctrl+Alt+F可以输入脚注 快速定位上次编辑的位置 快速更改英文中的大小写,三招去掉页眉那条横线 快速调整页眉横线长度 巧输线条 快速将文档转换成图片 恢复office的默认设置 在Word中精确移动对象 在Word中快速选择字体 同时保存所有打开的Word文档 巧妙设置文档保护 编辑长文件更轻松,巧存Word文档中的图片 在Word中快速“粘贴” Word中创建自动翻页功能 在多个Word文档中自由切换 Word文字巧隐藏 用F4键重复输入字符和图形 删除网上下载资料的换行符（象这种“”） 邮件合并 学位论文的编排 把多页Word文档缩小打印到同一张纸上,1. Word文件的自动保存,在工具-选项，“保存”选项卡中，在“自动保存时间间隔”中，可以设自动保存时间。,2. 巧输个人资料,Word文稿投稿时，总要输入自己的个人资料，如姓名、单位、邮编、地址等等，很是麻烦，不知道有没有更好的办法？,第一步，在“工具选项”窗口中选“用户信息”项，并把光标移到“邮件地址”框内，在“邮件地址”中一次录入你的个人资料信息。点击“确定”保存你的个人资料信息，并退出“选项”窗口。,第二步，用域插入用户信息：当你用word作完一篇文章后，将光标移到文章的最后，并回车另起一行。点击“插入/域”。在“域”的窗口中选“用户信息/UserAddress”。点击“确定”。,当“域”的窗口消失后，你会看到您的姓名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了。如果你觉得你的用户信息排列得不够理想，可以再回到第一步去修改！,3. 格式刷的使用,1. 设定好文本1的格式 2. 将光标放在文本1处 3. 单击格式刷按钮 4. 选定其它文字（文本2），则文本2的格式与文本1一样 若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用， 直到再次单击格式刷（或ESC键）为止。,4. 表格的简单调整宽度,鼠标放在表格的右边框上，等到鼠标变成可以调整大小的时候双击，则自动根据表格内的内容调节表格的大小。,在word的程序窗口中不同位置上双击，可以快速实现一些常用功能： 1. 在标题栏或垂直滚动条下端空白区域双击，则窗口在最大化和原来状态之间切换； 2. 将鼠标在标题栏最左边word文档标记符号处双击，则直接退出word（如果没有保存，会弹出提示保存对话框）；,5. Word中双击鼠标的妙用,3. 将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击，则快速将文档窗口一分为二； 4. 将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击，则取消对窗口的拆分； 5. 在状态栏上的“修订”上双击，则启动“修订”功能，并打开“审阅”工具栏，再次双击，则关闭该功能，但“审阅”工具栏不会被关闭； 6. 在状态栏上的“改写”上双击，则转换为“改写”形式（再次“双击”，转换为“插入”形式）；,7. 如果文档添加了页眉（页脚），将鼠标移到页眉（页脚）处双击，即激活页眉（页脚）进入编辑状态，对其进行编辑；在空白文档处双击，则启动“即点即输”功能。 8. 在标尺前段空白处双击，则启动“页面设置”对话框。,6. 将阿拉伯数字转换成中文数字或序号,1. 先输入阿拉伯数字（如1234），全选中，单击“插入/数字/数字类型（壹、贰、叁）/确定”，即变成大写数字（如壹仟贰佰叁拾肆）,2. 其它像一千二百三十四，甲、乙，子、丑，罗马数字等的转换，可参考上法。,7. Word中如何输入分数,1. 打开word，点击工具菜单栏的“插入”，在下拉菜单中点“域”。,2. 在打开的复选框中的类别栏中选“等式和公式”，域名中“EQ”。然后点击“域代码”，接着在弹出来的“域”窗口里点击“选项”，在出现的菜单选项中选“F（，）”，接着点击“添加到域”并“确定”。,3. 然后在输入F（，）数字，如要输入2、3只需在F（，），输入“F（2，3）”就能得到2/3。,8. 每页添加水印的操作,1. 制作好文档后，通过“视图-页眉页脚”命令，调出“页眉页脚”工具栏，单击其中的“显示-隐藏文档正文文字”按钮，隐藏正文部分的文字内容。 2. 选择“插入”菜单中“文本框”命令，在页眉的下方插入一个空文本框。,3. 在文本框内加入作为水印的文字、图形等内容，右击图片，选择快捷菜单中的“设置图片格式”命令，在对话框中“图片”选项卡下，通过“图像控制”改变图像的颜色、对比度和亮度，并动手调整图片的大小。,4. 通过“设置文本框格式”命令，把文本框的线条色改为无线条色。 5. 单击“页眉页脚”工具栏的“关闭”按钮，退出“页眉页脚”编辑。 6. 完成上述步骤的操作，水印制作得以完成，这样就为每一页都添加了相同的水印。,9. Word中的常用快捷键,“字体”对话框 Ctrl+D 选择框式工具栏中的“字体”框 Ctrl+Shift+F 加粗 Ctrl+B 倾斜 Ctrl+I 下划线Ctrl+U “上标”效果 Ctrl+Shift+= “下标”效果 Ctrl+= “关闭”命令 Ctrl+W,10. 组合键的妙用,a) Word“着重号”、“版权符号”、“商标号”的输入,1. Word“着重号”的输入： 在菜单栏“工具”-“自定义”-“命令”-“类别”中选择“所有命令”，再在右边命令中选择“DotAccent”，将它拖至菜单栏即可。,a) Word“着重号”、“版权符号”、“商标号”的输入,2. Word中版权符号、商标号的输入： 版权符号：“Alt + Ctrl + C ” 商标号：“ Alt + Ctrl + R ”,b) 快速输入平方的方法,先输入2，然后选中后，按“ctrl”+“shift”+“=”就 可以了。,c) 插入日期和时间的快捷键,Alt+Shift+D：当前日期 Alt+Shift+T：当前时间,将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将表格一分为二的目的。,d) 让word表格快速一分为二,e) 快速换页的快捷方式方法,1. 双击某页的右下脚，光标即可定位在那里，然后按回车直到换页。 2. Ctrl+回车。 3. 点“插入”按钮，分隔符，选中分页符，然后确认就OK了。,f) 将word页面快速一分为二,将光标定位在想分开的位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。,g) 在word中调整字体大小,选中要修改的文字，按Ctrl+或Ctrl+来改变字体的大小。,h) Ctrl+Alt+F可以输入脚注,这个对于经常写论文的朋友有点帮助。,i）快速定位上次编辑的位置,打开word文件后，按下“Shift+F5”键，光标能快速定位到上一次所编辑的位置上。 Tip： “Shift+F5”的作用是定位到word最后三次编辑的位置，即word文档会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可重复按下“Shift+F5” 键，并在三个编辑位置之间循环。,j）快速更改英文的大小写,在文档中选中想要更改大小写的英文字母或英文单词，按住“Shift”键，同时按下“F3”键，不停的按“F3”键，每次按“F3”键时英文单词的格式会在全部大写、首字母大写和全部小写格式之间进行切换。,11. 三招去掉页眉那条横线,在页眉中，在“格式”-“边框和底纹”中设置边框和底纹为“无”，应用于“段落”。,2. 同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了）,11. 三招去掉页眉那条横线,3. 在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就行了。,11. 三招去掉页眉那条横线,12. 快速调整页眉横线长度,在word插入页眉后，会自动在此位置添加一条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位置，可以首先激活页眉，选择格式下的段落命令，调整一下左右缩进的字符值，确定可以看到最终效果了。,13. 巧输线条,在word中输入三个等号然后回车出来的是双横线，同样的方法可以作出波浪线单横线，#为中间粗上下细的三线，*为点线，-为单线,14. 快速将文档转换成图片,先把欲想转换的文档保存退出。如：保存在桌面，然后新建一个文件，把想转换的文档（鼠标左键按住该文档不放）直接拖放在页面上。,15. 恢复office的默认设置,比如不小心把word的设置弄乱了（如删了菜单栏等等）。 查找normal.dot直接删除 下一次启动word会自动恢复默认值。,要精确移动表格线、文本框、图片等对象，只要拖动前按下Alt键就行了，现在告诉大家一个一劳永逸精确移动Word对象的方法：运行Word，单击视图工具栏绘图菜单命令，然后单击绘图工具栏中的绘图/绘图网格命令，在弹出的“绘图网格”对话框中，将“网格设置”中水平间距“默认值”0.86字符、垂直间距“默认值”0.5行都改为0.01，再单击“默认”按钮，最后单击“确定”。再试试移动表格线、文本框、图片等对象，是不是乖乖听你使唤了，连Alt键也不用按了！,16. 在Word中精确移动对象,“0.01”,“0.01”,17.在Word中快速选择字体 为了能快速地选择字体，可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。 首先在Word的工具栏上单击鼠标右键，在右键菜单中选择最后一项“自定义”。 然后在出现的自定义编辑界面中选中“命令”选项卡，再选择“类别”中的“字体”项。 最后从右边列出的Windows已安装的字体中，选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上，这样在以后的使用中就可以快速选择字体了。,18.同时保存所有打开的Word文档,有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有一个简单的方法：在按下Shift键的同时，单击“文件”菜单后会发现已经多出了“全部保存”和“全部关闭”命令。,19.如何快速删除Word中的空行,在“编辑”菜单中单击选择“替换”选项，弹出“查找和替换”对话框。,然后单击对话框下方的“高级”按钮，出现高级选项；再把光标定位于“查找内容”框中，这时连续单击“特殊字符”“段落标记”两次（或直接输入pp）；接着把光标定位于“替换为”框中，再次单击“特殊字符”“段落标记”一次(或直接输入p) ，最后单击全部替换即可删除Word文档中全部空行。,20.编辑长文件更轻松,相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了。 （ 5. Word中双击鼠标的妙用提及过）,21.巧存Word文档中的图片,有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档，想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做：打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为网页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和网页文件名一样的文件夹。打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。,22.在Word中快速“粘贴”,在Word中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘贴”或按快捷键Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便。选择菜单命令“工具选项”，在打开的对话框中单击“编辑”选项，单击“用INS键粘贴”前的复选框，之后再单击确定按钮来关闭该对话框即可。以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘上的INS键(即Insert键)就能快捷实现粘贴了。,23.Word中创建自动翻页功能,Word有自动翻页功能，可根据需要调整翻页速度，设定该功能后，只需点击一下鼠标，便可对文本自动翻页。 方法：在菜单栏中选择“工具/自定义”，弹出自定义对话框后，选择“命令”选项，在“类别”栏中选择“所有命令”，然后在“命令”框中用鼠标点击“AutoScroll”，并拖到工具栏上，于是工具栏上就多了一个“自动滚动”按钮。,使用它时只需打开一个文本，然后点击“自动滚动”按钮，此时鼠标在文本的右侧滚动条区域会变成一个倒立的黑三角，将黑三角移动到滚动条的上部则文本自动向上滚动，移动到下半部文本则自动向下滚动，放到中部则暂停翻页。“黑三角”越靠近滚动条的两端，文本滚动的速度越快。另外，在滚动条上有一个随文本一起移动的“方框”，随时告知你文本显示的进度。点击鼠标左键，便自动返回到编辑状态；再次点击“自动滚动”按钮，则继续浏览文本。,24.在多个Word文档中自由切换,在“工具”菜单下选择“自定义”，在弹出的对话框中选择“命令”，然后在左边的“类别”中选择“所有命令”。接下来我们从右边的命令列中找到“WindowList”，选中它，用鼠标按住不放拖出来放到任意一个工具栏上，然后关闭对话框。这时候你就会发现多了一个其他窗口的按钮，现在你按一下按钮激活它，看看弹出的小窗口里是否包含了你所有打开的文档名。双击你想要切换的文件，再也不用一个一个按顺序找了，方便多了吧？,25.Word文字巧隐藏,如果要在Word文档中添加隐藏文字，可选定文字并按“Ctrl+Shift+H”键。单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮可查看隐藏文字。,26.用F4键重复输入字符和图形 在Word中刚输完一个字后，只要按下F4键即可重复输入这个字，继续按下F4键又可重复输入这个字，按多少次就重复输入多少次。如果刚输入一个词组，现在又要再输入这个词组时，同样按下F4键就行了。对于插入的特殊符号也是一样，在刚插入的特殊符号后，接着按下F4键，又一个同样的特殊符号就插入进来了。,注：重复输入也不一定是紧接着这个字或词组的后面，用鼠标在文本中选择不同的插入点后再按F4键，就会在新的插入点处重复输入这些字符了。不仅对字符输入是这样，对于图形输入同样有效。例如我们在Word中用绘图工具栏画一个椭圆，如果要继续画一个同样的椭圆，也只要接着按一下F4键，又一个同样的椭圆就画出来了。对插入自选图形也同样都可以实现。,在查找框内输入半角“l”（是英文状态下的小写不是数字1），在替换框内不输入任何内容，单击全部替换，就把大量换行符删掉了。,27. 删除网上下载资料的换行符 （象这种“”）,28. 邮件合并,在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。,邮件合并的应用领域： 1. 批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 2. 批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。 3. 批量打印请柬：同上2。 4. 批量打印工资条：从电子表格调用数据。 5. 批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。,6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。 8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。 总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！,问题一：页码编排 问题二：带圈的数字问题 问题三：英文单词换行排 问题四：轻松选取列,29.学位论文的编排,在什么情况下需要插入分页符？,从文档的某一部分开始新的一页，页面未写满，而习惯性的做法是用回车符来开始新的一页。 建议采用插入分页符方法，在需要从新的一页开始的字符前插入分页符，以保证光标的跨页定位。,在什么情况下需要插入分节符？,一个文档需要设置不同的页码（如罗马数字和阿拉伯数字）时，需要插入分节符。,点击这里打开“插入”菜单,点击这里,光标放在准备插入分节符位置,选择分节符,点击,任意页面设置页码 我们在编辑一篇文章时(包括目录在内)，想从目录以后第三页开始插页码，该怎么做呢？方法有二。 方法一： 首先将光标移至第二页的最后，点击“插入分隔符分节符类型”中选择“下一页”，然后点击“视图”打开“页眉与页脚”工具条，将光标调整至第三页也就是你准备开始编页码的那一页，将“页眉与页脚”工具条上的“链接到前一个”按钮调至不被选中，然后点击“设置页码格式”按钮，在弹出的对话框中选择页码编排中的“起始页码”选择1，点击确定，最后点击页眉与页脚工具条上的“插入页码”按钮，完成。,问题一 页码编码,方法二： 通过设置不同的页眉页脚来实现，不过你需要把需要插入页码的文档分节才可以实现。怎样分节呢？首先将光标插入到文档中需要分节的地方，再打开“插入”菜单，点击“分隔符”命令，就会出现一个“分隔符”对话框。 在其中的“分节符类型”中有四个类型：下一页连续偶数页单数页。“下一页”表示分节符后的文本从新的一页开始；“连续”表示分节符后的文本出现在同一页上；“偶数页”表示分节符后的文本从下一个偶数页开始；“单数页”表示分节符后的文本从下一个单数页开始。根据自己编排的需要选择一项，按“确定”退回到文档中。你可以根据需要按照此法将文档分为多个不同的节。,现在你就可以在不同的节按一般的方法设置不同的页眉页脚了。只是从第二节开始，当你打开“页眉和页脚”工具栏的时候，在“页眉-第2节”后会出现“与上一节相同”的字样，你必须点击工具栏上的“同前(键接到前一个)”按钮，去除“与上一节相同”几个字，再设置页眉，这以后的页眉就与上一节的页眉不同了。页脚的设置与此相同。 最后，在“页眉页脚”的工具栏里点击“插入自动图文集”的下拉三角，选择“页码”就可以了。,Word页码随意定 我们在使用Word时，经常要根据实际情况来编排页码，那么只要掌握了下面列出的几种常见页码的编排方法，就可以做到word页码随意定： A、页码从第二页开始 1、选择“插入-页码”，打开“页码”对话框。 2、取消“首页显示页码”复选框中的对钩，然后单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框。 3、“起始页码”后的框中键入数字“0” 。 4、按“确定”退出。,B、页码从任意页开始 1、将光标定位于需要开始编页码的页首位置。 2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。 3、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。 4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作： 单击“同前”按钮，断开同前一节的链接。 单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话框。 在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。 单击“关闭”按钮。,C、页码不连续 如“目录”与“正文”的页码均需单独排，可按以下步骤操作： 1、将光标定位于需要开始重新编页码的页首位置。 2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击以选中“下一页”复选钮。 3、选择“插入页码”，打开“页码”对话框。单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框。 4、“起始页码”后的框中键入数字“1” 5、按“确定”退出。,D、页码每栏显示 文档分栏后，按常规插入页码，只能实现一页一个页码。如何实现每个分栏一个单独的页码呢？可以利用域的功能实现： 1、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处的左栏放页码的位置。 2、同时按下Ctrl+F9功能键，光标位置会出现一个带有阴影的“ ”，这就是域的标志。 3、在“ ”内输入“=”后，再同时按下Ctrl+F9功能键，在这次出现的花括号内输入“page”（表示插入“当前页”域代码）。,4、将光标移到内部一对花括号之后，输入“*2-1”，此时，在页脚处得到这样一行域代码：“=page*2-1”。 5、将光标停留在这个域代码上，按右键选择“更新域”，即可看到当前页左栏的页码。 6、选中刚刚输入的域代码，进行复制，并粘贴在页脚处右栏放页码的位置。 7、选中刚刚粘贴上去的域，按右键选择“切换域代码”，将域代码“=page*2-1”改为“=page*2”， 按右键选择“更新域”即可。,问题二 带圈的数字问题,一. 执行“格式”菜单下的“中文版式带圈字符”命令，然后“带圈字符”对话框中选择好圈号，单击“确定”按钮就可以了。 不过，只能为两位数字设置带圈字符，对三位数字会自动缩减为两位数字,这是怎么一回事呢？原来，Word中的带圈字符功能只适用于一个中文字或两个数字的情况，超过这一范围就无能为力了。,二. 我们可以通过变通的方法为三位数字设置带圈字符。这里我们为999这个三位数字为例进行说明，具体的操作步骤如下： 1为两位数字设置带圈字符 首先，我们仍旧按照正常的方法为99设置带圈字符，然后按下“