文书档案管理制度.doc

第二章 文书档案管理制度18文件名文件收发制度电子文件编码XZZW-02-001页码1-1一、幼儿园的文件由办公室负责起草和审核，幼儿园园长签发；幼儿园各部门的文件由各部门负责起草，园长办公室审核，园长签发。二、文件签发后，送办公室统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。三、文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。四、属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。五、文件统一由园长办公室负责发送。发送人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件应由专人按核定的范围报送。六、外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。七、传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。文件名档案资料建设工作制度电子文件编码XZZW-02-002页码3-1一、档案资料建设的内容与范围幼儿园档案资料建设的内容与范围包括：1.人事文书档案；如儿童名册、教工名册，上级部门下发的文件，向上级上报的报告表册（留底备查），本园各年或学期的各种工作计划与总结，园会议记录及工作检查记录，人员考勤记录，园务日志，园所历年大事记等等。2.员工业务档案资料，如保教工作计划、观摩活动的计划或教案、效果及评语，保教工作笔记，专题报告，发表或未发表的论文，教师创作的教材，玩具教具等，以及考核评价与奖励资料等等。3.图书、玩教具资料等。二、资料档案的分层管理1.幼儿园档案资料可以采取分层管理办法。如，幼儿园人事文书及职工业务档案，由园长管理；教研组长和班组长管理近期的和日常的教养计划、总结，以及相关的会议资料等，如班务会议、教研会议记录。对这些资料应按照保教工作的阶段性，按期如每学期或每学年加以整理汇总，编排归档。2.图书、玩教具资料的管理可以配备专职或兼职人员，将资料分类存放，并建立图书资料的收发借还制度。文件名档案资料建设工作制度电子文件编码XZZW-02-002页码3-2附件行政管理资料目录一、行政管理工作资料之一（计划、小结）1.各部门工作计划。2.各部门工作小结。二、行政管理工作资料之二(园长负责制方案、各部门制度、考核1园长负责制实施方案。2各部门制度。3各部门考核表。三、行政管理工作资料之三(民主管理)1党政工团工作。2教代会工作。四、行政管理工作资料之四(科研课题研究)1课题计划、课题报告。2专家论证。3幼儿发展评价指标及数据。文件名档案资料建设工作制度电子文件编码XZZW-02-002页码3-3五、行政管理工作资料之五(师资培养)1师资培养计划。2师资培养小结。3学历培训、职务培训规划。4学历培训、职务培训情况。5暑期教师培训计划、内容、小结。6全园教职工情晴况表。六、行政管理工作资料之六(幼儿园介绍、社会反响)1幼儿园情况介绍。2教职工先进事迹介绍。3各类奖状。4社会反响。(1)教职工发表的文章。(2)电台、报刊杂志对幼儿园的宣传。(3)感谢信。(4)上级部门对幼儿园检查的评价。七、行政管理工作资料之七1各类申请报告。2寒暑假教职工人员安排表。3节假日、休息日教职工值班表。文件名档案立卷归档制度电子文件编码XZZW-02-003页码1-1一、凡记录反映本园职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。文件名档案借阅制度电子文件编码XZZW-02-004页码1-1一、借阅档案时，首先由借阅人认真填写借阅档案登记簿。二、借阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经园长办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。四、幼儿园档案主要供本园利用，园外单位或个人需借阅时，应持介绍信。重要内容的材料需经园长办公室主任批准后，方可借阅。文件名档案室安全保密制度电子文件编码XZZW-02-005页码1-1一、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。二、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。三、经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。四、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄漏。文件名档案的鉴定与销毁制度电子文件编码XZZW-02-006页码1-1一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在园长办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经校有关领导批准后，方可销毁。四、销毁档案时，必须由两人以上在指定地点监督销毁，监督销毁人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。文件名档案统计制度电子文件编码XZZW-02-007页码1-1一、要及时地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等情况进行登记，每年一次对各方面进行认真统计，做好年报表。二、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，做到数字准确、字迹工整，不得潦草和涂改，使档案统计工作标准化。三、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，建立科学的档案统计工作制度。四、搞好档案统计分析，及时掌握档案和档案工作情况。文件名档案库房管理制度电子文件编码XZZW-02-008页码1-1一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他无关物品。四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。五、做好室内外温湿度记录，除湿、降温。文件名声像档案管理制度电子文件编码XZZW-02-009页码6-1一、总则1.为加强本幼儿园的声像档案管理，特制定本制度。2.本幼儿园的声像档案是指本幼儿园各部门或个人在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会和幼儿园有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。3.声像档案是本幼儿园全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。二、声像档案资料的收集1.收集范围(1)反映本幼儿园主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。(2)各级领导人和著名人物参加的与本幼儿园有关的重大活动的声像资料。(3)本幼儿园有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。(4)其他单位形成的与本幼儿园有关的重要声像资料。(5)其他具有保存价值的声像资料。2.收集时间文件名声像档案管理制度电子文件编码XZZW-02-009页码6-2(1)声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。(2)档案部门应随时收集零散的具保存价值的声像资料。3.收集要求(1)录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失。(2)接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件。(3)声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。4.声像档案资料的征集档案部门有责任随时征集重要声像资料。5.声像档案费用的报销本幼儿园各部或个人凡按本制度第四点形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。三、声像档案的整理声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。1.声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。文件名声像档案管理制度电子文件编码XZZW-02-009页码6-32.分类、编号(1)照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号流水号。(2)录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。(3)编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。3.保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。4.文字说明的编写(1)文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。(2)编写文字说明的要求：准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。照片的自然张(内容相近的也可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。文字简洁、语言通顺。文件名声像档案管理制度电子文件编码XZZW-02-009页码6-4时间用阿拉伯数字表示。5.编制格式(1)照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。(2)录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页，按要求逐项填写。6.案卷要求(1)将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。(2)卷内目录包括：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。(3)卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。7.编目声像档案的著录依照档案、著录规则进行。四、声像档案的保管1.声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。2.保管条件：底片、胶片库温度应保持在1315之间，相对湿度应保持在35%45%；照片库温应保持在1424，相对湿度应保持在37.5%67.5%；录音、录像带库温应保持在1824，文件名声像档案管理制度电子文件编码XZZW-02-009页码6-5相对湿度应保持在40%60%。3.底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3毫米；存放磁带最好不用铁皮柜。4.对库存的照片档案，要两年检查一次。5.归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。6.建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。五、声像档案的开发利用1.编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。2.建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。3.具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。4.声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复文件名声像档案管理制度电子文件编码XZZW-02-009页码6-6制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。5.在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。文件名档案资料分层管理表电子文件编码XZZW-02-010页码1-1园长管理资料教研组管理资料班级管理资料人事文书及全园性保教资料1.向上级上报的报告、表册，向下级下达的文件，按接收日期编号存档。2.幼儿园规划、计划、总结、改革资料、园所长工作手册、园务日志、工作人员考勤本、奖惩记录、全园和专题会议记录、各种规章制度。3.检查评选活动、家长会、庆祝会等记录。4.有代表性教科研观摩、计划、总结、评议记录、教师工作记录、经验总结、录音、录像，以及部分有价值的幼儿作品。5.逐年教工、家长、幼儿名册，根据需要自定保留时间。职工业务档案资料1.基本情况：性别年龄、学历、毕业年限、培训时间和考核、成绩评语。2.教学计划与记录。3.有代表性的调查报告、经验总结，已发表和未发表的论文。4.