常用办公设备的使用.ppt

第十二章 常用办公设备的使用,第一节 打印机的使用 第二节 传真机的使用 第三节 复印机的使用 第四节 扫描仪的使用 第五节 刻录机的使用 习题十二,第一节 工具选项板 工具选项板主要用于快速创建常用的对象，如图案填充以及图块插入等操作。 一、使用工具选项板 启动工具选项板命令有两种方法： 菜单栏：选择“工具”“工具选项板窗口”命令。 工具栏：单击“标准”工具栏中的。按钮。 命令行：在命令行输入TOOLPALETTES，并按回 车键。,打印机是计算机的主要输出设备之一，使用它，可以打印各种公文、表格、照片等。在打印机的使用过程中，还要注意打印机的维护及保养，以延长其使用寿命。 一、连接打印机 计算机上的打印机接口有SCSI接口、EPP接口和USB接口3种，常用的是EPP接口和USB接口。如果是USB接口，只要将打印机的数据线与计算机的USB接口相连，然后接通电源就行。如果是EPP接口，可以按照以下操作步骤进行连接：,第一节 打印机的使用,（1）找出打印机的电源线和数据线。 （2）把数据线的一端插入计算机的打印机端口并拧紧螺丝，把数据线的另一端插入计算机的数据线端口并拧紧螺丝。 （3）将电源线插入打印机的电源接口，将电源线的另一端插入交流电插座中。此时，即可将打印机连接到计算机上。,二、安装打印机驱动程序 将打印机和计算机连接好之后，此时的打印机还不能使用，必须在计算机中安装打印机的驱动程序后，才能像使用其他外设一样使用打印机。安装打印机驱动程序的具体操作如下： （1）选择“开始”“打印机和传真”命令，打开“打印机”窗口。在“打印机任务”选项区中选择“添加打印机”选项，弹出“添加打印机向导”对话框，如图12.1.1所示。,图12.1.1 “添加打印机向导”对话框,（2）用户可根据向导的提示，通过单击“下一步”按钮来完成打印机驱动程序的安装。安装完成后，选择“开始”“打印机和传真”命令，即可查看新安装的打印机，如图12.1.2所示。,图12.1.2 新添加的打印机,三、管理打印任务 打印管理器是管理打印的Windows应用程序，用户可以使用它来查看和控制文档的打印。当用户在Windows应用程序中打印文档时，应用程序将打印机、字体和文档信息传送给打印机管理器，由打印机管理器控制文档的打印工作，直到打印结束或发生错误时为止，且它会将发生的错误提示给用户。,1激活打印机窗口 要打印任何文件，无论是图像、文字或表格，都要用一个软件来启动打印设置对话框。一般的软件都有打印命令，选择该命令，即可激活“打印机管理器”窗口，如图12.1.3所示。,图12.1.3 “打印机管理器”窗口,2暂停打印 在打印文件时，如果遇到某些意外情况，如打印纸用完或打印纸没有放好等情况时，用户可以先暂停要打印的文件，当这些问题解决后再恢复打印即可。在打印机窗口中选中要暂停打印的文档，然后再选择“文档”“暂停打印”命令，即可将选中的打印文档暂停，如图12.1.4所示。,图12.1.4 暂停打印文档,如果要恢复被暂停的打印文档，选择“文档”“继续”命令即可。 3清除打印 如果将某个文档发送到打印机之后出现了错误或要将某项打印任务取消，可在打印队列中选择要取消打印的文档，选择“文档”“取消”命令即可。,4更改打印顺序 当以后台方式打印文件时，打印文件以作业的形式按提交时间依次排列在队列中，且通常按照打印的先后顺序排列。如果用户要将某个文档提前或推后，选中该任务后将其拖至打印队列的前方或后方即可改变其打印顺序。,四、打印机的日常维护 在使用打印机的过程中，要注意其维护及保养，才能在日常使用中减少问题出现的概率以及延长打印机的使用寿命。通常，要注意以下几点： （1）使用打印机时，应使用符合标准的打印介质。在放纸时，应将纸放平整，将左右卡纸片分别卡到纸的两边。 （2）在打印过程中不要打开打印机盖，以免造成卡纸。如果遇到卡纸，应轻轻将卡纸取出或将打印机送至专业维修部门检修。,（3）如果打印的页面产生白线，可将硒鼓取出轻轻晃动，再放入打印机内，如果打印正常，说明炭粉不多；如果还有白线，则需要更换新的硒鼓。 （4）当缺纸灯不停闪烁时，表示进纸区有问题，应先将电源关闭，从进纸架上将纸张取出，如果有纸张卡在打印机内，应小心将其慢慢拉出。,（5）如果要移动打印机或与其他计算机重新连接时，应先关闭打印机电源，然后再移动或重连。 （6）如果要更换喷墨打印机的墨盒，应先按下机箱上的Reset键3秒钟左右，让墨盒自动移动到墨盒架的换墨位置处，然后再取出旧墨盒，装上新墨盒。 （7）使用喷墨打印机打印图像文件时，必须确保该图像尺寸不能太大，这样很容易在打印的过程中出现死机或乱码现象。,传真机可以准确、快速、原样地传送和接收文字、图像等信息，已经成为企事业单位必不可少的通信工具。 一、安装传真机 传真机作为一种方便的通信工具，其功能非常强大，但它同时又是一种很精密的仪器，因此在安装时要特别小心。具体的安装过程如下：,第二节 传真机的使用,（1）将电话受话器软线插入受话器插座（HANDEST插座）。 （2）用附带的电话软线将电话线路与电话线插座连接好（LINE插座）。 （3）将传真机的电缆插入电源插座。 （4）将其他外接电话或应答机器的可用电话软线连接在传真机的外接电源插座（EXT.TEL插座）上即可。,安装传真机时要注意以下事项： （1）使用前要仔细阅读使用说明书，按照说明书的步骤正确安装机器。 （2）要注意电话线的连接，注意2芯线和4芯线的区别。,（3）线路通信质量的简单判断。如果线路质量较差，则在传真机工作时会引起文件内容丢失、通信线路中断等情况。用户可摘机后听拨号音是否有异常杂音进行判断。 （4）常用的传真纸有热敏纸和普通纸两种。热敏纸是在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑色，所以热敏纸有正反面之分，因此，安装时要按照说明书或传真机内的指示图将其安装正确。,二、收发传真 将传真机安装完成，并且在其中安装了传真纸之后，就可以使用传真机收发传真。发送和接收传真可分为手动、自动和定时等多种方式，下面简单介绍其中几种常用的方式。,1手动传送 手动传送就是先拨通对方的传真号，当对方传来传真提示音后才开始发送传真，其具体操作如下： （1）将传真稿放置于传真机的进纸口处。 （2）拨打对方的传真号码，当传来传真提示音后即可自动进行传送。,2自动传送 自动传送就是拨通传真号码后直接传送传真，其具体操作如下： （1）将传真稿放置于传真机的进纸口处。 （2）拨打对方的传真号码，当电话拨通后可自动进行传送。,3定时传送 用户可以设置定时发送传真，定时的开始时间可设置在未来24小时以内。其具体操作如下： （1）将传真稿放置于传真机的进纸口处。 （2）按传真机上的“功能”键3次，再按“设置”键。 （3）用数字键输入预定的开始时间。按“设置”键，输入传真号码。 （4）按“设置”键，直至响起一个连续的信号，则表示已经设置完成。,4手动接收 手动接收传真就是指有电话拨入，当用户按传真机上的“开始”键给对方一个传真信号时，才能接收到对方传送的传真的方式。 5自动接收 自动接收传真就是当有电话拨入时，无须用户接收电话，就直接将其转入传真模式的方式。在该方式下，只要电话接通，就可以接收到对方发送的传真。,三、传真机的日常维护 传真机在使用过程中，应该经常进行擦拭，保持传真机的整洁干净，还应该养成良好的操作习惯，以延长传真机的使用寿命。在平常的使用过程中，应注意以下事项： （1）不要频繁地开关传真机，因为这样会加速传真机内电子元件的老化，缩短传真机的使用寿命。 （2）使用标准的传真纸。如果传真机的光洁度不够，可能会造成热敏头和输纸棍磨损。,（3）不宜在高温、强磁或强腐蚀气体环境中使用传真机，因为这样会影响传真机记录的印字质量，或对电子线路造成不良影响、干扰通话等。 （4）不要传真带有装订针、大头针之类的文件以及墨迹或胶水未干的稿件，因为类似的硬物质会引起传真机发生故障；稿件上的墨迹或胶水易弄脏扫描玻璃，导致传真的质量下降。 （5）不宜在打雷下雨时使用传真机，因为雷容易通过电话线损坏传真机。在打雷下雨时，应关掉传真机的电源，将电话线插头拔掉。,复印机是一种成熟的办公设备，它主要用来复印大量的文件、报表、证件等，还可以用来复印工程图纸等。彩色复印机的发展，使复印机的应用扩展到了许多新的领域。 一、连接复印机 复印机的连接较为简单，用户只需要将复印机的电源线插到电源插板上，接通复印机的电源，即可完成复印机的 连接。,第三节 复印机的使用,二、复印机的使用方法 将复印机连接好之后，就可以使用复印机复印文件，其具体操作如下： （1）开机预热。按下复印机的电源开关，这时机器面板上出现预热等待信号，表明定影器的预热升温。预热结束后，复印机上的指示灯由红变绿，表示机器预热完成，可以进行复印。,（2）准备工作。将要复印的稿件放在复印机附近伸手可及的地方，如果稿件中有不清楚的地方，先将其修改清楚，再进行复印。将原稿放在稿台玻璃相应的标线之内，如B5，A4等。原稿放置方向应与所选复印纸的方向一致，然后将复印机盖板压在原稿上，且应将盖板尽量盖严，以免因为漏光而造成复印件出现黑边等情况，影响稿件的外观。,（3）选择复印倍率。默认情况下，复印时是按100%进行复印的，如果用户要对原稿进行放大或缩小，可设置合适的复印倍率，以进行放大或缩小。倍率的设置方式有两种，一种是以纸型尺寸表示，放大时为B5A4，缩小时为A3A4；另一种以百分比表示，放大时为1.4%，缩小时为0.6%。,（4）选择复印纸尺寸。根据原稿的大小或需要放大、缩小的尺寸选择合适的复印纸，一般通过按下纸盒选择键来完成，机器会自动选择好已装入的相应尺寸的复印机，并在操作面板上显示所选的纸型。当没有纸时，会在操作面板上显示缺纸，重新装入复印纸即可。,（5）预置复印数量。根据复印份数的多少，设置合适的数量。设置复印数量的方式有旋钮式和按触式两种，一般可将其设置为199，有些复印机可达到999页。按触式需要用户用手指触压按键上的数字进行设置；旋钮式需要扭动旋钮进行设置。 （6）设置复印件浓度。当原稿中的文字或图片较淡时，可将浓度设置得较深；当原稿中的文字或图片较清晰时，可适当减淡浓度，以使复印件效果较好。,三、复印机的使用技巧 使用复印机的过程中掌握一些使用技巧，既可以使复印工作变得简单有序，又可以提高复印件的质和工作效率。复印机的使用技巧主要包括以下几方面：,（1）复印机预热时要花费较长的时间，如果用户要复印多份相同的资料，可将其工作模式设置为连续复印状态，并根据要复印的份数设置好要复印的页数。也可以将要复印的文件集中在一起复 印，这样既可以提高工作效率，又可以避免因频繁地开、关复印机而造成其内部元器件的老化。,（2）使用自动送稿器可以提高工作效率，避免每次送稿都要掀起稿台盖板的麻烦。 （3）将纸盒内的复印纸摆放整齐、平整，这样可以避免在复印的过程中出现卡纸情况。 （4）如果原稿上有污迹，在复印前应使用白纸条将原稿中的污迹遮住，以使复印件较美观。如果要复印书籍，可以用白纸将目标复印区域以外的地方遮住，以消除复印的书籍中页与页之间的阴影。,（5）复印的过程中会遇到各种色调深浅不一的稿件，此时，应以字迹为条件，适当减少曝光量。具体方法是加大显影浓度，将浓度杆拨向加深的一侧；如果要复印图片、照片等反差小、色调深的原稿，则应减少显影浓度，将浓度调节杆拨向变淡的一侧，如果还不行，可以将曝光窄缝板抽出，把光缝调宽一些，即可使图像变浅。,（6）在连续复印文件的过程中，如果要复印某个加急文件，可先按下控制面板上的“暂停”按钮暂停当前正在处理的任务，同时将复印数量自动恢复为1。此时，用户可重新设置复印数量，等该加急任务处理完毕后，再次按下“暂停”按钮即可继续工作。,（7）在进行双面复印之前，应使复印纸充分进入空气，防止出现双张现象。先套印奇数页码的一面，再根据所用机器的类型，将复印件装入纸盒，复印偶数页码的一面，有的则原封不动装入纸盒即可。如果是采用光导纤维矩阵透镜的机器，原稿正放，复印件也是正的；而用镜头的机器，原稿正放，复印件要反放，即上下颠倒，特别是在双面复印小张原稿时，最好在复印第一面时将原稿放在复印纸中间，复印第二面时也放在中间，否则将会出现误差。,扫描仪是继鼠标和键盘之后的第三代计算机输入设备，使用它，可以将文字、图片、照片、胶片及各类图纸输入到计算机中。使用扫描仪时，也要注意对其进行保养和维护，以延长其使用寿命。,第四节 扫描仪的使用,一、连接扫描仪 目前，常用的扫描仪包括USB接口和SCSI接口的扫描仪，因为其硬件组成不同，因此，其连接方式也不同。 如果要连接USB接口的扫描仪，将扫描仪的USB数据线连接到计算机的USB接口中，然后再将扫描仪的电源线接到电源插板中，接通电源，即可完成USB接口扫描仪的连接。连接成功后，扫描仪面板上的指标灯会变成绿色，表示已连接完成。,SCSI接口的扫描仪比较复杂，用户可按照以下操作步骤进行连接： （1）切断计算机及其他连接设备的电源，打开计算机的主机箱，找到主板上的一个空闲插槽，然后将机箱挡板除去。 （2）将扫描仪附带的SCSI卡插入到该插槽中，并用螺丝将SCSI卡固定在机器中。 （3）取出SCSI数据连接电缆，将接入SCSI卡的数据电缆一端小心地与SCSI卡上的接口相连并固定。 （4）将连接电缆的另一端接入扫描仪的相应接口。,二、安装扫描仪驱动程序 与打印机相同，将扫描仪与计算机连接好之后，必须在计算机中安装扫描仪的驱动程序，才能正常使用它。Windows XP携带了大量的驱动程序，用户在控制面板中找到相应的驱动程序，并进行安装即可，具体操作如下：,（1）选择“开始”“控制面板”命令，打开控制面板窗口。在该窗口中双击 图标，打开扫描仪和照相机窗口。 （2）在“图像处理任务”选项区中选择“添加图像处理设置”选项，弹出“扫描仪和照相机安装向导”对话框，如图12.4.1所示。 （3）用户可通过单击“下一步”按钮，在向导的指引下，找到合适的驱动程序进行安装。安装完成后，单击“完成”按钮即可。,图12.4.1 “扫描仪和照相机安装向导”对话框,三、扫描图片 将扫描仪的驱动程序安装到计算机中之后，重新启动计算机，即可以正常使用扫描仪扫描照片、图片等，其具体操作如下： （1）打开扫描仪的电源，并将图片正面朝下放入扫描仪中，盖紧扫描仪的上盖。 （2）打开计算机，启动图像处理软件Photoshop CS2。 （3）选择“文件”“导入”“WIA-Flatbedscanner-13”命令，即可启动扫描仪扫描图像，如图12.4.2所示。,图12.4.2 扫描图片,四、扫描仪的日常维护 为延长扫描仪的使用寿命，使用扫描仪时，要注意以下事项： （1）要保持扫描仪干净，要经常使用拧干水的湿抹布擦拭扫描仪。 （2）不要将较重的物品堆放在扫描仪上，以免压坏扫描仪的上盖。 （3）不要将金属、石头等较硬的物质置于扫描仪的镜片上，防止硬物质滑伤镜片而造成扫描仪损坏。 （4）不要频繁地开关扫描仪，以避免造成扫描仪内元器件的老化。,由于光盘具有存储容量大、易于携带、受外界影响较小、价格低廉、保存时间长等优势，因而被越来越多的计算机用户所喜爱。很多用户都使用光盘刻录工具，将一些重要的数据使用刻录机刻录在光盘中以进行保存。,第五节 刻录机的使用,一、常用刻录工具 目前市场上光盘刻录软件种类繁多，如Nero Burning，Easy CD Creator，WinONCD等，如表12.1所示即列出了这几种刻录软件的刻录功能、支持光盘类型及一些辅助功能的对比。,表12.1 刻录软件的对比,由表12.1可以看出，Nero Burning是这几款软件中功能最全面的一个，它不仅可以完成数据、音乐、视频、镜像DVD和CD光盘的刻录，还可以通过自带的组件进行音频处理和视频编辑。,二、刻录前的准备 使用刻录工具刻录光盘之前，需要做一些准备工作，这样可以确保刻录机正常、快速地运行。其准备工作主要包括以下几个方面： （1）刻录前应尽量关闭其他程序。 （2）尽量在高配置的机器中进行刻录。 （3）如果刻录机在刻录过程中，必须要有连续不断的资料供给刻录机刻录到光盘上，如果缓冲区已空却还得不到资料，就会导致刻录失败。,（4）在刻录前应进行病毒扫描。 （5）选择数据传输率高且传输稳定的硬盘。 （6）在需要刻录大量内容时先关闭省电功能和屏幕保护程序等。 （7）需要大量刻录时尽量把刻录机放在通风或散热条件好的地方。,三、使用Nero Burning刻录光盘 当一切准备工作就绪后，就可以使用刻录机刻录光盘。下面以数据光盘为例讲解光盘的刻录，具体操作如下： （1）在刻录机中放入一张空白的光盘。 （2）启动Nero Burning刻录软件，打开其工作窗口