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文档简介

天勤物业会 议 纪 要 会议时间:2014年7月24日至27日 09:30-18:30会议地点:天勤物业会议室会议主题:关于提升物业管理品质专题会议会议主持:林总参加人员:总经理、总经办、片区经理、行政部、各项目经理,共计9人。纪要内容: 本次会议为2014年下半年提升物业管理品质,提升企业自身形象的专题工作会议。为了提升公司的管理品质及满足公司发展需要,将公司的管理制度落实到实处。到会管理人员根据公司目前的管理模式,提出公司各个部门、项目存在不足的地方,针对提出的问题讨论出整改方案。会议纪要如下:安保方面1、 安保人员的自身形象、礼节礼仪、年龄偏大1、行政人事部招聘安保时要控制好年纪、入职前要进行体检,查看是否有重大疾病;2、 在岗年龄偏大的老员工,根据身体素质调整岗位,后期的工作中做调整。8月10日前各项目经理统计报行政人事部;3、 培训方面;8月15前徐超经理制定统一的公司安保培训计划;4、 巡逻(1) 成立夜间巡逻队,由2人组成,对城关花园片区进行巡视,先招聘一名员工;(2) 夜间巡逻队要定岗、定点分区巡视、制定安保巡逻路线、巡逻制度、物品配备;(徐经理负责)二、交接班需要制度及表格(徐经理负责)3、 岗位用餐1、 由徐经理制定合理方式;四、对讲机的配备1、10月份公司统一执行;2、 将C区作为试点先执行,先培训对讲机的使用及管理制度;(徐经理负责)五、夜间单元门的关闭在安保岗位职责里面规范、规定时间段(徐经理负责)。六、安保的随意性强管理人员定期对岗位进行巡视,并在巡视签到表签到。七、夜间业主诉求建立管理制度、表格、通讯录、值班表(片区杨泽伟负责)。八、监控值班1、 督促监控设施施工进度;2、 徐经理做监控管理制度及岗位职责,在监控中心启动的前一周开始执行;九、质量记录(徐经理负责)建立记录、填写质量、避免风险。十、突发事件的处理,物品的配备(根据实际情况配备)徐经理根据各项目实际情况制定制度,提出所需物品的清单。十一、包裹的管理包裹的收发由门岗负责,徐经理根据实际情况制定制度。十二、内务的管理检查员工的内务情况,徐经理根据实际情况制定制度。绿化方面1、 由于小区供暖改造,造成绿化斑秃的地方很多,树太少?整改方案:7月至12月进入旱季,早晚温差大不能进行补栽,9月底可进行草坪补种;建立不占用公共区域、没有消费成本的苗圃;保洁方面(洪星经理提交:进度表)一、根据物业三级服务标准制定公司的制度,组织保洁领班及主管商讨,根据小区实际情况、人员工作能力,分区域、分责任制定出可操作的岗位职责(洪经理负责),8月15日前。工程方面(由洛桑经理负责提交:进度表)一、基本情况1、 由主管、队长、成员组成;2、 在城关花园B区西大门三楼统一办公;3、 有统一的工具包及交通工具,由部门提交工具清单报公司批准后执行;4、 有大型维修工具,工程部统一保管;二、夜间业主诉求1、 客服中心下班后将电话转接到工程部,工程部负责接待业主诉求,统一处理;2、 夜间值班的标准、岗位制度的制定;3、 夜班值班有的补助,每月根据值班表、与值班记录、按单执行。客服方面1、 主动式服务提升客服人员的礼节礼貌。2、 客服中心的布置城关花园A区、B区客服中心定制吧台,B区背景墙按公司模板制作;(王道见负责8月份开始计划)以上两项8月15日前到位,责任人:片区经理、出纳。3、 警示标示标牌9月底统计到行政部,10月15日之前开始制作,年底落实完毕。4、 出租房、空置房的管理1、 在客服中心设置小区平面图,对出租方/空置房进行标示;(各项目8月31日前完成)2、 空置房由客服中心牵头,保洁部进行巡视做清洁,做好记录;五、车辆管理1、 建立车辆档案;2、 发放车辆出入证到90%;(后续处置与管理,见B区整改表)六、档案的统一(以品质管理部规范为准)七、业务流程的培训(杨梅制定计划)行政部方面1、 服装的统一(8月1日起全面规范着装)1、 保安、保洁、工程服装每人限一套,衣服右胸前要打印“嘎吉林物业”的名称,员工离职时要交还给公司。如遗失或故意不归还的,在工资里面扣除服装的费用;2、 管理人员在公司年满一年以上的由公司购买工装,没有满一年以上的离职时从工资里扣除;(管理人员服务8月10日前全部到位)5、统计保安、保洁没有工装的人数,7月31日前报行政部;行政出台服装管理制度。2、 行政工作流程经办人项目(部门)负责人片区经理相关职能部门(品质管理部、财务部、行政人事部)总经办总经理三、会议安排1、早会:每周一次改为每月一次,在每月第一个星期星期一上午9:00整,由总经办负责召开(内容三大步法的训练:公司文化的学习“质量方针、服务口号”等、由总经办负责,工作总结,计划模板确定与培训、杨泽伟经理负责);2、周例会:8月份开始各项目经理每周一9:30自行组织召开周例会,取消公司周例会。公司领导对项目召开例会情况进行巡视监督;(责任人片区经理)3、公司半月例会:在每月16日,如遇节假日顺延至周一10:30;公司月度工作总结会:在每月第一个星期星期一10:30。4、 行政制度(各项目、部门常用表格建立)五、统一电话铃声、规范电话礼仪;(杨梅负责8月份完成)人力资源管理1、 公司人事安排(拟定红头文件下发为准)1、片区项目经理:杨泽伟经理(兼任B区项目经理,巴桑任B区项目副经理)行政人事部经理:杨梅安保部经理:徐超(一周之后再开展工作,先拟定相关制度,熟悉情况)环境部经理:洪经理(任公司绿化保洁部门经理)工程部副经理:洛桑财务部出纳:王道见(兼任D区项目经理)2、招聘品控专员、计划管理专员、工程接单员2、 严格执行公司制度落实到实处;一个月之内学习到位,出台相关管理制度。成立夜间经理值班,行政人事部(杨梅)制定方案、制度、排班表报公司审批;品质管理部(林晓华总经理兼)1、 业务安排1、 负责项目上的业主回访;2、 收集项目上的培训计划;并组织各项业务技能培训3、 统一对公司出租方/空置房、住改商进行统一管理,制作平面图,协助项目建立的档案,定期进行检查;4、 统一公司档案管理;财务部1、建立财务管理制度,细化到公司、项目的各个岗位。如:(1)、项目年度/季度收费计划、年度/季度收费考核率、达到公司标准后,给予项目经理/相关人员的奖励;(2)、公司报销内容及报销的程序。报销内容:视情况而定。报销程序:报销人填写报销单-部门负责人签字-项目经理签字-总经办-总经理签字-财务部审核所有流程走完后-会计做账-出纳现金领取;需提供报销的依据(有领导签字审批)。以便统计公司年度成本;(3)细化成本核算。相关负责人制定公司成本核算、项目成本核算、部门成本核算(公司已经有版本,按公司制度执行)。购买物品按季度打申购、紧急申购,审批签字,同意后公司统一进行购买。以便公司年度成本的审核;3、项目资金(包含备用金、收取的相关费用)的管理。备用金的管理,单独制定制度。各项目收取的费用,收银员每天提交现金到财务部,由公司会计对提交报表进行核帐监督、出纳对上交的账目及现金进行核对、核对无误后在报表上签字审批、返一份报表到项目上存档;4、项目票据的领取。财务部领取时,做好登记,票据使用完毕后要将票根归还财务部,领取人进行归还签字。审核报表时对票据及业务金额进行审核是否有误;财务部定期对进行票据进行核查,是否正常使用;林总指出2014年下半年的工作重点:行政部1、行政部定期了解公司整改中的动态,管理层工作情况、员工、业主、总公司,并负责营造一种工作氛围;2公关问题;3、各项目水费监测,拿出具体整改措施,总经办与片区经理,出纳负责配合;4、人事部8月底前落实工资分类,管理人员分二次发放工资。个人所得税,绩效。为后期打下基础;5、 印章的管理,建立制度并通报;6、 9月5日前,由行政部牵头成立工作小组(林总、靳主任、杨泽

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