浅谈水利工程数字化档案.docx

浅谈水利工程数字化档案 摘要：目前，水利管理部门都十分重视档案信息资源建设，但各单位具体情况不同，工作方法各异，同时，由于一些建设施工单位对其特点和重要性还没有足够的认识，还存在着归档不完整、质量差、不安全等问题，以致直接影响到水利工程数字化档案作用的发挥。概述了水利工程数字化档案的特点和作用及其在存在的问题，并提出了一些改进措施及建议。 下载 关键词：水利工程 档案管理 数字化档案 一、数字化档案的特点 随着社会的发展和科学技术的不断进步，档案数字化产生和应用越来越普遍，与其他载体档案一同记录着水利工程建设的发展历程。数字化档案由于具有形象性、纪念性、历史性的特点，极大的丰富了档案信息载体，使信息交流和传递的方式更加丰富和快捷，因此，数字化档案已成为水利工程档案发展的趋势，做好水利工程档案的数字化将成为水利工程档案管理的主要途径。 a)载体多样，存储量大。载体不断发展技术的出现，数字载体的容量进一步提高，数字化档案在档案管理储藏量的增加，这一特点比纸质载体具有绝对优势。 b)形象准确。数字档案声形并茂，能将人物、事件形象逼真的再现出来给档案使用者亲切、身临其境的感受。尤其在水利工程建设过程中，通过摄影摄像方式准确摄录诸如征地拆迁、移民安置、施工前的地形地貌、工程进展、重大变更前后形象以及重要会议活动等，这是其他载体档案无法达到的纪实效果。 c)传播速度快。数字档案依赖现代传媒技术与传播媒介，其信息的传播可以不受时空限制，远距离快速传播，而且传播范围广，传播费用低，这是一般档案无法做到的。 d)复制容易。数字档案的复制工艺操作简单，速度快，质量高。随着现代声像技术的发展，水利工程数字化档案已成为工程档案的重要部分，已经得到广泛应用。 二、水利工程数字化档案的主要工作 为了加快实现档案的现代化管理，方便检索和提供利用，水利工程档案也在不断加强档案资源数字化建设，在其数字化过程中主要工作如下： a)搞好数字化转存载体。档案数字化工作不是简单的文件扫描，尤其是流水线的工作方式，没有成熟的经验可供借鉴。为了确保数字化生产线的顺利建成和数字化工作的高效展开，要在水利工程档案管理软件的软件研发、流程设计、标准规范、量化管理等方面取得新的突破。 b)是健全制度规范。水利工程档案数字化工作是基于档案信息化建设大背景、大系统下的一项基础工作，必须遵循统一的标准规范，才能确保数字档案信息资源的互连互通和共享共用。依据中华人民共和国纸质档案数字化技术规范、档案行业法规，制定一套水利工程档案数字化工作的制度体系，使档案数字化工作有章可循。 c)是严格管理控制。确保档案实体及档案信息的完好与安全，是档案数字化工作的重要前提。制定数字化工作安全制度，从源头上堵塞安全漏洞；采取数字化加工网络与外网物理隔绝、安装干扰器和防火墙、加装密码设备、密封移动设备数据接口等安全措施，从硬件设备上切断泄密途径；严格操作规范，加强检查监督，从日常管理上排除安全隐患。 d)拓宽收集渠道，确保档案数字化的及时性。从实际情况看、水利工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，为了保证档案资料收集齐全、完整，档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排、掌握每一阶段工作中需要形成声像档案资料，分阶段采取追踪收集、强制收集等方式，保证档案数字化的及时性。 e)加强监督培训，提高档案数字化管理水平。水利工程档案具有与其他档案不同特点，客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。数字档案在水利工程档案中的比重越来越大。档案管理人员要明确自身责任，加强专业学习，提高数字化档案管理水平。 三、水利建设工程数字化档案 水利工程数字化档案是指在工程建设中工程规划、设计、建设和管理活动中形成的，经过鉴定具有保存和利用价值的数字化文件，以及这些文件运行所需的系统软件、支持软件和应用软件。 建设单位应当收集的数字化档案主要有： a工程准备阶段文件。包括项目可行性报告、项目申请及批复、计划任务书、建设用地申请及批复、建设用地规划许可证及附件、城镇国有土地批复、国有土地使用权出让合同、国有土地使用证、开发建设履约保证书、建筑拆迁文件、工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、地震调查、地形测量和拨地测量成果报告、环境影响报告及批复等，工程招投标文件、工程承发包合同、工程放线验线图、建设工程施工许可证、投资许可证、工程质量监督手续、有关专业主管部门审批文件等。 b工程设计文件。包括设计任务书、建筑设计方案及专家评审意见、CAD设计文件、设计方案审查意见、设计方案审批意见书、扩初设计、投资概算及专家评审意见、防火审核意见书、初步设计审批意见书、施工图设计及设计审核意见书等。 c工程施工文件。包括施工现场布置、机械设备、材料计划、技术交底、开工报告、施工日记、监理日记、分部分项施工及验收记录、例会(会议)记录、重大设备及材料订购合同、材质报告、实验资料、工期进度、形象进度报告、晴雨表等。 e竣工验收文件。包括工程概况表、消防验收意见书、防雷检测资料、环保检测资料、工程竣工总结、竣工验收报告、工程档案验收结论、工程质量竣工验收记录、工程质量保修书等。 f竣工图。包括总平面布置图，综合管网图，建筑、结构、给排水、采暖通风、空调、消防、电照、电梯、燃气、装饰装修等各专业竣工图。 对于建设单位来说，上述数字化文件有的是本单位形成的，有的是从勘察、设计、监理、施工单位收集来的，有的是有关主管部门下达的。为了保证数字文件的完整性，对其它单位提交与批复的文件，建设单位要及时索取相应的数字文件，实在无法收集时，建设单位应当将这些纸质文件进行扫描，以保证电子档案的成套性与系统性。 为确保数字档案的完整齐全，建设工程数字档案的验收要纳入工程竣工档案预验收的范围。各建设单位在向城建档案馆报送建设工程纸质竣工档案时，应同时移交数字档案。 对于施工单位来说，在施工组织与实施中形成的电子文件，目前应归档的主要有： a工程施工总体设计与年度计划； b月度形象进度安排； c工程实际进度描述与工程量统计； d工程质量检测与分析报告等。 四、水利工程档案数字化存在的问题 a)在数字化过程中存在对档案数字化范围选择存在策略性问题。 b)档案数字化标准化建设还处在简单、孤立、单个的状态，还没有形成完整的体系，在软件开发、流程管理、数据管理等方面的标准还很不完善，还亟需加强研究。 c)把水利工程的数字化看作是单纯的电子化，并没有考虑其如何能发挥其效益的最大化。 d)数字化档案存在安全隐患。 五、对水利工程数字化档案改进的措施和建议 档案数字化工作，不是简单的档案扫描转化问题，而是一项周期长、任务量大、操作复杂的系统工程。由于没有现成的经验可借鉴，在实施过程中，不可避免地遇到一些矛盾和问题。从实践看，以下几个问题需要引起关注： a)要科学确定档案数字化的范围。这是馆藏档案数字化的策略问题。馆藏全部档案数字化，是理论上最彻底的数字化方案。事实上，对于馆藏较大的综合性档案馆来说，不可能、也没有必要。作为水利工程档案馆应以在以后的水利发展中利用需求为牵引，结合水利部门的实际，统筹规划、分步实施、突出重点、量力而行，优先数字化利用频率高、具有馆藏特色、最为珍贵的档案。数字化的根本目的是服务利用，档案数字化的所有工作都应围绕服务利用展开，如果偏离此，则不利于体现档案的真正价值，也影响档案数字化工作效益的发挥。 b)要高度重视档案数字化工作的标准化研究。标准化是进行档案数字化工作的基础，也是数字档案信息资源生存和发展的基础。档案数字化的目的是适应信息时代档案利用需要，实现网上共享共用，统一的标准则是档案资源网上交流实现的基础。档案数字化标准规范体系的建设，可以从管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范3个层面来研究制定和推行。从简单的标准化向科学、精确的标准化，从孤立的标准向标准间的联系与协调发展，从单个标准向标准体系发展，是标准化发展的趋势。 c)要充分发挥档案数字化工作的效益。效益是一切社会活动所追求的基本目的，档案数字化建设同样要注重效益。提高数字化的效益，就是要在提高服务利用上下工夫，就是要把数字化的档案信息尽可能地用起来，使数字化成果真正产生价值。 d)要切实保证档案数字化工作的安全。确保档案安全是档案工作者的重要责任，也是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案数字化工作的安全，涉及档案实体管理、信息管理和数据管理三个方面。实体管理就是加强档案实体流动全过程的监控，确保档案实体的绝对安全；信息管理就是做好档案内容的保密工作，严防失泄密。数据管理主要是防止数据的丢失、破坏、被盗、更改，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。上述三个方面，必须综合管控、不可偏颇，任何一方面出了问题，都可能带来