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对高校审计档案归集过程的思考 摘要：作为一名高校审计部门的兼职档案员，在日常工作实践中，时常能感受到审计档案归集的重要性。审计档案有区别于其他档案的特点，要做好审计档案的归集工作就要对归集过程反复进行重新梳理。文章从针对职责、明确职责；抓住要点、事倍功半；把握节点、完美收官；探讨难点、更加完善等四个方面谈了对高校档案归集过程的体会，以期为高校内部审计档案管理起到参考和借鉴作用。 下载 关键词：高校；审计档案；归集过程 审计部门是高校重要的档案立卷单位，每年审计档案的归集，需要审计人员全体总动员，齐心协力才能完成，时间跨度长，工作要求高，是审计工作的重要组成部分。本人根据几年来兼职档案员的工作实践，对审计档案的归集过程进行了梳理，对如何做好这项工作浅谈一些体会。 一、针对特点，明确职责 审计档案大致分为两类：综合类和审计项目类。综合类档案，主要指上级机关下发的文件、制度、简报等公文类材料，它的归集根据相关要求，分门别类，相对比较简单。审计项目类档案，则是审计档案中分量最大的重头戏。它内容广泛，主要包括以审计报告为项目的各种证明性、立项性和结论性材料，归集具有一定的技术含量，相对复杂。本文所述的主要是指审计项目类档案的归集。 审计项目类档案，它有两个显著的特点。 （一）审计档案材料的群体性 一是，审计人员的交叉。项目类审计档案均以项目立卷，一份审计报告为一个项目。每一个项目的审计，是根据领导安排，由项目组长带领小组成员共同完成的。在审计安排中，通常会有多个项目同时开展审计，受人员数量的限制，往往出现此项目的组长在彼项目中是组员，而彼项目中的组长在另外项目中是组员的情况，因此，人员交叉，势必造成某些存档材料的分散、混合。二是，审计档案来源于多种渠道。根据存档需要，材料来源出处众多。有的来自被审单位，有的来自项目成员自己的收集，还有对审计项目的跟踪记录，多人多手，?杂繁多。 （二）审计项目后续整改材料的延续性 审计档案中有一件“审计意见落实的反馈情况”的内容，即被审计单位根据审计报告意见的要求，对审计出来存在的问题，需要逐条整改落实的情况证明。延续性经常会表现在两个方面，或者是被审单位因各种原因，未能及时向审计部门报送整改材料；或者是因某些问题的整改无法在短期内一步到位，需要继续跟踪落实，这些都将导致这部分档案延续归集。 审计档案的特点，使审计档案归集以“明确职责，谁审计谁立卷”的基本原则进行，我部门将归集过程分为前后两期。前期工作的主要内容涉及在审计过程中的所有该归集的存档材料，均由各审计项目组长负责收集完成，同时明确组长必须对自己的审计项目档案质量负责；后期工作主要包括对组长所归集的档案材料进行组织、整理、复核、著录直至移交档案馆等一系列工作，则由兼职档案员来负责完成。 二、抓住要点，事半功倍 在由审计组长负责的前期过程中，必须要抓住两个要点。 一是时间要点。项目的审计工作是繁忙又琐碎的，因此，在工作中，有时会忙于审计内容的开展，而忽略了必须存档的材料的及时收集归拢。甚至会出现项目审计已完成，材料尚未整理的情况，直至在兼职档案员的催促下才开始整理。这样，既费时又费力，还难免有漏缺，质量不高，不符合档案要求。因此，审计组长一定要在思想上加以重视，抓住同步进行的时间要点，即审计项目一开始，收集和整理相关的项目文件和有关材料也就开始，及时增补缺少或遗漏的档案材料。 二是规范要点。追求规范看似简单，运作起来难度不小。项目档案有时一件的支撑材料可达数百页，在总量上非常可观。如果材料整理不符合规范要求，那么若重新返工，反复来回，就会事倍功半，最终影响整个档案工作的质量和进度。因此规范操作尤其重要。我们必须严格按照有关制度要求来立卷归集。审计项目组长在整理档案时，应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列。汇总目录放在档案的第一张，后面的证明性材料以审计报告中体现的审计情况和问题来区分件，每一件附以审计问题分类汇总单，一张汇总单及后面的支撑材料作为一件；件的内容需要完整清晰，每一份材料都必须仔细鉴别重要性并果断取舍，该有盖章或签字的证据材料必须齐全，破损或涂改严重的材料需重新复制后附于原件后。 抓住上述两个要点，就能保证前期归集工作事半功倍、顺利完成。 三、把握节点，完美收官 校档案馆一般要求当年的6月底前须完成上一年审计档案的移交工作，因兼职档案员亦有其他的审计任务，因此后期工作必须是见缝插针来完成。 在由兼职档案员负责的后期过程中，必须要把握好几个时间节点：一是3月下旬，开始组织。兼职档案员应最迟在这时间开始组织档案的收集，按照上年度审发报告的文号来确定审计档案归集范围，并且将档案项目清单发送至各审计项目组长，清单上需列明移交时间（一般是4月上旬）和注意事项等。审计项目组长整理好一个移交一个，做到一事一交；其他档案由综合办公室平时负责整理，统一移交。二是4月上旬，重新整理材料。收到项目组长移交的档案后，兼职档案员开始对档案进行复核、保管、电子类档案同步双套整理等工作。材料的整理没有太多技巧，只能是时时留心、处处用心，多与学校档案馆沟通，多请专业老师来指导，最大限度确保审计档案的立卷质量。三是5月下旬，及时著录系统。档案装订完毕，从档案馆获取了案卷号后，兼职档案员开始将材料按件排序著录系统。四是6月下旬，按时移交档案。在向校档案馆移交完毕后，一年的档案工作也就此告一段落。部分审计报告及综合类材料，在交档案馆以外，审计部门内部也会保留一份，以备日后查找参考。每个时间节点都需要兼职档案员来把握，环环相扣。可以说，前期做好，后期不累；后期做好，完美收官。审计档案的质量依靠的是部门全体成员的集体努力。 四、探讨难点，更加完善 审计档案的质量标准并非一成不变，它依据形势发展而产生更高要求，若老瓶装新酒，仍停留在老归集模式上，一定会导致审计档案质量打折扣。审计人员必须拿出切实有效的方案，才能适应新变化，做好档案的归集。目前，归集过程的难点主要有两个方面： （一）委托审计项目档案的归集 国家近年来不断加大教育审计力度，如更加关注“三公经费”、继续教育经费等方面的审计，学校审计部门借助社会审计力量已趋于常态。对于委托事务所审计的项目档案归集，通常做法是：项目过程材料归口事务所归集，审计报告虽由事务所出具，但这类结论性材料参照自审项目，归口审计部门归集。但现有的新变化是：项目虽是委托事务所，但审计报告两方均会出具。那么，在事务所处的过程材料如何归集，由谁负责归集，如何确保其质量，已成难点问题。在听取校档案馆指导意见，并会同事务所相关人员交流协商后，我部门对类似案例寻找到一种解决办法：由事务所按照审计部门的档案要求进行整理，最终移交项目审计负责人，由审计部门归集，尽可能的分清了该类档案的归集权责，保证了其完整性，为将来愈加频繁的该类档案归集提供了参考。 （二）审计项目电子材料的归集 这个问题不算新，但一直是审计档案归集过程的难点。审计过程中会产生许多电子材料，如审计抽查拍摄的凭证等，存储容量十分庞大。由于电子材料比较零散，未打印和已打印的材料也未做区分，且若按照审计汇总单的要求来分类电子材料，需要花费很大精力，因此各审计项目组成员基本自行保管，不进行归集。对这类电子档案，应逐步完善鉴别、分类、保存、归集