外贸新人常犯的错误.doc

外贸新人常犯的错误这两天，刚好看了曾仕强先生的人性管理一书，感触颇深。对于外贸新人，要允许他们犯错误，但是不能放过他们所犯的错误。这两年来，我也带过一些的新人，引领他们进入外贸之门。带新人，快乐并痛苦着。新人可以带给你很多成就的感觉，也会无端地为你平添几分烦恼和恼怒的理由。然而，细想之下，谁不是由新人经历过来的呢？为此，理将新人们所出现过的错误加以整理，以望外贸新人做业务时尽量少出现类似情况。报关品名错误 很多时候，新人是国际贸易专业出身，也学过单证的课程，于是总认为自己对这个问题早已会操作。更有新人认为，品名和海关编码都是自己所定，不会出现什么问题。2005年，我公司的业务助理未征求主管意见擅自填写海关编码，导致6000多人民币退税金额损失。很多新人不知道为什么对报关品名有要求，其最主要的原因是报关的品名必须与能开具的增值税发票中的品名要保持一致。对新人操作的单子，经常出现要与工厂商量更改发票名称的事情，为此要无故花费很多的时间和精力。数字错误 在实际操作中，报关金额与交单的INVOICE金额时常会有所出入，这点相信大家都明白。新人在这点上如果没有概念，也情有可原。但是如果在制作单据的时候没有征求主管的意见，那么就是新人的错误了。然而，在我的操作过程居然发生过非常低级的错误我的助理将报关发票金额中的小数点往后多移了一位，即原先1.2万美元变成了12万美元，这将足足多用去公司10万多美元的外汇额度。忽略退税日期 目前的政策是出口之日起90天内办理退税手续。但是，实际操作中，很多货代会即使在两个月之后也无法把核销单和报关单退回公司。通常情况下，我们按照退单的品名指令工厂开票。有一次，货代在出口80天的时候才将单据退还我司，我们收到单据时已经是9月31日，第二天就是国庆节。最麻烦的是，工厂说月底的发票已经开完，只能等到10月初过了国庆节。庆幸的是，刚好因为国庆节，税务局的退税办理时间也延后。时间真“悬”，只有差了1天。形式发票错误 由于以工厂的名义更容易取得客人的信任，以及我司和工厂关系紧密，时常有业务员会以工厂的名义对外洽谈业务接单。有一次，有一业务员在开形式发票时，公司的抬头使用了工厂的名称，而在形式发票的银行信息中填写了自己公司（外贸公司）的账号和名称。后来，客人将信用证中的受益人也写成工厂的名字，账号却是外贸公司的账号。结果，工厂完成生产后迟迟不能发货。我们只能要求客人进行改证，为此消耗了双方许多时间进行沟通和解释。巧的是，美国对客人所在国正在进行制裁，客人只能从其他银行重新开证和更改受益人。如果业务员在制作单证时保持内容的一致性，那么就可以防止客人开错名称的意外发生，双方的交易也就节约了更多的时间成本。订舱错误 助手在安排出运货物订舱时，时常会忽略该订单是否需要转船、是否需要直航，甚至会弄错船公司。某意大利客人的指定船公司是BLUE ANCHOR，下单后客人也把该船公司的联系方式以及提单的复印件传给我们。当我们电话联系对方时，被告知这个电话原来被长荣船公司所用，现在该公司已经搬迁。因为助手不知道客人指定的船公司的中文，于是把长荣“EVERGREEN”就默认为我们需要的船公司，或许他也就知道长荣这一家船公司。可是，事情发展总是那么的巧合。意大利客人居然和长荣也有约号，于是后面订舱安排货运的一切事情都变得非常合乎常理。这个错误，一直到给客人确认提单时才发现。随后的一系列麻烦和补救措施就不再此赘述。总之，知之为知之，不知为不知，千万不要马虎应付外贸的任何一个环节。下单错误 这个错误是新人和老手均会发生的错误，往往会让人痛心疾首、懊恼不已。业务员将客人的下单文件与我讨论，因为他不是很明白客人的装箱要求。由于美国客人表述是按非常典型的美国人的逻辑思维方式，新人看不懂也属于正常。于是，我们就搞了一个头脑风暴，全体人员彻底讨论这个案例。事后我想应该不会有问题。可是，事情总是给我们太多的意外。客人收到货物后，非常伤心认为我们工厂伤害了他。起初收到他的投诉，我们还是以为他们是挑剔。后来仔细一查才发现，原来给工厂的定单中，业务员居然把混装的要求，写成了“不要混装”。估计这个客人再也没有办法挽回了。财务概念不清 新人时常会犯“糊涂”，尤其面对财务问题的时候。其一，帐目不清。总货款方才32000元，有业务员居然将货款多支付8000元给工厂，虽然该订单持续的周期为两个月；其二，该批货物出口后，居然报关的时候又少报美元金额（因为客人一部分是T/T，一部分是L/C），从而导致开票的金额与公司银行的汇款金额不相符。那么，不开发票的部分必须由私人帐户支付，如此，就又涉及到工厂不开发票应退的税款问题。原本简单的单子，在新人的操作下，就变得如此错综复杂。措辞模糊 新人总以为自己把要求已说清楚，而事实是，工厂根本就没有明白其意思。有业务员接到了澳大利亚的一个小量赠品订单，30000个促销用的无纺布袋。业务员下单后，在合同附件中标注“将袋子折好入箱”这个却为20天后的交货埋下了严重隐患，因为她根本没有与工厂说明如何算折好。或许她也真得口头与工厂提及过包装的方式，但是，这样模糊的措辞最终给双方带来了无尽的麻烦。而恰恰客人要求的这种折法要花费许多的人力和时间，这直接导致了产品成本的上升和交货期的延误。双方也为此各执一词。如此看来，新人尚未未形成严谨和认真的做事风格。盲从没有主见 新人做事一般都会缺失自己的主见，无论是与工厂交往，还是与客户谈判，都会不由自主的跟随对方的思路，就是我们常说的“人云亦云”。这个问题的存在是任何新人无法避免的，也必须经历的阶段。刚入门的时候，也只能做一个传译者或者传话筒将客人的要求不折不扣地告诉工厂，或者是将工厂的回复一字一句地答复给客人。这个问题是客观的，因为任何人的初期阶段都是门外汉，无法产生自己的理解和见解。为此，处在这个阶段的新人，一定要时刻琢磨自己遇到的任何事情，或者是领导交付的任何工作；同时，一定要留意同事们是如