浅谈全面加强高校人事档案管理工作的几点建议.docx

浅谈全面加强高校人事档案管理工作的几点建议论文关键词：高校人事档案管理 人事档案管理制度 信息化建设 论文摘要：长期以来，我国人事档案管理工作相对滞后，存在人事档案意识薄弱，管理制度不健全，管理人员配备不足，硬件条件不完全符合档案安全保管要求，信息化、现代化水平不高等问题，在一定程度上限制了人事档案作用的发挥。本文对此进行了分析，针对这些问题，提出了全面加强高校人事档案管理工作的几点建议。 Key words:The university dossier management dossier control system informationization constructs Abstract: Since long, our country dossier supervisory work relative lag, existence dossier consciousness is weak, the control system not to be perfect, the administrative personnels to provide the insufficiency, the hardware condition meets the file safe storage requirement not completely, the informationization, the modernized level not higher question, to a certain extent has limited the dossier function disps, in view of these questions, proposed strengthens the university dossier supervisory work comprehensively several suggesti dossier control system informationization constructs 一、目前高校人事档案管理中存在的问题 1、相关机构及人员的人事档案意识薄弱，对高校人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分人员对高校人事档案管理工作认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。因此，使得人事档案管理工作变得默默无闻，很少有人过问，在一定程度上缺乏应有的理解与重视，人事档案管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。 2、人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位。有的高校没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。 3、人事档案管理人员配备不足，管理队伍有待加强。随着高校师资队伍的不断壮大，教职工人事档案数量增多，个人材料进档频繁，档案管理工作任务繁重，但由于重视不够，高校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员，少数有专职人事档案管理人员的，也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训；兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致高校人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。这将不利于高校人事档案管理工作水平的提高。 4、人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求。档案库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或者地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。 5、人事档案信息化、现代化水平不高。目前很多高校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。这些问题的存在与高校人事制度改革的需要严重冲突。 二、加强高校人事档案管理的几点建议 1、加强人事档案的宣传教育工作，切实提高广大教职工的人事档案意识。人事档案管理部门要加强宣传力度，真正从思想上引起广大教职工对人事档案工作的高度重视和支持。各级领导要高度重视，切实加强领导，经常了解档案工作情况和存在的问题；同时在组织上、制度上给予保证，并在人力、物力、财力上给予大力支持，使人事档案管理工作得以顺利进行。人事档案管理人员应当增强服务意识，积极主动地开发利用人事信息，为高校人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。 2、要建立健全并认真贯彻落实人事档案方面的各项规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作制度化、规范化发展。面对新时期新任务新要求，紧密围绕干部档案工作条例的要求，结合高校人事档案管理工作的实际，进一步完善各项相关制度，对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。档案工作者必须严格遵守相关制度，不断规范人事档案管理。 3、增加人事档案管理人员配备，不断提高人员业务素质。首先，高校人事档案部门应该落实有专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。其次，人事档案工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作，因此要求工作人员严守工作纪律，不断提高自身的政治素质、业务素质和职业道德修养，拓宽知识面，不断提高档案管理人员的政策水平和业务技能，充分应用现代科学技术来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。 4、加强档案保管的基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，设立专门的档案室，按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备，确保人事档案的完好保存。 5、加快高校人事档案信息化建设，依靠现代化科技手段实现档案的现代化管理。充分听取人事档案工作第一线人员的意见，选用适合本校人事档案管理工作的管理软件，实现人事档案信息化。在此基础上，建立人事档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解人事档案信息，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为人事工作提供全方位的优质服务。 全面加强高校人事档案管理，促进档案管理尽快从封闭型向开放型转变，从手工操作型向现代管理型转变，从实体档案管理向虚拟档案管理转变，使档案管理者向信息管理者转变，这样，才能更好地推动人事档案工作更好的发展。 参考文献： 贺