YSJ112011COSM007V11库存单据管理办法.doc

库存单据管理办法编号： 修订页编制/修订原因说明：为和新ERP系统上线后使用的库存票据匹配，特对上一版制度进行修订。修订人：辛慧时间：2011年6月22日 主要修订点版本 (修订前)版本1.1(修订后)新ERP上线，对库存单据相关使用情况进行规范。新ERP上线，对库存单据相关使用情况进行规范。制度主责部门会审/日期： 陈昆2011-06-28制度参与部门会签意见/日期：严志奇、苏吉平、黄祖森、徐小伟、蔡冬锋、赖付养、陈一铭、储泽新2011-07-01(法务，财务，内控)审核：缺省合肥冰压工厂管理部审核： 苗辉（代）2011-07-01合肥冰压工厂总经理审批意见： 徐晓明2011-07-041、版本更新记录版次时间更改内容流程负责部门审核批准1.02010年11月设立制度合肥冰压工厂财务部 徐晓明1.12011年6月新ERP上线，相关票据变更合肥冰压工厂财务部2、总则(目的&适用范围)2.1为进一步规范物料收发流程操作，加强帐实管理，确保物料收发安全并适应生产管理的需要，特制定本办法。2.2本办法适用于合肥冰压工厂在生产环节材料收发过程中的单据传递及归档。3、单据的相关定义3.1单据是指在相关业务事项发生或者完成时填写的，能够用来证明相关业务事项发生或完成、明确责任并据以进行业务处理的书面证明，目前生产环节涉及库存账务处理的单据包括送货单、AMC.进货不良退仓单、AMC.不合格品退仓单、AMC.不合格品(铸件不良)退仓单、广东美的制冷集团压缩机事业部AMC拉式退料单、广东美的制冷集团压缩机事业部AMC拉式领料单、物料不良通知单、车间发料汇总单、AMC.合格品退仓单、MO票、质量问题信息反馈表、报废分解单、日报废不良统计单、完工日报表、材料杂（出、入）单、成品杂（出、入）单、现品票、成品、返回品内部借返单。3.2单据的传递是指从单据的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。3.3单据的保管是指单据传递结束后的整理、装订、归档和存查工作。4、单据的填写与审核4.1单据必须用蓝色或黑色的钢笔、圆珠笔或签字笔填写，用铅笔填写的视为无效。用正楷字体，清晰工整填写单据，原则上不得涂改、涂抹。4.2相关审核、审批人员，必须认真核实单据上所列信息的真实性和准确性。主要审核单据的真伪、日期、编码、物料、数量、用途、备注、签名等关键信息是否完整准确。 4.3任何人均不得弄虚作假、仿冒他人笔迹进行签名。不得通过涂改、挖补等手段，篡改单据上的任何信息。4.4对单据填写不符合规范、信息填写错误、审批流程错误、字迹难以辨识的，被油污染的，单据审批人和下游业务经办人，有权退回给上游业务经办人员，并要求修正错误、重开单据。5、单据的使用规范5.1材料仓库收料单据使用规范5.1.1对所有到货物料，材料仓库须根据供应商打印的送货单核对订单号、数量、物料编码、图号等关键信息，并确认单据和实物相符后方能凭记账联对到货进行入库，并将送货单的报检联交品质部报检。5.1.2合肥美的采购中心的大宗原材料用标准接收，此类单据需要提供采购订单号，根据采购订单做接收入库；其他物料仓库记账员根据经收货员签字的送货单的记账联，对照供应商列表区分是否寄售，按条形码做接收入库事务处理。5.1.3入库物料需标示清楚未检品，并和检验合格物料分别摆放，未经检验严禁投入生产。检验完成后，不合格的材料仓凭（受入品质）检测人员签字判退货的送货单报检联对其做退供应商事务处理，并存档单据。检验合格的，仓库对实物做检验合格标识。5.1.4将检验员、收料人员签字确认的送货单按照一定规则装订成册存档。5.1.5所有材料仓库收料单据，白班账务员必须在接到单据后30分钟内完成系统事务处理；晚班单据，必需在第二天早上10点前完成系统事务处理。5.2材料仓库退供应商单据使用规范5.2.1材料仓根据（受入品质）检测人员签字判定退货的送货单报检联及（受入品质）检测人员判定的由车间返回的物料不良通知单，在系统做退供应商事务处理，记账联留仓库存档，并将供应商留存联同实物一起交还给供应商。5.2.2材料仓账面退仓的同时，根据（受入品质）检测人员签字判定退货的送货单报检联及（受入品质）检测人员判定的由车间返回的物料不良通知单分别打印AMC.进货不良通知单、AMC.不合格品退仓单、AMC.不合格品（铸件不良）退仓单一式三联，退供应商时由经办物管员、厂商单位经手人签名确认，记账联留仓库同物料不良通知单一起存档，放行联用于供应商出门放行。5.2.3所有材料仓库退供应商交易，账务员必须在接到单据30分钟内完成系统事务处理。5.3车间领料单据使用规范：5.3.1车间物流根据主计划分解的各自车间的生产计划，打印广东美的制冷集团压缩机事业部AMC拉式领料单一式两联，仓库根据广东美的制冷集团压缩机事业部AMC拉式领料单进行发料，并按实际发放数量填写实发数量，由收发料双方签字确认后，一联留仓库记账存档，一联由物流组交车间事务员用于账务核对。5.3.2（生管）打票员根据主计划打印MO票给各车间，领料车间根据实际生产任务，取相应任务的MO票和发料车间物流交接，进行领料，双方核对实物和单据无误后，签字确认。其中记账联留发料车间物流组，按任务号汇总车间发料汇总单，汇总单由发料车间事务员与收料车间事务员核对无误后签字确认，并进行系统账务处理。5.3.3所有车间领料单据，车间账务员必须在实际业务发生的第二天AM12:00前完成系统事务处理(周一PM15:00前完成)。5.4车间退货单据使用规范5.4.1车间良品退仓库或上游车间。当车间领料超过所需用料时，退料车间物流组填写广东美的制冷集团压缩机事业部AMC拉式退料单或MO票给仓库或退料接收车间，单据经车间物流组长和仓库管理员签字确认后，仓库或退料接收车间事务员凭记账联记账并存档。5.4.2车间不良品退仓库。车间填写物料不良通知单一式五联，注明不良判定原因，经品保确认后，单据一联物流留存，一联交受入品质，一联交车间账务员，另两联单据和实物一同交给仓库，仓库物管员确认后，对不良品按供应商存放，并将单据仓库留存联交仓库帐务员记账冲减领料并存档单据。部品区物料全检后判定材料不良的，先由部品区账务员做精加工品报废，再由材料仓账务员记账冲减领料数量。5.4.3车间不良品退上游车间。发现车间填列质量问题信息反馈表和实物一同交检查室，经检查室判定为上游车间不良责任后，由检查室检查员、作业长签字后将实物退给上游车间物流，同时将质量问题信息反馈表交给上游车间事务员用库存事务处理“移库调整”做接收，实物由上游车间进行返修或办理在库报废。5.4.4所有车间退货单据，车间账务员必须在实际业务发生的第二天AM12:00前完成系统事务处理(周一PM15:00前完成)。5.5车间报废单据使用规范5.5.1部品模块和电机模块在生产过程中产生的不良品，须由当班作业员和当班作业长确认，经（过程品质）检测人员签字确认后，将不良信息汇总至完工日报表和报废分解单（部品模块）、日报废不良统计单（电机模块），作业长签字确认交车间事务记账并存档。5.5.2装配模块在生产过程中发现的不良品，须由当班作业员填写待处理品票与实物一同放在待处理品放置区，由装配科分解室定时定置收集、检验、判定。若待处理品判定性能不良需要报废，则由再捡室根据待处理品票和实物分解结果，填写分解记录表。报表须填写内容包括不良项目、分解结果、责任班组、处理结果等关键信息。装配模块数据录入员凭分解记录表汇总的不良报废统计表记账并存档报表。5.5.3所有车间报废单据，车间账务员必须在实际业务发生的第二天PM15:00前完成系统事务处理。5.6车间任务完工单据使用规范5.6.1各车间各工序根据车间任务分解的MO票进行生产，并及时填写完成的MO票和完工日报表，下班前生产线将MO票和完工日报表收集整理完毕，经作业长或骨干确认后，交车间统计员记账并存档单据。5.6.2装配模块完工下线的压缩机成品，经装箱、包装后，打印装箱单。装箱单一式三联，需打印2份，共六联，其中下线组和成品仓各留一联存档备查，其他四联随实物张贴。5.6.3装配模块根据完工下线的任务，核对任务对应的装箱单和下线的成品后，手工开具现品票。现品票一式三联，下线组一联存档，一联交装配模块事务员做成品完工，另外一联随实物发往成品仓。成品仓物管员核对实物、现品票、装箱单上的信息全部一致，确认并登记成品台帐后，将现品票交给成品仓记账员，做成品移库事务处理并存档单据。5.6.4所有车间任务完工单据，车间账务员必须在实际业务发生的第二天AM12:00前完成系统事务处理(周一PM15:00前完成)。5.7营销公司成品发货单据使用规范5.7.1成品仓出货监督根据营销管理在系统中下达的销售计划，安排出货。5.7.2货车司机凭运输公司及营销管理盖章并签字确认的业务委托书到成品仓提货，成品仓对业务委托书和系统计划核对无误后，安排装货、扫码、打印出货单，出货单由货车司机签收后，一联交成品仓记账员记账并存档，一联交冰压工厂销售会计做销售发票的凭证。5.7.3成品仓填写送货单（送货单按不同客户要求分别对待，美的客户必须有送货单）并连同出货单一同交给运输公司，运输公司将实物送到客户处后，必须要求客户对出货单和送货单签收并将回执送回成品仓库，以此做为营销公司日后运费结算的凭证。5.7.4成品仓登记出货明细表并监控出货单和送货单的返回情况，按月装订出货单和送货单，装订时，一份出货单对应一份送货单。对于没有返回的出货单和送货单，必须在出货明细中标示清楚。5.7.5所有成品出货单据必须在实际业务发生后3小时内完成系统事务处理。5.7.6销售样机：打印PDM审批通过的流程单据样机杂出单，发货确认后将一、二两联交成品仓记账员进行账务处理（AM.压缩机送样）并存档，一式六联，分别为：仓库存、财务存、保安存、其他联次随货同行。5.8其他业务单据使用规范5.8.1附件出库单：按照营销公司出货指示书，生成附件出库清单建议数量，由仓管员实际分发后，签字交由成品仓记账员进行账务处理，交销售会计结算。附件出库单与出货单一一对应。5.8.2返修材料领用：生管部门下达返修计划，装配模块依据该返修任务需要领用的材料填写材料杂（出、入）单，经财务部门审核后领料，发料科室将此交事务员进行账务处理（AM.返修材料领用），并存档。5.8.3品质部、技术部、制造技术科领料（AM.品质检测领料/ AM.技术部领料/ AM.制造技术科领料）。5.8.4 a.成品领用：领用部门填写成品杂（出、入）单，经财务审核后，去成品仓领料，仓管员发出确认后将一、二两联交成品仓记账员进行账务处理并存档；b.调样部品领用：由领用部门填写材料杂（出、入）单，材料仓凭调样流程发料后交记账员进行账务处理并存档；c.车间材料领用（不含批量大宗材料）：由需求部门填写材料杂（出、入）单，（技术部、制造技术部、品质检测领料必须在单据上注明项目编号），车间物流确认后发料，交车间事务员进行账务处理并存档（如领料人未开具单据或开具单据信息不全，发料人员应拒绝发料或要求领料人员重新开具票据）；d.仓库材料领用：由需求部门填写材料杂（出、入）单，仓库确认后（大宗材料或数量超过500件，需由财务部签字确认），材料仓发料并交记账员进行账务处理、存档。5.8.5编码转换(AM.编码转换):车间物流或仓库按生管下发的指示书或联络书等其他依据，填写材料杂（出、入）单，经财务审核后，交记账员进行账务处理、存档。5.8.6材料销售（AM.材料销售）：材料仓凭财务审核后的材料销售审批单打印材料销售单，发货确认后，交记账员进行移库账务操作（转入相应发出材料货位仓）；月末销售会计核对后进行开票结算、并杂项发出已结算材料数量。5.8.7所有杂项事务处理单据，车间账务员必须在实际业务发生的第二天PM15:00前完成系统事务处理。6、归档要求6.1每月10日前遵循连贯性规律、按单据类别完成上月单据整理归档。6.2所有归档单据必须是已定稿的原件，并且单据齐全、准确，不能缺版少页。6.3具有长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。6.4必须严格遵循单据保管期限，按一定的规则和顺序装订成册进行存档。6.5保管期限：6.5.1材料仓对供应商收发料单据、检验单据，保存期限为10年。6.5.2材料仓对车间内部收发料单据，保存期限为1年。6.5.3车间收发料单据保存期限为1年。6.5.4车间报废等杂项事项事务处理单据保存期限为5年。6.5.5车间完工日报表、现品票保存期限为1年。6.5.6装箱单保存期限为6个月。 6.5.7成品仓出货单保存期限为10年。 6.5.8成品仓其他不涉及客户的出入库单据保存期限为1年。6.6对已超过保管期限，需要销毁的单据，要车间主任或仓库主管鉴定并批准后，编制单据销毁清单，清单内容应列明被销毁单据的主要明细类别、文件名称、形成时期、保管期限等内容，并报财务部备案，未经鉴定及批准，不