Excel在班级成绩管理中应用方法.doc

对于教师来说每次考试后整理学生成绩都不是一件轻松的事情。通常收回的学生试卷并不可能按已有成绩表中的顺序排列，因此每次用Excel输入成绩前都得先把试卷按记录表中的顺序进行整理排列，之后才能顺次输入，这自然是很麻烦的。实际上最快速的录入方法应该是按试卷的顺序在Excel中逐个输入学号和分数，由电脑按学号把成绩填入成绩表相应学生的记录行中。在Excel中实现这个要求并不难。 首先我们得有一张Excel成绩记录表，然后在成绩记录表侧增加四列(J：N)，并输入列标题(图1)。1.表格设置选中Excel表格的J1，单击菜单“数据/有效性”，在“设置”选项卡中单击“允许”的下拉列表选择“序列”，在“来源”中输入=$C$1:$H$1。选中K列右击选择“设置单元格格式”，在“设置单元格格式”窗口“数字”选项卡的“分类”中选中“文本”，确定设置为文本格式。2.输入公式选中J2输入公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2，L:M，2，FALSE)，VLOOKUP(A2，L:M，2，FALSE)，按A2的学号在L:M查找并显示相应的分数，如果没找到出现错误则显示为空。在Excel表格的L2输入公式=VALUE(2007&LEFT(K2，3)，提取K2数据左起三位数并在前面加上2007，然后转换成数值。由于同班学生学号前面部分一般都是相同的，为了加快输入速度我们不需要全部输入，只要输入学号的最后三位数即可，然后L2公式就会自动为提取的数字加上学号前相同的部分“2007”显示完整学号。接着在M2输入公式=VALUE(MID(K2，4，3)，提取Excel表格的K2数据从第4位以后的3个数字(即分数)并转成数值。最后选中J2：L2单元格区域，拖动其填充柄向下复制填充出与学生记录相同的行数(图2)。注：Excel的VALUE函数用于将提取的文本转成数值。如果学号中有阿拉伯数字以外的字符，如2007-001或LS2007001，则学号就不再是数字格式而变成文本格式了，此时L2的公式就不必再转成数值了，应该改成=2007&LEFT(K2，3)，否则会出错。3.防止重复选中Excel表格的K列单击菜单“格式/条件格式”，在“条件格式”窗口的条件1的下拉列表中选择“公式”并输入公式=L1=2007，不进行格式设置。然后单击“添加”按钮，添加条件2，设置公式为=COUNTIF(L:L，L1)1，单击后面的“格式”按钮，在格式窗口的“图案”选项卡中设置底纹为红色，确定完成设置(图3)。这样，当在Excel表格的L列中出现两个相同学号时，就会变成红色显示。按前面的公式设置，当K列为空时L列将显示为“2007”，因此前面条件1的当L1=2007时不设置格式，就是为了避开这个重复。4.录入成绩需要输入成绩时，先单击Excel表格的J1后的下拉按钮，从下拉列表中选择要输入的列标题(如：期中)，再选中K1输入第一个学生的学号和成绩00159，回车，后面的L1、M1就会显示学生的学号2007001、分数59，同时分数会自动填写到学号为2007001行的J列单元格。继续输入第二个学生学号分数008112，回车，如此重复即可完成全部学生的成绩录入。在输入时如果学号出现重复，则输入的单元格和与其重复的单元格会同时以红色显示，提醒你输入可能出错了(图4)。由于Excel表格的学号和成绩是按试卷顺序输入的，因此可以很方便地查出到底哪一个输入值是错误的。全部输入完成后，只要选中J列进行复制，再选中保存“期中”成绩的E列，右击选择“选择性粘贴”，在弹出的窗口中单击选中“数值”选项，确定即可把J列显示的成绩以数值方式粘贴到E列。 这样，只要顺次在Excel表格中输入学号分数后回车就可以轻松完成成绩录入。至于新增用于输入的J：M列内容，平时不需要录入成绩时可选中J：M列右击选择“隐藏”将其隐藏起来。等需要时再拖动选中I：N列右击选择“取消隐藏”即可恢复。当然你也可以一开始就把这4列的内容建立保存在其他Excel工作表中，那就可以完全不影响原表了，不过笔者认为还是放在同一表中会比较直观。如何使用Excel对学生成绩进行排名实现同成绩同名次 学生成绩的分析离不开每次测试后对学生成绩的排名次，然而我們使用EXCEL的中“数据”菜单中的排序，却无法自动实现同成绩同名次，只能靠手动去完成。那么EXCEL能否自动实现同成绩同名词的排序工作呢？下面给大家介绍EXCEL的“RANK（）”函数，它将为我们轻松解决这个问题。首先确定排序的学科或总分等然后在其面插入一列输入“名次“。如下表：其次选中所要排序的那列数据插入的列的第一个空格（名次下面的那格）如图中“D2”或”G2”点击工具栏上的fx函数分类全部函数名“RANK”出现如图对话框。对上面语文A排序，点击下图的第一个提示框“Number”然后点击成绩“C2”，再点击下图的第二个提示框“Ref”， 再点击成绩“C2”然后按住鼠标左键直接往下拖到“C18”。在提示框“Ref”中C和2、C和18之间输入“$”符号，然后点确定，这时第一个学生的语文A名次就自动生成了。最后把鼠标放在自动生成的名次上，点击鼠标左键，当左下角出现“”的时候按住鼠标左键往下拉，至最后一个学生这样排序不需要选中整个表格数据。一、用excel对学生成绩排序，先选中数据区域，排序，填充自动排名，再改动同分数的名次，太繁琐了！其实，在EXCEL中有个很好的自动排名函数RANK！二、RANK函数返回一个数字在数字列表中的排位。数字的排位是其大小与列表中其他值的比值（如果列表已排过序，则数字的排位就是它当前的位置）。语法 RANK(number,ref,order) Number 为需要找到排位的数字。 Ref 为数字列表数组或对数字列表的引用。Ref 中的非数值型参数将被忽略。 Order 为一数字，指明排位的方式。 如果 order 为 0（零）或省略，Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照降序排列的列表。 如果 order 不为零，Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照升序排列的列表。三、示例： 成绩统计过程中经常要对学生成绩进行排名，如果使用rank函数，就很简单了： 如，在C2单元格中输入公式=RANK(B2,B:B,0)，表示：求B2在B列（B:B）中按降序（0）的排名。确认后即可得出B2单元格中的成绩在B列成绩中的排名结果。【也可以直接插入分f（x）函数，选择rank，再在Number 选中B2，在Ref 选中B