低耗品办公品管理办法(I).doc

一、目 的为规范公司非生产性低耗品、办公用品、生产性低耗品的采购与使用，使之既满足各部门人员工作需要又能杜绝铺张浪费，节约成本，特制定本办法。二、适用范围公司所有非生产性低耗品、办公用品、生产性低耗品的采购和使用管理。三、管理部门非生产性低耗品、办公用品由行政人事部统一订购、管理和发放；生产性低耗品由生产部负责申购、管理和发放，由采购部购买。四、日常管理1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、文件柜、电话机、电脑、打印机、复印机等，同时遵守固定资产管理制度。2、办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、笔类、打孔机等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。3、公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。4、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要关闭电脑、复印机、打印机、饮水机、空调、风扇等，检查其他设备电源，保证安全。5、生产性低耗品（电烙铁、烙铁头、设备配件、工装夹具等），由车间保管员进行管理并按要求登记发放，如未按要求执行，造成账目和实物不相符合，由其保管员承担责任。6、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备、生产性工具带出办公地点。五、采购管理1、办公室所有非生产性低耗品、办公用品的采购工作，统一由行政人事部统一订购，并通知供应商配送。2、生产性低耗品，由生产部自行申购，采购部实施购买。3、各部门应于每月25日前根据工作需要编制下月的非生产性低耗品、办公用品需求计划，并交行政人事部审核，由行政人事部文员统计其物品采购需求量，进行统一订购，具体物品发放依据实际采购情况而定。4、非生产性低耗品、办公用品、生产性低耗品采购流程：A、非生产性低耗品、办公用品采购：各部门填写采购申请单行政人事部审核常务副总经理批准行政人事部订购。B、生产性低耗品采购：申购部门填写采购申请单部门经理审核常务副总经理批准采购部实施采购。C、非生产性低耗品、办公用品、生产性低耗品当确认库存无可用或可替代的物品后，填写采购申请单按照规定权限办理审批，行政人事部和采购部按权责分配实施购买。D、得到采购批准签字后，非生产性低耗品、办公用品由行政人事部统一订购，由供应商实配送入库；行政人事部文员进行验收完毕后签字确认，即可在财务部核销账目。E、生产性低耗品由采购部购买，采购员按要求将物品入到仓库，仓管员予以验收并签名确认，即可在财务部核销账目。F、大件物品（固定设备或仪器等）则需经过询价、议价、确定、采购、入库、发放程序，购买后凭签字签呈核销费用。H、行政人事部文员将物品发放给所需部门，由所需部门开据领料单；车间保管员发放生产性低耗品也要有发放记录明细。G、相关领导按规定进行批准权限审签，后由财务部核销费用。5、 各部门若需采购临时急用的非生产性低耗品、办公用品或生产性低耗品，由部门主管填写采购申请单，并在备注栏内注明急需采购的原因，常务副总经理批准，后由采购部实施采购任务。6、对单价在200元以下，总价格在2000元以下物品的采购，由常务副总经理批准；超过2000元以上的物品，须由总经理批准。六、用品入库1、非生产性低耗、品办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由行政人事部文员登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。（生产性低耗品由仓管员负责）2、非生产性低耗、品办公用品发票应由行政人事部文员签字确认入库后，方可报销。（生产性低耗品由仓管员签字）3、非生产性低耗品非生产性低耗、品办公用品由行政人事部文员办理登记入库；生产性低耗品由仓管员入库后和车间保管员进行物品移交，必须填写领料单。行政人事部文员或车间保管员要建立物品管理台帐，做到收、发有记录，手续齐全。4、行政人事部文员或车间保管员须对非生产性低耗品、办公用品、生产性低耗品做到分类存放，码放整齐，整洁有序。七、非生产性低耗品、办公品、生产性低耗品的领用1、一般非生产性低耗品、办公用品的发放，由行政人事部文员在登记好物品领用登记表后，直接发放给使用部门或个人（非消耗办公用品的发放标准为每人1件）。2、生产性低耗品的发放，由车间保管员登记好物品领用登记表后，直接发放给使用单位或个人。 3、领取时，领取人须在物品领取登记表上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取非库存、专门采购的办公用品时，领取人须在购物发票上签字。4、员工领用单价在100元以上的物品，须经部门主管核准同意。5、领取的水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨盒、涂改液等办公用品重新领用时应以旧换新。 6、非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、打孔机等)应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。 7、特殊办公用品的发放，应由行政人事部指定专人负责，经使用部门办理有关领用手续后，交使用部门具体使用和管理。 8、生产性低耗品由车间保管员按以上同样的程序登记发放，电烙铁、烙铁头、设备配件、工装夹具等必须以旧换新。 9、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。 10、行政人事部文员和车间保管员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则有权拒付。 11、非生产性低耗品、办公用品的领用时间为每周三下午，除特殊情况外，其他时间不予发放。八、办公品的保管1、非生产性低耗品、办公用品由行政人事部文员统一保管。2、生产性低耗品由生产部保管员统一保管。3、 库存非生产性低耗品、办公用品和生产低耗品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的非生产性低耗品、办公用品、生产性低耗品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。4、批量购入的非生产性低耗品、办公用品和生产低耗品应即时入库存储，采购员和行政人事部文员和仓库保管员要搞好验收交接，仓管员同时要做好和车间保管员的移交工作；确认物品的名称、规格、单价和数量，并签字。5、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由行政人事部统一保管，及时回收，修旧利废，充分利用，并做好相关记录。6、月底进行非生产性低耗品非生产性低耗品、办公用品和生产性低耗品的库存盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。九、非生产性低耗品、办公用品和生产性低耗品的使用 1、使用非生产性低耗品、办公用品和生产低耗品应以有节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省，努力降低办公成本。 2、非生产性低耗品、办公用品和生产低耗品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。 3、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。 4、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。 5、印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。 6、对于高档耐用办公用品，各部门之间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。十、用品转移1、员工离职时应依物品领用登记表所领物品一并退回（消耗品除外），填写物品移交清单，由接收人或行政人事部接收，离职员工签字确认。2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经行政人事部办理登记手续后，方可执行。十一、物品维修1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门知会行政人事部安排维修。 2、行政人事部若发现用品为人为故障，应追究使用人或相关部门的责任。3、如无法维修，可联系供应商或外部维修机构进行维修。4、维修经行政人事部和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由行政人事部按规定报销。5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，提出上面报废申请并说明情况，由行政人事部进行处理或更换。十二、奖罚细则1、非消耗办公品造成遗失或损坏或未以旧新，再次领取按超领计算，自行承担超领物品成本。2、物品保管员未按规定予以登记发放物品或未依规定要求领取人以旧换新，一次罚款10元。3、造成办公设备损坏或遗失的，由其部门或责任人承担赔偿责任。4、对纸张等再生资源可再次利用的，造成浪费，一次罚款10元。5、对办公电脑、打印机、复印机、饮水机、电源下班不及时关闭，造成资源浪费的，一次罚款1