实施流程及方案.doc

益初企业管理软件项目实施流程一、实施流程概述1.初次调研：主要的目的就是益初软件提供商的实施顾问人员能够对企业各个部门的业务流程初步了解，能收集到各个部门业务流的所有单据，和各个部门人员的认识，了解他们对益初软件的认识和期望，以便制订工作计划。2.系统培训：主要的目的就是能够让企业所有人员认识到什么是益初软件，并在企业中应用益初软件系统能给企业带来如何的效益，另外就是益初软件的各个系统的功能培训。3.流程拟定：主要的目的是实施顾问人员根据自己对该企业的了解结合自己或所在公司对企业所在行业的累积经验，结合益初软件拟定出一个符合企业需求的业务流程，能在系统中得到合理的体现；这是一个非常重要的阶段，一个企业的管理能否从此通过益初软件得到提升，流程能否更完善，就需要这个流程拟定了。4.编码原则：主要的目的是企业能在实施顾问人员的指导下，制定企业应用益初软件的基本原则，其中包括商品的编码原则、供应商、客户的编码原则、产品结构（包括BOM架阶）的分阶建立等。5.资料收集：主要的目的是企业的人员在熟悉了各项编码原则的基础上，收集企业应用益初软件管理所需要的基本资料，包括商品资料、供应商、客户、部门、人员等收集。6.流程测试：主要的目的是企业的人员测试流程拟定的合理性，并使用企业实际的业务流程来测试益初系统的功能完善性，和操作的方便性。7.期初导入： 主要的目的是搜集益初系统上线的期初数据，并在实施顾问人员的指导下录入益初系统，为企业正式应用益初系统奠定夯实的基础。8.上线辅导：主要的目的是将企业的实际业务数据在益初系统中处理，一般在系统上线的第一、二个月的时间里面，有必要的又模式进行，以防企业人员在上线期初操作不熟练所造成错误。9.月结辅导：主要的目的是在应用系统一个自然月后，通过益初软件系统来跑出企业管理所需要的各种报表、检验报表的完善性，数据的准确性。当然，一个企业中要成功实施一个益初软件管理系统，单纯的以上九个步骤是远远不够的，益初的实施是一个非常规范的过程，所以，我们在这里将这过程分作为两大块。 一、以实施文档全面贯穿实施过程：作为实施顾问人员，在实旋的过程中，应将各种标准的实施文档提交给企业，以确保益初软件实施项目的质量进行，也就是说，顾问与企业之间的工作与文档的制作息息相关，可见文档在实施进程中的重要性非同一般。那么，文档到底对整个实施工作有怎样的作用呢？首先，我们大致将益初实施中的文档作为一个分类：? 分阶段实施计划文档? 分阶段目标设置文档? 标准业务流程文档? 标准编码、标准数据文档? 标准参数设置文档? 功能操作指南文档这些文档将会伴随着益初实施的各个阶段逐渐充实、完善；也同时记载了整个实施的过程和成果；那好，现在我们来分析一下这些文档的价值所在：1.书面化的文档有助于实施人员与企业人员明确了解各自的职责，信息互通，共同把握实施过程的节奏。2.标准业务流程文更有助于双方明晰业务流程，有效配合业务流程的重组和优化。3.标准编码、数据文档及标准参数设置文档是实施中不可缺少的基础资料，可有效减少重复工作，避免对正常工作的影响。4.功能操作指南文档可帮助最终用户规范化操作，加强培训效果。前面我们曾经提到，益初的软件实施工作可能时间不定，在这个时间跨度中，企业在最初实施益初软件管理时确定的益初软件项目的人员，也许难免要发生一些变化，那么，在发生变化时，益初实施文档就可以承担起指导双方快速工作的标准文档的作用；还有，当实施完成后，企业的运行过程将是更漫长的过程，那么实施的标准文档就将成为企业实施信息化的公共载体了，成这指导企业后续工作的航标，和企业在后续人员培训方面提供详尽的素材。二、培训全面贯穿实施过程：在益初软件实施的过程中，培训始终是作为一条主线的，具体点说吧，在系统实施过程中，培训对象包括以下四类：企业领导层、核心小组(项目负责人)、技术小组、最终用户(具体点就是谁使用，谁培训)1.企业领导层培训，对高层的培训主要是益初管理理念的培训，通常会由益初软件提供商安排较资深顾问师对企业领导层进行益初管理思想的培训，使得企业领导层能够从总体上理解益初系统的理念、流程和功能。2.核心小组（包括项目负责人、部门经理、门店店长、收银员等）的培训，对於这一类的培训内容包括益初系统的管理思想概念、益初系统的具体功能操作以及益初系统各种报表的应用。3.技术小组培训，技术小组的成员主要包括参与益初系统及相关Database和网络安装、设置及管理的信息部门成员。培训的主要目标是提供益初系统的设计结构，各个模块的关联关系与数据库结构，系统问题处理等。4.最终用户培训，培训目的是使用户了解益初软件系统使用后新的业务前景、目标以及带来的好处，使用户能清楚的了解到益初软件是什么，怎样通过它提高个人及整体的业务表现，使用户发觉其工作内容的变化及益初软件将如何融入其日常工作。同时向用户提供从现状到未来迁移过程中通用的术语，提导用户如何使用益初软件完成其工作。益初软件的实施过程中的培训作为实施的一条主线，既体现了益初软件实施很高的附加值，又充分体现了益初实施过程中的知识转移。把益初软件从半成品到成品的过程实质就是知识转移的过程，其中包含企业的管理诊断，实施战略的选择，业务流程的设定，对企业需求的恰到好处的分析。上述中，企业信息化是一个长期的过程，在这个过程中，成熟完善的益初软件管理系统是信息化成功的前提，严谨科学的实施方式是保证益初软件成功上线的关键。 二、实施流程介绍（一）系统安装、数据准备初始化阶段进行系统的软硬件环境建设，搭建系统可运行环境，同时益初实施顾问和项目负责人感谢贵公司对我公司的信任和支持，结合我们在珠宝界有多年的实战经验，遵循科学合理的方针制定一套完整的实施流程。为了保证系统实施成功的可靠性，双方有必要遵循以下的实施流程和明确各流程阶段的任务目标。 在双祺珠宝企业管理软件实施计划中，按照双祺珠宝企业管理软件项目实施的标准分为7步实施细节，针对每个部分的实施要求和标准如下（二）项目计划阶段在项目计划阶段，主要重点确立双方的合作关系，遵循双方互利平等的原则，双方签定软件合同；明确相关人员的责任和工作内容，对关于项目实施的流程进行日期确定。 （三）系统调研咨询和业务流程拟定阶段深入调研企业的业务流程，分析现有流程问题，并对现有业务流程进行优化，在标准流程模板上完成业务部门的各种作业流程制作，对系统确实不能符合流程需要的部分进行二次开发。项目小组进行沟通，详细的了解现在的管理现状，解答各级主管对系统的疑虑，结合项目小组的建议制定初始化系统方案，初始化系统方案包含规范商品、人员、客户资料、供应商资料、业务资料、基础资料等信息的编码标准，并对系统做初始化。（四）培训阶段良好的培训可以促进项目的顺利进行，同时可帮助企业建立一支技术过硬的操作和维护队伍、实现技术的转移、保证系统顺利建设并长期稳定的良好运转。益初对企业的培训包括授课培训和现场培训。授课培训是较为系统的理论学习，提供完备的学习资料，使大家在形式上有一种管理思想的变革，同时根据不同课程辅以相关的实际操作。现场培训是实施顾问在项目实施期间，给企业的操作人员一对一的操作培训，真正使操作人员完全彻底的掌握业务操作，提高实际的工作效率，把实际的业务操作流程深入到软件中固化操作流程，对操作过程中产生的问题随即解答。益初项目实施的培训对象一般分为三个级别：企业领导层、核心小组及终端操作者。同时，对相关的基本信息（包括商品、人员、客户、供应商等等）进行编码原则制定，确定编码的唯一性。（五）模拟上线阶段将前一阶段搜集整理的基本资料输入系统，使用真实的数据进行系统的上线仿真模拟。在模拟上线阶段，操作人员充分去体现软件功能的实现，有问题及时反馈给实施顾问，然后组织项目小组对遇到的问题进行讨论并确定解决方案。（六）正式上线阶段进行初期余额的导入动作，对导入的数据进行检查审核，在认为正确无误后，正式上线运行。实施顾问在场服务，对系统运行中出现的问题和操作用户提出的问题当场解决。（七）效益评估与结案阶段的评估标准查看系统数据是否准确，评定系统运行的效率，系统运行的评估标准和益初管理系统在企业的应用目标以下面的描述为基准。1.商品编码管理实施规化益初软件后，能对商品编码方式进行自由定义，对商品编码进行科学分类，做到了商品编码的唯一性，系统能自动生成商品编码和名称，极大地减少了商品编码工作量，提高了工作效率。7.人力资源人事考勤、其他费用、工资系统有机地结合起来，做到了数据完全共享，薪资系统能根据用户需求自动灵活定义薪资项目、计算公式，提供了薪资计算的灵活性、准确性，使月工资报表能准确及时地提交公司主管。8、财务管理在该部分的规划设计中，我们尽可能调动系统的资源，大量的数据调用、报表生成全部由系统自动完成，减少财务人员输入资料的数据量和时间，实现财务业务一体化，特有的双祺方式下的结算方式，使财务系统操作方面力求简单实用、灵活，让作业人员有更多的时间核对商品资料，确保数据的准确性、一致性。益初管理软件操作流程一、系统流程图：入库单修改商品入库销售退货审核销售退货进货退货进货退货审核商品库存情况库存总帐商品报损商品调拔库存调价库存单据审核商品盘点零售记帐销售单修改后台批发(销售开单)销售单审核零售日结前台零售入库审核开启帐套录入期初库存录入基本资料建立帐套开始二、系统流程介绍1、建立帐套:启动软件-帐套管理（连接、新建、引入、备份、恢复删除等）；2、录入基本资料:基本资料(先建分类后建资料);3、录入期初数据:库存期初、应收期初、应付期初、账户期初等；4、启用帐套:系统管理-启用帐套;5、商品入库:采购管理-采购入库;6、采购结算：付款单；7、入库审核记帐:采购管理-采购入库单-审核/记帐;8、前台零售：零售参数设置-零售开单；9、零售日结记帐：零售管理-零售单据日结记帐；10、后台批发（销售开单）：销售管理-销售开单；11、销售单审核记帐：销售管理-销售开单-审核/记帐；12、销售单修改：销售管理-销售开单；13、库存盘点：库存管理-商品盘点；14、商品损耗：库存管理-商品损耗单；15、商品调拔：库存管理-商品调拔；16、商品领用单：库存管理-商品领用单/退领单；17、商品组合单：库存管理-商品组合单；18、商品拆分单：库存管理-商品拆分单；19、其他出库/入库单：库存管理-其他出库/入库单；20、库存调价：库存管理-库存调价；21、财务库存帐本：库存管理-财务库存帐本22、仓库库存报表：库存管理-仓库库存报表23、商品库存情况：仓库管理-商品库存情况；24、经营历程;三、实际操作1、 新建帐套1、 解释账套具体含义，讲解如何连接服务器，新建、删除、备份、恢复账套等2、 登陆日期（提醒客户：开账日期的核实）2、 软件初始化1、 管理员密码的修改向用户讲解如何设置、修改管理员密码，设置密码的必要性。2、 如果用户有多人操作，需要向多人授权时l 讲解如何在基本信息中添加内部职员，如何在系统维护中将内部职员设置为操作员，如何设置操作员密码，操作员不具备修改密码的权限；l 讲解操作员如何登陆，如何设置操作员权限（操作员的具体权限第一次培训时一般不讲解，如果客户询问再讲。）3、 录入基本信息：讲解如何添加、分类与删除基本信息对于库存商品，询问客户是否需要多单位、及预设售价管理，如需要则讲解，如不需要则跳过。4、 期初建账：讲解如何录入期初账务数据（库存商品、应收应付是重点，库存商品要 根据用户的管理需要，看是否需要进行批次管理）5、 开账（提醒用户一定要确认数据的正确性，避免因数据录入错误，导致不必要的麻烦。）3、进货管理1、 讲解采购入库单的使用，演示入库单的录入和保存。l 此时需要讲解开单的作用；l 需要演示单据记帐后产生的数据变化。往来账：进货未付款，应付账款增加，需向用户演示“应付款总帐应付款明细帐采购入库单。“应付对账”，让用户了解如何操作与供应商的对帐。库存：进货单记帐，库存增加，需向用户演示“入帐（在进货管理图形界面直接点击入帐图标）”，再点库存情况表表，让用户了解入库单记帐前后的账本变化及了解保存草稿、审核、和记帐的概念及区别。现金银行：如果用户使用现金或银行存款付款，则演示现金银行的变化。2、 讲解如何查询进货单，进货单的修改及删除3、 讲解付款单录入进货单时，如果是货到款未付，则需要在以后进行付款，付款时采用“付款单”。向用户演示如何录入保存付款单。然后，演示付款单过账后，应付账款发生的变化。4、 讲解退货单的使用5、 向用户演示“自动补货单”、“进货单统计”、“进货退货单统计”（这期间用户一般会提问，询问一些统计是否可以实现，培训人员应随机应变。）4、销售管理销售单的讲解顺序与进货单基本相同。1、 讲解销售单的调用、录入与保存，单据上的优惠金额的含义2、 讲解销售单过账后，引起的数据变化l 应收款总帐应收款明细销售单据。l 库存“库存状况表”l 销售收入的查询（调阅销售汇总表）。3、 讲解收款单的作用，讲解收款单的调用、录入与保存。4、 销售退货单的使用，及引起的数据变化。5、 组合销售出库单：如果用户有组装配套件业务，可重点突出讲解该功能。6、 销售单有购销和代销两种，需要分开讲解两种不同的业务模式。与销售相关的查询比较多，用户一般关心成本、利润、利润率的查询。结合自己的知识和经验向用户进行讲解。5、库存管理1、 讲解调拨单的功能和用法2、 讲解商品调价单的功能（主要是调账用）3、 询问用户是否有简单的生产加工业务，如有则讲解商品组合单及商品拆分单的设置及操作。4、 损耗单的功能及用法5、 盘点盈亏的演示6、 库存上下限报警演示7、 库存的查询：单个仓库、全部仓库、各仓库分布状况6、账务管理1、 费用单的使用2、 费用的查询3、 现金银行的调阅4、 营业外收入的使用5、 营业外收入的查询7、月末结帐月末结帐：讲解其意义和具体操作即可8、数据备份与恢复1、 数据备份：讲解如何操作即可，及可以设定备份文件的存放路径。2、 数据恢复：讲解如何操作即可3、 自动备份：在帐套管理里的具体的设置9、其他如果用户有需要，还可以讲解单据的审核记账等。但是一次培训切忌内容太多，让用户了解以上八步操作主线最重要。以上八步讲解完成后，再将整个业务流程串联一遍，用户整体理解则可。切忌太多纠缠于细节。如果客户有疑问或特殊需求，一时不能解答，可暂时搁置，求同存异。整体讲解完后再集中讨论，以求保证讲解的连贯性和效率。益初项目实施方案一、 前期数据准备工作1、 .公司硬件、网络解决方案准备一台服务器：用来存储益初系统运行的数据。服务器配置如下：浪潮NP3020(塔式）至强四核X3430(2.4G)/8M/S/4G ECC DDR3/500G/SATA*2/RAID1/1000M*2/DVD/单电源/塔式单路至强四核备注：根据企业的实际情况，建议配备专业化的服务器推荐品牌浪潮。针式打印机（后台单据打印专业）：爱普生24针击打式点阵打印，最高分辨率 360dpi 打印宽度（mm）257 纸张种类单页纸,单页拷贝纸,连续纸(单层纸和多层纸)信封,带标签的连续纸,卷纸 纸张厚度 0.065-0.52mm，自动进纸 字体 汉字(宋,黑),英文字体10种,8种条码字体激光扫描枪：商琦扫描速度：100次/秒，额定工作距离：2.5-600MM，外观尺寸：160.4*67.72*89.67MM，重量：140G，扫描角度：斜角45仰角60USB接口VPN设备服务器端: Vigor最大支持32路VPN通道，支持双WAN口接入（可同时接入移动线路和电信线路），用于服务器放置端VPN设备客户端: Vigor2通道VPN ,支持双WAN口接入（可同时接入移动线路和电信线路），用于门市、分店网络连接使用。网络硬件的要求1、 局域网数据通畅；2、 最好安装Web服务，实现安装程序及相关资料的稳定共享。3、 配备电脑和针式打印机各一台，打印纸企业自定。2提供公司的操作流程图：3提供以下数据资料：1.划分供应商类别；2.划分商品类别； 如可根据商品品牌划分3.整理、收集供应商档案；4.整理、收集商品资料；5.划分客户区域;6.整理、收集客户档案；7.盘点仓库8.设置部门、仓库及业务员的基础信息；9.划分商品类别，整理商品资料。10.设置期初商品库存、应收、应付款资料；四提供以下数据表格：1. .销售订单2. .商品报价单，商品采购订单3. .仓库出入库4. .商品库存盘点单5. .供应商对帐单五提供以下模块操作人员：一、 商品操作员二、 销售订单操作员三、 采购计划单操作员四、 供应商对帐操作员二、 项目前期调研工作1、 了解企业基本情况，收集企业需求l 参与人员：项目实施负责人、项目开发人员l 工作内容：准备好需要调研的内容，收集企业的需求，为制定实施方案与开发方案提供依据；l 工作耗时：1个工作日；2、 整理、讨论、制定实施及开发方案l 参与人员：项目实施小组、项目开发小组l 工作内容：根据前述步骤调研的资料，通过科学分析讨论，制定开行性的实施及开发方案；l 工作耗时：2个工作日；三、 集体组织培训课程安排1、 项目启动课：l 参加对象：全体相关人员；l 培训内容：益初软件理论、原理简介；益初软件业务流程简介；各业务主体在益初软件系统中职责，相关主体在益初软件系统中是怎样配合的；l 培训耗时：1个工作日；2、 基础信息培训l 参加对象：企业管理人员、仓库开单员、订单录入员、收银员、店长；l 培训内容：如何设置权限等；练习商品的编码、销售订单及数据录入。l 培训耗时：3个工作日；3、 商品进销存培训l 参加对象：采购计划员、仓库开单员、收银员、店长；l 培训内容：怎么样在益初软件系统中进行商品控制，商品入库与采购的关联；如何跟踪商品采购进度。l 培训耗时：4个工作日；4、 财务业务培训l 参加对象：财务相关负责人；l 培训内容：如何商品结算，以及与商品的入库、销售、退货的关系。l 培训耗时：2个工作日；5、 报表查询培训l 参加对象：全体相关人员；l 培训内容：如何使用软件查询、利用相关信息。l 培训耗时：1个工作日；四、 初始化基础资料1、 基础设置： l 实施内容：商品、仓库信息等相关参数的设置；l 操作人员：电脑管理员协同相关人员；l 目标效果：常用的信息要基本设置完毕；l 工程耗时：3个工作日；2、 供应商资料：l 实施内容：收集供应商资料，并录入益初软件系统；l 操作人员：采购部门相关人员；l 目标效果：当前所有供应商全部录入益初软件中；l 工程耗时：1个工作日；3、 客户资料l 实施内容：收集客户资料，并录入益初软件系统；l 操作人员：销售部门相关人员；l 目标效果：有业务往来的所有客户全部录入益初软件系统中；l 工程耗时：1个工作日；4、 商品资料：l 实施内容：收集商品资料，并录入益初软件系统；l 操作人员：销售部门相关人员；l 目标效果：常用商品资料的整理、收集，录入益初软件系统；l 工程耗时：7个工作日；五、 业务流程的实施1、 商品出、入库：l 实施内容：商品的出、入库实行电脑开单；l 目标效果：初步实现出入库用电脑开单，杜绝手工开单；l 工程耗时：5个工作日；2、 销售订单：l 实施内容：商品、客户资料的增加、销售订单在益初软件中录入；l 目标效果：销售订单的主要数据信息必须录入；l 工程耗时：5个工作日；3、 商品采购：l 实施内容：订单商品需求的制作，采购订单的制作，采购进度跟踪；l 目标效果：根据销售订单和订单商品需求，根据订单商品需求下采购订单，根据采购订单进行入库；l 工程耗时：3个工作日；4、 财务对帐：l 实施内容：客户、供应商的款项核对，供应商货款的比价，结算的审批；l 目标效果：灵活应用各种查询报表进行比价、货款的审批；l 工程耗时：4个工作日；附件：编 码 方 案编码意义：第一、便于计算机进行检索，第二、能在一定程度上控制一品多名的情况发生，第三、便于微机操作员进行商品的录入，第四、分类码有利于仓库对实物的堆放、收发和盘点，有利于财务部分类核算和分类分析。为此，特定商品编码方案。 总体原则：便于记忆性，体现商品具体性质性，便于核算性，便于微机操作性。总之，要把握好原则性与灵活性的尺度，不要僵化的处理问题。 具体方案：商品编码一般为12位，由商品类型码、大类码和基本名称码三部分组成。可根据客户需求自行商讨决定。益初管理系统人员配备说明部门模块人事配备岗位职责销售部商品资料1人商品及客户资料的建档、接单录入、订单数据的调整客户档案管理销售订单管理销售发货管理1人发退货开单、进度查询销售退货管理订单发货跟踪商品仓库供应商资料1-2人供应商及商品资料的建档、商品出入库(业务量大时可将入库和出库分给2人来操作)商品资料商品期初设置商品入库管理商品退货管理商品出库管理采购部订单商品需求1订单商品需求及采购订单的制作、采购进度的追踪采购订单管理采购进度跟踪生产流转数据计件数据生产进度跟踪成品库存管理财务部客户对账/结算1人客户及供应商对账、回单及应收应付款管理应收款管理回单管理供应商对账单应付款管理工资奖、扣、罚管理1人涉及到工资的各种款项录入、生成工资表及工资条工资表管理人事部人员档案1人人事日常业务处理(即:人员文员作业)人事管理合计1115人 双祺珠宝岗位职责表责任部门岗位名称职责数据处理要求所属模块备注销售部客户档案员1）负责客户编码原则编写，由销售部录入，并保证信息的准确和完整性。销售管理2）负责销售系统付款条件和信用控制参数录入，并保证信息的准确和完整性。3）负责销售系统客户信息录入，并保证信息的准确和完整性。订单员1）负责商品资料录入，并保证信息的准确和完整性。打印出来经销售主管签字后归档，及时更新和维护数据。销售管理2）负责客户订单录入，并保证信息的准确和完整性、打印出来经销售主管签字并审核后归档，及时更新和维护数据。要求：订单数量、预交货日为必输入信息。如有客户品号也必输入，以保证和客户沟通顺畅。4）负责发货通知单录入，并保证信息的准确和完整性，打印出来经销售主管签字并审核后归档，及时更新和维护数据。要求：1、提供客户编号、订单编号两项出货信息给仓库管理员、仓库负责录入出货通知单。2、销货数量为重要信息，并要核对订单。如有客户品号必须输入。经理负责审核客户商品价格、付款、信用控制参数和客户报价单。采购部供