CX12采购控制程序定稿.doc

国网智能电网研究院采购控制程序编 号： CX12修订状态： 1.0页 数： 共 8 页1.目的对本院生产所需物资和服务的采购过程进行控制，以确保采购的物资和服务满足规定的要求。2适用范围适用于产品外购、外包过程的控制。2.1外购：原材料、元器件、标准件、设备以及各种非标物资的采购2.2外包：设计开发过程外包，委托产品加工，委托计量器具检定，委托采购品检验，委托土建施工、设备安装，委托运输服务等3职责3.1发展计划部归口管理全院的招标采购工作，对各单位的招标采购工作进行指导、监督检查和考核。负责审批各单位的采购计划，确定院级采购的物资范围，组织院级采购的具体实施。负责采购合同法律条款的审核；组织制订院物资采购有关的规章制度。3.2各单位的采购部门负责本单位所需的、院发展计划部批复的由各单位自行组织的物资招标采购和其他形式的采购工作。负责本单位自行采购过程的控制3.3科技信息部参与采购计划和招标采购文件审核、评标、谈判；3.4财务资产部负责审核项目的物资采购资金需求计划。 3.5物资需求部门负责向采购部门提交物资需求计划、质量、进度要求和验收标准、规范；负责所需物资的接收、验证、资产移交和项目决算等事宜。4工作程序 采购工作流程见附录4.1采购过程控制4.1.1采购方式院物资采购方式可分为招标采购和非招标方式。1）根据国网智能电网研究院招标采购管理办法规定，非工程建设项目单项合同估算价在20万元人民币以上的设备、物资、办公用品采购、咨询服务等项目必须进行招标。详细规定和要求见国网智能电网研究院招标采购管理办法。 2）单项合同估算额在20万元人民币以下的物资和服务采购，可采用非招标方式，并按本程序4.1.3非招标采购过程控制实施控制。4.1.2招标采购过程控制1) 项目单位提出项目申请，提交采购申请表，同时提交以下资料：相关立项批准文件及批准投资估算等（招标采购内容应在立项批准文件中明确），未在立项批准文件中明确的项目须申请计划外专项，按院相关管理规定审批后执行。2) 发展计划部（招标采购办公室）收到各项目单位的申请后，按照国网智能电网研究院招标采购管理办法执行。3) 招标文件发出前、合同签订前需经法律审核。4) 属于院职能部门的物资采购，由发展计划部代表院统一与中标人签订合同，各职能部门负责接收验货；属于各单位的物资采购，由各单位与中标厂商签订合同，负责接受验货。5) 涉及外包过程的采购，除执行以上过程外，还应该和外包方签订质量、环境、安全协议，并约定对外包方的监督管理方法。4.1.3非招标采购过程控制采购方式为直采方式。用于科技、工程、咨询、服务等院业务项目中的硬件、软件、以及服务等物资的采购，采购金额在20万以下的非招标采购，由各单位按照以下要求对采购过程进行控制。4.1.3.1采购品分类、分级各单位技术部门通过对产品质量特性的分析，识别采购需求和要求，对采购品进行分类、分级（见表1、表2），并根据采购品类别和质量等级，来确定各种采购品采购过程的控制策略和方法，形成采购技术文件。1) 采购品分类：根据设计要求将采购品分为外购件、外包过程二类。2) 采购品分级：根据采购品对随后的产品实现和最终产品质量的影响，进行质量分级，一般分成A、B、C三级：A级：关键级，直接影响产品主要性能的原材料、元器件和零、部件、设备、分系统。B级：重要级，局部影响产品性能的原材料、元器件和零、部件、设备分系统。C级：一般标准件和非重要物资。4.1.3.2供方调查1) 由采购部门（或质量、技术部门）牵头组织技术/供应、生产、质检、财务等部门进行合格供方评价和选择；2) 供方评价与选择的准备：a)确定采购质量目标1) 知名品牌、供货合格率、采购成本等要求2) 交付能力、售后服务能力以及物流效率等要求b)掌握基本信息1) 采购品技术要求（由技术部门提供相应的采购技术文件）2) 备选供方目录（由技术部门或采购部门根据产品试制的情况提供）3) 供方能力调查（对于新供方，由采购部门组织调查，提供相关报告）4) 样品试用报告（对于新供方，由技术部门或质管部门根据样品试用情况提供）5) 供货质量统计（对于老供方，由采购部门或质管部门根据供货情况统计提供）其他c) 编写供方能力调查报告” （见表3）主要内容包括：1) 是否具有要求的资质；（如设计开发资质，计量检定资质，产品生产许可、土建施工资质等）2) 供方的质量保证能力，包括技术能力（产品开发、工艺实现能力等）、生产能力（主要生产设备、产能等）、质量检验能力（主要检验设备）以及售后服务能力（主要服务方式）以及相关人员构成；3) 产品认证和质量、健康安全、环境管理体系认证情况；4) 供方与其竞争对手相比的业绩；5) 与同类产品的质量比较；6) 其它用户的使用经验；7) 价格和供货/履约能力。可通过函调、实地考察等方式获取供方的上述信息，同时获取有关资质证明文件复印件。对于外包，一般要采取实地考察的方式来了解供方的详细情况。4.1.3.3供方评价a) 对物资生产厂家的评价1) 对于新供方，应通过调查（供方能力调查报告）、试用（样品试用报告）、评审等方式决定是否录用为合格供方，如合格则填写供方评价表（见表4）；2) 对于原有供方，主要依据供货质量统计情况决定是否继续录用，随着采购品质量目标的变化及供方能力的变化，必要时对供方进行再评价。b)对外协生产厂家的评价 评价的主要内容为：1) 必要的资质要求是否满足；2) 采购品的实物质量（包括产品功能、可靠性等质量特性）是否满足要求；3) 供方生产规模、设备、人员能否保证货源充足和及时供货；4) 供方的产品价格是否合理；5) 供方以往提供产品的使用效果和售后服务情况，如技术文件、使用说明是否翔实，以及产品的修理和退换是否方便等；6) 对于外包过程，重点要评价供方的资质（如有要求）以及其设计/生产/服务过程的能力是否能满足我方对产品的要求，主要从人、机、料、法、环、测诸因素的受控情况来评价，特别要关注特殊过程、关键过程是否受控；c) 对物资供应商的评价 原则上，对能够从厂家采购的产品，一般不从商家采购。如果必须在商家采购的产品，则在对厂家评价的同时，还要对商家进行评价。评价的内容包括：1) 商家提供产品固有的质量特性和赋予特性（如提供指定厂家的产品（不卖假货）、价格、交货期等）；2) 商家的代理级别和信誉等。对于国外厂家（公司）生产、国内代理商供货的产品，一般只评价国内代理商。4.1.3.4合格供方的条件一般情况下，供方只要满足以下条件之一便可直接录入合格供方的名单：1) 通过质量管理体系认证，认证证书覆盖了本单位所需的采购品；2) 通过了产品质量认证，具有产品认证证书；3) 国际知名品牌；4) 经过较长时间使用，有充分的数据证明供方所提供的产品质量稳定且满足要求；5) 试用报告证明供方提供的样品满足要求，且对供方质量管理体系的能力进行了调查（函调或实地考察），证明其具有稳定地提供与样品相同产品的能力；6) 对外包过程供方的资质（如有要求）、设计与开发和/或生产与服务提供过程的人、机、料、法、环、测的受控情况进行了考察，证明其具有承担外包过程的能力。4.1.3.5合格供方名单a) 通过评价和选择，确定为合格供方的列入合格供方名单（见表3），合格供方名单由各单位领导批准后，与采购技术文件一同成为采购支持性文件。b) 对合格供方名单要实行动态管理，一般情况下，对合格供方进行年度评审，确定保留或取消供方资格，同时更新合格供方名单，如遇特殊情况，可随时评价和更新。c) 建立和保存合格供方供货的记录，定期进行统计，统计结果作为再评价的依据之一，统计结果还应反馈给供方，以促使供方改进产品质量，提高质量业绩。d) 评价结果及相关措施和记录应予以保持。4.1.3.6对外包过程的控制要求各单位应识别外包过程，包括其中的特殊过程。考察外包组织的能力和资质，与外包组织签订合同，明确外包产品的质量要求、接受准则、双方的权利和义务，提出验证或验收要求。必要时提出对外包组织的控制要求（包括质量管理体系、过程实施、过程监视等）。这些控制要求是：a） 对于设计开发的外包：应按标准7.3的规定对设计策划、设计输入、设计输出、设计评审、设计验证、设计确认、设计更改等采取有效控制措施，结合产品特点确定控制点和控制要求。b） 对于委托加工：应按标准7.5.1和7.5.2的规定对供方进行控制，特别要对其中的特殊过程和需确认的过程进行控制，在过程确认、设备确认、过程工艺参数的监控等方面，结合该外包过程对最终产品质量的影响，提出控制要求和方法。在生产过程中设置控制点进行监控，如监督检查过程和最终检验等。c） 对于委托采购，应按标准7.4的规定提出相应的控制要求。d） 对于委托计量检定和检验，应考察外包组织的资质和能力（包括设备能力和人员资格）e） 对于长期向本单位提供配套零部件或加工业务的外包方，可与其建立组织间的质量保证体系。4.2 采购文件的控制 采购文件包括采购技术文件、采购计划、招标文件、采购合同/采购订单等4.2.1采购技术文件采购品质量要求由采购技术文件明确，由技术部门编制、审核，总工批准。采购技术文件要明确：a） 对于标准器材（原材料、元器件、标准件）：产品名称、质量级别、型号/规格（产品标准号）、合格供方、进货验证或检验要求、产品合格证、质量检测报告（必要时）等；（见表4）b） 对于外包过程：合同附件的技术协议中除明确产品的技术要求（产品名称、质量级别、产品图样和技术要求，验收要求）外还应明确对外包过程的控制要求。4.2.2采购实施文件采购实施文件包括采购计划和招标文件、采购合同/采购订单等，根据生产计划和采购技术文件编制，招标文件、采购合同/订单要规定：a） 采购品名称、数量、价格、交货期；b） 采购品的质量要求。可直接引用采购技术文件；c） 需供方提供的有关质量证明文件、质量记录（如产品质量检测、检验报告等）的要求；d） 如在本单位以外的地点验收，要明确验收事项的安排；e） 产品质量责任划分等。采购文件在交给供方前，要经授权人审核、批准，以确保规定的采购要求是充分和适宜的。4.3 采购实施的控制4.3.1 应向合格供方名单中的供方采购产品和服务，如确需从非合格供方处进行采购，应履行必要的评价、审批手续。4.3.2采取招标，合同、订单、口头订购等方式进行采购，依据采购文件实施采购。4.3.3 外包过程按4.1.3.6实施控制。4.4 采购产品的验证4.4.1 采购产品按采购合同和验收技术条件的规定进行验证，主要的方式为：a） 进货检验/验证（包括委托检验）。按确定的进货检验规程进行；b） 对外包项目验收，按确定的验收技术条件或验收大纲进行；c） 在供方处验证/验收（如外包项目，可按合同或技术协议安排委派专人对供方进行过程质量监督或与供方联合检测并验收产品），要在采购合同中明确有关验证的事宜；d） 如合同有顾客参与验证/验收的要求，要在采购合同中规定拟采用的验证安排和产品放行的方法。4.4.2 所有的进货检验和验证的记录要予以保存，并定期对采购产品质量状况进行统计分析。5相关文件国网智能电网研究院招标采购管理办法（院发展20123号6记录1) 外购器材明细表（附表1）2) 外包明细表（附表2）3) 供方能力调查报告（附表3）4) 供方评价记录（附表4）5) 合格供方名单（附表5）7.附图：采购流程图编审人员日期编写审核会签批准附图：采购流程图采购计划审批采购资料供方选择和评价审批1) 采购合同、协议2) 招标书3) 验收标准/方式4) 产品技术要求和服务要求5) 供方人员资格要求6) 供方管理体系要求 实施采购 招标采购 非招标采购谈判采购询价采购紧急采购供方选择、评价准则合格供方名单进货/提供合格 接收审查抽样检验验查验合格证明我方或顾客赴供方现场实施验证合同中规定验证安排和产品放行的方法检验/验证采购需求单项合同估算价在20万元以上按不合格品控制程序处置不合格CX12附表1 外购器材明细表产品名称： 产品代号： 编号：序号名 称牌 号规 格级别(ABC) 单 位数 量备 注第 页编制 年 月 日 审核 年 月 日 共 页CX12附表2 外包明细表产品名称： 产品代号： 编号：序号级别（ABC） 名 称外包工作内容技术、质量要求数量备 注第 页编制 年 月 日 审核 年 月 日 共 页CX12附表4 供方评价记录产品名称： 产品代号： 编号：序号类别级别采购品名称供方名称资质、