XXX公司财务费用报销制度.doc

公司财务费用报销制度为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，制定本制度。1、 总则第一条 费用审批及报销流程。各项费用开支，必须经部门经理以上人员和财务审核后，报总经理（分管副总经理，以下同）批准，并按以下具体各项费用的报销流程办理：总经理（分管副总经理）签字财务预审财务部经理签字系统负责人签字部门负责人签字粘贴相应票据未通过第二条 费用的报销期限。 现金日常费用报销（用于零星购物或支付零星费用）：每周由各部门、各分公司交由财务部门审核，每周星期二或星期五两天由总经理审批办理报销手续，其余时间不予报销。 差旅费报销：所有人员的差旅费报销填制统一的“差旅费报销单”。公司员工出差回来后一周内报销，外地人员于每月5日前连同上月报销单据（以开票日期为准，日期范围为上月1日至月末）交回总部核销。 每次核销都必须附 “差旅费报销单”以及“出差申请报告”,每周只允许报销一次(除特殊情况外)，差旅费用报销不得跨月；未能按时将报销单据交回总部，则报销费用累计到下月,并接受当月的费用指标考核,若超过当月二十日上交，则不予报销。第三条 通信补助、市内交通费报销实行实报实销及限额报销制。按照级别规定的限额报销，不足限额的按照实际发生费用报销。第四条 原始凭证有效性的规定：（1）经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销： 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票； 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；（2）经办人员取得的合法凭证时，应按要求规范填写，否则，视为无效凭证，不予报销。（3） 经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整；住宿发票填明起止日期及天数，否则不予报销（除特殊情况外）。（4）经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。第五条本制度适用对象为公司全体人员。2、 各项费用的报销制度2.1 借款报销及审批制度第六条 公司员工因公出差借款或报销，应据实认真填写借款单，由各部门经理审签，总经理确认以后，报公司财务部门审核。借款清帐联在报销完毕后退还给借款人。第七条 员工出差预借差旅费应填写“借款单”，并注明借款事由，按规定程序审批后，到财务部门预借差旅费。第八条 借款人须在公务完毕后7个工作日内到财务部结清借款，前款不清后款不予办理借款手续。每年12月31日前，除12月下旬借支的款项外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。2.2 公司内部采购报销制度第九条 公司各部门应该对需要的物资定期编写采购计划，由分管行政的负责人组织采购。采购发生的费用按照正式发票上显示的金额实报实销（采购金额超过10000元的需要签订采购合同）。第十条公司各部门对于急需的物资，由各分公司负责人向公司材料部门提供物资需求申请函，由系统负责人根据公司仓库内相关物资的储备情况决定，待各分公司返还收到物资的回执单后，由材料部门相关负责人持申请函、回执单及相关费用的正式发票依据报销的程序进行报销。第十一条 采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同或供应商提供的报价单，填写借款单，经财务部经理审核、总经理批准后办理预付款手续。第十二条 采购人员在报销时，需由主管部门经理审核，经手人将手续齐全的“报销单”及物资入库单交财务部主管会计审核并进行账务处理，冲销预付款项，并开具收据。第十三条 采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到公司入库后，由采购人员凭采购合同或供应商报价单、物资入库验收单以及购货发票，交由财务部经理审核，总经理批准后办理报销付款手续。第十四条 同城采购要求采购人员自借款日起十个工作日内报销；异地采购要求自借款日起十五个工作日内报销。第十五条 采购发生的运费，由经手人填写报销单，部门经理审核，财务部门主管会计审核后，实报实销。第十六条 公司资产及低值易耗品原则上采购由总经办负责，工作中所需办公用品原则上向总经办领用并进行内部结算。若遇特殊情况，部门要求自行购置，据实报销。资产采购管理参照公司财产管理制度执行。（附表二）2.3 员工出差费用报销制度第十六条 本制度所指出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务。出差员工根据本制度的规定享受相应标准的住宿补贴、伙食补贴和交通补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。第十七条 员工出差分为“长途”和“短途”两种，即三天往返的为“短途”，出差时间在三天以上的为“长途”。第十八条 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。第十九条 公司员工出差应严格履行报批手续，并且必须填写出差审批表（见附件一），未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。第二十条 员工出差地点分为类地区、类地区，其中类地区包括经济特区、北京、上海、天津、南京、广州及其他省会城市；类地区是除类地区以外的城市。第二十一条 员工出差乘坐交通工具时，公司总经理及副总经理可以乘坐飞机、软卧；部门经理级别可以乘坐软卧、硬卧，如有特殊情况必须乘坐飞机时必须由总经理审批；一般员工出差可以乘坐硬卧、硬座，如必须乘坐飞机时需要有部门主管及总经理审批。第二十二条 总经理及副总经理的出差费用实行实报实销制度，其他员工的出差补贴实行全额包干制，具体包干标准见下表（元/日）： 管理人员的出差补贴：地区类别补贴名称类地区类地区住宿标准220元/天160元/天其他补贴（含出差当地交通、餐费及本市往返机场、车站交通等）100元/天100元/天合计320元/天260元/天 操作层员工的出差补贴地区类别补贴名称类地区类地区住宿标准160元/天120元/天餐费补贴60元/天60元/天合计220元/天180元/天第二十三条 操作层员工与管理层员工一起出差时，由带班管理人员控制各项开销，不得超过按照人员的出差补贴标准，费用报销时凭发票报销。第二十四条报销凭据必须是出差地实际发生的票据，费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。第二十五条 出差天数以出发之日（含）起至回城之日（含）止；住宿补贴按实际住宿天数计算。第二十六条 司机带车出差且当天不能返回的，实行每天住宿、生活补贴包干，不享受交通补贴，标准参见操作层员工的出差补贴。2.4 员工探亲费用报销制度第二十七条 职工按照规定探亲，一律凭办公室批准的探亲申请表（见附件二）。探亲结束后，可以于探亲假休完回公司报到的五日之内，到人事部相关负责人处填写探亲报销单，人事专员、财务会计审批后可以实报实销。第二十八条 探亲路途交通工具的乘坐标准，请参考第二十条相关规定执行。2.5 员工本市交通费用报销制度第二十九条 凡市内办理公务的业务经理及以下人员，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门经理的批准，实行实报实销。第三十条 所有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。第三十一条 员工需要坐公交车上下班的，需向部门经理说明情况，部门经理确定报销限额，并上报总经办批准以后，给予定期报销。2.6 员工通信费用报销制度第三十二条 因公发生的通信费用的报销实行限额实报实销制度。公司领导的通信费用实行实报实销制；部门经理通信费用最高限额是每个月300元；其它管理人员的报销标准由部门或分公司经理根据员工工作的实际需要确定，总经理批准后，报总经办备档留存实施。如果因公超出最高限额的报销，需要写出书面报告，交由总经理审批。第三十三条 报销人员在实际报销时，需要向财务部提交正规的通信费缴费发票。第三十四条 各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作他用。2.7 公司业务招待费用报销制度第三十五条 各部门人员因公接待外单位人员，需要到外面宴请的，须事先取得部门经理、系统负责人同意，否则不予报销。部门需安排接待工作餐的，须经部门经理、分管财务的副总经理批准，记入部门招待费。第三十六条 各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示部门经理同意，限额接待。第三十七条 招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由。2.8 其他福利费用报销制度第三十八条 公司从外地招聘的应届大学生，自到公司报道之日起，5日内凭有效票据报销路费及行李托运费。路费报销参考普通员工出差的相关规定执行。第三十九条 其他卫生费、住房费等福利费用的报销参照中建一局集团建设发展有限公司的相关规定执行。3、 附则第四十条 本办法中未做出规定的，按照公司的有关规定办理。第四十一条 本办法由财务部及总经理办公室制定并负责解释。第四十二条 本办法自2008年9月1日起执行。附表一：出差申请表出差人职务计划出差日期年 月 日至 年 月 日出差地点出发时间暂借旅费交通工具出差事由公司分管领导部门经理经办人日期日期日期附件二：公司财产申购单 部 门： 年 月 日序号采购物品名称及规格生产厂家及供应商计量单位数 量单 价金 额原购入价现预算价总计总经理批准： 使用单位负责人审核： 申请人：附表二：公司财产管理规定1. 目的为有效管理本公司的固定资产、无形资产和可重复使用的物品，特制定本管理规定。2. 适用范围适用本公司及下属子公司。3. 定义3.1. 公司财产包括固定资产、无形资产和低值易耗品。固定资产是指单位价值在两仟元以上，使用年限超过一年的房屋、汽车、设备、工器具等；无形资产是指专利和非专利权、商标权、著作权等知识产权、土地使用权；低值易耗品是指除固定资产以外，能重复使用基本保持物体原状的物品。4. 职责4.1. 使用单位经办人提出公司财产购置申请，建议供应商。4.2. 使用单位财产负责人负责本部门财产的实物管理，包括建立财产台账、办理财产变动手续等。4.3. 使用单位负责人审核固定资产和无形资产购置申请、批准低值易耗品购置申请。4.4. 总经理批准固定资产和无形资产购置申请；批准公司财产购置价格。4.5. 公司采购主管负责财产购置价格比价和招标、承办采购合同和采购、办理财务报销；办理施工设备、检测设备和工器具的数据库编号及入库。4.6. 综合管理部信息主管办理无形资产、办公设备和办公用品及其他财产的数据库编号及入库，按规定批准后的报废、变卖财产的数据库销账。4.7. 仓库管理员负责施工设备、检测设备和工器具的实物编号，建立管理台账和卡片，财产转移及时录入数据库，对库存财产进行保养和维修。4.8. 财务总监批准财务报销。5. 管理要求5.1. 管理原则最大限度的利用、保护本公司财产资源。5.2. 公司财产的一般采购程序5.2.1. 申请购置；5.2.2. 批准购置申请；5.2.3. 比价或招标；5.2.4. 批准购置价格；5.2.5. 签订采购合同（合同需要评审）或向供应商下达定单；5.2.6. 办理入库；5.2.7. 财务报销；5.2.8. 领用。5.3. 申请购置及批准购置申请5.3.1. 公司及下属单位购置固定资产由使用单位填写公司财产（固定资产）申购单（附件一），经使用单位负责人审核后，报公司总经理批准。5.3.2. 公司及下属单位购置无形资产由使用单位填写公司财产（无形资产）申购单（附件二），经使用单位负责人审核后，报公司总经理批准。5.3.3. 公司及下属单位购置低值易耗品由使用单位填写公司财产（低值易耗品）申购单（附件三），使用单位负责人批准。5.4. 比价或招标5.4.1. 有历史采购记录且一次采购不超过2万元的单件或合计5万元的多件财产采购，采购主管根据使用单位及领导或总经理批准的公司财产（固定资产）申购单、公司财产（无形资产）申购单或公司财产（低值易耗品）申购单，采购不高于历史最高价格的物品，可以越过5.2.3、5.2.4程序直接进入5.2.5程序。采购价格若高于历史最高价格，须按5.4.2条进行比价采购。5.4.2. 无历史采购记录且不超过2万元的单件或合计5万元的多件财产采购应该采用比价采购。采购主管应该选择二家以上供应商向他们发出采购信息并要求以书面形式报价，采购主管获得书面报价并签署自己意见后送公司总经理批准购置价格。5.4.3. 一次性采购超过2万元的单件或合计5万元的多件财产采购应该采用招标采购。招标采购由采购主管、使用单位和计划财务部参加组成招标小组，采购主管任组长。由招标小组通过书面形式进行技术比较和价格比较，并集体形成采购意见，公司总经理批准购置价格。5.4.4. 供应商的确定。合格供应商是公司财产采购优先考虑单位，合格供应商的评定和考核参照公司有关规定办理；若比价或招标采购的供应商只有一家，且未列入公司的合格供应商，公司采购主管须对该供应商进行调查，调查的内容参照合格供应商评定标准，并形成书面调查报告，由采购主管、使用单位经理和计划财务部经理集体形成是否向该供应商采购的意见5.5. 批准购置价格比价采购和招标采购由采购主管填写公司财产申购价格审批表（附件四）、经公司总经理批准购置价格。5.6. 签订采购合同或向供应商下达定单5.6.1. 符合下列条件之一，需要签订采购合同：5.6.1.1. 供应商不能立即供应；5.6.1.2. 需要分期付款；5.6.1.3. 五万元以上的财产；5.6.1.4. 采购部门认为有必要签订合同；5.6.1.5. 供应商要求签订合同。5.6.2. 采购主管根据使用单位填写的公司财产（固定资产）申购单、公司财产（无形资产）申购单或公司财产（低值易耗品）申购单及批准的购置价格负责拟订合同文本。5.6.3. 合同文本由合同承办人送使用单位及负责人、公司法律顾问、财务总监或总经理审查和会签。合同审查和会签表见附件五。5.6.4. 经过会签的合同，由合同承办人签署合同。5.6.5. 正式合同文本送达计划财务部一份。5.6.6. 采购部门在5.6.1条情况以外可以直接向供应商下达定单。5.7. 办理入库公司采购主管凭报销凭证办理施工设备、检测设备和工器具的入库手续；综合管理部信息主管凭报销凭证办理无形资产、办公设备和办公用品及其他财产的（包括汽车）入库手续，按财产类别分类编号录入公司财产数据库。5.8. 财务报销5.8.1. 采购主管填制财务报销凭证及附件，附件包括发票、入库单、公司财产（固定资产）申购单、公司财产（无形资产）申购单或公司财产（低值易耗品）申购单、公司财产申购价格审批表，如果有合同，需填写合同编号。5.8.2. 使用单位负责人或仓库管理员负责审核购入财产的实物数量及质量。5.8.3. 计划财务部经理负责审核价格。5.8.4. 财务总监根据总经理批准的公司财产（固定资产）申购单、公司财产（无形资产）申购单、公司财产申购价格审批表或使用单位负责人批准的公司财产（低值易耗品）申购单及采购程序和财务制度批准报销。5.9. 财产管理5.9.1. 综合管理部负责全公司（包括下属公司）财产数据库管理，财产数据库记录应与相应的实物状况一致；明确财产使用责任人；指导使用单位管理财产；处罚违反本规定的责任人。5.9.2. 计划财务部负责建立公司财产明细账，按照财务制度确定固定资产原值、残值、使用年限和折旧率，按月计提折旧；低值易耗品一次性摊销后仍须建立财产明细账，确保账账、账表相符。5.9.3. 使用单位负责使用财产的完整和安全，规范操作，妥善保管，如有损坏或灭失要及时查明原因，并向主管领导汇报，有关责任人要酌情赔偿。财产丢失或失窃由责任人在第一时间向公安机关报案，并取得公安机关的受理单，否则责任人按该财产的原价赔偿。5.9.4. 公司财产实物盘点由计划财务部会同综合管理部和使用单位进行，每年不得少于一次。5.9.5. 各使用单位确定财产专门负责人，对财产进行实物管理，定期对本部门的所有财产进行核查，同时建立部门管理财产台账，做到账、卡、物一致。5.9.6. 使用单位之间转移财产或使用单位内部财产使用人变动，须由使用单位财产负责人在发生财产变动的三个工作日内到综合管理部或仓库办理财产信息变动手续，综合管理部信息主管或仓库管理员须在两个工作周内办理好数据库的信息变动（财产变动审批表见附件六）。5.10. 财产的保养与维修5.10.1. 库存财产分别由综合管理部、仓库负责日常保养与维修，并保证出库财产完好和安全使用。5.10.2. 使用中财产的日常保养与维修由使用部门负责。如使用部门无法修复，由综合管理部或仓库联系维修单位或聘请专业人员进行修复。5.11. 公司财产的处置5.11.1. 公司财产损坏严重，不能修复，由使用单位提出报废报告、综合管理部确认，经公司总经理批准后报废；不需用的公司财产进行变卖，由综合管理部提出变卖意见，并经公司总经理批准。（报废、变卖审批单见附件七）。5.11.2. 公司财产灭失，由综合管理部查明原因，属不可抗拒的自然灾害等非常损失造成的，经公司总经理批准作报废处理；属失职造成的则由责任人赔偿。非正常损坏责任人承担修复费用，无法修复或丢失赔偿标准：责任人按数据库净值赔偿，财务账与数据库的差额由使用部门承担，无净值按原值的10%赔偿。5.11.3. 计划财务部、综合管理部和使用单位根据公司总经理批准的报废、变卖意见，办理公司财产的销卡、销账手续。5.11.4. 已得到赔偿的财产报废，由计划财务部确认后办理注销。6. 违反本规定的处罚6.1. 财产数据库记录编号与相应实物编号不一致,属数据库记录错误，每发现一次扣罚数据录入责任人50元；属实物标记错误，每发现一次扣罚使用单位责任人50元。6.2. 计划财务部未按5.9.2条建立公司财产明细账，按照财务管理办法确定固定资产原值、残值、使用年限和折旧率，按月计提折旧的，每发现一次扣罚责任人50元；6.3. 使用单位或使用人违反5.9.3条规定,公司可以根据丢失或失窃财产的价值确定赔偿金额。6.4. 使用单位未按5.9.5条确定财产专门负责人，建立部门管理财产台账或账、卡、物不一致的，每发现一次扣罚责任人50元；6.5. 使用单位违反5.9.6条规定，使用单位之间财产转移或财产使用人发生变动，未按规定及时办理财产信息变动手续的，每发现一次扣罚责任人50元；6.6. 使用人或使用部门未按规定保养或使用，使财产损坏或报废，则使用人或使用部门应按5.11.2负赔偿责任。7. 本规定自发布之日起实行。8. 相关文件财务