ERP项目管理制度.doc

ERP项目管理制度ERP实施项目组2012年9月目 录1.目的12.适用范围13.组织架构图14.组织结构与职责24.1 领导小组24.2 项目实施办公室24.3 项目经理24.4 业务主管34.5 IT组负责人44.6 关键用户44.7 最终用户54.8 应用技术人员：54.9 系统技术人员55.责任考核与激励办法65.1责任考核65.1.1责任对象65.1.2职责65.1.3各级人员的管理责任65.1.4考核内容75.2 日常考核75.2.1 会议要求75.2.2 任务考核85.2.3 培训及考核95.2.4 请假制度95.4 奖励制度10ERP培训奖励10阶段评估奖励(业务蓝图、系统实现阶段)11项目过程中追加奖励11项目目上线奖励115.5 补充111. 目的东富龙集团ERP项目是东富龙2012年的重点工作之一，为明确ERP项目建设的政策、职责和权限，提出具体管理要求，公司各部门及参与项目建设的所有人员应遵循程序化、规范化及标准化的管理原则，为了确保保证ERP项目的协调、有序、及顺利地正常、有序进行，确保项目实施的质量和ERP系统运行质量及和持续改善等事宜,特拟订本制度。2. 适用范围本制度适用于上海东富龙科技股份有限公司ERP实施阶段ERP项目实施的全过程，项目组所有成员须严格按照本管理制度的要求展开开展相应的工作。3. 组织架构图4. 组织结构与职责4.1 领导小组组成：郑效东、唐惠兴、牛晋波职责：项目领导小组作为是整个项目的最高机构，负责ERP项目实施总体指导和决策。,监督项目之进展和预算掌控，并随时针对就项目的难题和困境，提出较高层次的看法实施意见或解决方案。1) 设定项目目标、范围、考核标准；2) 批准项目计划，监控项目进程；3) 调配人力和资源，推动培训工作；4) 推动业务流程调整和优化工作；5) 审批新的业务流程及工作准则；6) 审批系统实施方案并负责验收；7) 解决项目实施办公室不能解决的问题；4.2 项目实施办公室组成：项目经理、各业务小组负责人、与IT组负责人（王丽君、徐志军、王兰杰、赵宗臣、姚建林、冒丽霞、包晓萍、殷杰、姚琪、赵国性、程锦生、夏文伟、唐宗伟）4.3 项目经理职责： 1) 与供应商一起商讨，、制定项目实施进度计划制定项目总体的实施计划；协助完成各专项工作明细计划的制定，并安排资源配合各计划的实施工作；2) 制定ERP项目各种管理制度（岗位考核制度、数据管理制度、项目会议制度等）。3) 对各项目组分配任务，安排资源，并协调各项目组的日常工作，监控项目的实施进度。4) 按项目总体计划落实每项工作的执行，并对各项目组的工作及整个项目进度进行检查监督，以保证项目按规定的标准和质量进行；5) 安排资源，协调项目的工作，监控项目的实施进度；6) 审议项目发生的重大风险或变更，协调完成变更应对方案的制定；7) 监督项目整体进度，帮助解决项目实施进程中遇到的困难和问题，协助实施小组推动项目进程；8) 负责向ERP项目领导小组汇报工作，争取项目领导小组对项目的支持，加速项目领导小组对项目各项重要文档的审批。9) 监控ERP供应商实施团队工作，并向ERP供应商反馈意见；10) 监控项目发生的风险或变更，协调完成变更应对方案的制定；11) 组织提交项目各阶段的方案和报告；12) 监控全过程的文件档案收存与管理；13) 监控人员培训工作进度，确保知识转移充分完成；14) 组织各阶段实施验收工作。4.4 业务主管各业务主管未必不必须实际全程参与所有实施步骤，但是，与部门作业流程相关的会议或训练课程中，应积极参与讨论和提出问题或差异，针对与其关联的重大议题，应完全清楚并于检讨月会上提出建议或解决方案；针对所主管的部门，业务主管有义务全力协助项目经理或顾问进行人力协调和意见沟通。职责：1) 参与方案设计阶段及实现实施阶段当中与自己负责业务相关的所有专项讨论会议；2) 参与项目过程中与自己负责业务相关的项目人员变更、项目范围变更；3) 协调与自己负责业务相关部门之间的关系；4) 参与项目调研汇报，审议业务流程优化报告；5) 参与解决方案汇报，审议ERP供应商出具的设计方案；6) 参与测试汇报，审议并批准由ERP供应商商出具的测试报告。7) 按项目计划负责本小组所涵盖的业务内容的调研、方案讨论、培训等的会议组织、人员组织协调等工作；8) 监控本小组各模块的实施工作进展，确保按项目计划完成工作；9) 组织、参与解决方案讨论，协助ERP供应商完成本小组解决方案的制定；10) 接受系统模块功能培训、方案培训、操作培训；11) 协助制定数据收集工作计划，并协调资源完成各模块业务数据的收集；12) 安排资源进行专业小组成员的培训、操作考核；13) 定期汇报本小组工作执行情况，并提出需要解决的问题。4.5 IT组负责人职责：1)主持召开实施小组成员、ERP供应商共同参加的每月例会，负责例会备忘录的整理和收存；定期召开项目会议，掌握项目进展情况、协助解决的问题；4.6 关键用户组成：各部门核心业务人员。职责：充分了解所负责的作业领域，不但得了解相关流程的现况，更需要进一步同时掌握以及与其相关部门或作业间关联整合的内容；实时且完整完成作业流程相关步骤；将其所知、所学尽可能完整地传授予终端用户，成为其种子教练，在上线前，在顾问的协助下，全力辅导相关最终用户熟悉系统，用户的训练成效将成为上线时机决策的重要依据。1) 参与前期调研与需求分析，以及本部门人员的组织协调工作；2) 参与本部门解决方案的讨论，协助制定业务流程及工作准则；3) 接受相关培训，掌握与本部门业务有关的软件功能；4) 准备和录入系统上线所需的基本数据与期初数据，并确保其准确性；5) 学会应用各种报表提供的信息；6) 培训本部门员工，全力辅导相关最终用户熟悉系统；7) 做好新旧管理模式切换，运行新系统；8) 负责所辖业务范围内的最终用户的绩效考评4.7 最终用户组成：除业务主管、关键用户外的，其他所有ERP系统使用人员。职责：1) 保证准时认真地参与ERP实施小组要求参加的各项培训，积极接受培训考核。2) 积极认真地参与项目期内的各项工作，并反馈意见。3) 协助团队完成基础数据的收集、整理工作。4) 上线后按解决方案、操作手册以及ERP管理制度完成各种业务操作，并接受考核制度的管理。5) 提交使用过程中的问题报告、新的业务需求。4.8 应用技术人员：协助PM展开并执行细节工作，如：学习所负责模块的系统应用操作和流程、安排所负责模块的相关会议或课程、准备设备或文档、协助关键用户的工作完成、学习系统程序的修改技巧等。1）接受ERP供应商的二次开发技能培训，并掌握独立开发的能力；2）协助完成部分二次开发内容的技术设计、代码编写、开发测试；3）掌握排除系统BUG的能力，协助共同完成系统BUG排除、二次开发问题排除等工作；4）协助完成测试环境、正式环境期初数据导入；5）上线后负责新增业务需求的二次开发评估和实现。4.9 系统技术人员负责ERP系统所采用之硬件（服务主机）、操作系统和数据库系统管理和网络管理哩，不仅协助系统之的安装，并同时应投入相关系统管理领域之学习课程，追求系统之的持续与稳定运作目标，以确保ERP的顺利实施和应用顺利。1）负责硬件、中心机房的日常管理；2）负责数据库、ERP系统的启动、关闭等操作；3）负责ERP系统用户、职责的新增、删除增减及变更工作；4）根据数据管理制度建立数据库用户，并分配权限，定期进行更改；5）负责公司所有爱德印刷ERP使用者的计算机配备工作；6）接受系统安装、系统维护培训，并掌握独立完成工作的技能；7）负责系统正式环境、测试环境、开发环境的安装、维护、删除、克隆复制、和备份等工作；8）监控系统运行健康状况状态，及时排除异常问题，并对系统的性能进行优化；9）协助ERP供应商实施人员及专题小组完成系统问题的排除，并负责各种程序文件、补丁的执行操作；10）负责硬件维护、更新的方案制定，并出具相关报告；11）及时检测、清除计算机病毒，并备有检测、清除的记录，包括服务器和客户终端。5. 责任考核与激励办法考核分为责任考核与日常考核两种，每人100分为基准分，如有5.1责任考核考核对象：项目领导小组，项目实施办公室。管理责任：1) 保证项目实施所需资源（人力、物力、数据、时间等），安排合适的人员，做好内部人员培训和内部工作指导；2) 全力参与、支持项目实施所需的业务流程优化和组织变革；3) 做好内部人员分工与协调统筹管理，保证分管模块的项目实施按计划进行；4) 做好内部工作质量管理，保证所涉及模块的项目数据与操作的正确性；5) 严格执行项目有关规定和决定。考核方式：项目领导小组组长负责项目经理及领导小组成员的日常考核。项目经理负责对应实施工作的各模块、专业组组长及成员进行考核。考核内容1) ERP项目经理考核内容：a) ERP项目的实施进度是否达到项目要求；b) ERP项目的实施效果是否达到项目要求；2) 业务主管考核内容：a) 部门ERP模块上线进度是否达到项目要求；b) 部门资料准备及提交的及时性和准确性是否达到项目要求；考核制度5.2 日常考核5.2.1 会议要求ERP项目组各项会议至少提前一天通知，被通知人必须按时到会。1) 每月最后一个工作日，或项目阶段完成，召开项目进度会议，根据需要通知参会人员邀请与会人员。2) 各项讨论、培训及会议，按计划进度及要求执行。3) 每次会议整理会议纪要。4) 会议必须签到及签退，未签字者视为迟到或早退。5) 会前被通知人应根据会议通知内容做好相应准备，保证质量，考核制度：1) 会议、讨论、培训等，如未请假迟到或早退者，扣除2分/次。2) 会议、讨论、培训等，未请假无故缺勤者，扣除10分/次。5.2.2 任务考核ERP项目组下达的各项任务，一旦指定具体责任人及完成时间后，当事人必须反馈，未反馈视为接受。执行过程中因未估计的因素可能导致延期时，必须及时向任务下达的人汇报，详细制度如下：1) 顾问在指定时间必须提交计划及任务模板，必须安排各模块关键用户当天的工作任务。2) 所有关键用户必须按照计划完成相应的工作，未完成者报项目组，按照公司ERP规章制度处理。考核项目考核内容考核标准考核值项目工作质量项目资源保证未按要求保证人员数量未按要求保证人员时间数据准确未按时提供要求数据5分/项天提供数据错误2分/项录入数据错误2分/项项目计划进度按时完成项目计划任务影响项目作业进度计划13天，但不影响其它计划项目的5分/天影响项目作业进度计划3天以上，但不影响其它计划项目的10分/天影响项目阶段性进程20元/天.项影响项目总体上线计划进程按项目管理责任考核项目计划完成质量达到项目质量要求造成本单位项目工作局部返工10分/项造成本单位项目工作大量返工20分/项造成项目工作上线不成功或未按期上线按项目管理责任考核项目配合保证相关单位项目工作因自身原因影响其它相关项目工作计划进度13天10分/天因自身原因影响其它相关项目工作计划进度3天以上20分/天因自身原因影响其它项目工作的返工或增加工作量50分/项严格执行项目实施中形成的项目规定、决定拖延执行50元/项.天不执行按项目管理责任考核注：1) 考核对象为项目各阶段各项工作涉及的组员，各专业小组（模块组、技术监理组、运作支持组）组长负领导责任扣罚所对应考核结果的1/3。项目（副）经理以对技术监理组、运作支持组负领导责任扣罚对应考核结果的1/3。2) 有关事项说明：A. 项目总体上线计划进度以项目计划所确定；B. 异常情况造成项目费用增加指因末未履行项目责任造成公司为项目需额外支出的费用；C. 项目较大工作量返工指因末履行项目责任造成的5人天以上的返工；D. 项目失败指系统上线后无法正常运行使用。5.2.3 培训考核1) 在整个项目实施过程中，各阶段的培训必须进行考试。考详细要求如下。2) 各模块组长、关键用户及最终用户必须参与概念培训及上机培训，每个阶段培训完毕后，必须参与所负责的模块概念和操作考试。 3) 3) 单项成绩100分，成绩80分为及格，单项成绩不及格者另行安排时间进行补考，再次不合格者按照公司ERP制度处罚。4) 4) 用户考试完后，关键用户成绩及名次报公司项目组进行奖励。1) 项目的各项培训考试不及格者罚款50元；2) 对不及格者再次培训，组织补考，补考不及格者罚款 100元；3) 再次补考不及格者报人力资源处，取消参加ERP的资格。5.2.4 请假制度为了确保ERP项目的正常推进，所有ERP成员必须按照具体实施时的规定的时间要求，参与到项目的会议、培训及各项工作中，如有事情影响到项目的参与时间，必须填写ERP项目请假单交模块顾问签字确认后，再交ERP项目经理签字确认后生效，请假单交项目组备案，累计达三次请假的人员(正常办理请假手续,项目经理同意人员,每请假一次考核时计为0.5次)，扣罚月绩效20%。1）业务主管在ERP实施过程中，每周对各部门工作完成情况进行记录和统计，就以下情况对负责人进行考核，并与公司个人绩效考核挂钩。ERP办公室每个月根据工作量，向人事行政部提供建议ERP考核占月度考核的比例。部门周工作计划与执行汇总（由于各部门在ERP实施阶段所需的参与程度不一样，故将对各部门的工作量及计划完成质量进行记录和统计）；部门ERP会议、培训的参与程度，资料和方案提交的及时性。2）各部门关键用户（KU）对各部门关键用户需参加的会议、培训及考试情况进行记录，并做以下处罚规定：未按时参加指定名额的会议及培训者按迟到每分钟？元，无故不到一次处以？元进行处罚，如有特殊原因需事先向总经理或分管副总请假；培训考试不合格者，予以一次补考机会，补考仍不通过不过者，公司将视情况对其进行转岗或待岗培训。3）ERP技术员(系统管理员)由ERP实施项目经理对办公室人员进行考核：ERP理论、各部门专业知识及易拓ERP技术的学习和知识掌握情况；ER