《字处理和电子表格》PPT课件.ppt

字处理和电子表格,学习目标： 了解三种简化文档编辑的基本字处理软件 解释“选择”文档一部分的含义 了解现代字处理器中普遍存在的五种特殊功能 区分桌面出版软件和字处理软件,文档,文档文件：又称公文资料文件，除了包含汉字机内码、ASCII码外，还包含图形、图表和在排版时设置的各类控制符，如字体、行距、颜色等设置。版面控制符的内部码由各个文字处理系统自行规定，因此文档文件不具有通用性。,文档,文本文件：文本文件是一种无格式的，纯ASCII代码的文件，如源程序文件、数据文件等。它不带非规范的控制符号，也不允许插入打印格式与排版控制符，因此具有通用性。,字处理程序,应用软件 提供创建各种文档的工具 增强文档的功能,Word 功能,文字处理：字符、段落格式化 版面设计 合并字符；带圈字符； 格式背景水印 表格处理 图文混排 制作Web页,启动和退出Word,Word的启动方法 从“开始”的级联式菜单启动。 通过Office工具栏启动。 用桌面上的Word快捷方式启动。 打开Word文档等,启动和退出Word,Word的退出方法： 选取“文件”菜单中的“退出”菜单项。 单击主窗口右上角的关闭按钮 双击主窗口左上角的Word控制菜单框。 按Alt+F4键。,Word 界面,Word 界面,标题栏：应用程序名称和正在编辑文档的文件名。 菜单栏 工具栏：视图工具栏；右击工具栏可以显示或隐藏 标尺：调整段落缩进，页面边距；可从视图菜单中显示或隐藏 文本区：插入点“|”；左边有文本选定区。 滚动条：工具选项视图 状态栏：显示页码、编号、等信息,文档基本操作,建立文档 编辑文档 查找与替换、自动更正、校对 文档的显示,建立文档,创建一个新文档 文件新建 “文档1”为新空文档名称 输入文字 保存文档 保存未命名的文档：弹出“另存为”对话框。扩展名为doc。 保存已命名文档：文件保存,建立文档,保存为 RTF 文件。RTF文件是一种Word能够存取，并且在多种软件之间通用的文件格式。解决了Word文档不能在低版本中打开的缺陷。 自动保存文档：工具选项保存,编辑文档,打开文档 选定文本内容 编辑文本,打开文档,打开最近使用的文件 “文件”菜单列表中选择；工具/选项/常规设置文件菜单底部列出的文件数目 打开以前的文件 文件/打开，可设置预览、属性等。 文件的操作 通过快捷菜单对文件复制、删除、移动和重命名,选定文本内容,“先选定，后操作” 用鼠标拖动选定文本：拖动；按住Alt可选矩形块 在选定区选定文本：单击一行；双击一段；三击全选(按Ctrl单击)；拖动选多行 组合方式选定长文本：Shift + 上、下、左、右键 取消选定：单击非选定区域。,使用鼠标选定文本与图形,使用键盘选定文本与图形,删除,使用键盘移动或复制文字和图形,撤销与重复,在删除之后立即恢复时，可以单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮。 如果要撤消多项操作，可以单击“撤消”按钮旁边的向下箭头，然后在列表框中拖动以选择要撤消的操作。 如果恢复某一项删除操作之后，又改变了主意，可以单击“重做”按钮。,文档的显示,普通视图：初次进入Word的情形。不能看见页眉、页脚、页码等；不能显示图文内容以及分栏效果；多于一页用分页线。 Web版式视图：可以看到背景、自选图形和其他再Web文档及屏幕上查看文档时常用的效果。 大纲视图：显示文档框架。,文档的显示,打印预览：显示文档的打印效果。文件打印预览 全屏显示：视图全屏显示。Alt+F返回其他视图；或单击“关闭全屏显示”按钮。,页面设置,纸张大小 方向 页眉、页脚 页边距 标尺 分页规则 插入“分页符”,字符修饰,文档排版,段落修饰,制表位（Tab）,分栏排版,首字下沉,图文混排,绘制图形,制作水印,制作艺术字,插入外部对象,表格的编辑,模板,模板是一种特殊类型文档，它使用户能够很容易地完成文件的创建工作。 Normal 模板是适用于任何类型文档的模板。当启动 Word 或单击“新建”命令 时，Word 会基于 Normal 模板新建一篇空文档。,与Internet相关的功能,HTML语言 将标准的文本文档转换为HTML格式 HTML模板,桌面出版软件,DTP DTP中的文档设计功能 式样控制 图形控制 页面布局和文档控制 预印刷控制,电子表格软件,电子表格类似于我们平日写报表使用的表格，它以行和列的形式组织数据信息，用户可以方使快捷地对表格中的数据进行分析和计算。 图表将数据信息以饼图、面积图、散点图等各种图形来表示，利用它可以更为直观地分析和观察数据。,电子表格软件,数据清单信息是由行列组成的相关数据信息的集合，可以对数据清单中的数据进行排序、筛选，建立数据透视表，进行分类汇总。,Excel2003,基本操作,新建工作薄 当启动Excel 后，Excel自动新建一个名为Book1的工作薄。 如果要在操作过程中创建一个新的工作薄，操作步骤如下： “文件”菜单“新建”,出现的“新建”对话框。 “常用”选项卡“工作薄”图标；如果要使用模板建立一个工作薄，单击“电子表格模板”选项卡，单击所需的模板图标。 单击“确定”按钮。Excel将自动以Book1，Book2，Book3的顺序给新工作薄命名。,新建,打开工作薄,“文件”菜单“打开”命令，或者单击常用工具栏中的“打开”按钮。 在“查找范围”下拉列表框中指定要打开文件所在的目录，在“文件类型”列表框中选择文件类型，此时对话框中显示出所有符合扩展名要求的文件，在“文件名”文本框输入文件名。单击“打开”按钮或者直接在文件列表框中双击要选择的文件的文件名，即可打开已存在的工作薄。,打开工作薄,保存工作薄,使用“文件”菜单中的“保存”命令 使用“文件”菜单中的“另存为”命令,数据输入,可输入数据分为 数值数据：数字09、正负号（+和-）、小数点（.）、百分比符号（%）、千位分隔符（，）、美元符号（$）、左括号“（”、右括号“）”、科学计算符号（E，e）、冒号（：）、除号（/）。 字符数据 ：字符数据包括中英文字符、字母和数字的组合。,单元格数据的输入,数值数据输入： Excel单元格中可直接输入整数、 小数和分数；也可以使用科学计数法；输入到单元格中的数值数据，Excel将自动向右对齐。 所输入的内容将同时出现在选中的单元格和编辑栏中，并且编辑栏中会增加三个按钮：“”（取消输入）、“”(确认输入)和“=”(用于编辑公式)。,单元格数据的输入,字符数据输入,字符数据是指一串字符，非数字字符可直接输入，Excel会自动将输入的文字在单元格中向左对齐，故称“左对齐”。如果需要输入纯数字组成的字符，如输入产品登记号“1123”，则须在输入第一字符前，先输入一个单引号()即可，如 1123，或者先输入一个等于号(=)，再在数字前后加上双引号，例如：=“1123”。,公式输入,公式输入先以等号开头，再输入相应的公式 例如：金额=数量*单价。先选中E3单元格，输入：=C3*D3。,函数输入,例如，要求数量合计，操作步骤是：先选中C8单元格，单击工具栏的自动求和按钮“”，单元格中将显示“SUM（C3:C7）”；单击编辑栏的“”，则C3至C7五个单元格中数值的和显示在C8单元格中。,日期和时间的输入,Excel具有对日期和时间的运算能力。日期和时间的表现形式有很多种，例如：输入“3/10”，一般在单元格中显示3月10日，如希望显示的是“2001-3-10”或“2001年3月10日”，则需要重新设置日期或时间格式。,表格的编辑,单元格的选定 （1） 选定一个单元格 （2） 选定连续区域的单元格 （3）不连续区域的选定 （4） 整行或整列的选定 （5） 选定整个工作表,单元格格式编辑,设置对齐格式,设置字体,在Excel的字体设置中，单击“单元格格式”对话框的“字体”选项卡，可对字体类型、字体形状、字体尺寸进行设置。,设置边框线,默认情况下，Excel的表格为淡虚线。这样的边线不适合于突出重点数据，可以设置其他类型的边框线。单击“单元格格式”对话框的“边框线”选项卡,设置边框线,设置图案,设置列宽、行高,自动格式化,Excel提供自动套用格式的功能，预定义了十多种的制表格式供用户使用，这样既可节省大量的时间，并具有较好的效果。 自动格式化的方法：选定要格式的区域：选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，显示其对话框，在对话框左边的“格式”框中选择某种已有的格式，在中间的“示例”框中显示了所选格式的预览；若单击“选项”按钮，扩展了“应用格式种类”框，取消某个复选按钮，保持工作表中原有该项格式。,格式复制,格式复制一般使用“常用”工具栏的“格式刷”按钮。操作方法：首先选定所需格式的单元格或区域；然后单击“格式刷”按钮，这时鼠标指针变成刷子；再用鼠标指向目标区域拖曳即可。 格式复制也可以使用“编辑 / 复制”命令确定复制的格式；然后选定目标区域，使用“编辑 / 选择性粘贴 / 格式”命令来实现对目标区域的格式复制。,格式删除,当对已设置的格式不满时，可以使用“编辑 / 清除 / 格式”命令进行格式的清除。格式清除后单元格中的数据以通用格式来表示。,函数,直接输入函数 使用编辑公式按钮 用“粘贴函数”按钮,函数,自动计算,例如，我们要计算A2：C2区域的最大值，操作过程如下： （1） 选定要自动计算的区域A2：C2。 （2） 右击状态栏，出现快捷菜单。 （3） 单击选择快捷菜单中的计算方式，如“最大值”，状态栏中会立即显示计算的结果。,自动求和,快速求和,（1） 选定包含求和数据的区域。 （2） 如果还有其他数据区域，则按Ctrl键再选定其他区域。 查看状态栏，在状态栏中，将显示所选定区域的数据和。,数据排序,简单数据排序 使用“常用”工具栏的“降序”按钮或“升序”按钮 ，即可将数据排序。 复杂数据排序 如果排序要求复杂一点，比如在学生成绩管理中，想先将同系的学生排在一起，然后按总分降序排列,数据排序,分类汇总,简单汇总 分类汇总数据分级显示 嵌套汇总,图表制作,Excel可建立两种图表。 一种是嵌入图，即在工作表中嵌入图。当需要同时显示数据和图表时，可以建立嵌入图作为工作表中的对象。 另一种是在工作薄中现有工作表之外建立一张独立的图表作为一张特殊的工作表。 图表与数据是分开的，可以分开打印。无论那