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文档简介

時間規劃與管理,羅寶鳳,時間的規劃與管理,生涯規劃中的一項重要的議題,就是時間的規劃與管理。 如何能在有限的時間與精力中完成眾多的目標? 以下介紹一些概念與方法,但是最重要的還是要看個人經過嘗試的經驗,之後修改才會最有幫助。,前言,我們最常聽到的一句話: 沒時間! 讓我們找出偷走時間的小偷: 純哈拉的MSN對話 無聊的電子郵件 長舌的電話 出其不意的訪客 遲到的朋友 拖延、優柔寡斷,甚至要求完美的個性,前言,種下一個想法,得到一個行為。 種下一個行為,得到一個習慣。 種下一個習慣,得到一個個性。 種下一個個性,得到一個命運。 今天希望改變一些關於時間管理的想法,與時間有約,當我們感受到時鐘與羅盤之間存有時差,問題便產生了,這表示我們沒有對生命中最重要的事情付出應有的心力。 人總是無時無刻面對時間運用的問題,無論是面對重大的人生轉折或芝麻綠豆般的生活瑣事,難免要做一番抉擇,而且更需自己承擔抉擇的後果。當然,結局不一定都是甜美的,尤其在時間的安排無法符合內心的羅盤時。,急迫性偏執,如果我們不能有意識地專注於重要的事,便等於無意識地浪費時間在不重要的事。 請你先花點時間想想: 你知道在哪一方面如果持續有優異的表現,對個人生活、專業或工作會有積極的意義? 如果你知道做這些事具有積極的意義,現在為什麼還不做?,急迫性偏執,多數人都不了解迫切性對我們有多麼大的主宰力量。電話鈴響、敲門聲、截止日期,無不令人心神不寧。 當我們解決一件重要而迫切的問題後,心裡自然會升起短暫的成就感。忙碌幾乎成了新的社會地位象徵,承認自己不忙簡直是種恥辱。 我們從忙碌中找到安全感、別人的敬重與歡迎。然而忙碌也成了渾渾噩噩的藉口,讓人無法思索生命中最重要的是什麼。,急迫性偏執,重要的事通常不需要在今天或這個星期完成,但急事卻非得立刻行動不可。急事的迫切性總讓人覺得非常重要而無法耽擱,從而一步步耗損我們的精力。 然而,如果從時間的架構來看,這種似是而非的重要性便會逐漸消失,於是我們悵然憶起有多少重要事情被擱在一旁,警覺時自己已成為急事的奴隸。,急迫性偏執,傳統的時間管理法多半只會使急迫性偏執更加嚴重。每日的行事曆只會讓人把焦點放在如何將事情按照緊急的順序做完。生活中急事的比重愈大,相對的,完成的重要事情就愈少。 當我們脫離急迫性的驅使,開始探討重要性的問題時,首先面對的基本問題就是何謂最重要的事,以及如何才能把最重要的事視為當務之急。,與時間有約,何謂最重要的事? 人生有幾個基本需求,如果無法獲得滿足,便會覺得空虛、不圓滿。這時或許會以忙碌來填補空虛,也可能因暫時的一點成就而沾沾自喜。 不論我們對這些需求是否徹底了解,是否能積極實踐,都不能否定內心深處確實有這些需求,而且不容忽視。,與時間有約,這些需求簡而言之就是生活、愛、學習與發揮影響力。 生活是指食衣住行等物質需求; 愛是指愛人、被愛、與人產生關係,有歸屬感等社會需求; 學習是自我發展與成長的心理需求; 發揮影響力是感覺人生有意義、有目的,對他人有貢獻等精神需求。,與時間有約,與時間有約,這些需求對我們的生活品質與時間安排有什麼影響? 這些需求都非常重要,任何一項無法滿足,便會降低生活品質,甚至可能使你變成急迫性偏執狂。 我們愈想完成更多的急事,愈加劇急迫性偏執的病情。也就是說,在人生的四大需求有所缺憾時,我們總是以忙碌所產生的快感來取代。,要事 VS. 急事,所謂重要的事是指真正有助於達成人生目標,讓生命豐富、更有意義的事,但這些事多半都不是那麼迫不及待。原因在於這些事沒有急迫性,或者說其急迫性必須我們主動去發掘。 我們以時間管理矩陣來探討急事與要事的關係。矩陣中將日常活動分成四個象限,裡面涵蓋了所有的時間安排方式:,與時間有約,第一象限:急迫又重要的事。 如上課、準時完成工作 第二象限:重要但不急迫的事 如運動、陪家人 第三象限:急迫但不重要的事 如接電話、回email、買東西、做家事 第四象限:屬於不急迫又不重要的事 如聊天、抱怨、煩惱,與時間有約,我們觀察發現多數人花在第一、三象限的時間最多。如果你也是其中之一,是否付出了相當的代價?當你為急事忙得團團轉時,是否忽略了重要的事? 什麼事對你而言是最重要的? 我們以同樣的問題問過數千個人,發現絕大多數的答案可為下列七類:,與時間有約,改善人際關係、改善事先準備工夫、做更周詳的規劃與組織、善待自己、抓住新的機會、充實自我、增進能力。 這些都屬於第二象限,全都是重要的事。但如果你的答案也屬於這幾項,為什麼不能身體力行? 也許因為這些不是急事,並沒有迫在眉睫,讓你覺得非做不可。然而事實上,這些事才是你必須主動去做的。,與時間有約,我們在生活中顯然同時受到急迫性與重要性二項因素所左右,實際上在做任何決定時,如果你以急迫性為考慮重點,問題便會產生。如果我們以重要性為主,生活便會落在第一、二象限,而遠離三、四象限。 當我們投注更多時間在事先準備、預防、規劃和增進自我能力,自可減少許多耗費在急迫性事情上的時間。,與時間有約,如何找出時間來做第二象限的事? 最理想的方法是從第三象限騰出時間。第一象限的事既急迫又重要,當然不得不做。而第四象限是根本不該做的。只有第三象限會騙倒我們,因此我們應學習從重要性來看待一切活動,才能一一找回在急迫性煙幕下失落的時間,重新運用於第二象限。,與時間有約,時間管理矩陣最大的功能,在於讓我們了解時間的安排如何受到急迫性與重要性的左右,讓我們看清楚自己為什麼把大部分時間花在某些地方。 與時間有約:花一點時間檢視你的時間使用情形吧!,80/20法則,因為時間有限,必須先評估目標的優先順序。認識80/20法則: 一八九七年,義大利經濟學者帕列托發現了80/20法則。他發現社會上很多不平衡的現象,例如觀察英國人的財富及收益的模式,歸納出百分之二十的人口擁有百分之八十的財富,重點不僅是在百分比,更在於一項事實:財富在人口中的分配是不平衡的。 80/20 法則 PPT,80/20法則,80/20法則主張:一小部份的原因、產入或努力,通常可以產生大部份的結果、產出或酬勞。 也就是說,你所完成的工作裡,百分之八十的成果,來自於你所花的百分之二十時間。反過來說則是你所花的百分之八十的時間裡,只得到百分之二十的成果。,80/20法則,在教學上的80/20法則: 1. 老師上課問學生任何問題,百分之八十的反應來自於百分之二十的學生。 2. 老師們百分八十的努力教學過程中,學生卻只吸收了課程內容的百分二十呢? 3. 一堂課中,老師百分之八十的時間,在管理及教訓班上百分之二十的學生。 4. 為何學生花了百分八十的時間努力用功,卻只得到百分之二十的成績呢?,80/20法則,重點在哪裡? 就是花最少的力氣,得到最大的效果 在用80/20法則分析時,好像有些關係的比例不是80與20,有可能是80與30或80與28等等,此80與20的比例關係不是重點,重點是要去分析可以讓你產出百分八十的價值之關鍵少數是什麼,也就是說 練習集中時間完成最重要的事情,那才是重點。,A、B、C分類法,規劃事情的優先順序: Lakein(1973)提出ABC分類法,先在紙上列下所有的工作,逐一評估各項工作的重藥性,最重要的標A,次要為B,最不重要為C。先完成A類工作,以此類推。 運用ABC分類法的標準是在重要而非緊要。今天是夏季大減價的最後一天,但是後天要交一份報告,是該出去瘋狂大採購,還是留在家裡寫報告?,時間的規劃與管理,除去拖延的習慣 拖延的可能原因有許多種,例如擔心失敗、不想去做或力求完美。可是,無論是哪一種理由會讓您損失許多的時間。此時不妨列出拖延的原因,訂出實行時程與完成的好處。如此一來,一但事情能解決,才是壓力真正放鬆的時候。,時間的規劃與管理,規律的作息 許多人會熬夜做事,以求事情快一點解決。殊不知熬夜之後,隔天精神變差、挫折容忍度變差,如此一來工作效率也相對下降。當然事情會越積越多。,時間的規劃與管理,學習適當的拒絕 許多安排好的計畫,會因為無法拒絕的邀請而被迫改變。事後更有可能後悔當初為何不敢加以拒絕。學習評估自己的時間與能力,不僅可以避免體力透支,更是學習疼愛自己的先決條件。,時間的規劃與管理,學習良好的做事方式 有許多人其實十分勤勞,一刻鐘也沒有休息,但是事情卻好像永遠無法做完似的。或許這是因為做事方式不正確。例如,有些人喜歡同一時間做許多事情,到頭來卻是一事無成;或是計畫一天連續閱讀十二個小時。不良的做事方式與計畫,會造成事倍功半的後果。 記得隨時鼓勵一下自己,結語,送大家四句話: 一個中心、二個基本點、三大作風、八項注意 一個中心: 是以健康為中心。因為健康失去了,那什麼也沒有,二十一世紀就是以健康為中心,結語,二個基本點: 糊塗一點, 小事太認真整天計較

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