企业公司应用文公文写作要领

企业（公司）应用文（公文）写作要领（提 纲）中海福建天然气有限责任公司 印二一一年六月目录要领前 言 （略）一、 应用文的概念和内容-（1）（应用文的性质、类别、历史、特点，以及公文、文件、文书的含义）二、 常用公文的种类和写作-（6）（公文的种类。非行政机关常用的通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等7种公文写作要领）三、常用专用应用文的应用和写作-（15）（常用专用应用文中的简报、通讯新闻、总结、规章、制度、计划、礼仪等应用文写作要领）四、应用文（公文）写作要求和方法-（20）（应用文写作的总要求；具体方法按应用文的主旨、材料、结构、语言及用词、造句等分细写作要求）五、通用公文的格式和规划-（28）（公文格式的规范要求，公文数据项目按文头、主体、文尾三大部分分别介绍）附：公司公文词句语法病例剖析-（33）企业（公司）应用文（公文）写作要领（提纲）欣士敏前 言（略）一、 应用文的概念和内容在日常工作、学习、生活和公务活动中，人与人之间、单位与单位之间、上级与下级之间，经常有许多事情要联系、要处理、要解决，而在处理各项事务中，常常要用到一些惯用格式的文章，这就叫应用文。应用写作，是研究应用文写作规律的一门科学，它是写作学科母系统中的一个子系统。应用文范围很广，种类很多。按照各种应用文的内容、性质和使用范围的区别，一般可以分为五大类。（一）公文。以往以国家机关、社会团体、企业和单位名义发出的文件，统称为公文。其实从严格意义上来讲，国家行政机关的行文称“公文”，党的各级领导机关行文以前多叫“文件”，没有行政职能的单位行文不能称为“公文”，只能称“文书”或“文件”。不过后来一般通称都叫“公文”。（二）专业应用文。社会各部门与其专业相适应的，处理专业事务的，具有一定规范体式的文书，即专业应用文，如财经应用文、法律应用文、科技应用文、军事应用文等。企业（公司）应用文属专业应用文之列。 (三)常用应用文。一般常用的有书信、启事、会议记录、报告笔记等。（四）专用文件。如计划、规划、总结、简报、调研报告、情况分析、经济合同等。这类文件是经常用到的应用文，但它有别于公文。（五）规章制度。是一种把大家决定要做和必须遵守的事情，采用条例形式写成的应用文。这类应用文在领导单位往往作为公文附件发布，或单独发布。有时则供内部掌握使用。应用文源远流长，可以追溯到三千多年以前。殷代王室政务记载的甲骨卜辞，西周王室政务记载的钟鼎文，是应用文最早的雏形。古籍周易系辞下有：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察”；周礼天官小宰有：“六曰听取予以书契”的记载。清代学者孙治让所著周礼正义注释：“凡以文书为要契，或书于符春，或载于簿书，并谓之书契。”古籍中所谓“书契”，便是我国早期应用文。尚书里面记录了许多政府文告、誓词等公务文件，且用语典雅，表述清楚，为应用文的发展奠定了基础。秦代开始，应用文写作走向成熟。封建专制中央集权国家的建立，对应用文写作在规范化、程式化方面提出来许多新要求。到了唐宋时期，韩愈等人倡导的“古文运动”，把中国古代应用文写作推向一个高峰。然而，纵观文化史，应用文写作的地位偏低，没有得到真正的重视。许多人认为“应用文写作无学问”，认为“其只有实际经验。没有理论体系，是一门潜学科”，没有自己的独立性。在古代文艺理论中亦存在矛盾现象。有人说应用文是“政事之先务”，但又说是“艺文之末品”。近年来这种观念有所转变，有人建议创立应用文写作学。可以预见应用文将成为一门新兴的学科。应用文有它自己的特点，主要为：鲜明、准确，具有一定的严肃性。鲜明，就是态度鲜明、主题鲜明、论点鲜明；准确，就是观点正确、材料正确、逻辑正确。有些有一定严肃性，成文后不允许随便更改或变动。如规章制度、经济合同等。目的明确，有明确的对象和目的。有些虽然对象比较广泛，问题比较复杂，但也有一个大致的范围。格式固定。在实际使用中的格式，是按照社会习惯和需要逐渐形成的，一般都要掌握和遵守，不能随便改动，特别是公文格式。语言朴实，简明扼要。应用的语言要一看就懂，不产生歧义或误解，要实事求是，一是一，二是二，不夸大和缩小。文字要精炼、准确，能完整的表达内容，做到突出要点、条理清晰，一般不追求描述，切勿滥用形容词，或作不需要的比拟和夸张。应用文中公文与文件、文书常常作同义词使用。公文属于一定历史范畴，它是随阶级的出现而发端，随国家的形成而产生的。阶级的出现和国家的形成，是公文产生的前提条件。汉语中的公文一词初见于西晋陈寿三国志魏志赵俨传：“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民。”国务院办公厅1993年颁布的国家行政机关公文处理办法指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。”它高度概括了国家行政机关公文的形成、特点、范围、方式、功能。一个“文书”，一个“工具”，准确地揭示了行政机关公文的本质属性和内涵，体现了行政机关公文与其他公文的区别。办法规定，中国现行行政机关的公文主要有十二类十三种：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。按行文关系，可分为上行文、平行文、下行文。文件是组织或个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人们记录、固定、传达和储存信息的一种工具。汉语中文件一词，初见于清末。中共中央办公厅1989年制发中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）指出：“党的各级领导机关的文件，是传达党的路线、方针、政策和实施党的领导的重要工具，是指导和商洽工作，请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。”做好文件处理工作，“使之规范化、制度化、科学化”，“对加强和改善党的领导，加强社会主义现代化建设都有重要意义”。一个“重要工具”，一个“重要手段”，体现了党的文件的性质、功能、作用和特点。1996年正式改称中国共产党机关公文处理条例。条例（试行）规定：党的各级领导机关正式文件常用的种类有：公报、决议、决定、指示、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函等十三种（类）。文书是以文字为主要方式记录信息的一种书面文件。除了上述“公文”、“文件”含义外，包括机关团体、企事业单位普遍使用的条例、规定、计划、规划、总结工作、调查报告、通讯简报、交流经验、沟通信息的文书。汉语中的文书一词，起源甚古，早在汉代史籍中已见使用，有时也称简牍、文牍、案卷。汉书 刑法志：“文书盈于几阁，典者不能偏睹”。其后也有作契约之词，如元典货郎旦二：“情愿卖与拈各千户为儿，恐后无凭，立此文书为照。”或作文章与书法用。如宋张潞浯溪诗：“两朝功罪乾坤定，二子文书日月光。”（指唐元结撰，颜真卿书写的“中兴颂”）文书，还泛指从事文书工作的人员，有时，也作为一种职务名称。文书的使用范围较广。二、常用公文的种类和写作应用文种类，一般指文件制发单位根据文件内容、特点、适用范围、任务而确定的行文形式和名称。企业（公司）最常用的应用文，有与行政机关公文基本相同的文种，如通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等7种。至于多属行政机关“专用”的文种，如命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告等6种，一般说来企业（公司）不适合使用，有的甚至是不能使用（如命令等）。规定公文种类范围之外的文种，如简报、情况介绍、通讯报导、计划规划、工作总结、调查报告、检查评比、经济合同、规章制度，乃至礼仪请柬、贺电、祝词、欢迎词、欢送词、答谢词等等，与部门专业、企业管理需要相适应，用途广泛，使用普遍，但不属于行政公文范围之内。公文划分种类，每一份公文必须冠之以文种，使用时有严格限制。应该按照受文对象、文件性质和内容来确定。非公文种类范围的文种，一般都有固定的格式，使用中要按照社会习惯和需要掌握和遵守，但也有一部分不受格式限制，可以灵活使用。下面简要介绍企业（公司）常用的几种公文，它与行政机关公文相同。（一）通知通知是上级对下级和同级之间使用的文件。作为行政机关公务文书，内容与写法都有严格要求，要按照公文的制发程序制发。企业（公司）日常使用的非行政性公文通知，以及平时就临时事务所写的通知，可以灵活、随便一些。“通知”的特点是具有广泛性、普遍性和时效性。行政机关的通知具有批示性、发布性、指示性、周知性和任免性等内容。企业（公司）的通知一般包括召开会议、布置工作、互通情况、批转或转发公文等几个方面。召开会议注意写明会议时间、地点、出席人员和会议内容等。布置工作注意把工作的内容和要求写具体明确，重要的工作还要指出工作的方法步骤。互通情况作用是让对方了解情况或配合进行有关工作，所以要把应该说明的情况说清楚。批转公文下级单位请示问题的答复，并把批复事项通知有关单位照此执行。转发公文对上级机关、平行机关或不相属机关的公文，发给有关单位执行或参考，以通知转发。对下级单位可要求“参照执行”、“遵照执行”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等。（二）通报有表扬和批评两种。一般用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。因此大体分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三类。通报的特点要具有：典型性被通报表彰的集体或个人，成绩一定要突出，事迹一定要先进，要具有代表性，对工作有指导意义。真实性无论是表彰先进还是批评错误，事实必须真实确凿，表述应该准确无误，要恰如其分。政策性要以政策为依据。对通报事项的表态，就是对人和事定性，就是在体现政策。教育性着眼于教育，着眼于提高思想觉悟，着眼于提高科学决策和依法办事的自觉性。（三）报告向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。报告是上行文，它有利于上下级单位之间沟通。报告有时与指示、通知构成相照应关系。贯彻落实上级指示、通知的有关情况，必须写报告。个人向组织领导的报告，不是公文，是日常事务文书。报告具有陈述性、记录性、灵活性、及时性等特点。以反映情况为主的，是将本单位的工作情况、做法、经验、问题告诉上级，具有陈述性；下级向上级汇报，不要求批示和答复；汇报事前、事中、事后行文都可以（灵活）；必须及时，有时必须在规定的时间内报告。企业（公司）报告的内容大体分四类：工作报告多是在工作任务完成后，总结经验，汇报进度，提出意见的报告。正文包括报告的缘由、汇报工作情况、结束语三个部分。缘由即简述写报告的意图、目的原因和根据；汇报和总结工作着重陈述工作指导思想、政策依据、基本情况、工作内容、工作步骤、经验体会、存在问题、解决问题的方法、今后打算等等。最后是结束语，多写“以上报告，请审阅”、“以上报告，请指正”。情况报告下级单位汇报工作中遇到的重大情况、特殊情况、紧急情况，以及接办单位对有关事项的处理情况的报告。首先，交代基本情况，即交代开展某项工作的依据并点明主要情况；其次,着重陈述工作进展情况、主要做法和效果、工作中存在的问题；最后，提出解决问题的方法和工作要求。建议报告下级单位向上级提出意见和建议的报告。首先，在开头概述报告背景、原因、目的、情况；其次，看重陈述针对普遍存在问题所提的意见和建议；最后，多以“以上报告如无不妥，请批转给xxx单位执行”作结。答复报告下级按上级有关要求回答上级单位询问的报告，分报告缘由和情况两部分。报告缘由：简述写报告的原因；报告情况；写清楚上级单位所询问事项的来龙去脉，所进行的工作的主要过程；采取的措施，有何效果。针对性要强；要紧扣上级询问来写，切忌答非所问，要如实叙述，不要节外生枝。（四）请示用于向上级机关请求指示、批准的公文。请示与下行文批复、指示等构成相照应的关系。请示具有请求性、单一性、时限性、直接性等特点。向上级机关请求指示批准，目的是要求批复；请示内容必须单一，一文一事。一般都是急需办理和解决的紧迫问题，大多对时间方面有要求；行文关系具有直接性，即下级只能按隶属关系向直接上级请示，一般不越级请示，不多头请示。请示的公文，一般分为两大类：请求指示的请示包括涉及国家方针、政策方向的不理解、不明确的重大问题；工作中的重大问题；原来没有规定又难以处理的问题；意见分歧需请求上级裁决的问题；法规、规章不曾涉及的问题等，请求上级明示。请示正文包括请示缘由、请示事项、请示结语。缘由，说明为什么请求指示，写明请示的原因、目的、事项，写清楚请示什么问题，即根据是什么，要求解决什么问题、什么困难等；最后，一般以“以上请示妥否，请批示”，“以上请示，请予批复”等习惯用语作结。请求批准的请示包括：本单位职权范围内不能解决的问题；要根据实际情况变通处理的问题；需要上级批准、支持才能处理解决的困难；带普遍性、全局性或比较重大的问题；作决定或提出处理意见，需通过上级批准后转发至有关部门贯彻执行。正文包括首先写请示缘由，摆明情况，指明问题，点明目的。摆情况要集中扼要，讲问题要抓住实质、点目的要切中要害；其次，写清楚请求批准的事项，申述理由要条理清楚，提出带有倾向性的意见和建议，要切实可行。行文态度要恳切，语气要谦和，忌使用命令式语言；最后，多以“特此请示，请示复”，“以上意见如无不妥，请批准有关部门执行”等惯用语作结。（五）批复批复是应下级单位请示而制发，是被动制发的公文。它以请示为存在条件，有请示也有批复。批复具有针对性、单一性、权威性、简明性的特点。批复仅针对请示提出的问题表明态度、提出意见和办法，答非所问、复非所求不能称其为批复。与请示一样只有一个主送机关，一事一复。看所复问题涉及其他机关，则用抄送形式；代表上级单位权利和意志，是上级的指示精神和决策意见。对下级具有法定的约束力；只对请示事项作原则性、结论性表态、指示和决定，要求用于精炼、简明扼要。批复与请示有相照应关系，可分两类：指示性批复上级对下级工作中疑难问题、对方针政策不明确的情况、原来没有规定处理时难以把握的情况、对某事项认识不统一情况等所作明确的指示。正文包括批复引语、批复意见、结语。引语，讲批复原因，一般引叙下级来文的标题、发文字号作为批复依据；意见，写对下级请示事项明确表态，写肯定性意见，如原则同意，要提出一些补充、修改意见；部分同意，要写出同意哪些不同意哪些，对不同意部分还有什么修正意见和要求，如果不同意，就写上否定意见和理由，分析利弊，以理服人；结语，常用“此复”，“特此批复”。批复性批复是上级对下级机关在职权范围内不能解决的事项，带全局性的工作、重大情况等，表明处理意见，有的批复用抄送形式发送至有关单位执行。批复标题由发文单位、事由和文种三要素构成，正文开头部分首先引用来文的名称，然后以“经研究，复如下”惯用语提起下文；主体部分针对来文，出答复意见，最后提出执行有关规定的要求。写批复要做到及时、明确、准确。下级的请示要及早答复，能久拖不复；表态要明确，简意明，不能笼统含糊、模棱两可；针对性要强，有问有答，答复清楚，不能答非所问；措辞用语要准确，产生歧义；篇幅要短小，简明扼要，讲清即可。批复与指示有区别。批复是对下级请示的答复，是公文种类名称中的一种；批示是针对下级没有要求答复的公文、材料等表明态度和发表指导性的意见，是行文中的一种形式。（六）函函是不相隶属机关之间相互商洽、联系工作、询问、答复问题，以及向有关主管部门请示批复的公文。向主管部门请求批准的函与向上级机关请求批准的请示，虽均有“请求批准”的内容，但存在着区别：其一，公文的类别不同；其二，主管部门与上级机关权限不同(主管部门仅有审批权、上级机关还有批示权)；其三，收发文机关之间关系不一样（主管部门与函发文单位无隶属关系）；其四，行文方向有别（请示只是上行文，函多为平行文）；其五“请求批准”内涵不尽一致（函多为某些事项按规定需经有关主管部门批准认可）。函是公文的一类，便函不是公文，多用于日常一般性工作和事务。函的特点具有广泛性、灵活性和多向性。适用范围广，可用于不相隶属机关之间；各机关都可以制发函，不受限制，使用频率高；写法比较自由，没有严格要求，行文多为平级的平行文，但也可以是不同级别、不相隶属的机关。函的内容大致可分为四类：商洽函用于不相隶属机关之间商洽、解决、办理某一事情、联系有关事宜。要把商洽事项的情况和要求写清楚，要尊重对方，语气要恳切、商量。询问函用于不相隶属机关之间的询问和有关问题。向有关单位询问政策界限不明确的问题等。要把所询问的事项和问题写得明明白白，措辞要得体，要掌握好分寸。一般一函一事。答复函用于答复不相隶属机关之间的询问和有关问题，要针对来函商洽的具体问题，逐一给予明确清晰的答复，包括处理的依据。对上级机关的来函，用报告作复，用函复。请求批准函用于向不相隶属的有关部门请求批准。写事项时要开宗明义，陈请求批准的事项，宜短不宜长，要说得合情合理，用词恰当，文字简明。是同级机关、没有隶属关系的，不应该用请示或报告文种，只能用函。发函的缘由，一般均为交代发函的原因、目的、根据。结语要根据函的不同分类而有所不同。询问函、商洽函多用“为要”、“为盼”、“请速函复”等；答复函多用“特此批复”、“特此函告”等；请求批准函多用“为感”、“为荷”等。批复与答复函存在区别：针对性不同，行文方向不同，重要程度不同，写法不同。答复函行文具有多向性，且什么内容都可作复，包括一般性问题，因此比较灵活。（七）会议纪要这是记载和传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要具有纪实性、纪要性、指导性、依据性等特点。纪要要全面、真实、客观地反映会议情，忠实于会议的基本精神和内容；精髓在于“要”，即摘其要点而记之;纪要纪录、反映的问题和解决意见方案，具有指导性作用，可作为检查督促的依据。会议纪要大体分为三类：工作会议纪要对某一范围较大或重要方面的工作进行部署的会议纪要。办公会议纪要大多是各单位领导人的集体会议，是例行会议。座谈会议纪要是议题比较集中的会议。会议纪要一般由标题、正文两部分组成。标题由会议名称和文种（会议纪要）组成，有的可采用正副标题，正题反映会议主要精神，副题包括会议名称和文种。会议纪要成文时间一般放在标题下面正中位置，用圆括号括起来。正文由会议概况、主体、结尾几部分组成。开头概况简述会议名称、召开会议单位、主持人、时间、地点、参加（列席）人员；交代会议召开的依据、目的，点明议定事项，介绍指导思想等。主体部分一般用一句话点明会议议题、起总领下文作用，紧接着围绕会议宗旨、主体叙述。表述时，常在段首用“会议听取”、“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议决定”等提挈语，作为分述每一层次中心内容的开始。结尾点明会议的意义和作用，发出希望和号召。会议纪要和会议记录是有区别的（写法、文体、成文、作用不同）。三、常用、专用应用文的应用和写作在日常工作中，除了常规的公文外，经常要用到工作简报、情况介绍、工作总结、规章制度等一类的文件。这类文件具有一定的影响和作用，但又不称为公文，一般只供参政或作公文附件使用。这种文件用途较多、使用也较广泛。为了区别常用公文，现以“常用专用应用文”给以简单介绍。（一）简报各单位用来通报情况、交流工作经验的一种内部刊物叫简报。简报原是简要向领导反映重要情况、报告日常工作的一种文件。1955年国务院曾规定：外交、计委、建委、体委、民委、侨委等委办，每两周向总理写一次工作简报，明白、扼要地报告所掌管的范围内重大问题的处理，工作中的重要情况和经验。可以看出当时的工作简报是专门向领导反映重大问题和重要情况及经验的一种文件。后来简报使用范围逐渐扩大，名称也随之增多，如xx动态、xx通讯、内部参考、情况反映、简讯等，成为一种内刊。它面向上级，也面向群，众介绍情况，汇报工作，交流经验，传送信息，指导日常工作。简报的特点是：真实、新颖、迅速、简要。凡是单位内部新近发生的真实事物都可加以反映，即反映的是新情况、新事物、新经验、新问题、新动向。采写、编发是及时、迅速，内容形式简明扼要、集中明确。有人说，简报就是简单的报导。简报大体可分为三类:日常工作简报反映本部门日常工作中的重要情况、重大问题、工作意见及经验、体会等常规性简报。具有编发的连续性，有一刊数文，也有一刊一文。专项工作简报反映本单位某一项工作的进展情况、做法、问题、经验和意见等短期工作简报。会议情况简报反映某一重大会议情况的临时性简报。简报种类多样、内容丰富，所以写法也不一样。但书写的格式通常比较固定、统一，大体分报头、文章、报尾三部分。报尾部分一般用“报”“送”“发”分别表示呈报上级、发送同级、分发下级。（二）通讯、新闻用叙述、描写、议论、抒情的表达方式，具体生动地反映客观事物或典型人物的报导称通讯，是广义新闻中的一种。通讯的特点具有新闻性、文学性、评议性、时效性。通讯可以分为人物通讯、事件通讯、工作通讯、概貌通讯等。它与新闻有同异。新闻，即新近发生具有社会意义的事实报导，具有真实性、时叙性、简明性等特点。新闻种类很多。大体分为动态新闻、综合新闻、典型新闻、评述新闻、简明新闻、标题新闻。公司可以经常组织一些通讯、新闻报导，进行宣传,有利发展。（三）总结对一定时间内的工作进行回顾、评价，包括情况、成绩、问题及做法、经验、体会和今后打算等内容的文书，叫总结。总结是项重要工作，特点是：情况真实，评析客观，打算可靠。总结按内容分有工作总结、学习总结、生产总结、思想总结等；按形式分有综合性总结、专题性总结；按时间分有年度总结、季度总结、月份总结；按范围分有单位总结、部门总结、个人总结等。总结格式，一般包括标题、正文、落款三部分。标题可以标明文种（如“总结”、“小结”），也可不写文种。正文包括开头、主体、结尾三层。主题部分，汇报性总结，可按“情况成绩问题-打算”展开，经验性总结可按“做法-成效-体会”来写。（四）规章制度规章制度是条例、章程、规则、规定、制度、办法、标准等的总称。共同特点是：一般都为达到一个目的，针对一件事或一个问题而订立的；用条文写成，一般用来规定职责范围，规定应该做的、不准做的或应该遵守的；没有使用上的限制，单位、部门及各小组均可使用；带有一定强制性或约束性，一经公布，只要与规定有关，就应按章办事。规章制度健全不健全，往往是衡量企业管理水平的一个重要标志。企业的规章制度是管好企业的重要手段。规章制度一般由标题、签署、正文三部分组成。正文结构常采用三种：1.总则、分则、附则式；2.序言、主体、结尾式；3.条文式。可根据内容的繁简而定。（五）计划单位为了在未来的一定时间内完成某些工作任务而制定出奋斗目标和作出行动安排，所形成的书面材料，叫计划。计划的使用范围比较广泛，属于计划性文体的还有“规划”、“纲要”、“工作要点”、“方案”等。计划的特点是：明确的目的性、措施的可行性、科学的预见性、很强的指导性。计划有许多种类。按性质分，有综合性计划和专题性计划；按内容分，有工作计划、生产计划、学习计划等；按范围分，有单位计划、部门计划、个人计划等；按时间分，有年度计划、季度计划、月份计划等，还可以分前期计划、中期计划、短期计划。计划的内容和形式也不尽一样。一般都包括：指导思想、基本情况、任务指标、方法步骤、办法措施等。着重写明“为什么要”订计划和“能不能”实施计划。写明在实施中“做些什么”“怎么去做”。形式上一般有条文式、表格式，表格条文混合式。（六）礼仪1请柬请柬，也称请贴、邀请书，是单位或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼，参加某些活动时发出的礼仪性书信。请柬特点是：邀请性、告知性、简明性。其格式有简式请柬、标准式请柬、入场式请柬以及广告式请柬等。请柬一般由标题、称呼、正文、结语、落款五部分组成。2贺电贺电是表示对收电对象祝贺、赞颂的电报。目的是表示庆贺，有较为强烈的感情色彩；语言简练，篇幅不长。贺电一般由标题、称呼、正文、落款四部分组成。3祝词祝词，也叫“祝辞”，它泛指对人、对事表示祝贺的言辞或文章。祝词常见的有祝贺词、祝酒词和祝寿词等。祝词一般由标题、称呼、正文、落款四部分组成。4迎送词一般分欢迎词、欢送词、答谢词。欢迎词是在迎接宾客的仪式上或在会议开幕时，主人对宾客或会议代表表示热烈欢迎的应用文种。欢送词是在送别宾客或会议结束时，主人对宾客或会议代表的离去，表示热情欢送的应用文种。答谢词是宾客对主人的热情接待或周到的安排，表示感谢的应用文种。其主要特点是：称呼使用敬词，有真情实感，不能虚情假意，语言要简练、明快、热情、友好。写作时一般有标题、称呼、正文三部分组成。四、应用文（公文）写作要求和方法应用文写作是一门融综合性和实用性为一体的应用学科，要做到：认真努力学习应用写作自古有之，但作为一门学科，在中国还是现代才兴起，要真正掌握，就得下一番功夫。掌握方针政策为工作服务就应了解有关方针政策，熟悉有关法律与规定。熟悉有关业务要熟悉自己的业务与工作。练好写作基本功虽有自身特点与格式，但也必须遵守一般文章的写作规律，如提炼主旨、选择材料、安排结构、锤炼语言。以上既是应用文写作的要求，又是提高写作能力的最好方法。（一）主旨 主旨指单位发文的意图，对所讲的事情的看法、认识和态度。 应用文主旨的表达与文学作品的主题的表达有本质区别。 “主旨”要求直笔表达，即用毫不含糊的语言直截了当地陈述，忌讳含蓄，要求开门见山；“主题”是通过对人物的刻画、环境的描写、情节的叙述反映出来，一般忌讳直露，讲究含蓄。 主旨是应用文写作的灵魂，要求正确、集中、深刻、新颖。 正确要符合党和国家路线、方针、政策，要符合客观形势要求，要符合本单位实际，要符合领导单位的意图。 集中一般一篇文章只能有一个主旨；主旨要贯彻全文始终，要能起统率分观点的作用，或者说要突出重点，行文有序。深刻应反映出事物的本质特征以及事物的发展规律，预见事物的发展，具有指导作用。新颖要有新的见解，新的认识，时代感强，与时俱进。主旨提炼，要经历一个复杂的思维过程，即认识上的飞跃。可灵活应用横向思维、纵向思维、创造性思维等方式。如根据客观需要（将当前与长远结合起来），考虑主观因素（材料收集是否充分，分析综合能力如何等），符合实际需要（阅读文件的对象是谁），探寻历史渊源（从过去到现在、将来），深思求异独创（多角度创新思维）等，以表达“开门见山、直截了当、片言撮要、一文一事”为最好。（二） 材料 材料是指为了阐明主旨所运用的事实和依据。观点是灵魂，材料是血肉，是“物质基础”。主要包括方针、政策、规章、制度；工作事实、成绩、问题、解决办法、措施、要求、建议；有关资料或数据，历史的、现实的、同行的、国内外的信息资料等。材料是主旨的基础。对材料科学分析，去伪求真，精心提炼，确保材料主旨和谐统一，观点正确，鲜明突出。通过工作实践和广泛阅读，直接、间接的获取素材。收集大量的感性材料和丰富的书面材料后，要进行审慎选择： 围绕主旨选择材料：与主旨无关的或关系不大的，坚决舍弃。 选择真实材料：指业务工作活动中真正发生或存在的事物，包括事件、人物、地点、时间的真实，也包括问题、数据、政策、法令的真实。选择准确材料：指材料必须确凿无疑，没有添枝加叶、夸大或缩小，更不能随意编造。选择典型材料：指那些能够深刻揭示事物本质，具有广泛代表性和说服力的材料。选择新颖材料：指新事物、新情况、新问题、新矛盾、新经验、新见解、新结论等。材料的搜集、积累、选择和使用，直接关系到写作的质量。（三）结构观点是灵魂，材料是血肉，结构是骨骼。结构是文章的总体布局，即内部构造。结构不好，往往支离破碎，杂乱无章，形不成一个统一的有机整体。在安排文章逻辑结构时，要根据主旨，材料进行系统分析和论证，并运用分析与综合，归纳与演绎，类比与复合，抽象与概括等方法进行逻辑推理，合理安排，精心组织。单层次性结构篇段合一，内容简短，容易安排；多层次性结构，通常由“开头”、“中间”、“结尾”三部分组成。 “开头”形式。要求开门见山，使人一目了然，通常有：以“根据”开头（用“根据”或“遵照”开头），以“目的”开头（用“为了”、“为”等组成介词结构开头），以“原因”开头（用“由于”、“鉴于”等引出下文），以“引文”开头（公布、颁发文件时，把文件名称放在开头），以“事情”开头（用简明文字交代内容做开头），以“时间”开头（如：“今年六月”）.“中间”形式。以时间为序，以时间推移为纵线，先发生的事先写，后发生的事后写；以空间为序，以空间的分布安排次序；以逻辑层次为序，以提出问题分析论证问题解决问题为序，分因果式、递进式、并列式等方式。对内容复杂，篇幅较长的通常综合运用各种形式，分段叙述，分层序码，以序数标明条项。“结尾”形式。追求直率明确，意尽言止，切勿拖泥带水。常用：自然型结尾，即在正文内容结束后戛然而止，收住全篇；说明型结尾，即在正文之后另列一段加以说明；要求型结尾，即另起一段，进一步提出要求，点明题旨；专用语结尾，如表示礼貌的“为感”、“为盼”、“为荷”等；郑重其事的“特此通知”等。总之，应用结构要求是完整、严谨、连贯。（四）语言语言是思想的直接表现。文章内容要通过语言文字表达出来。观点是灵魂，材料是血肉，结构是骨骼，语言是细胞，是基本要素。作为思想表达的工具，语言的使用要做到：准确：用词准确，句子表达准确，说理论证严密。要注意常会发生的毛病：语句不合语法要求，如成分残缺不完整（缺主语、缺谓语、缺宾语、缺定语、状语、补语等），搭配不当（如主谓语、动宾语搭配不当），语序颠倒，结构混乱，考虑不周，根据不足等；语句不合逻辑推理，如概念不准确，判断不恰当，推理不合逻辑，自相矛盾，不合惯例等；随意生造词语，造成大词小用，小词大用，褒词贬用，贬词褒用，不分场合乱用等。简洁：要言简意赅，文约事倍，用最少的文字表达最丰富的思想内容。要注意：选用专用词语和有生命力的文言词语；运用短句、省略句；运用文体程式（如条款式、表格式）；删繁就简，力避重复。真正做到语言精炼，句式简洁，篇幅短小。平实：语言平真朴实，表达通俗明白，质朴无华。要多讲实事，少说空话；少用形容词，修饰语；直接表述，开门见山；不滥用修辞方式。规范：运用规范化的、约定俗成的书面语言。忌用地方性语言，不用网络语言。用语讲究分寸，上级对下级要谦逊，下级对上级要尊重，平级之间要以礼待人，诚恳合作。书写规范，不用不规范的简化字，正确运用标点符号。修辞：对语言进行恰当加工，包括选择、调整、安排、修饰等，以增强表达效果。规范修辞，使语言明白、通顺、平稳。常用修辞方式：引用引进现成语句、诗文名句、谚语典故、行文依据、群众语言、领导指示等。比喻打比方。形式上有本体、喻体和比喻词三个成分。一般可用明喻、隐喻、借喻等。借代不直接说人说事，而用相关物替代。如“菜篮子”、“米袋子”等。排比三个以上结构相同或相似，语气一致，意义相关的短语或句子连续排列起来使用，如“稳定市场、稳定物价、稳定人心”。数概把几种事物、几个问题或社会现象归类概括，省略概括对象，保留共同词语，前面冠以数词，形成“数词+共词”，如“废气、废水、废渣”“三废”。简缩将较多音节词语节缩成较少音节词语。如“人民代表大会”“人大”、“政治协商会议”“政协”等。模糊无法给出精确定义、所指范围不分明的词语。具有不确定性、概括性和灵活性。如：“在今后相当长的历史时期”、“适当的方法”、“类似情况”、“不拟同意”等。下面再讲一点如何学会并掌握用词造句的简要知识：词。表达一个意思（概念）的语言基本单位叫词，由两个以上的词合在一起表达一个意思的叫词组。词分实词和虚词两大类：实词名词、动词、形容词、数词、量词、代词、副词等表示人或事物及其动作、变化、性质、形态等的词是实词。其中副词是表示动作、行为、发展变化、性质状态的程度、范围、时间等词。虚词介词、连词、助词等配合语法需要使用的词是虚词。其中：介词，用在名词、代词及名词性词组前面，表示动作、行为的方向、对象、处所、时间等的词，如“从”、“自”、“对于”、“关于”、“把”、“被”等。连词，是连接词、词组或成分的词，如“和”等；助词，附着在词、词组或句子上，表示附加意义的词，如“的”、“地”、“将”、“着”、“了”、“吗”、“呢”等。句。词和词组成句子。能独立表达一个完整意思的语言单位叫句子。句子是词和词组的组合。按照在句子中担任的职能和所起的作用，句子一般有六种成分：1.主语。谓语陈述的对象。一般在谓语之前，表示谓语陈述的是“谁”或“什么”。经常用作主语的是名词和代词。2.谓语。对主语陈述的部分。一般在主语之后，说明主语“怎么样”或“是什么”。经常用作谓语的是动词和形容词。3.宾语。简单的句子，有主语和谓语，就可以把意思完整的表达出来，这种句子，称为主谓短语。有的句子，除了主语、谓语之外，还要有承受谓语的客体，才能表达出来。这个客体就是宾语。宾语一般在动词后面，常用名词或代词充当。主、谓、宾是句子的骨干成分，下面三种是附加成分。4.定语。主语和宾语前面的附加成分，表示主语和宾语的性质、状态、数量、所属等，起修饰、限制作用。一般用形容词、名词、代词、数词、量词等充当。5.状语。用在动词、形容词前面，表示动作、状态、方式、时间、处所或性状、程度等，也是修饰或限制的附加成分。一般用副词、形容词或表示处所和时间的名词充当。6.补语。动词或形容词后面补充说明的附加成分，表示动作的情况、结果、数量、性状的程度等。常作补语的是形容词和副词。如“说清楚”中的“清楚”，“好得很”中的“很”等。补语前面有时要用助词“得”。五、通用公文的格式和规则公文格式：指公文的数据构成及各数据项目在载体上排列的形式。公文各数据项目的构成和排列形式，要遵守统一的规定和要求，这是公文质量规范的体现。公文格式规范，在形式上鲜明地体现公文的权威性和约束力，它是保证公文完善、正确的重要手段，是公文合法性和有效性的标志。公文的数据项目：发文机关、份号、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和时间。公文的基本项目：发文机关、发文字号、标题、正文、印章、成文时间、主题词、印发单位和时间。公文的选择项目：份号、秘密等级 、紧急程度、签发人、主送机关、附件、附注、抄送单位。公文各数据项目的排列分三大部分：（一）文头部分指首页间隔横线以上的部分。一般占首页的1/3到2/5。包括6项内容：1.发文机关：公文首页上部，往往印有套红大字的发文机关名称，在名称后面印“文件”二字。要写全称或规范化简称，以反映单位的性质、任务、职权和隶属关系。2.份号：指同一件公文印刷若干份时，每份的顺序编号。位置在文头左上角，一般用6位阿拉伯数字标注。3.秘密等级：需要保密的，分绝密、机密、秘密三个等级，一般标注在文件首页左上角或右上角。4.紧急程度：是对文件送达和办理的时间要求，分特急、急件两种，标注在首页左上角或右上角。5.发文字号：