某公司档案管理制度汇编

*有限公司管理标准编号：*档案管理制度编制： 日期：复核： 日期：审核： 日期：批准： 日期： *有限公司管理标准修改履历文件名称档案管理制度编号*序号修改日期修改内容起草部门备注0新规制定*有限公司管理标准档案管理制度编号：*一、档案管理总则1 目的为规范公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度（以下简称“本制度”）。2 适用范围本制度适用于公司所有员工，但不包括以下人员：（1）公司高层领导；（2）临时工；（3）试用期员工；（4）严重违反公司规章制度，应当按照公司有关制度及国家法律惩处的员工。遵守档案管理制度是每位员工的责任和义务，对不遵守本制度的员工，公司将依据制度进行相应惩戒。3 管理职责档案室任职人员须保持相对稳定，具体职责为：3.1负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；3.2负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3.3负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；3.4负责档案提供利用服务；3.5严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。4 文件材料的形成和归档档案按照记述内容的不同划分为文书档案(行政管理、经营管理、生产技术管理档案)、科技档案（基建工程、设备仪器档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。5 归档时间和归档程序5.1公司各部门所产生的文书档案（含单据等），根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。5.2基建工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内统一整理后有序归档。5.3设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。5.4会计档案在会计年度结束后，暂由财务运营部保管一年，一年后由财务运营部整理后统一向公司档案室归档。5.5人事档案分为入职档案和离职档案两种。入职档案（含转正材料）在员工试用期结束合格转正后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档；离职档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档。5.6声像、实物档案，在产生后及时归档。5.7凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。6 归档要求6.1归档的文件、资料必须完整。6.2归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。6.3电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。6.4各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。6.5 各类文件归档应及时、有效，不得将应归档的文件长时间积压在个人手中，各部门负责人应对本部门的文件归档工作进行监督、检查，如果因个人原因导致文件归档不及时，一经查实，将追究其相关责任。7 档案的利用7.1档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。7.2档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。8 档案保管期限的划分及鉴定8.1档案管理员须根据各类档案管理细则中的企业文件归档基本范围与保管期限参考表（附表1）确定档案的保管期限及档案的价值。8.2档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上（不含10年），短期为10年以下（含10年）。8.3 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。8.4对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。8.5凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。9 档案保密规定9.1严格遵守本制度，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。9.2接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。9.3严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。9.4整理档案应在档案室办公区内进行。不得将档案带出档案室办公区，以防失密或丢失。9.5档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。9.6公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。9.7发现档案丢失，损坏要及时报告。10 档案查阅、借阅规定10.1借阅档案要认真执行档案管理制度和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。 10.2因工作需要，查阅档案资料时，必须填写档案借阅审批表（附表2），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，由查阅人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可查阅。10.3查阅重要档案资料，除办理10.2条中规定的正常签字手续外，还应在档案管理人员的监控范围内查阅。10.4档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，先由经办部门工作人员填写档案借阅审批表，由部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后，方可办理登记手续，并在经办人员及档案管理人员的监控范围内查阅。10.5复印档案资料需填写档案借阅审批表，由复印人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可复印。10.6档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写档案借阅审批表，写明用意，经借阅人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可外借。10.7借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。 10.8借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。10.9借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。10.10借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在档案使用登记台账（附表3）上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。 11 档案室制度11.1档案室实行专人管理，非档案室工作人员未经许可不得入内。11.2档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。11.3要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。11.4要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。11.5档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。11.6下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。11.7认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。11.8案卷归还后，及时放回原处。11.9每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。12 档案销毁规定12.1按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。12.2销毁时必须填写档案销毁审批表（附表4），实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案室负责人审核、公司总经理及董事长批准后，进行销毁。12.3严禁将销毁档案转做其它用途。12.4档案销毁清册需归档，并长期保存。二、档案管理细则1 目的为加强公司文书档案的管理，推进文书立卷归档工作的规范化、标准化，根据公司实际情况，特制订本细则。2 主要内容及适用范围 2.1本细则规定了人事管理、行政管理、财务管理、经营管理、生产技术管理文件材料的形成、立卷、归档范围、保管期限及制度。2.2本细则适用于公司的所有文书档案管理。3 档案的收集与管理3.1坚持部门收集、暂管文件材料制度，各部门须建立健全平时归卷制度。对处理完毕的文件材料，交由档案室集中统一归档和保管。3.2凡公司缮印发出的公文，一律由办公室统一收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。3.3由多个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。3.4公司级会议文件由办公室收集整理后交由档案室集中统一归档和保管；部门级会议文件由主办部门收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。3.5档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计，编制检索工具等。3.6档案室在管理活动中须维护档案的系统性和完整性，保持档案的原貌，做到分类合理，排列有序。4归档要求4.1党群、行政、经营、生产技术管理文件材料及各类单据的归档要求。4.1.1凡是在工作中形成的具有保存价值的文件材料及各类单据应由各部门兼职档案员负责收集、分类、整理、保管、立卷，并向档案室移交、归档。4.1.2归档的文件材料及各类单据应完整、准确、纸质优良、无金属物、手写文稿或底稿应用蓝黑或黑墨水书写，且字迹工整。4.1.3归档的文件材料及各类单据应按自然形成规律，保持文件或单据之间的有机联系，按年度、组织机构分门别类。4.1.4卷内文件应按文件内容主次、时间顺序排列，并编写页号，填写卷内目录。4.1.5移交档案时应由各部门兼职档案员填写移交清单一式两份，经过档案室逐项核对后，双方签字。4.1.6对一般管理性文件按年度归档，每年上半年接收上年度的文件材料，对特殊的专门性文件材料可针对具体情况放宽归档时间。已实行计算机管理档案的，电子版可随时归档。4.1.7对企业重大专项活动形成的文件材料，应由有关部门负责按专题对形成的文件材料进行积累、整理、组卷，活动结束后归档。4.2音像档案的归档要求4.2.1音像档案是指企业在各项活动中形成的有保存价值的，以感光、磁性等材料为载体，以声音、影像为主要反映形式的历史记录。4.2.2音像材料形成部门负责归档音像材料的收集、鉴定、整理和移交工作。4.2.3归档的音像材料应进行价值鉴定，确认有保存价值的方可归档。4.2.4归档的照片、底片、文字说明（概括反映照片的事由、时间、地点、人物等要素）三者应齐全。4.2.5归档的录音、录像材料应当声音清晰、画面清楚，禁止使用劣质录音、录像材料制作。4.2.6音像材料采取随时归档的办法，于形成后一个月内，由摄影者整理并编写文字说明后向档案室移交。4.3电子文件归档要求4.3.1电子文件是指计算机及网络环境中生产的社会记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。4.3.2电子文件形成部门负责电子文件的形成积累和整理工作，并随时向档案室移交。4.3.3归档电子文件同时存在相应的纸质或者其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4.3.4具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。4.4实物归档的归档要求实物包括企业获得的各类市级以上荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗、书画等，应由有关部门随时归档，不得自存。4.5财会档案的归档要求4.5.1应归档的财会档案必须完整、准确、真实。4.5.2应归档的财会档案由会计人员进行整理组卷、划定保管期限，封面书写工整，装订牢固、整齐、装盒、填卡。4.5.3每年形成的财会档案，在年度终了，整理组卷登记后，暂由财务部门保存一年，期满后由兼职档案员填写移交清单一式两份，向档案室移交，交接双方要根据清单逐件核对无误后，双方签字，明确责任。4.6基本建设档案的归档要求设计建设单位和工程承包单位要由专人负责档案材料平时的收集与积累，在工程竣工、验收、交付使用后三个月内，将全部档案材料由设计、建设、承包单位整理、组卷、填写卷内目录，组成保管部门及时向档案室移交。4.7设备、仪器、仪表归档要求4.7.1设备、仪器、仪表在购置或引进过程中，形成的全部文件材料由购置部门兼职档案员负责收集、整理、组卷、填写卷内目录组成保管部门，在验收、安装、投产半年后，由兼职档案员向公司档案室归档。4.7.2购置、引进设备或精密、大型、稀有设备及维护、修理复杂的主要设备、仪器，由购置部门通知公司档案室与本部门兼职档案员同时参加开箱验收，接收随机文件，经整理，组成保管部门在验收、安装、投产半年后由兼职档案员向公司档案室移交。4.7.3自制设备在设备试制，鉴定使用半年后二个月内，兼职档案员将全部文件材料、底、蓝图收集、整理、组成保管部门向公司档案室移交。4.7.4设备、仪器、仪表在使用、维修、保养过程中形成的图纸和技术文件检修记录等，由兼职档案员进行收集、整理、组成保管部门随时向公司档案室移交。4.8科研档案的归档要求4.8.1科研文件材料在科研项目完成鉴定后二个月内，由本项目负责人对形成的科研文件材料加以系统的整理、达到完整、准确，组成保管部门，按产品档案归档要求向公司档案室移交。4.8.2由多个部门协作的科研项目，其科研文件材料全部由主持部门负责立卷、归档，协作部门只保留本部门承担任务和项目总结报告和科研档案的复制件。4.8.3归档的科研文件材料必须是原件。4.8.4出国人员考察报告和科学技术资料在回国后二个月内，将文件材料整理后，向公司档案室移交。5 立卷分工5.1上级党、政、管理机构的来文，由办公室分别立卷归档。5.2各部门起草的文件、材料，由起草部门立卷归档。5.3各部门召开的专业会议或其它重要活动形成的文件材料，分别由各部门立卷归档；由多个部门联合形成的文件材料，由主办或牵头部门立卷归档。6档案的立卷6.1组卷方法6.1.1公司形成的文件材料是组卷的主要内容。6.1.2上级针对公司的主要发文，等同公司类文件一起组卷。6.1.3上级（包括归口管理部门）下发的普发性文件，按问题特征组卷；文件数量少时，可按作者特征组卷。6.1.4干部任免、机构设置、启用印章等文件，按问题特征分别组卷。6.1.5各种会议记录、纪要和大事记、简报等以及各种会议文件材料，按名称特征组卷。6.1.6各种典型经验、调查材料，可按问题特征组卷，也可按作者结合名称特征组卷。6.1.7领导人在各种会议上的讲话材料，随会议文件一起组卷。6.1.8各种报表、花名册，按名称特征组卷。6.1.9请示与批复等文件，按问题特征组卷。6.1.10文件形成针对时间不一致时，可做如下处理：6.1.10.1一般文件在形成年度立卷；重要文件在批准年度立卷。6.1.10.2多年的计划在起始年度立卷；工作总结在终止年度立卷。6.1.10.3总结与计划写在一起的，根据主要内容确定立卷时间。6.1.10.4跨年度处理完毕的文件，在处理完毕的年度立卷。6.1.10.5跨年度的会议文件材料，在会议召开的年度立卷。6.1.10.6公司转发或批转的文件，按转批时间立卷。6.1.10.7跨年度的请示与批复按批复年度立卷。无批复的重要请示在请示年度立卷。6.1.11档案盒正面应附有案卷封面（附表5）。6.2卷内文件排列6.2.1按文件的重要程度或时间顺序排列：6.2.1.2密不可分的文件按重要程度依次排列，公司文件材料在前，上级或下级文件材料在后。6.2.1.3请示与批复，批复在前、请示在后。6.2.1.4正文在前，附件在后。6.2.1.5转发件和被转发件一起组卷时，转发件在前，被转发件在后。6.2.1.6印件在前，定稿在后。重要法规性文件的历次稿件依次排在定稿后。6.2.1.7非诉讼案件排列顺序为：上级批复、结论（处分决定）、调查报告及主要证据材料、本人检查及本人意见、组织说明、基层意见等。6.2.2按问题时间排列反映同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。6.2.3按地区时间排列由同一管辖区内的几个部门组成一卷时，先分开部门再按时间顺序排列。6.2.4按作者时间排列先分开作者，再按时间排列。6.2.5按姓氏笔划排列对某些人事案卷组成的卷，可按姓氏笔划排列。6.3卷内文件编号（采用阿拉伯数字）6.3.1卷内文件系统排列后，用铅笔编写页号。6.3.2凡有文件字迹的页面，均应一页编一个页号，正面编在右上角，反面编在左上角。6.3.3大张图表折叠后，编一个页号。6.3.4装订的案卷要填写本卷总页数。6.4编制卷内目录（附表6）6.4.1编写顺序号按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号，原稿、附件与正本合编一个顺序号；被转发件与转发件编一个顺序号；请示与批复要分别编顺序号。6.4.2填写责任者填写文件制发部门或个人名称，可用通用、确切的简称。各种简报、情况反映的作者，填写编发部门名称。6.4.3填写文件字号填写文件字号（包括部门代字、年号、顺序号），按文件原有字号填写齐全。6.4.4填写文件题名填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。原文标题不能揭示文件内容的，原标题照录，再依据文件内容另拟题名附后，并加“ ”。6.4.5填写文件页号填写文件页号时，用阿拉伯数字。6.4.6填写文件形成日期填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加“.”号。7 案卷装订7.1装订前要拆除文件上的金属物。7.2文件用纸规格不符合尺寸时，要加边裱糊或切齐。一般采用A4幅面纸。7.3装订案卷要整齐、洁净、不压字、不掉页、不倒面、不损坏文件、不妨碍阅读。7.4文件材料纸张大小规定尺寸又不能切齐时，可视具体情况折叠。7.5使用卷皮、成卷装订的案卷，采用三孔一线左侧竖立装订、距装订口10毫米，装订长度160毫米为宜。装订时用白色线绳，拉紧系牢。7.6使用软卷皮或成卷装订的案卷，需装在档案盒内存放。7.7中文横写或外文文件以左方装订为原则；中文直写文件以右方装订为原则。8 档案的移交与利用8.1各部门的文件资料应在立好卷后于次年第一季度，向公司档案室移交，重要文件于每月月末向公司档案室移交。8.2按案卷顺序填写档案移交登记表（见附表7）一式两份，交接双方根据移交表清查核对，双方签字盖章各存一份。8.3做好档案的借阅登记和提供利用记录。9 不归档文件材料范围9.1 文件材料9.1.1重复文件；9.1.2无查考利用价值的事务性、临时性文件；9.1.3未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、传真草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；9.1.4从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；9.1.5无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人员来信；9.1.6部门、办事机构和区域内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；9.1.7 为参考目的从各方面收集的文件材料。9.2外部来文9.2.1参加非主管部门、办事机构和区域召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；9.2.2非隶属部门、办事机构和区域抄送的不需要办理的文件材料；9.3下级来文9.3.1下级单位送来的参阅简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；9.3.2越级抄送的一般的、不需办理的文件材料。10 附表附表1：企业文件归档基本范围与保管期限参考表附表2：档案借阅审批表附表3：档案使用登记台账附表4：档案销毁审批表附表5：档案案卷封面附表6：卷内目录附表7：档案移交表附加说明：本制度由人力资源部负责拟制、修改和解释。本制度经总经理、董事长审批后，自发布之日起执行，修改亦同。附表1： 企业文件归档基本范围与保管期限参考表表 1经营管理类序 号基 本 范 围保管期限1经营决策1.1企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久1.2转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久1.3董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久1.4厂务公开文件30年1.5厂长（经理）责任制、任期目标等30年1.6股东大会文件1.6.1重要的永久1.6.2一般的10年1.7董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等永久1.8监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久1.9股票、股市方面的材料30年1.10红利分配材料永久2生产经营计划2.1生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年2.2计划任务书或作业计划30年2.3生产技术、经济指标完成情况分析30年3统计工作3.1统计工作制度、规定、办法、通知30年3.2生产、技术、经济统计报表永久3.3企业综合性统计报表及分析材料30年3.4工业普查报表永久4财务管理4.1财务管理制度，规定、办法、通知30年4.2财务管理计划、总结10年4.3固定资产的新增、报废、调拨材料30年4.4生产财务和成本核算永久4.5税务方面的材料永久4.6资产管理、价格管理、会计管理的材料永久5资产管理5.1房产、土地方面的文件5.1.1房地产的权属证明材料永久5.1.2房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年5.2对外投资项目5.2.1投资规划、决策等方面的材料永久5.2.2投资企业的董事会、股东会材料永久5.2.3投资企业的财务报告、红利分配材料永久5.2.4股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久5.3国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久5.4企业的产权变动5.4.1产权变动的请示、批复方面的材料永久5.4.2清产核资、资产评估工作的文件永久5.4.3产权变动的协议、合同等永久5.4.4资产处置方案、归属方面的材料永久5.4.5因产权变动所致职工身份变化的材料永久5.5多种经营管理5.5.1经营机构的工作计划、汇报、总结30年5.5.2内部承包章程、合同、协议30年5.5.3经济核算材料永久5.6境外项目管理5.6.1境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件永久5.6.2项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等永久5.6.3工作总结、计划、业务方面的一般来往函件30年6物资管理6.1物资分配计划、记录10年6.2物资采购、保管6.2.1重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结永久6.2.2办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件30年6.3仓库管理规章制度、台账、统计报表30年6.4职工承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续永久6.5职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年7产品销售7.1营销组织管理、网络建设材料30年7.2产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等30年7.3销售合同、协议、函件30年7.4订货会、市场分析和用户调查材料30年7.5售后服务材料10年7.6统计报表永久8合同管理8.1商务合同正本及其补充件8.1.1重要的永久8.1.2一般的30年8.2客户资信调查材料8.2.1重要的30年8.2.2一般的10年9信用管理9.1企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久9.2企业形象宣传、展览会文件30年9.3企业获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励永久9.4企业客户资信调查材料30年10知识产权管理10.1企业标识、商标标识方面的材料永久10.2专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明及管理方面材料永久表 2生产管理类序 号基 本 范 围保管期限1生产调度1.1生产调度工作计划、总结、报告30年1.2生产作业计划的编制、执行及调度工作情况10年1.3生产调度会议记录30年1.4生产调度的职责、制度、规程永久1.5生产活动综合分析10年2质量管理2.1质量管理计划、措施、总结10年2.2质量管理制度、办法、规定、条例30年2.3产品质量检测、化验、试验材料30年2.4质量异议处理、事故分析及处理材料，质量认证、检查、评比材料30年2.5全面质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件、产品创优的获奖证书30年3能源管理3.1能源管理的规定、计划、总结、请示、批复30年3.2能源消耗定额管理材料30年3.3节能工作方案、措施、总结30年3.4统计报表30年4安全生产4.1安全技术制度、通报、总结、会议纪要等30年4.2事故报告、调查分析及处理材料30年4.3安全教育活动的材料10年4.4安全生产、消防方面的材料10年4.5统计报表30年5科技管理5.1科技发展规划、计划、总结、科技工作规定等30年5.2技术革新和合理化建议文件10年5.3新产品开发、科技成果管理、技术引进30年5.4学术论文、考察报告、专题总结30年5.5统计报表30年6环境保护6.1环境保护规划、计划、总结30年6.2环境保护制度30年6.3环保调查、监测、分析材料永久6.4环境影响评价书、环境污染防治措施、总结、报告30年6.5统计报表6.5.1年度以上的统计报表永久6.5.2半年、季度、月的统计报表10年7计量工作7.1计量工作规划、计划、总结10年7.2计量工作制度30年7.3计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录10年7.4计量管理工作方面的材料10年7.5统计报表7.5.1年度以上的统计报表永久7.5.2半年、季度、月的统计报表10年8标准化工作8.1标准化管理的规划、制度、办法、规定30年8.2标准化管理计划、总结30年8.3生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准永久9档案和信息工作9.1档案工作计划、总结10年9.2档案工作的规划、规定等30年9.3档案移交清单、销毁清册永久9.4档案利用、开发成果材料30年9.5信息工作计划、总结10年9.6信息管理工作的通知、规定等30年9.7有关科技信息30年9.8图书、资料工作材料10年9.9统计报表永久表 3行政管理类序 号基 本 范 围保管期限1行政事务1.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件30年1.2上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料1.2.1重要的永久1.2.2一般的10年1.3行政工作计划、总结等永久1.4经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久1.5企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同永久1.6工商行政管理方面的材料30年1.7企业的设立、关、停、并、转及更名、雇用与废止印模等方面的文件永久1.8企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件1.8.1重要的30年1.8.2一般的10年1.9企业编史修志方面的文件1.9.1大事记、机构沿革等永久1.9.2工作简报、情况反映、工作信息等30年2安全保卫工作2.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年2.2企业安全保卫、民兵工作的计划、总结、报告、报表等30年2.3对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表30年2.4武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件30年2.5自然灾害防范、交通管理方面的文件2.5.1重要的30年2.5.2一般的10年2.6重大事故调查和处理文件永久3法律事务3.1法律事务管理与协调工作3.1.1法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件永久3.1.2一般法律事务工作文件30年3.2案件、纠纷及公证事务中结论性材料永久3.3案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件30年4审计稽查工作4.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件30年4.2审计意见、审计报告及批复等永久4.3审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等30年4.4专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料4.4.1重要的永久4.4.2一般的30年4.5下级单位报送的审计工作文件10年5劳动人事与人力资源管理5.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件30年5.2企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久5.3内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件永久5.4干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件永久5.5人事调动介绍信及存根、工资转移证等30年5.6老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员与复转退军人安置等有关材料永久5.7职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等永久5.8劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等永久5.9职工奖励、处分工作形成的文件、劳动合同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金永久5.10劳资纠纷、仲裁方面的文件永久6教育培训工作6.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年6.2企业教育培训工作的计划、总结30年6.3企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等30年6.4企业教育培训工作统计报表等30年6.5企业干部职工进修培训名单、合同等30年7外事工作7.1发表的公告、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久7.2出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件30年7.3出口审批手续，执行日程安排，考察报告等一般性文件30年表4党群管理类序号基 本 范 围保管期限1党务工作1.1党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议1.1.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久1.1.2发言、简报、小组会议纪要10年1.2党务综合性工作1.2.1工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记永久1.2.2情况反映、工作简报及一般材料10年1.3上级机关关于党务工作的文件1.3.1针对本企业重大问题的指示、批示文件永久1.3.2对企业一般性、普发性的文件10年1.4对下属单位关于党务工作请示的批复30年1.5各项规章制度、制度与条例等30年2组织工作2.1党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久2.2入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久2.3党委（总支、支部）组织工作的规章制度30年2.4党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知30年2.5党费收支与党组织关系介绍信及存根30年2.6党员学习教育等活动形成的文件2.6.1重要的永久2.6.2一般的10年2.7党员统计年报、计划总结、组织发展计划30年3宣传统战工作3.1企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录3.1.1重要的30年3.1.2一般的10年3.2单位编辑的出版物样本与定稿3.2.1重要的永久3.2.2一般的30年3.3反映本企业活动的报刊、广播稿30年3.4企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件）3.4.1重要的30年3.4.2一般的10年4纪检与监察工作4.1纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久4.2违纪案件调查处理材料4.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久4.2.2一般案件的调查处理材料30年4.3纪检与监察工作统计报表30年5工会工作5.1工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录30年5.2职工代表大会及有关会议文件5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久5.2.2发言、简报、小组会议记录等10年5.3工会会员名册永久5.4民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件30年5.5女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育5.5.1重要的30年5.5.2一般的10年5.6工会会费与财务管理材料30年5.7工作统计报表5.7.1重要的30年5.7.2一般的10年6共青团工作6.1共青团工作规划、总结30年6.2团代会、团委（常委、扩大）会会议文件6.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久6.2.2发言、简报、小组会议记录等10年6.3团员及团组织管理方面的决定、通知、批复30年6.4团费收据与团组织关系介绍信及存根30年6.5共青团工作统计报表6.5.1重要的30年6.5.2一般的10年7民间团体工作7.1专业学会、协会、群众团体活动方面的文件7.1.1重要的30年7.1.2一般的10年表5产品生产类序号基 本 范 围保管期限1计划决策阶段1.1调查研究1.1.1市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告10年1.1.2技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告30年1.2决策1.2.1发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同永久1.2.2专题分析报告、专题会议纪要30年1.2.3研制计划、方案、方案认证报告30年2设计阶段2.1产品研究、设计计划30年2.2技术、经济初步评价30年2.3研究试验大纲、试验报告30年2.4产品设计标准永久2.5技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告30年3试制阶段3.1试制3.1.1试制计划、方案、规程、报告永久3.1.2工艺研究报告、工艺总体方案论证永久3.1.3试制工艺流程、工艺标准30年3.1.4试制工艺文件和工艺装备文件30年3.1.5工艺评审报告永久3.1.6试制运行记录、化验记录、试制过程纪要30年3.1.7原材料与半成品、成品检验方法批准书30年3.1.8理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式30年3.1.9技术标准协议、试制质量分析报告30年3.1.10专题会议记录、纪要、合理化建议30年3.1.11重大故障分析和排除措施报告30年3.1.12试制总结报告永久3.2试验3.2.1试验计划、方案、规程永久3.2.2试验所需仪器与设备清单30年3.2.3试验分项目记录30年3.2.4试验原始数据与材料永久3.2.5试验分析报告30年3.2.6试验总结报告永久3.3鉴定3.3.1鉴定申请报告及批复、试制、试验鉴定大纲、技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）永久3.3.2成套设计文件、标准化审查报告、可靠性试验情况报告30年3.3.3产品质量和技术经济分析报告10年3.3.4设计定型报告、证书、鉴定验收书永久3.3.5试用或试运行报告30年4生产阶段4.1小批生产4.1.1小批生产方案、计划30年4.1.2小批生产工序工程能力分析报告30年4.1.3关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告30年4.1.4原料鉴定卡片、配用设计表30年4.1.5历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单30年4.1.6小批生产总结报告、小批生产鉴定书永久4.1.7产品设计评审报告、产品研制完成报告30年4.1.8产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本30年4.2批量生产4.2.1申请正式投产报告、批复、通知永久4.2.2生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范永久4.2.3技术标准（国际标准、国家标准、行业标准、企业标准）永久4.2.4企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知永久4.2.5生产定型（结构、配方）设计文件永久4.2.6工艺文件、工艺作业指导书、工艺说明书30年4.2.7工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书30年4.2.8产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果30年4.2.9产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果30年4.2.10重大质量事故分析、质量异议处理结果30年4.2.11各种操作记录、产品检验报告单30年4.2.12产品特性重要度分级30年4.2.13技术条件30年4.2.14明细表、汇总表、产品目录30年4.2.15专利登记表、专利证书等材料永久4.2.16商标注册材料永久5评优阶段5.1创优规划、措施、工艺操作规程30年5.2国内外对比材料10年5.3上级检（抽）查结果和理化分析报告30年5.4主要用户评价10年5.5创优申请、审批表30年5.6优质产品评定书、获奖奖章、奖状、证书永久6认证阶段6.1认证申请书、信函30年6.2