业务活动层面控制测试(1).ppt

业务活动层面控制测试 合同管理,内控与风险管理部 2011年6月,主要内容,一、业务链简介 二、重要风险分析 三、关键控制分析 四、测试关注要点 五、典型案例,主要内容,一、业务链简介 二、重要风险分析 三、关键控制分析 四、测试关注要点 五、典型案例,一、业务链简介,合同管理包括合同申报、合同审查审批、合同签订、合同履行、变更与解除、合同归档、统计分析等环节。,1,合同申报,合同审查审批,合同签订,合同履行、变更与解除,合同归档、统计分析,财 务 记 账,主要内容,一、业务链简介 二、重要风险分析 三、关键控制分析 四、测试关注要点 五、典型案例,二、重要风险分析,1.合同未经有效审批 2.合同专用章的使用未经有效授权 3.合同没有履行或没有及时履行且没有得到及时处理,三、关键控制分析,关键控制涉及的合同管理的重要业务流程： 合同审查审批 合同签订 合同履行、变更与解除,主要内容,一、业务链简介 二、重要风险分析 三、关键控制分析 四、测试关注要点 五、典型案例,三、关键控制分析,1.专业部门、财务部门、法律部门相关岗位负责合同中技术、经济、法律内容的审查并报主管领导审批，在合同审查会签表上签字。 2.根据授权签字人在合同文本上的签名使用合同专用章。合同经办人在合同专用章用印登记簿上签字备查。 3.各单位相关部门每半年对合同执行情况进行检查。对所有已经履行但尚未结算或未进行账务处理的合同，提出处置意见，由相关业务部门审核。财务部门根据处置意见进行账务处理。,主要内容,一、业务链简介 二、重要风险分析 三、关键控制分析 四、测试关注要点 五、典型案例,四、测试关注要点,（一）通过跟单测试 1.选择一个已经完成从申报开始到归档、统计分析的合同样本进行测试，关注末级流程各步骤、各部门、各末级流程之间的衔接是否顺畅，先后顺序是否合理，是否保留了必要的实施证据；测试过程中，针对不同审批权限的事项，需再抽取额外的样本，如合同签订，根据限上限下在合同审批、签订流程补充一个样本。 2.针对合同管理的末级流程，检查相关的规章是否与流程和控制设计保持一致。 3.关注设计和执行中是否满足不相容职责分离，如申请与审批，合同承办人与合同专用章保管人等。,四、测试关注要点,（二）通过关键控制测试 1.测试关注适用于被测试单位的关键控制是否选用，风险和控制是否对应，如存在差异，则差异是否合理。 2.在样本总体的确定上，应以控制为基础，而非以实施证据为基础，如合同专用章登记，应以已签署合同为样本总体，不是以合同专用章登记为样本总体。 3.在样本的选择上，应先关注样本的完整性，再根据区分合同的类别、金额、时间段等因素进行多方位选择，以此来验证流程设计的有效性和执行的有效性。,四、测试关注要点,（二）通过关键控制测试 4.在具体控制测试中，需要重点关注： 合同三项审查是否由专业部门或人员负责，通过对合同条款的检查来验证是否进行了实质性控制，是否保留了必要的签字。 合同的审批、签订是否有合理的有效授权，合同审批、签订是否按照授权执行，是否存在超授权的情况；临时授权的情况下，是否有临时授权文件。 合同专用章管理岗是否对合同文本、合同审查审批、合同签订权限进行了全面检查，再签订盖章，对于发现的不合理事项，是否及时进行处理。 合同专用章的使用是否及时、完整进行登记。,四、测试关注要点,（二）通过关键控制测试 4.在具体控制测试中，需要重点关注： 合同履行过程是否严格按照合同约定履行，如果发生变更，是否及时进行处理，并办理相关手续；是否按照财务管理的要求，定期进行相关的负债确认，特别是服务采购合同需要每半年确定形象进度，及时确认负债。,四、测试关注要点,其中： 滞后合同情况可表现为： 存在合同审批晚于合同签订日期 存在合同签订晚于合同履行日期 存在合同变更未签订变更合同或补充条款 存在合同变更审批不及时的情况 合同履行不符合规定可表现为： 存在合同签章不全或无原件的情况 存在合同签订人未能获得相应授权的情况 存在付款未能按照合同约定及时履行的情况 存在合同管理部门未能按照要求每半年对合同执行情况进行检查,主要内容,一、业务链简介 二、重要风险分析 三、关键控制分析 四、测试关注要点 五、典型案例,五、典型案例,典型案例1： 某单位由于法律人员休假，其休假期间签订的合同未经过法律审查即签订合同。 典型案例2： 某单位与关联方签订的销售合同，其定价审批与合同审批均在合同签订日期及履行日期之后。某单位保安服务合同的审批时间滞后于合同有效执行时间，属于滞后合同。 典型案例3：某单位的分公司未经本部机关管理层授权，自行签订授权范围外的合同。 典型案例4：某单位无合同专用章用印登记簿，未对合同专用章使用情况进行登记。,五、典型案例,典型案例5： 某单位与客户签订的定期结算销售协议条款约定“乙方属于定期结算方式的，必须在每月26日前与甲方清算，并支付油款，超过时间停止供油，并由乙方承担相应的违约责任。”由于该客户下属单位多，双方对账签认工作量大，加油站未依照定期结算合同约定在当月26日前结清上期的业务往来款项，而是在次月12日收回货款。 典型案例6： 某单位合同检查不全面，未对三份合同的履行结果提出处理意见。,五、典型案例,典型案例7： 某单位合同传真件与业务保留的合同原件（一式四份）不一致：一是卖方非同一人签字，二是卖方合同签署日期不一致（财务保留合同签字日期为2010年6月4日，业务保留合同签字日期为2010年6月8日）。 典型案例8： 某单位抽取的20份合同中，17份合同无合同签订日期或合同签订日期不完整。,五、典型案例,典型案例9： 某单位合同相对人合同管理系统上传的相对人资质有效期至2008年1月12日；授权人授权日期2007年 11月20日；组织机构代码证有效期至2008年4月9日；营业执照无2007年至2010