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信息学院专业论文电脑配件库存管理信息系统的分析系 ：经济与管理系 专业：信息管理与信息系统 班级：二班 学号： 姓名： 指导老师: 电脑配件库存管理信息系统的分析摘 要在当今的信息化时代，信息已成为继劳动力、土地、资本之后的又一大资源，谁控制的信息越多，谁利用信息资源的效率越高，谁就会在各方面的竞争中，占有一席之地，谁就会更有优势，这一点已得到举世公认。因此，将先进的 Management Information System(MIS)理论应用于实际的管理工作中，通过对信息的采集、传递、储存、加工、维护和使用，来规范企业信息管理，将会大大提高企业管理水平和工作的效率。现以某电脑配件企业库存管理信息系统为例，分析了管理信息系统如何对企业库存中出入库、库存商品的统计查询等业务进行信息化管理。关键字:库存管理 管理信息系统 信息化Computer parts inventory management information systems analysisAbstractIn todays information age, information has become the labor, land, capital after another resource, who controls more information, who use the higher efficient information resources, who will be in the competition, occupy a space for one person, who will have more advantages, it has been universally acknowledged. Therefore, the advanced Management Information System ( MIS ) theory is applied in the actual management work, through to the information collection, transmission, storage, processing, maintenance and use, come to normative enterprise information management, will greatly improve the enterprise management level and work efficiency. Is a computer accessories enterprises inventory management information system as an example, analyzed the management information system of enterprise warehouse storage, inventory statistics search business information management.Key Words: Inventory Management Management Information SystemInformation目 录一.管理信息系统(MIS)概述11.1 管理信息系统的定义11.2 管理信息系统的特性11.3 管理信息系统的开发原则11.4 管理信息系统的开发方式21.5 管理信息系统的开发策略21.6 管理信息系统的开发方法2二库存管理信息系统开发背景以及发展32.1 库存管理信息系统的开发背景以及意义32.1.1库存管理信息系统的开发背景32.1.2 库存管理的意义42.2 库存管理的发展现况42.2.1 库存管理的国外发展状况42.2.2 库存管理的国内发展状况5三电脑配件零售公司库存管理信息系统分析63.1该系统开发的可行性分析63.2该系统的业务流程调查63.3该系统中的数据输入、数据输出和数据存储调查73.4该系统中的组织机构和管理职能分析83.5库存管理信息系统业务流程分析93.6库存管理信息系统数据流程分析113.7库存管理信息系统数据字典123.7.1数据项的定义123.7.2数据流的定义123.7.3数据存储的定义153.7.4 处理逻辑的定义163.7.5外部实体的定义17结论18参考文献19一.管理信息系统(MIS)概述1.1 管理信息系统的定义 管理信息系统 (Management Information System, 简称 MIS), 是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。它是一门新兴的科学，其主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，建立正确的数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高企业的管理水平和经济效益。目前，企业的计算机网络已成为企业进行技术改造及提高企业管理水平的重要手段。 随着我国与世界信息高速公路的接轨，企业通过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效益，企业的办公及管理都将朝着高效、快速、无纸化的方向发展。MIS系统通常用于系统决策，例如，可以利用MIS系统找出目前迫切需要解决的问题，并将信息及时反馈给上层管理人员，使他们了解当前工作发展的进展或不足。换句话说，MIS系统的最终目的是使管理人员及时了解公司现状，把握将来的发展路径。 1.2 管理信息系统的特性完善的MIS具有以下四个标准：确定的信息需求、信息的可采集与可加工、可以通过程序为管理人员提供信息、可以对信息进行管理。 具有统一规划的数据库是MIS成熟的重要标志，它象征着MIS是软件工程的产物。 通过MIS实现信息增值，用数学模型统计分析数据，实现辅助决策。 MIS是发展变化的，MIS有生命周期。 MIS的开发必须具有一定的科学管理工作基础。只有在合理的管理体制、完善的规章制度、稳定的生产秩序、科学的管理方法和准确的原始数据的基础上，才能进行MIS的开发。 因此，为适应MIS的开发需求，企业管理工作必须逐步完善以下工作： 管理工作的程序化，各部门都有相应的作业流程; 管理业务的标准化，各部门都有相应的作业规范; 报表文件的统一化，固定的内容、周期、格式;数据资料的完善化和代码化。 1.3 管理信息系统的开发原则创新原则，体现先进性。计算机技术的发展十分迅速，要及时了解新技术，使用新技术，使目标系统较原系统有质的飞跃。 整体原则，体现完整性。企业管理可以理解为一个合理的闭环系统。目标系统应当是这个闭环系统的完善。企业完整的实现计算机管理不一定必须在企业的各个方面同时实现，但必须完整的设计系统的各个方面。 不断发展原则，体现超前性。为了提高使用率，有效的发挥MIS的作用，应当注意技术的发展和环境的变化。MIS在开发过程中应注重不断发展和超前意识。 经济原则，体现实用性。大而全和高精尖并不是成功MIS的衡量标准。事实上许多失败的MIS正是由于盲目追求高新技术而忽视了其实用性。盲目追求完善的MIS而忽视了本单位的技术水平、管理水平和人员素质。1.4 管理信息系统的开发方式MIS的开发方式有自行开发、委托开发、联合开发、购买现成软件包进行二次开发几种形式。一般来说根据企业的技术力量、资源及外部环境而定。1.5 管理信息系统的开发策略（1）不可行的开发方法：1）组织结构法，机械的按照现有组织机构划分系统，不考虑MIS的开发原则。2）数据库法，开发人员从数据库设计开始对现有系统进行开发。想象系统发，开发人员基于对现有系统进行想象为基础进行开发。（2）可行的开发方法：1）自上而下（Top_Down）,从企业管理的整体进行设计,逐渐从抽象到具体,从概要设计到详细设计,体现结构化的设计思想。2）自下而上（Bottom_Up）,设计系统的构件,采用搭积木的方式组成整个系统,缺点在于忽视系统部件的有机联系。 两者结合是实际开发过程中常用的方法。通过对系统进行分析得到系统的逻辑模型, 进而从逻辑模型求得最优的物理模型。逻辑模型和物理模型的这种螺旋式循环优化的设计模式体现了自上而下、自下而上结合的设计思想。 1.6 管理信息系统的开发方法完整实用的文档资料是成功MIS的标致。科学的开发过程从可行性研究开始，经过系统分析、系统设计、系统实施等主要阶段。每一个阶段都应有文档资料，并且在开发过程中不断完善和充实。目前使用的开发方法有以下两种： （1）瀑布模型（生命周期方法学） 结构分析、结构设计，结构程序设计（简称SASDSP方法）用瀑布模型来模拟。各阶段的工作自顶向下从抽象到具体顺序进行。瀑布模型意味着在生命周期各阶段间存在着严格的顺序且相互依存。瀑布模型是早期MIS设计的主要手段。 （2）快速原型法（面向对象方法）快速原型法也称为面向对象方法是近年来针对（SASDSP）的缺陷提出的设计新途径，是适应当前计算机技术的进步及对软件需求的极大增长而出现的。是一种快速、灵活、交互式的软件开发方法学。其核心是用交互的、快速建立起来的原型取代了形式的、僵硬的（不易修改的）大快的规格说明，用户通过在计算机上实际运行和试用原型而向开发者提供真实的反馈意见。快速原型法的实现基础之一是可视化的第四代语言的出现。 两种方法的结合,使用面向对象方法开发MIS时，工作重点在生命周期中的分析阶段。分析阶段得到的各种对象模型也适用于设计阶段和实现阶段。实践证明两种方法的结合是一种切实可行的有效方法。二库存管理信息系统开发背景以及发展2.1 库存管理信息系统的开发背景以及意义2.1.1库存管理信息系统的开发背景库存管理是与我们日常生活息息相关的问题。大到公司、超市的库存管理，小到图书馆的藏书管理，都可以认为是各种各样的库存管理需求。在计算机飞速发展的今天，将计算机这一信息处理利器应用于库存的日常管理已是势必所然，而且这也将为库存管理带来前所未有的改变，它可以带来意想不到的效益，同时也会为企业的飞速发展提供无限潜力。采用计算机管理信息系统已成为库存管理科学化和现代化的重要标志，它给企业管理来了明显的经济效益和社会效益。主要体现在：极大提高了库存工作人员的工作效率，大大减少了以往入出存流程繁琐，杂乱，周期长的弊端。基于库存管理的全面自动化，可以减少入库管理、出库管理及库存管理中的漏洞，可以节约不少管理开支，增加企业收入。2.1.2 库存管理的意义 进行库存管理的意义就在于：它能确保物畅其流，促使企业经营活动繁荣兴旺。不论什么企业，都要储备一些物资。以生产为主的企业，不储备一定的物资，不能维持其连续生产；服务性行业，也要备置某些需用的设备和服务用具；就连一般的事业单位，也要备有某些办公用品等。因此，各行各业都存在不同程度的库存管理业务。实行库存管理有如下优点：（1）有利于资金周转 因为在某些特殊情况下，可以做到将库存需要的投资额规定为零。为此可使经营活动更为灵活，把用于建立原材料、制成品、商品等常备库存所需要占用的资金转为经营其他项目，这就有可能使经营活动向更新、更高的阶段发展。（2）促使生产管理更为合理 这是因为库存管理工作的目标之一就是必需的物资，即在需要时，按需要量供应。目前生产管理较为混乱的主要原因在于一些急需的物资不能及时供应，要从根本上杜绝此类现象，就要认真搞好库存管理。（3）有利于顺利地进行运输管理，也有助于有效地开展库存管理工作 通过库存管理，可将原来零零散散放置的物料整理得井然有序，可使企业的生产环境整洁一新，实现文明生产。废旧物料堆放整齐、报废的设备及时运走，工厂的空地整洁干净，这样的环境，自然令人感到心情舒畅。此外。还可以把经常动用的物料以及危险性物料分片保管，以保证工厂的安全生产。库存管理工作的好坏，对改善企业生产环境将起着举足轻重的作用。2.2 库存管理的发展现况2.2.1 库存管理的国外发展状况计算机在管理中的应用开始于1954年，当时美国首先用计算机处理工资单。40多年来，计算机在处理管理信息方面发展迅速。例如，60年代美国计算机在管理中应用项目不到300项，到了1975年达到2670项。而现在，美国在财务会计上90%的工作由计算机完成；物资管理中80100%的信息处理由计算机完成；计划管理中是8090%。据计算机应用方面发展较快的国家统计，计算机用于经济管理的约占80%；用于科技运算的占8%；用于生产过程控制的占12%。因此，经济管理是计算机应用的主要领域。2.2.2 库存管理的国内发展状况由于库存管理在经济管理中占重要地位，其计算机化在发达国家中也已经达到了相当高的水平。我国在全国范围内推广计算机在管理中的应用，是在70年代末开始的，虽然起步较晚，近几年发展却较快，特别是微型计算机的出现和普及为信息处理提供了物美价廉的手段，对于推动我国管理信息处理的现代化起了重要的作用。库存管理对企业来说是一项繁琐复杂的工作，每天要处理大量的单据数据。为及时结清每笔业务，盘点库存和货物流动情况，保证企业生产用料以及货物安全，库管人员要花费大量人力物力和时间来做数据记录统计工作。 在世界发达国家，库存管理的计算机化水平已经很高了，尽管我国的生产企业在这方面也有了很强的意识和长足的进步，但仍存在这样、那样的一些问题。有的企业单位的库存管理部分目前仍为手工、半手工操作。从供应单位办理入库登记开始，到使用单位输领料出库手续为止，所有操作基本上都是由库存管理人员笔写，手理，加上算盘、计算器来完成。这不仅烦琐，效率低，而且缺乏库存管理的一些基本手段，如库存状况统计，查询经济订货量计算等，这给企业在一定程度上造成了管理上的落后，及经济利益上的损失。 有的单位的库存管理部已上了微机，但对微机的利用效率极低，有的在用它打游戏，有的仅把它当计算器或打字机来用。有的企业单位既有了微机同时也有了库存管理软件，但硬件上去了，软件上不去。因为他们用的库存管理软件，大多为自己的工作人员及其他一些非专业人员所开发的简单的管理程序，很难称得上是“库存管理信息系统软件”这些程序的弱点多表现为：1、系统开发时无科学的理论支持。2、开发过程中调研不全面。3、软件编写时模型不清晰完整。4、所用开发工具落后（如Fox base）。三电脑配件零售公司库存管理信息系统分析3.1该系统开发的可行性分析某企业是一个小型电脑配件零售商店。为提高对企业库存管理，提高经营者科学决策水平，决定开发库存管理信息系统。该企业在经营活动中以“诚信”为本，建立了良好的客户群体，使之电脑配件经营始终处于较为稳定的状态。但该企业的库存管理一直依靠手工方式，不能及时向经营者提供各类电脑配件库存信息，从一定程度上影响了企业的经营活动。为此企业经理拨出专款，希望建立一套能动态反映库存管理信息的管理信息系统，为企业决策及时提供所需资料，并以此带动企业信息化建设的步伐，提高人员素质。由于该企业规模较小，用户各类单一，库存商品主要集中在电脑配件，管理方式集中统一，数据处理量不大，可考虑开发以批处理为主要数据处理方式的单机式信息系统。因此投资不大，企业完全可以承担。因此该信息系统的开发是必要和可行的，可以立即进行开发。3.2该系统的业务流程调查目前，该企业经营的商品是五种品牌的电脑配件，每种品牌的电脑配件有几十种。商品购入入库管理的过程是，当购入商品到货后，负责采购工作的人员首先填写入库单，然后与库存保管员一起对购入商品进行检验。一是检查商品的质量及外表是否合格；二是核对这些待入库的商品实物数量是否与入库单上的数据相符；三是确定这些商品是否为首次购入的新商品，若是新商品，则在库存台帐中建立此商品的新账页，同时要在该商品的新账中填写该商品的商品号、商品名称、购入单价和售出单价；三是共同核对入库单上的商品代码是否正确无误。经过全面检验，合格的商品要入库归位，同时还要根据入库单上的数据登记商品购入流水账。对于经过全面检查，认定为不合格的商品连同不合格的购入入库单交由采购人员处理。商品销售出库管理的过程是，每当发生一笔销售业务，销售人员就填写相应商品的出库单，库存保管员据此付货，同时登记商品销售流水帐。平均看来，该商店每天要发生二十多笔购入入库业务，而商品的销售业务每天多达近百笔。值得注意的是，在同一天内，同一种商品可能发生多笔购入、售出业务。按照管理规章制度的要求，每天下班之前，统计分析人员还要根据商品购入流水帐和商品销售流水帐，按商品编号分别累计汇总出各种商品当日累计购入入库量、累计销售出库量和实际库存结余量等数据，并把这些累计汇总后的数据正确填入库存台帐中。3.3该系统中的数据输入、数据输出和数据存储调查（1）经对库存管理业务流程的调查分析，该系统中的数据输入单据为商品购入入库单和商品销售出库单。1）商品购入入库单，如表3.1所示。表3.1商品购入入库单日期入库单编号商品号商品名称购入单价（元）购入数量（件）备注2）商品销售出库单，如表3.2所示。表3.2商品销售出库单日期出库单编号商品号商品名称售出单价（元）购入数量（件）备注（2）该系统中的数据存储为商品库存台帐，同时辅以商品购入流水帐和商品销售流水帐。 1）商品库存台帐账页，如表3.3所示。表3.3商品库存台帐账页商品代码购入单价商品名称售出单价日期累计购入数量（本月）累计售出数量（本月）库存数量2）商品购入流水帐账页，如表3.4所示。表3.4商品购入流水帐账页商品代码商品名称购入单价日期入库单编号购入数量备注3）商品销售流水帐账页，如表3.5所示。表3.5商品销售流水帐账页商品代码商品名称售出单价日期出库单编号销售数量备注（3）该系统中的数据输出为商品进销存月报表，每月月末产生一次，制作这份报表的主要依据是商品库存台帐，辅以商品购入流水帐和商品销售流水帐。商品库存月报表的主要栏项及各栏项之间的关系如表3.6所示。表3.6年月商品进销存月报表商品号商品名称购入单价本期累计购入数量本期累计购入金额售出单价本期累计售出数量本期累计销售金额本期盈利额库存结余量库存资金额备注其中；。3.4该系统中的组织机构和管理职能分析（1）该企业库存的组织结构图，如图4.1。经营副经理库存主管出入库管理组统计分析组图4.1库存管理组织机构结构图（2）该企业库存的管理职能图，如图4.2.商品库存管理出入库管理统计分析入库管理出库管理生成月报表库存台帐管理购入流水账管理销售流水账管理图4.2库存管理职能图3.5库存管理信息系统业务流程分析根据对企业库存管理业务流程的分析，得出该系统的业务流程图，如图5.1所示。采购员入库单检验员合格的入库单保管员销售员出库单保管员销售流水帐统计员不合格入库单库存台帐统计员购入流水帐月报表主管部门图5.1库存管理业务流程图3.6库存管理信息系统数据流程分析（1）库存管理数据流的顶层数据流程图，如图6.1所示。销售员主管部门P库存处理采购员D1D3D2F1库存台帐图6.1库存管理数据流的顶层数据流程图（2）库存管理数据流的第一层数据流程图，如图6.2所示。P2登记销售流水帐P1登记购入流水帐采购员D1D1F2购入流水帐P3记库存台帐D4销售员D2D5D6D2F1库存台帐F3销售流水帐D7图6.2中的数据流说明如下：D1：合格的商品购入单D2：正确的商品销售出库单D3：商品进销存月报表D4：当日发生的各笔入库数据及其累计汇总数字D5：当日发生的各笔出库数据及其累计汇总数字D6：当日发生的各笔出入库数据及其累计汇总数字D7：从库存台帐中提取的数据P4制作月报表D3主管部门图6.2库存管理数据流的第一层数据流程图3.7库存管理信息系统数据字典3.7.1数据项的定义数据项编码数据项名称类型长度小数位数取值范围I01商品代码字符型3I02商品名称字符型20I03购入单价数值型82099999.99I04售出单价数值型82099999.99I05库存数量数值型40-9999I06购入日期日期型8I07销售日期日期型8I08购入数量数值型4I09销售数量数值型4I10备注字符型20I11累计购入量数值型8I12累计销售量数值型8I13累计购入量数值型1020-9999999.99I14累计销售额数值型1020-9999999.99I15累计盈利额数值型1020-9999999.99I16库存结余量数值型50-99999I17库存资金额数值型1020-9999999.99I18标记位数值型10和13.7.2 数据流的定义数据流名称：商品购入入库单编号：D1简述：采购人员填写的商品购入入库凭单数据流来源：采购人员数据流去向：登记商品购入流水帐处理功能数据流组成：购入日期入库单编号商品代码购入数量购入单价流通量：25份/每天数据流名称：商品销售出库单编号：D2简述：销售人员填写的商品销售出库凭单数据流来源：销售人员数据流去向：登记商品销售流水帐处理功能数据流组成：销售日期出库单编号商品代码销售数量售出单价流通量：25份/每天数据流名称：月报表编号：D3简述：商品进销存月报表数据流来源：制作月报表处理功能数据流去向：主管部门数据流组成：商品代码商品名称购入单价累计购入量累计购入额售出单价累计销售量累计销售额累计盈利额库存结余量库存资金额流通量：1份/每月数据流名称：入库数据编号：D4简述：当日发生的各笔入库数据及其累计汇总数字数据流来源：购入流水帐数据流去向：记库存台帐处理功能数据流组成：商品代码购入单价累计购入量流通量：1份/每天数据流名称：出库数据编号：D5简述：当日发生的各笔出库数据及其累计汇总数字数据流来源：销售流水帐数据流去向：记库存台帐处理功能数据流组成：商品代码售出单价累计销售量流通量：1份/每天数据流名称：出入库数据编号：D6简述：当日发生的各笔出入库数据及其累计汇总数字数据流来源：记库存台帐处理功能数据流去向：库存台帐数据流组成：商品代码购入单价累计购入量售出单价累计销售量流通量：1份/每天数据流名称：库存台帐数据编号：D7简述：从库存台帐中提取的数据数据流来源：库存台帐数据流去向：制作月报表处理功能数据流组成：商品代码购入单价累计购入量售出单价累计销售量库存量流通量：1份/每月3.7.3 数据存储的定义：数据存储名称：库存台帐编号：F1简述：记录商品的代码、名称、单价和库存等信息数据存储结构：商品代码商品名称购入单价累计购入量售出单价累计销售量库存数量关键字：商品代码相关处理：P3，P4数据存储名称：购入流水帐编号：F2简述：记录购入商品的代码、购入单价、购入日期、购入数量、购入单编号等信息数据存储结构：购入单编号购入日期商品代码购入单价购入数量标记位备注关键字：购入单编号相关处理：P1，P3数据存储名称：销售流水帐编号：F3简述：记录销售商品的代码、售出单价、销售日期、销售数量、销售单编号等信息数据存储结构：销售单编号销售日期商品代码售出单价销售数量标记位备注关键字：销售单编号相关处理：P2，P33.7.4 处理逻辑的定义处理名：登记购入流水帐编号：P1输入：数据流D1，来自采购员输出：数据流D1，去向购入流水帐描述：当一张商品购入入库单的数据检验合格，并且商品实物入库归位后，立即将这张入库单上的数据登入商品购入流水帐。激发条件：商品入库发生处理名：登记销售流水帐编号：P2输入：数据流D2，来自销售员输出：数据流D2，去向销售流水帐描述：每当发生一笔