曹兴瑜博士最新的时间管理.ppt

1,您 身 边 的 助 手 可 信 赖 的 朋 友,2,Roger Cao 20020801 Rev:E RBM-QMSTR001,课程及导师,时 间 管 理,3,课 程 目 录,前言 时间及时间管理的概念 时间管理的历程 时间管理的原则 浪费时间的因素及解决办法 培养管理时间的好习惯,4,人们重视生命， 乐于理财， 却疏于时间管理！,一、前 言,5,世界上最长而又最短、最快而又最慢、最平凡而又最珍贵、最容易被忽视而又最令人后悔的就是时间。 高而基 2.世界上最重要的东西就是时间。 爱迪生 3.可以支配的时间就是财富本身。 马克思 4.时间是最高贵而有限的资源。 彼得.杜拉克 时间是最公平的、又是最不公平的。,一、前 言,6,一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。 1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？,时间管理的测试,7,7.你时常在做重要工作时被打断吗？ 8.你在办公室用餐吗？ 9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去 做完它们？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,时间管理的测试,8,时间管理的测试的结果,时间管理的测试,9,关于时间的几种理解和时间的特点 1.争取时间重要，合理分配时间更重要。 2.时间等于金钱、时间小于金钱、时间大于金钱。 3.时间是有生命的、时间也会死亡的。 4.时间是不可延长的但可创造和合理利用的。 5.时间是可溶的且不易察觉的。 6.世上只有时间的利用家，没有时间的收藏家。能够正确地 掌握时间，运用时间，你的事业注定成功。 时间的特点： 时间是不可以移动的，无法储存，无法借用，无法购 买，无法租用，是种稳的速度，无法阻挡的消失,二、时间及时间管理的概念,10,一天24小时，谁都是被平等地赋予”这个命题已成为时间管理理论的公理。但事实不然，例如莫扎特只活了35岁，但在他短短的一生中做了600首以上旷世之作遗留于世。而其他活了70年、80年的凡庸音乐家却比比皆是。以实际使用的时间来看，莫扎特的一天24小时，他的每一分、每一秒比起其他凡庸的音乐家，可说是更长。这个时候二者所拥有的时间是无从比较的不平等 。,时间的公平和不公平性,二、时间及时间管理的概念,11,时间死亡陷阱 对于未来没有梦想和目标。 每天毫无目的地生活。 一切毫不在意。 感觉不到生活的充实、成长和幸福。 没有感性、欲望与热情。 无法精神焕发地运作，宛如死水一般。 无法产生新的思考或创意。 对现状没有改变的欲望。 没有自己想要创造的冲动。 时常处于后悔或遭受挫折、绝望、无力的情况。,二、时间及时间管理的概念,12,（11）丧失自信。 （12）感到自己的心理或身体患病了，甚至有崩溃的感觉。 （13）时常受任性或一时冲动的支配。 （14）感到是在被流放的情形下生活。 （15）顺着对方的说法行动。 （16）和酒肉朋友来往，被他们牵着鼻子走。 （17）过度沉迷于快活和游乐中。 （18）做坏事或有坏习惯。 （19）持续妨碍健康的规律性生活。 （20）每天的生活是昨日的延续，毫无变化或起伏。 （21）假日或闲暇时，做什么事都提不起劲，只是闲待着。（22）只是为了打发时间而游玩。,时间死亡陷阱,二、时间及时间管理的概念,13,（23）始终和同样的成员，做着同一形式的交际。 （24）千篇一律地与人交往和行动。 （25）千篇一律地阅读杂志、图书和无节制地饮酒。 （26）只因为责任在肩而与讨厌的人来往。 （27）完全不投机的人际关系。 （28）埋没在工作之中，以致失去自我。 （29）每天在公司里重复着同样的工作。 （30）只是义务感驱使才做工作。 （31）无意识地完成被赋予的工作。 （32）毫无所思机械性地工作。 （33）工作中没有创意。 （34）在工作或人际关系中，常感到痛苦。 （35）在工作或人际关系中，采取逃避的态度。,二、时间及时间管理的概念,14,时间的价值,要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生 要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲 要领会一星期的价值，只要问个周刊编辑 要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩子的人 要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶 要领会一分钟的价值，只要问个错过火车的人 要领会一秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人,二、时间及时间管理的概念,15,* 每年 251 个工作日，每天工作 8 小时,时间的价值,二、时间及时间管理的概念,16,时间的分配 工作时间 休闲时间 家庭时间 个人时间 思考时间 时间划分的方式 大块时间 首要时间 安静时间 零碎时间 固定时间 弹性时间 交通时间,时间的分类和划分,二、时间及时间管理的概念,17, 时间管理概述 时间管理：日常事务执着的并有目标的应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己或者个人生活，合理有效的利用可以支配的时间。 时间管理应实现三效： 效果 效能 效率。,时间管理的认识,二、时间及时间管理的概念,18,时间 =,控制事件 管理你自己的行为 安排工作的先后次序,时间管理,你在控制之中 事情是有序的 你可以加倍你的产出,一系列的事件,二、时间及时间管理的概念,19,第一代时间管理：备忘录型 优点：应变力很强，压力较小。 缺点：易形成应付，可追足踪待办事 项，不严谨，可能会忘记。 第二代时间管理：工作计划和行事历型 优点：规划和准备，讲求效率。可追 踪且达成率比较高、事前准备 充分目标明确。 缺点：比较容易发生失效 第三代时间管理： 规划型的：根据个人的核心价值观制定的优先顺序。,三、时间管理的历程,20,强调价值；制定中，长、短目标 优点： 1.将价值观转化为具体的目标 2.根据目标分清轻重溪急和优先顺序 3.根据目标会制定明确的计划或规划。 缺点： 1.容易与长远的远大目标发生冲突。 2.个人的轻重溪急与团队的发生冲突,三、时间管理的历程,21,第四代时间管理： 进个的人生或职业生涯的规划，注重生命的价值设置愿景，选择具有生命价值的时间的分配方式 第四代时间管理的要素和核心 时间是过去，现在和未来的连接 时间的基本元素是事件 时间管理的关键是事件的控制,三、时间管理的历程,22,一生所拥有的时间 时间的价值：对每一个有成就的人来说时间是您最重要的资产管理时间就是管理您自己。每天24小时1440分钟；平均寿命70岁计算：25550天，613200小时。 成功人士的共同特性： 1、有明确的目标 2、有积极的心态 3、善于自我激励 4、时间永远最重要,1、设定目标的原则： 选择规划个人的方向，制定目标。,四、时间管理的原则,“不能管理时间的人，就不能管理一切”-彼得.杜拉克,管理时间等于管理自己,23,生命潜能的金字塔,目的 角色 价值观 信 念 长期目标与策略 年度目标与策略 中短期目标与策略 每月行动计划目标与承诺,1,2,3,4,5,6,7,8,四、时间管理的原则,24,全方位检视和确定目标,目标搜寻的四个阶段 勾勒出您生命的愿景 依据时间标准区分目标 职业理想的拟推 目标清单的开列,四、时间管理的原则,25,设定目标的意义 明确生活的方向与目标（方向大于效率） 克服怠惰的心态 专心致志 产生热情 区别轻重缓急 节省时间 节约成本 确认价值的重要性 提高效率 有助于持续改进,四、时间管理的原则,26,高价值的提升,创造人生的预期,良性的抉择,学会更专注,增进自信心,减低矛盾,锻炼自信心,学会独立思考,高,步,步,四、时间管理的原则,27,时间规划的注意点 千万不要好高骛远 保持弹性 用结果代替形式 生命计划 多年计划 年度计划 近期计划,2、事先规划的原则,四、时间管理的原则,28,设定目标是以未来为取向的思考，目标要与价值观吻合 达成目标的条件： 拥有强烈的欲望 坚定自己的信念 明确具体的写下目标 人生目标的时间规划系统： 年度目标 季计划 月计划 周计划 日计划 时刻检视自己的行动是否与目标更接近 要制定辅助方案,四、时间管理的原则,2、事先规划的原则,29,日计划的五步骤： 确定当天的任务 合理估计时间的长短 留些缓冲的时间 确定优先顺序 追踪与检讨 日计划五个步骤的好处： 对第二天有较好的心理准备 任务整合达成合理化 集中在重要的事情上面 改进自我控制,2、事先规划的原则,四、时间管理的原则,30,高效管理时间 成功就是实现预先决定好的目标或者计划 保罗.迈尔成功=目标 个人高效管理的六大步骤 目标设定 规划 决策 实行与安排 检讨 资讯与沟通 高效时间管理的原则 一致 平衡 有重心 有人性 能变通 携带方便 四个建议方法： 确定角色 选择目标 安排进度 逐日调整,2、事先规划的原则,四、时间管理的原则,31,艾维李的10分钟效率法,列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情。 把这六件事情按重要程序排序。 上班开始先做1号，完成之后再做2号，再做3号，直至结束。,3、列出清单的原则,四、时间管理的原则,32,紧急,重 要,20%25%,65%80%,15%,1%,成功人士的时间分布,四、时间管理的原则,4、优先次序的原则,33,艾森豪威尔原则：,紧急,重要,A 本人立即做,B 战略规划 安排时间,C 减少委派,D 废纸篓,4、优先次序的原则,四、时间管理的原则,34,20/80 法则（柏拉图 Pareto 法则） 最省力的企业成功与个人幸福法则,在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡系：80%的收获来自20%的努力，其它80%的投入只带来20%的产出。,5、专注的原则：永远锁定焦点、清除无用事,四、时间管理的原则,35,如何区分事情的轻重缓急 确定自己最想要的到底是什么？ （问题：快乐150、家庭和谐150、时光倒流200、 爱情150、健康150、友情150）,1、压力型的人 2、从容不迫的人 3、没有用心的人 4、懒人,四、时间管理的原则,5、专注的原则：永远锁定焦点做最有生产力的事,36,为什么要授权： 对部下授权代表着团队的成长 授权让部下有参与感 授权让部下有责任感 将授权杠杆进行移动 授权的类型 下达指令型： 特点：管理者 独挑大梁 忙碌依旧 下属 惟命是从 很难成熟,6、授权的原则：培养部下换取时间,四、时间管理的原则,37,培养充分信任型授权： 特点：1、最有效的管理之道 2、注重结果而不是过程 充分信任型授权的重点： 预期成星 授权规范 确定资源 评估标准 进行奖惩 授权的原则 及时快速 明确工作 授予权力 说明目标 注重成效 不能重复 由简至繁 解决困难 不倒授权 承担责任 如何接受授权：确认5W2H 不接部下的猴子,四、时间管理的原则,6、授权的原则：培养部下换取时间,38,需要开会的四种情况： 要获得决策 听取别人的意见 要解决问题 传递信息内容的复杂而且重要 主持会和控制会议： 收集信息鼓励发言 中断冗长的发言 如何维持会场秩序,7、高效的会议和沟通的原则,四、时间管理的原则,39,8、管好业余时间的原则 充分有质量的睡眠（利用瞬间睡眠、培养随时随 地入睡的能力、良好的环境、心理训练和放松） 每天学习一小时。创造奇迹。（高效阅读）。 选择身心健康和有创造性的活动。 达到专业水平。 保持适度。,四、时间管理的原则,40,瑞士奶酪法,9、分批作业的原则（分割量化的目标）,四、时间管理的原则,41,10、利用生物钟提升精力的原则 科学休息、按时睡觉和起床调好生物钟。 不同的时段安排不同的工作或生活的内容。 坚持合理饮食少餐多餐、每天喝盎司水 每分钟短暂活动一下。 坚持锻炼 。,四、时间管理的原则,42,11、有效利用零碎时间的原则 充分午休、交通、排队、等人等时间。 做对未来有影响的事。 集腋成裘。 准备随时随地利用时间的工具。 保持适度和均衡。,四、时间管理的原则,43,12、设定期限和奖励的原则 每一件事设定期限，运用强迫机制 应用反应结果。 珍惜每一分每一秒。 培养紧迫感和节奏感。,四、时间管理的原则,44,13、连续作业和均衡作业的原则 创造性工作和行政性工作分开。 减少重复和启停时间。 节奏感和人性化。 避开高峰、善于搁置。 固定时间做计划和批阅文件等。,四、时间管理的原则,45,14、集中注意力的原则 专心专注做好某一件事。 15、简化的原则 将复杂的工作简单化。 将日常的工作和同类的事情标准化。 将简单的事情合并。 将例行的工作自动化。 16、整洁和条理的原则 将简单工作条理化。 养成5S的良好习惯。,四、时间管理的原则,46,17、建立良好人际关系的原则 慎选朋友。 健康、快乐、共同进步。 18、学会说“不” 的原则 排除干扰因素。 学会对无益的事说不。,四、时间管理的原则,47,四、时间管理的原则,19、巧用电话和工具原则,充分利用有效工具进行工时记录和管理,时间管理表单。 时间管理软件。 电话、即时通讯工具、。 视频会议工具等。,48,20、快、准、空、多、空、闲的原则 快：杜绝拖延、计划要快、行动要快，加快工作进 度，放弃旧时代慢工出细活的思想。 准： 准时的原则 对准目标 对准顾客：是要对准目标，确定事 情的先后顺序和形态。处理最重要的事情。 空：清空头脑 接收新事物，每周空出3个小时不做 任何与工作有关的事情，未知领域的信息可能激 发创造性。 多：多进修 多沟通 多省己，多用E-mail传真、电话 和网络。 闲：留出空闲 保持最佳心境。,四、时间管理的原则,49,21、用金钱换取时间的原则 22、大量的行动的原则 23、今天准备明天的原则 24、避免争论和情绪原则 25、团队合作的原则 26、第一次做好，次次做好,四、时间管理的原则,50,五、浪费时间的因素及解决办法,51,浪费时间的外在因素（一） 电话干扰 不速之客 用人不当 社交闲谈 电话干扰解决方法 过滤电话的步骤： 1.处理 2.转接 3.暂缓 4.速办 5.清静时间的设定 不速之客的解决办法 转交别人 另外安排时间 简要回答 长话短说 学会过滤 转移地点 站起来说话 避免被人找,5.1 浪费时间的外在因素解决方法,52,用人不当的解决方法 教导员工善用时间 改善用人计划 社交闲谈的解决方法 过滤访客与电话 衡量办公地点是否恰当设置暗示社交时 间结束和技巧 与工作无关的时间尽量 保持站姿,5.1 浪费时间的外在因素解决方法,53,浪费时间的外在因素（二） 权责混淆 沟通不良 进度失控 资料不全 权责混淆的解决方法 定期更新工作说明 交出职责时授予同等职权 沟通不良的解决方法 学习改善沟通技巧 学习做个好听众 使用恰当的字眼 了解非语言式的沟通,5.1 浪费时间的外在因素解决方法,54,进度失控的解决方法 拟定计划 及时追踪 要求反馈 资料不全的解决方法： 认清事情的重要性，排出优先顺序 浪费时间的外在因素（三） 会议耽搁 文件复杂 工作搁置 安排旅行,5.1 浪费时间的外在因素解决方法,55,会议耽搁的解决方法 会议要有目的和议程 派得上用场的人参加 合理安排会议时间 尽可能禁止别人干扰 有设有决追踪执行 文件复杂解决方法 文件读一遍后处理掉 不做授权给别人的事 文件过期期要销毁 给档案标明寿命符号 不在一个时间做很多事,5.1 浪费时间的外在因素解决方法,56,工作搁置的解决办法 记录工作日志 设立目标、次序和期限 学会授权 旅行的解决方法 寻找替代方法,弄清目的 设计处理计划,备好工具 旅行之前确定约会,5.1 浪费时间的外在因素解决方法,57,浪费时间的内在因素（一） 危机应付 计划欠妥 贪求过多 事必躬亲 危机应付的解决方法 记录危机的工作日志 预期意外事故的发生 低估状态增加缓冲 计划欠妥的解决办法 建立系统 计划表 每日目标 完成期限 优先次序,5.2 浪费时间的内在因素解决方法,