浙江某公司车间与仓库管理操作实务

浙江超联科技有限公司车间、仓库管理操作实务 仓库、车间的财务管理，是公司财务管理、会计核算的立足点，是公司整个财务管理系统的重要组成部分，公司内部管理是否有效、各项财务信息的正确与否往往取决于仓库、车间的财务管理体系。特别是仓管员，我们不能简单地理解成记账做报表，更应从仓储物流的综合管理去认识。第一部分 仓库、车间的账务处理一、凭证：所谓凭证是指企业在各项经营活动中形成的有效书面证据，是整个财务管理活动的起点。其种类繁多，这里所指的凭证仅限目前各仓库、车间正在使用的自制财务凭证。1、自制财务凭证的种类和适用范围：入库凭证：企业从外部购入货物并经过一定的验收手续进入仓库时由仓库管理员编制的自制凭证，其要点一是必须公司外购的货物，二是要经过一定的验收手续，三是必须进入仓库作生产储备物资处理。出库凭证：仓库出库主要有两种情况，一是将仓库储备的物资拨付领用（包括原材料，外协件，包装物等），二是将仓库储备的物资（主要是产成品）流出公司。注意库管员在发出货物，开具出库凭证的同时，必须由对方提货人在凭证上作成签字记录。调拨单：是公司内部使用范围最广、涉及车间最多的一种凭证，所有仓库、车间都涉及到，其主要用途在于公司内部车间与车间，车间与仓库之间的物资调拔。送货清单：（往往用于较为频繁的业务）是随同货物一起流转的凭证，有几道环节之间因日常流动较为频繁，常常先使用送货清单，一天终了之后再根据清单数量汇总开具调拨单或者出库凭证。领料计划单：是车间向仓库领取材料时使用的一种凭证，仓库根据领料计划单发料的同时，必须及时汇总开具相关凭证。2、注意事项：a、入库凭证、出库凭证、拨调单作为双向使用凭证，必须要有收付双方的签名，签名必须用库管员、记账员、收发员的全名。b、所有凭证填写应做到字迹清楚，内容完整，登账及时。3、特别要强调的是：所有凭证的填制均应以实物流转为前提，凭证中的每一个数据体现的是实物流转的真实信息，切忌“单管单做，物管物流”的现象。如二、帐本：是记录各种财务信息的载体，是公司财务数据的集合点和信息源。1、帐本设置：公司所有仓库、车间均应设置明细帐本（专门账页）。（1） 仓库应设置的帐本包括：塑料材料、外协件、备品备件、包装物、半成品、产成品等。公司要求对进口的原材料单独设置的帐本、单独仓位堆放、实行单独管理。（2） 车间应根据管理的需要，对前道拔入材料和车间生产的半成品分别设置帐本。（3） 塑料材料、外协件、备品备件、包装物账本应进行双重记账，即同时登记数量和金额，半成品、产成品只要求登记数量。（4） 账本的基本结构为收、付、存三栏式（期初结存），具体账页由公司统一印制。2、记帐和结帐：记帐要求及时准确，字迹清楚，内容完整（数字要尽可能小些，不要超过格子的三分之二）。结帐：一天业务终了，必须及时结出数量结存（双重记账的账页外），以便及时进行账实核对，掌握库存进出仓动态。月度终了，根据当月的收付发生情况，划红线结出本月收、付、存发生数或结余数（包括数量和金额）。3、加权平均单价的计算，根据公司财务制度规定，公司对涉及到金额的成本结转统一采用加权平均法，为简化起见，仓库各类货物出库统一采用月末加权平均法，即一个月内某一物料的付出方单价是一致的。4、错误更正：按规定错误的更正有几种，为统一起见，公司仅采用划线更正法，即将错误数据用红笔单线划去，在其上面再写上正确的数据，不允许使用修正液或其他不规则的更错方法，记账应使用蓝黑色钢笔，但根据实际情况，车间账本允许使用圆珠笔记账。冲回业务使用红笔记账。5、一本账簿的使用期间为一个年度，即从公历一月一日至十二月三十一日。次年开始必须启用新账本，同一业务一个年度内不能启用二本或多本账簿，记账当事人调动后，账簿必须延续使用。三、报表：1、报表的种类比较简单，但报表是传递财务信息的直接载体，报表质量的好坏直接影响到财务信息的正确性，同时通过报表的分析和审核往往也能揭示管理上存在的诸多问题。目前生产部门上报财务部的报表仅有3种：原材料，产成品，半成品。（产成品、半成品为同一表式）2、编制要求：报表的数据必须来源于帐本，并在确保账实相符的前提下编制报表，内容填写必须完整，计算准确，编制及报送时间要及时，公司统一规定每月最后一天为结账日，并明确规定各类报表的上报时间。具体上报时期：（1）原材料报表，次月3日以前，（2）半成品报表，每月5日以前。报送报表的同时应完整地附送相关出入凭证，以便于核对。半成品报表的编制应注意事项：A、账表一致：报表中所有数据必须来源于账簿，并且做到账表一致；B、表表一致：包括本期报表的期初与上期报表的期末数相一致，本车间的拨入数与上道相关车间的拨出数相一致，本车间的拨出数与下道相关车间的拨入数相一致；C、 同一车间内的材料耗用数与生产数相基本符合，报表中的本期拨入，本期生产，本期耗用，拨期拨出均有特定的含义，其中：本期拨入、拨出概念比较清楚：本期生产：指的是车间内部完成的生产数量。本期耗用：指的是车间生产所耗用的数量。D、报表编制以前必须做车间与车间，车间与仓库之间的账户核对工作E、半成品报表中单价、金额的填列：单价：公司定期（6个月）进行计划单价的测算，以测算单价作为期末半成品余额的计算单价。3、报表的稽核：公司对报表采用两级稽核程序，一是工厂级稽核，工厂指定专人（一般为仓管员）对报表进行核对，主要内容包括：A、根据实物流程核对前后道数量的一致性；B、车间内部月与月之间的承接及报表内部勾稽关系是否正确；C、组装车间耗用数与生产数的相关性；D、注塑车间定额耗用的折算；稽核员应系统地掌握每一注塑产品的定额，各工厂会计在结转当月成本时进行一次系统核对。四、查备账的建立：根据现实的管理要求，工厂仓库应对部分另星物资出入实行备账登记管理单位价值较小，日常领用频繁的实物购入可不作为原材料入库，但应建立备查账登记管理，领用时应由各车间当事人签名，并且注明用途，定期由仓库管理员进行数量核实。另星外协加工的结算：另星外协加工拨出材料后一般直接作为耗用处理，但其有多少生产产品回交公司，应支付多少加工费，尚有多结余材料应记录在备查本内。但业务量较大并加工过程比较正常的，应进行规范的委外加工业务核算。五、特殊业务处理1、假退库：为了正确计算成本，各车间在结账日的原辅材料必须实行假退库。车间应将月末实际结存的材料从账面上退回仓库，（仓库开红字出库），次月初再将开具同样数量的原辅材料出库凭证拨付车间。公司规定月末原辅材料只能在仓库的账面上统一反映。假退库中涉及到的塑料回料，公司规定按新料的50%计价。2、暂估入库业务的处理。 在日常实务中，常常存在货到单未到的现象：根据管理要求仓库收到所有货物均应验收入库。为此仓库应将上述货物以合理的估价作暂入库，反映在财务账面内，待发票到达后再冲回该项暂入，作为正式入库。一般情况下，暂入库、冲暂入、正式入库三者之间的数量、金额应一致，不一致时，冲暂入的单价、金额应以暂入库的单价、金额为依据。3、 委外加工业务的处理：委外加工业务，作有企业对外业务活动统一由工厂仓库办理，其具体操作方法分为以下三类：（1） 加工业务量较大，并加工过程比较规范。我们在账务处理过程中把它作为一个车间，加工单位交回半成品，按规定验收后作半成品入库。月末在对方的原材料、半成品办理假退库手续，但其登记数量是否正确，月未应进行对帐，有条件的还可到外加工户实地盘点，不能进行实地盘点的，应要列出清单由外加工当事人签字确认（注意加工过程中的损耗），同时计算出当月应付未付加工费，交财务部作预提加工费处理。（2） 视同加工业务：这类主要是外协供货单位的业务，根据要求必须办妥相关入库、出库、再入库手续。整个业务涉及到的资料有原材料发票、加工费发票、加工费结算清单、外协件检验单、原材料入库凭证、出库凭证、外协件入库凭证。业务操作应分为三个过程： A 凭原材料发票开具入库凭证;B 开具同样名称、同样数量、金额的出库凭证，作委托加工业务处理;C 凭出库凭证、外协件检验单、加工结算凭证开具外协件入库凭证。（3） 另星外加工业务的处理采用备查账登记（前面已提到）（4） 委外加工统一由工厂仓库办理，相关车间账面不能直接反映对外业务。仓库对外业务应进行规范操作，特别是加工后回交的数量和质量要严格把关，一旦发现非常短缺和质量问题要及时反映，以便向对方索赔。（电镀过程）六、档案料管理：1、账务资料：所有凭证（包括外来和自制的）月度结束后应按类别和发生顺序整理装订成册。报表张数不多可随同凭证成册，张数较多可单独装订（帐本整理装订一年一次）。特别强调的是：账本一年一本，不是一人一本，并且年与年之间、月与月之间、前任与后任之间要有连续性。2、账务资料的保管期限：公司规定为五年，等档案室条件许可后，隔年资料移送公司综合档案室。3、账务移交：（主要是指人事变动后的移交）登记清理未入账事项进行账实核对编制账务移交清册上一级财务部门派员监交，车间收发员一般由仓管员监交，仓管员一般由财务部会计监交。第二部份 实物管理一、 基本原则（1）入库（拨入）经管人员必须现场交接，查检质量、清点实物，核对无误后，办理相关手续。（2）实物摆放：过目见数，核点方便，堆码规范，成行成列，井然有序，标认明确，收发便利，留有余地。（3）物资盘点：定期不定期对实物进行盘点，如有盈亏、升耗及时报告主管领导，分析原因，查明责任，按规定办理报批手续。（4）出库（拨出）：核实计划，凭单发放，推陈储新，先进先出。二、进口原辅材料的管理。所谓进口材料，是指公司自营报关从国外购入的原辅材料，在该类原料所生产的产品出口核销以前属于海关监管商品（因没有交纳进口税），因此海关要求进行单独管理，公司制度规定对其进行单独设置帐薄，单独货位堆放，单独编制收付存报表。三、 盘点制度。1、 实物责任人：实物盘点是实物管理过程中的重要环节，实物管理的好坏最能在盘点过程中体现：公司制度规定，生产性财产物资由各分仓库管理员，生产车间记帐员，收发员工负责管理。这里对负责理解，在树立当事人工作责任感的同时具体包含二方面的内容：一是我所管辖的实物，任何人不能不按规定从我这里提走；二是我所管理辖的实物一旦出现缺短、残损我应承担责任，包括经济赔偿，不是说只要我没拿回家，什么问题也没有。2、 盘点前的准备。（1）人员组成至少有2人以上，除仓管员、记账员本人外一般要求车间负责人参加；（2）清理未入账的往来业务，结出每一帐户余额；（3）对实物进行整理，方便检点。3、 实地盘点。公司规定所有存货类资产，在每月结帐日进行定期盘点，根据需要还可以进行不定期盘点和抽查盘点。盘点方法可采用见货盘货，也可接帐面检点，对一些确实不能准确检点的货物，要采用科学合理的估量方法，并且前后要有一贯性，盘点除检点实物数量外，还应注意实物质量。以确保库存价值的真实性。4、 盘点记录。采用见货盘货的，要形成完整书面盘点记录，并与报表一起作为当月财务资料统一保管；按帐面检点的，至少对差异的部份有规范的书面记录。5、 盘点差异的处理。一旦出现盘点差异（超过正常范围）应及时进行复盘，复盘后仍存在差异的，应分析原因，查明责任，属于当事人管理责任，当事人应酌情承担赔偿责任。超过正常范围的升溢、损耗应填制升溢、损耗报告单，并报有关领导审批。车间当月损失金额在500元以下的，报生产科长审批；损失金额在5002000元的，由部级负责人审批，损失价值在2000元以上的，报公司主管副总审批。第三部份 其他相关事项：一、 增值税和增值税专用发票。税是国家财政收入中的主要来源，一个正常运转的企业，涉及到的税种有许多，如所得税，房产税，印花税等等，但作为我们公司，接触最频繁、影响最大的税种是增值税。增值税顾名思义是对企业在生产经营活动中创造的增加值征税：譬如，公司生产一个产品，需外购塑料原料2元，外购包装外协件及其他4元。生产出成品后销售出去的价格10元,这样公司生产一个产品的增加值是4元，国家要对这4元进行征税，现行的税率是17%，也就是该生产一个产品要交税0.68元。那么怎么样才能证明你生产一个产品耗用的原料及其他材料是6元钱呢。国家采取了增值税未用发票购进扣税法，如果说你购入了材料，并且取得了增值税未用发票，根据发票上注明的税额可以直接扣税，反过来说如时你同样购入了材料，但没有取得增值税发票，就不能够进行扣税，也就是说要向国家多交税。因此外购材料时考虑的顺序是：1、是否有17%扣税额的增值税发票2、是否有小于17%扣税额的增值税发票3、是否有普通发票4、是否有规范的收款收据（规范）二、各类外购财产的财务处理。根据国家财务制度的有关规定并结合公司实际，我们把外购的物资可分为以下几个大类：（1）、存货类。具体有原材料、外协件、备品备件、包装物等，这类存货的统一特点：A、为以后的生产活动而储备。B、领用以后一般都一次性转移到生产产品之中。帐务处理，都要进行验收入库并登记有关明细帐户。这一类也是我们帐务管理活动中的主要对象。（2）、低值易耗品：顾名思义，价值相对（固）比较低，并且很容易磨耗的物品，主要包括家具用具，工具量具，包装容器等