时间管理世界500强企业员工必备.ppt

时 间 管 理,世界500强企业员工必备（精华版）,TIME MANAGEMENT,The world 500 strong enterprise staff must,TIME MANAGEMENT,The world 500 strong enterprise staff must,计算：你的每秒价值多少呢？,1-20岁、60-80岁忽略不计，余40 1年为1寸 项目 每天耗时 40年耗时 结余 睡眠 8小时 13.3年 26.7年 一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5年 交通 1.5小时 2.5年 20年 电话 1小时 1.7年 18.3年 看电视、上网 3小时 5年 13.3年 看报、聊天 3小时 5年 8.3年 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6年 休假、白日梦、 闹情绪、身体不适 2小时 3.3年 3.3 年 我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,平均 80岁寿命,一寸光阴一寸金,今天，你的时间如何安排？ 科学or非科学？！ 接下来与你共同分享世界500强企业的时间管理之道!,课程的收获, 了解时间管理的重要意义 掌握时间管理基本方法 分析时间浪费原因 规划人生，改变自己 全方位成功的人生观,每个人的时间资产有限 练习：计算你个人的时间资产,不会改变的是：,个人时间资本，依着不同的年纪，只有几万个小时！ 即使每天工作10小时，整个工作生命也少于9万小时； 若将工作及休闲资产合成可用的总资本，如此最高总共有20万小时可用！,一、“做我们希望做的事”，时间管理会使我们 在工作中，利用时间更有效 在有限的时间里做更多的工作 平衡我们花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人 成为时间的主宰，使生活感到轻松 二、“避免做我们不希望做的事”，时间管理使我们 减少可能被浪费的时间 避免忘记去做重要的事 避免仓促上阵，失去主动 避免因迟到而失信于人 避免天天在时间的压力下度过人生,时间管理：做我们希望做的事，避免做我们不希望做的事。,三、时间管理不是去管理时间，而是自我管理 抛弃陋习 引进新的工作方式和生活习惯 制定目标 妥善计划及分配时间 权衡轻重、权力下放 自我约束、持之以恒 速度与效果并重,Definition of time management: to continually urge oneself to change his/her working styles and living habits and to effectively use time so as to improve his/her work efficiency and quality of living and to live a more enriching and meaningful life. 时间管理的含义：不断的督促自己改变工作方式和生活习惯、有效地使用时间、务求提高工作效率和生活素质、使人生更丰富和更有意义。,过去、现在、未来 一连串事件连成线 让你的时间里发生该发生的事 无法管理时间便无法管理一切,时间是什么？,传统观念 现代观念,时 钟 速 度 日 程 表 效 率 管 理,罗 盘 方 向 关系、角色 效 能 领 导,“时间杀手” Time Killers,影响时间效率的因素,1、电话 2、打扰者、突然来访者 3、会议（预约、没预约） 4、争吵、发火 5、缺乏目标、时间计划、优先计划 6、杂乱的办公室和工作桌、个人的无序性 7、无效率的代表、委托人 8、作无用的尝试 9、同一时间，想法、尝试过多 10、不现实的时间期望 11、无效的的通讯 12、下属的训练和发展不充分 13、拖延、犹豫、作白日梦 14、不会说“不” 15、努力不彻底、或改变努力,16、自己做缠人过多的细节 17、员工不足或工作不力 18、社会的、闲在的谈话 19、缺少自律 20、保持优越感 21、错误的倾听 22、缺少反馈 23、争议、个人问题 24、忧虑、恐惧、焦急 25、不充分的计划、错误的变更 26、等待 27、记忆本身 28、差的记忆 29、对结果行为的迷惑 30、疲劳、讨厌,31、责备其它 32、压力、紧张 33、不充分的工具与设备 34、公司策略 35、不充分的登记系统 36、过多的文案工作、邮件、读物 37、宠物、外界活动 38、不耐烦、草率 39、不懂该做先做的事,“时间杀手”：,电话 会议 打扰 官僚作风 沟通不足 资源不足 文件及信件处理 交通拥挤、堵塞 欠缺周详计划,不分轻重缓急 过分专注细节 不能自我约束 不懂说“不” 善忘 不懂授权 欠缺组织 健康欠佳 犹豫不决,三 创造时间 Making Time 时间是稀缺商品，“创造时间”是不可能的，但你一定能够在有限的时间里做更多的事情。,提高事件掌握度，可以提高自我价值 区分优先顺序：20%的重要事情产生 80%的结果 做对的事情比把事情做对更重要,时间管理的关键：,创造时间第一招： 做 好 规 划,为什么要做计划,“上君，尽人之智；中君，尽已之智；下君，尽已之力” -商鞅 “谋和断是哈佛职业经理的两大职能” -哈佛职业经理箴言 “如果说远见不是管理的全部的话，那它至少是管理的核心部分” -法约尔,主导价值:什么对我最重要?,主导价值范例： 冒险、健康、专业、诚实、信念、正直、事业、朋友、家庭、成长、教育、人际关系、自由、快乐、责任、勇气、感恩、奉献、财富、幸福、忠诚、合作、团队、智慧、坚韧、美貌、玩乐、卓越、成功、积极、乐观、创造、奋斗、谦虚、心态 ,角色：重要的关系与责任,关于使命宣言的几个问题,我什么时候感到幸福并充满成就感？ 我的个人活动中最有价值的活动是什么？ 我在事业上最有价值的活动是什么？ 我有哪些天赋、才能、优点及能力？ 什么事情最能激励我，令我着迷并充满激情？ 我如何能为社会做出最大贡献？,PLAN 计划,计划是什么？ 不计划的原因是什么？ 长期计划 周计划,长期目标,SMART目标 我的长期目标： 主导价值观 角 色 使 命,哈佛的调查,哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下： 27%的人 没有目标 60%的人 目标模糊 10%的人 有比较清晰的短期目标 3%的人 有比较清晰的长期目标,每周计划:,1. 2. 3. 4.,行动,Today: The Critical Moment 今日：关键时刻 Daily Implementation 每日实施,墨非定律,( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候，总在最不可能出错的地方； ( 3 ) 不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限； ( 4 ) 不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算； ( 5 ) 您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。,怎样做好计划,计划工作的着眼点 计划的基础与关键目标 计划的内容 计划制定的一般过程 特别提示 计划锦囊,设定目标的SMART原则,Specific 目标要具体 Measurable 目标必须是可衡量的 Attainable目标是可能实现的 Relevant目标是切合实际的 Trackable（Time bound ）可跟进，要设定时间表。,耶鲁大学设定目标七步骤,（1）先拟出您期望达到的目标； （2）列出好处：您达到这目标有什麽好处? （3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍； （4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等； （5）列出寻求支持的对象； （6）订定行动计划：一定要有一个行动计划； （7）订定达成目标的期限。,计划的内容,“如何做”实现目标的行动方案（途径、方法等） “如何分工”各成员分别做什么，分别承担什么样的责任 “何时做”准备时间、起止时间、进度安排 “涉及范围”涉及哪些部门、哪些地理范围 “投入多少资源”成本、费用、代价 “应变措施”考虑应付意外的对策,制定计划的一般过程,1.围绕最终目标，明确当前目标范围 要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度 2.根据SMART原则，制定初步目标 要点：使当前目标逐步成为好的工作目标 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则 3.根据历史数据，现实情况，修订目标 要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初步目标 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则 4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准 要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺 针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准,5.制定相应行动方案 要点：分析实现目标所需解决的问题 针对点：考虑怎样做、技术路线问题 6.落实责任人、奖惩 要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明确 相应的奖惩措施 针对点：责任到位；奖罚分明 7.制订进度表 要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等 针对点：约束条件 8.分配资源 要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量 针对点：资源保证 9.审定计划 要点：评价计划的完整性和可行性 针对点：计划与最终目标的必然联系,特别提示,“计划无须事无巨细”、“凡事计划则不如无计划”。 “不需要大小事都周密计划，不必具体计划那些无关紧要的事”。 只须周密计划好最紧要的20，其余的80事情只要有备忘就足够了！,计划锦囊,* 计划的基础和关注核心是目标。 * 好的目标要符合SMART原则。 * 目标要有主次之分和优先顺序。 * 目标设定最后期限，专人负责。 * 防火重于救火，预先评估问题。,创造时间第二招： 要 事 第 一 （确定优先顺序）,有效的行动（写五项有关时间安排在下表格内）,紧 急,不 重 要,重 要,不紧急,时间矩阵图,创造时间第三招： 组织得当,5S Practice 五常法 改善品质及生产力的关键,“常组织”活动概要,讨论：如何使办公室成为省时工作站？,杂乱无章的办公室： 你会因此无法控制工作； 生产率下降； 分心、疲劳、紧张； 使同事或其他目睹桌面状况的人对你留下不好的印象。,清理办公室,五个简单步骤； 挪出一段时间，专门处理眼前的问题（最困难的是处理堆积如山的杂物）； 如果杂物确实很多的话，那就不妨采用所谓的“腊肠方法”（分成几段）； 清掉可以不要的东西（如书本、杂志、旧报告等）； 把不是很贵重的书架集中放到办公室的一个角落； 把零散的文件统一收集在一个档案夹或盒子里。,方法：及时处理，一次完成 Filing 归档 Executionm 执行 Circulation 传阅 Abandonmen 废弃,处理文书,工作简化法,崔西定律： 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比 ； 简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。,剔、合、排、简,剔剔除 运用5W1H查问法，试试哪些可以剔除： WHY? 为何做？不做可以吗？ WHAT? 做什么？不这样做可以吗？ WHERE? 在那里做？一定要在这个部门做吗？ WHEN? 何时做？换个时间可以吗？ HOW? 如何做？变通办法做可以吗？ 合合并 流程内的各项手续，试一试哪些可以合并 排重 经过剔除、合并以后，剩下的手续按顺序重排 简简化 经过剔、合、排之后，是否最简？能不能再简化，以达到最好的效果。,创造时间第四招： 与人共事,问自己： 你做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？ 为什么不授权？ 为什么要授权？ 什么是授权？ 授权要诀,1、 授权,2、有效地沟通,You,Your Colleagues,Your People,Your Bosses,Other Dept.,Your Dept.,创造时间第五招： 应付“时间杀手”,应付时间杀手,十大省时要诀 时间管理八大对策 善用时间的良好习惯,十大省时要诀,1.了解自己的生理时钟，掌握个人生活的韵律，在最清醒的时间做最重要的事。 2. 工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，必先利其器。 3. 制作每日、每周、每月工作计划表，按步就班心中压力自然纾缓。 4. 重视开始，做好准备，才能一路顺畅。 5. 勿忘优先顺序，先将应完成工作分类，每一次的出击达最高效益。,善用最有效率的时段,6. 勇于授权委任，可以交给别人做的事，不一定揽在自己身上，让自己去做最有价值的事情。 7. 一鼓作气，企划、创意、思考的事情一旦顺手就不要停顿下来。 8. 放弃完美主义，任何事情经过评估有胜算就放手去做。 9. 绝不拖延工作，该做的事绝不以任何理由、借口推拖。 10. 保持轻松，凡事全力以赴只要己经尽全力对自己能负责，保持轻松愉快的心情吧！,时间管理八大对策,设定工作及生活目标，并分别其优先次序。 每天把要做的事列出一张清单。 执行工作应照已订之优先次序。 自思“现在做什么事最能有效地利用时间”，然后立即去做。 把不必要的事丢开。 每次只做一件事。 做事力求完成。 立即行动，不可等待、拖延。,善用时间的良好习惯,1、做事有计划-明白自己将要做什么 2、真正把时间看得很宝贵-时间是财富 3、懂得处理事情的轻重缓急-懂得做先做的事 4、凡事不能拖拉-今天能做的事今天做-并让您的下属也知道您的习惯。 5、重点的事重点对待-懂得关门做事 6、要为下属形成一些习惯和程序-让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。 7、懂得分工授权-实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。,8、不要贪大求全和拘泥形式-做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。 9、不要去处理重复出现的事情-这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。 10、善于利用零星时间-一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。 11、有的事情可以一心几用-如边看电视边整理内务。 12、学会说“不”-无谓的应酬可能浪费您大量的时间。 13、学会利用工具-利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作，利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间。,怎样开会,会议税 美电影届元老德里克罗森改行后做网页设计师。他为客户设计项目每小时收费125美元，但如果要他参加一次会议，价钱就要加倍。,站着开会,密苏里大学研究表明：坐着开会比站着开会时间长34。 西尔斯公司规定：员工必须站着开会。,借用技术,微软公司 会前员工发出大量电子邮件作准备，这样可以加快速度。 利用NetMeeting软件（用摄像机向电脑屏幕播放图像）使整改工作区的员工不离开办公桌就能开会虚拟会议。,创造时间第六招： 与拖延决战, 成功是一种习惯，赚钱是一种义务， 快乐是一种权利。成功、富有、快 乐的微笑最好！ 成功者有成功者的习惯，失败者有失败者的习惯。 成功很难，不成功更难！,培养良好的习惯,与拖延决战 拖延 - 时间的最大杀手！ 拖延 - 一种恶习！,净是处理无关紧要的事，而非必须优先解决的问题； 你必须着手一篇重要的报告，你却在整理桌上的东西； 不替一位大客户准备简报， 却打电话给一个小客户； 延误了和孩子共度的时光， 等到他们快长大成人为时已晚。,什么是拖延？,浪费了今天 每天都是一个遗憾的生活 逃避积极的人生 长期在压力下工作的忧虑 待处理问题的不断增多 健康不良 暗淡的前途 优柔寡断的生活,拖延的代价,结束语: 享受生活 Dont take home your work 不把工作带回家！ A life value of “all-rounded success” “全方位成功”的人生观,一、做好规划,每天都计划并写下当天要做的事情。 有比较长远的理想（五年）。 每周都安排一些时间去计划未来。 对现时如何使用时间有清楚的了解。 按目标去计划如何使用时间。 为自己手头的工作找生趣。 对自己的工作感兴趣。 找些时间去定立目标，不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来。,二、定下优先顺序,知道每件工作的轻重缓急。 将每天的工作依轻重缓急来分类。 在适当的时候委任他人去执行任务。 在明知没有时间去承担更多工作时，就断然拒绝新的工作。 技巧地处理，不要因为情面