中小企业采购业务内部控制问题探究

题 目： 中小企业采购业务内部控制问题探究 学 院： 商学院 专 业： 会计学 姓 名： 王彤 指导教师： 盛红 完成日期： 2014年4月10日 毕业论文任务书毕业论文题目： 中小企业采购业务内部控制问题探究选题意义、创新性、科学性和可行性论证： 选题具有一定的社会现实意义，能够为当前我国中小企业采购业务内部控制问题提供一些合理有效的解决方法，并具备有独立见解的创新性。论文严格按照学术论文的要求研究选择的论题。论文应通过大量分析研究以及进行一系列的相关可行性分析研究来展开论证。主要内容： 本文阐述了企业采购业务内部控制的相关理论，并对我国目前中小企业采购业务内部控制所存在的问题和原因进行分析，提出了针对性较强，有一定创新性的完善方法。并将此方法应用到以FS公司为案例的实际操作中，来进行验证，证实所提方法的合理性和有效性。从而更好的为我国的中小企业提供帮助。目的要求： 要求内容完整、资料翔实，视角独特、论据充分，对论题有独立见解的论证。层次清楚、结构合理。论述要有理有据，逻辑性强，语言顺畅，条理清楚。在计划所规定的时限内完成书面材料，框架及字数应符合规定。计 划 进 度 ：2013年12月1日12月10日，确定论文题目，确定论文任务书；2013年12月11日12月31日，收集资料，设计论文提纲；2014年1月1日2月13日，撰写论文初稿；2014年2月14日3月20日，修改论文；2014年3月21日4月5日，论文定稿；指 导 教 师 签 字： 主管院长（系主任）签字： 年 月 日辽 宁 大 学本科毕业论文（设计）指导记录表论文题目中小企业采购业务内部控制问题探究学生姓名王彤学 号100604222年级、专业2010级 会计系指导教师姓名盛红指导教师职称副教授所在院系商学院第一次指导（对确定题目、毕业论文（设计）任务书的指导意见）：1、 老师对论文题目提出指导意见，建议论文题目要选的小一些。2、 对任务书的书写要求进行详细地说明。指导方式：（请选择） 面谈 电话 电子邮件 指导教师签字： 2013年 12 月10 日第二次指导（对论文提纲的指导意见）：1、 老师对论文提纲的框架进行了规范。2、 建议对问题及原因分析要更加准确、深刻。对于对策提出要更具针对性的要求。指导方式：（请选择） 面谈 电话 电子邮件 指导教师签字： 2013年 12 月 31 日第三次指导（对初稿的指导意见）：1、 论文中问题及原因的分析不够详细。2、 提出的对策的针对性不强，无法使存在的问题很好的解决。3、 建议增加图表来提升论文的说服力。指导方式：（请选择） 面谈 电话 电子邮件 指导教师签字： 2014 年 2 月 13 日第四次指导（对修改稿的指导意见）：1、 对论文格式提出修改意见。2、 建议增加参考文献的内容，提升论文的说服力。指导方式：（请选择） 面谈 电话 电子邮件 指导教师签字： 2014 年 3 月 20 日第五次指导（对是否定稿、进入答辩及其它指导意见）：1.论文严格按照格式要求进行排版，检查无错别字后，即可定稿；2.认真熟悉论文，复习相关知识，为论文答辩做好准备。指导方式：（请选择） 面谈 电话 电子邮件 指导教师签字： 2014 年 4 月 5 日主管院长（主任）签名 院系盖章 年 月 日注：指导意见如不够填写可加附页指导教师评语学 生： 王彤 专 业：会计学 论文题目：中小企业采购业务内部控制问题探究 论文共 15 页，设计图纸 0 张。 指导教师评语：论文对中小企业内部控制问题进行了分析论述，指出了存在的问题并提出了建设性的建议与完善的对策。 文章结构清楚，层次合理，分析明确，观点准确，行文流畅，格式排版正确，但欠缺理论深度及相应的数据支持。论文从细节入手，运用实际案例的方法更加生动的说明了观点。指导教师评分： 80 指导教师签字： 年 月 日辽宁大学毕业论文（设计）成绩评定单评阅人评语：评阅人评分：评阅人签字： 年 月 日答辩委员会评语：院（系）毕业论文答辩委员会（小组）于 年 月 日审查了 届 专业学生 的毕业论文。答辩委员会评语：答辩成绩：答辩委员会成员：答辩委员会（小组）组长签字： 年 月 日 毕业论文（设计）成绩：评阅人评分：指导教师评分 ：答辩成绩：总成绩：院长（系主任）签字： 年 月 日注：评阅人评分满分为100分，指导教师评分满分为100分，答辩成绩满分为100分；总成绩为三者的算术平均值（四舍五入）。摘 要近些年来，世界各国开始逐渐认识到内部控制体系的重要性，很多企业的决策层将发展企业内部控制体系作为一项重要的内容。对于内部控制的重视，可从美国相继颁布的有关法规看出，其中美国所颁布的萨班斯奥克斯利法案就提到内部控制机制的相关措施，此外，还发布了企业风险管理整合框架等法案，都表明了以美国为首的西方国家已经将研究内部控制作为一个重要内容。相较于国外，近些年来，虽然我国企业在政府的引导下也在积极进行内部控制的研究与建设，使得内部控制建设，逐渐地成为企业甚至社会各界所关注的热点问题。但人们更多的将注意力放在大型企业上，忽视了中小企业的内部控制问题。自2009年金融危机爆发以来，内部控制问题在中小企业内部日益明显，它使中小企业的经营面临困境。因此，帮助中小企业走出困境，势在必行。针对内部控制问题，虽然我国从制度、流程控制的角度对内部控制取得了十分有益的研究成果。但通过查询有关内部控制相关规程及研究资料，可以发现目前内部控制的研究工作主要还是集中在制度和管理这两方面的完善，对内部控制的各个关键控制点细化分析的研究还是相对较少，比如采购业务的细化研究。而对于企业，尤其是中小企业，在日常的运营中，采购业务所涉及到的费用的高低，直接关系到中小企业成本与利润高低问题。因此，通过细化研究中小企业采购业务内部控制问题，可以有效降低生产成本，提高中小企业的利润，帮助中小企业走出困境。本文首先对中小企业采购业务内部控制的相关理论进行简要的介绍。其次，针对目前我国中小企业普遍存在的采购业务内部控制中的问题和其原因进行分析，分析表明：在许多采购业务内部控制环节中，企业采购业务计划制定、管理组织系统和内部控制监督等方面都存在诸多弊端。再次，针对上述问题，本文提出合理运用现代采购模式，通过建立规范化的采购体系，以及加强对采购者的培训等方式，进而改善中小企业采购业务内部控制，降低企业成本，提高企业利润。最后，将中小企业FS作为重塑的案例，最终来提高采购业务内部控制的可操作性。关键词：中小企业；采购业务；内部控制Abstract In recent years,more and more company come to realize how important is the internal control to the survival and development of a company. The USA came out with two laws- and in turns about setting a internal control system and how to make that system work. This means that America and some western developed countries has already been advanced in analysis and contribute internal control for a company. However, companies in China are actively making effort in the contributing internal controls under the direction of the government, so that make more and more companies and the whole society to focus on the construction of internal control. But too many people paid too much attention on big companies, none of them paid any attention to small and medium sized enterprises. As far as concern, under the crisis economic environment, the internal control problems of small and medium sized enterprises become serious and sharp pointed, and make lots of small and medium sized enterprises suffered to survive. Therefore, its necessary to pull companies out of the marshes as soon as possible. Asfortheinternalcontrolcontribution,ourcountryhascomeupwithfeasiblesolutionsof cstructionofthesystemandcontrolofthesteps.Throughreadingtheinternalcontrolrulesandotherconcerningresearchmaterials,recentinternalcontrolresearchismainlyfocusonhowtoimprovetheinstitutionandmanagementbutlackofresearchesthatmainlyfocusonthekeypointoftheinternalcontrol,forexampletheinternalcontrolofpurchasing.Toacompany,especiallyasmallcompany,procurement business related to the cost of the height,itinfluencesthecost,aswellas,theprofit.Sofocusonsolvingthepurchasinginternalcontrolproblemsofthecompanycannotonlycutdownthecostbutalsoenhancetheprofit,andhelpthesmall and medium sized enterprisescomeoutofpredicament.Thisessayfirstlygivesbriefintroductionofthetheoryofthepurchasinginternalcontrol.SecondlymainlyfocusonanalyzingtheproblemsoftheinternalcontrolfacedbythesmallcompaniesinChina,andfindsout:manycompanieshaveprobleminstepsofinternalcontrol,makingpurchasing plan,organizationofmanagementandsupervisingonhowinternalcontrolworks.Moreover,accordingtotheproblemsmentionedabove,theessaycomesupwithseveralsolutions,suchas,usingmodernpurchasingmethods,Alarge-scaleprocurement, building strict procurement system, strengthen the purchasing personnel training and perfecting the related performance appraisal work. Furthermore, it can improve small and medium-sized enterprise procurement business internal control, reduce the enterprise cost, and improve corporate profits. Finally, the application of small and medium-sized enterprise case reshaping of FS reflect the realistic significance of the procurement business internal control operationalKey words: small and medium sized enterprises ；purchasing；internal controlII目 录摘 要I序 言1一、企业采购业务的内部控制相关理论21.采购业务内部控制的概念22.采购业务内部控制的内容23.采购业务内部控制的作用3二、中小企业采购业务内部控制存在的问题及原因分析31中小企业采购业务内部控制存在的问题32. 中小企业采购业务内部控制存在问题的原因分析5三、中小企业采购业务内部控制存在的问题的完善方法71构建严格规范的采购制度72实行规模化、现代化、第三方等方式采购以降低采购成本83构建企业组织管理人员及供应商供应链条体系9四、应用案例FS公司采购内部控制重新塑造91FS公司的基本情况92公司采购内部控制存在的问题103公司采购过程的内部控制构建11结束语13参考文献14致 谢15序 言近些年来，人们广泛的关注企业内部控制问题。自从美国颁布了企业风险管理整合框架等法案，也标志着以美国为代表的西方发达国家，已经开始认识到了构建内部控制体系对企业的重要意义。与此同时，我国也开始着重大力构建企业的内部控制体系：（1）2008年，我国的证监会等5大部门联合公布了企业内部控制基本规范；（2）2009年，该规范正式在上市公司内推广实施，同时，政府也大力提倡大中型企业实施该项规范；（3）我国财政部又相继公布了企业内部控制评价指引等来征求意见稿，以促进企业内部控制体系的构建；（4）我国很多专家也开始大力研究内部控制体系。然而，人们更多地关注大中型企业的内部控制体系，而忽视了中小企业的内部控制问题。一直以来，我国的中小企业在发展经济中起着重要的作用，它不仅能够促进国民经济的发展，还能有助于维持社会的稳定。可是，由于我国中小企业发展的历史原因，很多的企业规模比较小，人员构成也较为简单，此外，中小企业也缺乏稳定的资金来源，没有相应的理论框架指引，导致它们在管理层面上缺乏有效的控制方式。比如有些企业缺乏统一的业务流程，从而使得内部控制往往缺乏应有的稳定性，而有些由于本身就没有构建科学的内部控制体系，进而导致内部控制往往无力，企业对内部的控制效果不好。鉴于此，很多的中小企业在管理工作上，往往对内部控制无能为力，调查研究表明，在我国中小企业的运营过程中，采购环节具有重要的地位，它不仅是企业最为重要的运营环节，也是内部控制最为薄弱的环节。因此，本文在研究中小企业内部控制问题，首先需重点研究的是其采购业务。事实上，采购业务是中小企业所有部门顺利开展工作的前提，因而采购业务可以反映出中小企业是否所具备市场创新能力及战略能力。它是中小企业与外界沟通最重要的渠道，不断地传递与交换企业与外界的物资流、资金流及信息流。因此，如果一个企业能够有效地控制其采购环节，则中小企业可获得较大的经济收益，但是，在最近的研究中，人们发现我国的中小企业普遍对内部控制缺乏认识，由于没有构建完善的内部控制体系，使得企业缺乏对各种业务，尤其采购业务的良好控制，从而都引起了一系列的问题，比如采购质量不高、时间过长、成本过高等，这些都使得企业的采购成本大幅提高，影响企业的正常运营。因此，研究我国中小企业采购环节中的内部控制是特别重要的。中小企业采购业务内部控制问题探究一、企业采购业务的内部控制相关理论1. 采购业务内部控制的概念采购业务指的是企业以支付货币资金或者是形成负债为代价，以换取企业生产经营所需要的物质的活动，是企业生产经营一个十分重要的组成部分。采购业务多以货币流与资金流、生产与流通、企业内部与企业外部相互联系、相互影响的形式表现。企业采购业务内部控制既要加强对采购业务风险防范，防止资金使用的不当或者闲置，把企业的采购成本及采购付款的风险尽可能的降低，又要能够及时供应上企业生产经营活动所需物资。2. 采购业务内部控制的内容企业的采购业务涉及范围很广，实务资产取得、使用和处置，以及资金支付结算都包括其中。采购业务内容有采购预算、请购、采购作业、验收入库、贷款结算及账务处理等主要部分。（1）采购预算 。采购预算是企业预算管理中非常重要的一个组成部分，其关键为：一是注意采购预算与其他预算相互之间的协调性，防止数据不相符等问题出现；二是企业的会计相关人员要参与到采购预算的编制中去；三是采购预算应当多次修订，确保制定最完善的采购预算。（2）采购申请。企业可以根据自身的需要制定最适合的采购申请制度，其关键为：一是合理提出采购的申请。所提出的申请，既要满足企业的需要，又不会造成货物积压，以防止出现资金的过度暂用及仓库储存的压力；二是相关审批的工作人员要严格按照职责和审批程序来审批；三是资金占用大的采购业务须由企业较高管理层决策审批。（3）实施采购。实施采购指的是具体实施采购业务的过程。询问价格，确定企业的供应商、采购价格、签订采购合同等都包括在内。其关键为：一是企业对其供应商应当建立长期的信息管理体系，以便企业更好的对供应商做出最全面的比较，从而实施动态管理；二是要按照国家合同法的规定，来与供应商签订正式的采购合同，降低企业的风险；三是对于货量较小的采购业务可以直接采用市场现购的方式，简化采购程序，从而降低企业的管理成本。（4）验收入库。采购所取得的物资在到达企业后必须交由相关的保管部门人员对物资的数量和质量仔细地验收。其关键为：一是要严格按照合同对照，保证货物与单子相符合；二是在发现不符的情况下，要及时咨询相关采购人员及管理者。（5）结算货款并处理账务。采购部门要及时提出付款的申请，由相关企业财会部门审核，通过后企业要及时登账。其关键为：一是财会部门要对提交的各项原始凭证一一认真审核；二是支付货款时，要通过开户行进行结算；三是经常核对应付账款总账及明细账，保证准确无误。3. 采购业务内部控制的作用（1） 提升采购部门的会计信息资料可靠性企业管理层若想使企业能够在变化莫测的市场竞争中得以生存，就必须快速全面的掌握各种相关信息。企业的采购业务涉及预付款，与供应商会签订合同，明确如果不能履行，将承担赔偿，从而使得应付账款的真实性得以保证。由此可见，要想提高企业采购部门会计信息的有效性，可通过建立科学的采购业务内控系统。（2） 保证生产经营活动的顺利运行采购业务的内部控制体系构建，可以通过确定员工职责分工，严格各种程序、工艺流程、审批程序及检查监督手段等，可以有效地控制本企业生产经营活动的顺利运行，减少偏差出现，从而使企业的经营目标得以实现。（3） 保证采购业务所需费用合理支出人们可通过科学的途径，来实现对企业采购环节的良好控制，主要内容是对与采购业务相关的会计记录，要真实的反映其折扣和折让，使企业的财产物资安全得以保证，所需费用合理支出。二、中小企业采购业务内部控制存在的问题及原因分析1中小企业采购业务内部控制存在的问题 （1）采购人员权利集中使收受佣金成为普遍现象如今，很多中小企业在采购环节存在诸多问题，比如组织机构过于单一，企业为了节省人员的支出，有些小企业会通过1个部门1个人，会再缩减采购部、财务部和行政部的人员编制，更有甚者，有些小企业甚至不设置采购部，这些设置都会造成企业的某些岗位权利过分集中,从中获取灰色收入。最为普遍的一个现象，就是当企业的生产部需要某些物料时，他们会直接向管理层汇报情况，然后由生产人员自行询价，最终选择合适的供应商，而不是由企业的采购部来负责这些相关事务。虽然有的小企业为了防止生产员工监守自盗，会选派1位公司的会计人员去加以监督，但是这种做法实质上并没有起到更好的效果。上述做法，会引起订立合同、选择供应商和执行内部控制等采购问题的出现，比如某些采购人员过于主观，往往会出现考虑不周的现象；而有的采购人员为了获取更多的收入,可能会想方设法来任意编造虚假的采购业务，从中谋取一定的回扣，这种行为往往会增加企业采购成本的开支，或者采购回来的材料质量残缺，这在间接上增加了企业的成本开支。此外，还存在如下这种情况，虽然有的中小企业严格地制定了公司的采购制度，但是由于采购人员的素质偏低，有些往往缺乏相应的职业道德，所以他们会将自己的个人利益放在第一位，毫不考虑企业的整体利益，从而降低了企业的经济收益，这无疑成为了有效执行企业内控制度的一道障碍。（2）计划采购控制不规范引起的诸多问题 事实上，很多的企业往往根据其原先拟定的销售计划来制定相关的采购计划，然而，市场经济环境往往多变，因此企业的销售计划会随着环境的改变而改变，其所对应的采购计划也应该随之作出调整，然而，很多企业的销售部和采购部缺乏应有的沟通，使得企业的采购计划和销售计划发生脱节，从而引发各种采购问题。中小企业为图节省采购过程耗费的资金，往往采取过量采购的决策，然而这一决策，没有考虑到企业实际的生产需求，这引起了一系列的问题，它除了过多地占用了企业的流动资金，还给企业的保管部门带来巨大压力，同时一些不易存储的物资，更是直接浪费掉，造成企业损失惨重。许多中小企业由于没有及时掌握企业的生产物资需要，没有制定相应的采购计划，有的企业在发现生产部门缺乏什么材料时，他们才会向采购部提出申请，而这些材料往往又需要在较短时间内被采购，甚至有的需要在申请当天就被采购回来。由于留给采购部过少的时间，在这种紧急的情况下，如果所需的材料无法在规定时间内被采购回来，会影响之后企业的生产进程，此外，有的企业所规定的审计采购流程过于繁琐，降低了采购的速度，从而使得审批通过的申请单迟迟无法得到落实，进而影响了企业的生产进度。（3）缺少对供应商的评价机制导致一系列后果 由于我国中小企业尚未构建完善的供应商采购评估系统，因此，也就无法客观地评价相关的供应商，很多企业的采购员无法科学地评估供应成本，从而降低采购价格的科学性，有些采购员过于压低采购价格，使得供应商无法接受，从而不能在规定的时间内采购所需的材料，或者即使采购回所需的材料，但是影响了产品的质量，使得顾客对企业产品的满意度降低，由于满意度的降低又会引起企业的商品纠纷增加，进而影响到企业的销售计划，最终降低企业在市场中的信誉，影响企业的可持续发展。另外，企业没有选择出最佳的供应商，会造成采购的材料无法达到企业生产所需要求，从而减慢企业的生产进度，使得企业承担不必要的资金损失。较为常见的情况是企业缺乏专业的验收人员，使得有些劣质材料混入生产车间，难以保证企业产品的高质量，最终破坏企业的形象。 2. 中小企业采购业务内部控制存在问题的原因分析（1）中小企业管理组织体系设置不合理首先，由于中小企业的职责分工不够明确, 复核审批制度尚不健全,未能充分考虑到内部控制，生产、采购及财务部门之间相互支持与配合不够。致使个别人员权利过于集中，造成舞弊现象成风，侵害了企业的经济利益；其次，采购员缺乏应有的专业水平，使得采购材料达不到要求，产出的质量偏低；再次，在很多中小企业中，经常出现几个部门一起进行采购的情况，类似这种采购业务不集中的现象往往导致重复采购或者是多头采购，造成采购成本的增加，浪费企业的资金；最后，企业的采购流程过于繁杂，采购形式多种多样，再加上数量庞大的采购凭证，这些都会造成企业的会计信息滞后或失真，甚至造成采购失控，使得企业无法销售规定的产品。（2）采购业务内部相互监督不够很多中小企业错认为采购业务方面的工作只是采购部门的事情，没有和有关部门进行应有的沟通, 因此，企业无法获得足够的信息支持。企业完全交由采购部门去掌握企业供应商的资料和信息，编制相应的采购计划去了解市场的价格，确定合作的供应商。同时制定采购申请，交给相关管理人员，申请购货付款。可是企业的其他相关各部门对采购业务的控制仅仅局限于这之后发生的业务, 比如采购数量、价格、质量等的审核。这些都是属于事后控制。然而，企业对采购业务前期和事中的事项基本没有必要的控制。这要给企业采购活动带来较大的风险。如采购过程中所选择的供应商是否不当，采购的方式是否不合理，招投标或制定价格的机制是否不科学等，这些方面都可能导致采购物资价格过高且质量低下，出现舞弊等行为。严重影响企业的生产经营效益。（3）采购预算和价格控制不严格中小企业在一般情况下，其采购部门是根据生产和销售的计算来编制企业的采购计划，可是由于市场的不断变化，企业的生产计划和销售计划也会随着相应的产生变动，为适应这种变化。企业采购计划也需要不断做出相应的调整。如果计划安排不妥当，对市场变化的趋势预测不够准确，往往会造成库存短缺或者是库存积压，进而影响企业生产进度或者造成资源严重浪费。与此同时，企业的采购业务在具体的实际操作中，如果其采购部门与生产部门及销售部门间缺少及时的信息沟通，会导致已经编制好的采购计划和预算没法正常地实行。此外，由于很多企业没有足够重视采购价格控制的重要性，比如市场价格的波动，采购内部控制系统的合理性以及采购价格的可行性，加上企业生产所需的材料规定的时间相当紧迫，这使得采购人员不得不接受供应商的价格，而增加了企业的采购成本。（4）采购计划制定不符合企业需求目前来看，中小企业采购计划的制定不符合企业需求主要体现在以下几个方面：一是所需的原料采购计划制定不够准确，中小企业的原料需求的计划制定一般由项目技术相关人员负责，主要依据是生产配方用量方案来进行编制，并把它作为物资供应部门进行原料采购的依据，这样一来使得很多中小企业对于所需原料数量的预算准确性相对就比较低；二是在确定经济采购量时，所谓的最佳经济采购量是指一定存货期间的总成本费用最低的采购数量，其主要由缺货成本、购买成本、订货成本和储存成本四大因素决定，而目前来看，中小企业在决定采购批量和频率时一般比较随意，没有充分考虑上述因素；三是在采购计划的制定过程中，普遍认为原料需求计划和最佳经济采购数量是进行采购计划制定的前提，而由于上述两个步骤的缺乏或不严谨使得中小企业的采购计划制定与企业的实际情况相差就比较大，不符合企业的实际需求。（5）缺乏系统的供应商管理制度中小企业是否能够选择正确的供应商对企业有重要影响，因为供应商提供物品的质量、价格及交货时间长短对企业的生产部门影响很大。但很多中小企业由于还未构建科学的供应商管理制度，使得无法全面掌握市场中有关供应商的情况，又没用相应的跟踪体系，导致企业无法找到及时又合适的供应商，既浪费了企业的时间成本，更增加了企业的资金成本，企业难以找到最好的供应商来为企业提供高性价比的物资。三、中小企业采购业务内部控制存在的问题的完善方法1构建严格规范的采购制度 构建规范的采购制度，可以为中小企业采购业务的内部控制打下坚实的基础，使得内部控制的实施有可以依据的准绳。（1）建立不相容岗位分离制度。要明确划分相关部门的职责权限，尽量分离采购人员的岗位，使得他们可以彼此监督保证。严格禁止一人多岗的现象发生。在具体操作中，下列的岗位需要将其分离：订立采购合同和审核采购合同；采购申请和采购审批； 供应价格询问和选择供应商；付款的申请和审批执行。表3.1 采购人员具体职责具体职责采购主管负责材料的采购、检查、组织工作，签订采购合同；制定采购工作方针，编制企业年度的采购计划及其预算；构建科学的企业采购制度，协调好各部门间的工作；保持和供应商长期的合作伙伴关系。采购经理负责一般物料的采购、检查、组织工作；具体委派各采购员的相关工作；帮助采购员和供应商进行商谈等；追踪采购进度，督导索赔等事宜；负责市场调研及其相关供应商的考核。采购人员查房厂商，与供应商洽谈详细的业务；着手日常性材料的采购；收集价格信息及替代产品资料；处理退货及其他索赔事件。会计人员负责请购单及相关账务的等级工作。（2）预算控制制度。科学的预算是完成采购的充分条件，中小企业必须严格按照市场情况，并切实符合企业自身的实际情况，来制定企业的采购预算计划，同时，企业要严格根据拟定的采购计划来执行业务，而对于那些超过预算的采购项目，要及时对需求部门提出的申请进行审核后，再按照相关程序进行采购。（3）询问价格控制制度。企业需要增加采购业务的透明度，特别是制定合理的价格体系。而对于可通过招标来采购材料的，在满足产品质量等情况下，以公开招标的形式进行；而对于较贵重的物资，可在市场上选择一定数量的供应商，查阅资料，通过调查研究，在充分了解供应商的实际水平后，对价格进行合理的对比，最终选择最适合本企业的供应商，而对于那些较为零散材料的采购，企业可以直接规定采购部进行采购，但是也需要有独立的专门人员加以监督控制。（4）管理合同制度。和零散材料的采购不同，对那些贵重材料的采购，企业需要和供应商签订采购的合同，并经过法律顾问审查，来确保合同条款的公平性和完整性。并将合同一式多份，采购、财务部门各保留一份，便于采购货款的结算和控制。（5）验收控制制度。验收环节同样十分重要，如若有疏忽，变可能带给企业巨大损失，所以，企业有必要对验收控制制度予以重视，比如可通过派遣具有专业水平的验收员，将他们组成科学的验收部门，在了解企业采购合同的情况下，主要负责询问相关的采购价格，并对采购的物品规格、质量、数量等进行仔细的验收，确保物品的质量过关，同时要开具验收单，交给相关部门。（6）付款控制制度。采购付款控制制度的建立，能够保证采购付款的安全和及时。财务部需要严格地审理有关的发票、验收单等，从而保证会计信息的真实性。2实行规模化、现代化、第三方等方式采购以降低采购成本（1）规模化采购方式。目前，中小企业使用的是规模化的采购方式，通过增加单次采购的数量，从而降低企业的采购成本。尤其是在企业所需物料价格上涨时期，通过规模化的采购，降低采购成本。为了有效地实现规模化采购，企业可将采购部和生产部、设计部和销售部加强沟通交流，从而提高产品产品零部件的设计水平，从而为企业的集中采购创造更加有利的条件。（2）现代化采购方式。除了规模化的采购方式，企业还可用现代化的采购模式，这种模式可减少传统采购中的一系列问题，尤其是在现如今互联网高度发达的新世纪，人们可通过电子商务的方式，在网络上进行虚拟交易，这样可以更大程度地降低采购成本。并且企业可以通过集体采购的方式，实施如MRP等现代化的采购方式，减少不合理采购所引起的浪费。（3）第三方采购方式。有的中小企业往往还缺乏应有的实力，对于这种情况，企业可选择第三方采购模式，所谓第三方采购，即将传统企业采购中的非核心业务交给第三方的外包公司，这样就可以将传统采购的压力移交给第三方，而企业就可节省下必要的资源，去进一步降低企业的采购费用，最终提高采购效率。此外，企业还可将自己的注意力放在自己的传统业务，间接地增加企业的竞争力。还有一个关键的因素，即很多的中小企业往往采购的量是小批量的，在和供应商制定合同时，缺乏应有的决定权，而第三方采购模式恰恰可解决企业的后顾之忧，满足企业的采购需求。3构建企业组织管理人员及供应商供应链条体系（1）加强采购人员的培训和完善相关绩效考核工作。许多中小企业由于规模较小，采购人员的培训相应也比较薄弱。通过对企业员工各方面能力的培训，可以加强企业的管理水平、采购员业务水平和法律意识等，综合地提升采购人员的专业素质，从而为采购成本的有效控制构建一个完善的环境；同时在中小企业采购过程中要确定目标成本责任制，将其作为之后采购绩效考核的依据，将相关考核结果与采购人员的工资报酬等进行关联，最大程度地调动采购人员的工作积极性。（2）构建供应商供应链条体系。中小企业通过建立完善的供应商供应链条体系,对与企业合作的供应商的资信经营状况等进行动态跟踪，以便第一时间了解供应商的情况。采购部制定科学的供应商的评分系统,对他们的供货价格、服务和诚信度等进行全面的评价。通过翔实的数据记录,有效地帮组企业确定合理的供应商；企业的生产技术部需要对采购来的产品加以核实判断；企业的质检部也需从其专业的角度对供应商的所提供的产品做出科学、准确的评价；企业的财务部通过审核会计信息的真实性、完整性和一致性, 还要对供应商的偿付能力提出较为专业的判断。四、应用案例FS公司采购内部控制重新塑造1FS公司的基本情况FS农工具制品有限公司，成立于1999年，公司以生产园林工具为主，设备先进，技术力量雄厚，现有职工120人，拥有20余名工程技术人员，公司占地面积1.2万平方米，质量保证体系完善。采用日本先进设备及技术生产的“剑”“黄金马”牌等农工具，园林工具等30多个品种，60多个规格，年产量80万件，畅销全国30多个省、市、自治区。远销日本、美国、台湾等20多个国家和地区，颇受中外用户的青睐。以开发研制新品种求发展，公司工艺精湛，所生产的园林工具款式新颖、经久耐用。2公司采购内部控制存在的问题FS公司是家族企业，近些年来，公司从小到大，经历了一个比较快速的发展时期。但近年来，由于企业长期以来无法合理地解决内部控制问题，特别是采购业务内控的无力，巨大的费用支出无法控制，使得FS公司面临巨大的危机挑战。（1）采购物资质量不稳定。公司园林工具生产所需的原材料主要有木材、钢板和铝管。可是由于原材料采购环节对质量检测的疏漏，总会出现铝管表面层处理不好柞木、椿木等木材出现虫害，钢板65锰、SK5薄厚不均匀等等一系列的问题，加大了公司的生产成本。（2）盲目采购导致库存大量积压。由于公司总是没有合理地对采购实施控制，在原材料降价时，就会大量购进，没有考虑到公司的实际需要，造成库存大量积压，资金过度占用，影响了公司资金的正常流转，也给相关保管人员带来巨大的工作负担。（3）采购不及时降低生产进度。公司没有合理的采购计划，总是需求部门发现缺什么，才会去提出申请，而给采购部门的时间很有限，有的甚至要求当天就要购回。这给采购部门的工作带来巨大挑战，但往往很多物资都需要通过较长的时间才能采购回来，从而造成所需的材料无法及时采购回来，最终降低了公司的生产进度。此外，由于公司制定的申请采购和获得审批的程序复杂，速度太慢，也在一定程度上影响了公司的正常生产进度。（4）采购价格居高不下。与其他园林企业相比，公司的采购价格往往存在偏高的现象，公司管理层也一直在强调降低企业采购成本的重要性，但由于对供应商的过度依赖，在市场上的话语权很少，使得公司采购的价格无法下调。同时部分采购人员权利比较集中，有采购腐败的问题出现，这些对于生产园林工具的FS公司，大大增加了其生产成本。这些都反映了FS公司采购业务内部控制存在很大的问题，要想改变公司现状，必须对采购业务内部控制采取积极的治理措施。公司产生这些问题的原因主要是：公司内部控制的基础比较薄弱；管理层对采购认识不到位，缺乏内部控制的意识；采购内部控制缺乏有效监督；公司没有良好的采购内部控制的流程等。3公司采购过程的内部控制构建为了解决公司在采购过程中内部控制的问题，公司管理层准备对公司采购业务内部控制进行及时的调整：规范采购流程，明确控制相关内容；制定采购内部控制的制度，加大监管力度。（1）规范采购流程。根据公司的自身实际状况及中小企业采购业务流程的内容，FS公司制定了FS公司采购流程规范，规定公司的常见的采购流程有3个环节，分别是采购预算；采购方式；物资验收。每个环节都要按照规范来进行。具体流程为：第一，公司相关部门在充分了解公司需求的情况下，制定采购计划。在领导审批通过后拟定请购单，并提交给采购部加以审核；第二，采购部根据提交上来的请购单进行采购，并和相关的供应商谈判、筛选产品等环节，最终确定供应商，签订合同；第三，公司的验收部、采购部和仓储部需要建立必要的联系，保证产品的检验、仓储和品质反馈工作的顺利展开，最终将相关的数据加以统计整理，对检查出不符合规定的产品，移交给采购部加以协商解决；第四，由公司的会计部门处理相关账务，并交付应付账款。图4.1 FS公司采购流程图（2）制定采购内部控制流程。公司在结合了其自身的情况后，制定了FS公司采购内部控制制度，其中规定岗位不相容的分离制度、预算控制制度、询价制度等。重点抓住以下几个内容：岗位不相容分离制度。采购人员、生产人员、财务人员互相监督，都参与到采购业务中，使得权利分散，避免在采购过程中出现腐败现象。预算控制制度。对公司的采购预算进行管理，通过科学控制预算外采购，对超预算的采购项目，需要向相关管理者提出申请，经过审核后再进行申请采购的相关程序。询价制度。询价制度指的是采购人员询价，要有询价的记录，制作工作底稿。对于大额采购项目，可以采用公开招标的方式，使企业的采购价格可以与市场价格同步，增加企业的话语权，减少企业的生产成本。而对于零散的用品采购，直接授权采购人员直接采购，但要安排独立的人员进行定期的抽样检查。FS公司是一家典型的中小型制造企业，在其发展过程中出现了一些问题，是不可避免的，但较好的