某公司应付账款操作手册

北京英斯泰克视频技术有限公司操 作 手 册手册名称：应付业务应用操作手册适用部门：财务部门、采购部门编写人员：版本号1.0编写日期2003年5月20日对口支持业务采购部门张国祯业务问题、操作问题多 媒 体董 欣业务问题、操作问题财务部门曾 静业务问题技术财 务 部白晓宇软件问题、错误提示-202计 算 机王 晰网络、硬件、系统故障-108 目 录一、部门职责：2二、部门岗位划分：2三、系统业务处理流程：2四、部门日常业务系统处理：31、日常业务类型的界定：32、普通应付业务日常处理：33、月末结账：9一、部门职责：采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：1、 根据供应商约定的付款条件和日期，索要相关的采购发票。2、 根据财务的应付账款政策和资金情况支付供应商。3、 协助财务部门进行对账。财务部门工作：1、进行采购发票的审核工作。2、根据约定付款政策进行付款。3、进行其他应付往来业务处理。4、进行收款核销业务处理。5、进行其他的往来款项的转账处理。6、原始单据制单。二、部门岗位划分：采购助理： 系统内供应商分类、供应商档案的维护管理； 采购订单录入、采购到货单、采购发票的录入工作。财务应付往来会计： 复核采购部门已录入的采购发票、运费发票，确保单据的正确性； 根据付款条件和资金情况进行付款。 进行核销供应商往来款，核对往来款项； 原始单据制单。财务出纳人员： 根据采购部门的请款单经相关经理审批同意后，进行实际付款，统计现金日记账等，划出后通知往来会计和供应商。三、系统业务处理流程：1、 货物收到后，采购助理根据约定的付款条件和财务部门协议后，向供应商索要采购发票。2、 财务往来会计根据手工实际收到得发票，对采购助理在采购管理模块中录入的采购发票进行审核，检查票据的合法性，在应付账款模块中对采购发票进行审核，并进行现付处理，挂应付账款往来或支付款项。3、 采购人员进行付款申请，经手工的审批程序进行付款时，将付款申请交财务部门。4、 财务出纳人员进行付款处理，往来会计作账物处理，核销供应商欠款或预付账款处理。5、 往来会计进行预付冲应付、应付冲应付、红票对冲等转账业务处理。6、 往来会计对当月业务进行制单传递到总账系统。7、 处理其他应付账款业务。四、部门日常业务系统处理：1、日常业务类型的界定： 采购业务分为：外币采购、国内采购 结算方式划分：现金：按照开户银行划分结算方式：2、普通应付业务日常处理： 初始设置：n 基本科目设置：【应付账款】【设置】【初始设置】-基本科目设置应付科目设置应交增值税科目设置 采购退回科目 预付科目n 产品科目：【应付账款】【设置】【初始设置】-基本科目设置 日常核算处理：n 应付单据录入：【应付账款】【日常业务】【应付单据处理】-应付单据录入其他非主销售业务形成的应付账款（如对外临时借款等情况）： 点击【应付单据审核】时，在单据过滤条件中点击确认按钮，即可进入单据处理主界面。在单据处理主界面，点击增加按钮 ，系统弹出“单据类别”选择框，用户需要输入要新增单据的单据类别。单据名称：包括在初始设置设定的单据，用下拉框进行选择。单据类型：包括发票和应付单。单击右方下拉框，选择要录入单据的类型。单据方向：包括正向和负向，根据需要用下拉框进行选择。若输入的单据为红字单据，则可选择方向为负向。选择完单据的类型、名称和方向后，点击确认按钮 ，屏幕即会出现该类型单据新增单据界面，可以输入有关栏目。点击取消按钮，系统会取消刚才的操作。参照栏目说明，进行单据录入。录入完成后，按保存按钮，即可保存当前新增单据。如果当前正处于增加状态，则新增加的单据的单据类型、单据名称和单据方向同上一张单据。若新增加的单据名称、类型或方向与上一张不同，则需要退出单据录入功能，返回单据处理主界面，点击增加按钮，重新选择单据类别进行单据录入。n 应付单审核/弃审：【应付账款】【日常业务】【应付单据处理】-应付单据审核/弃审 自动批审用鼠标点击【日常处理】下的【应付单据处理】下的【应付单据审核】，系统显示一查询条件框。输入查询条件后，用户可以点击批审按钮，系统根据当前的过滤条件将符合条件的未审核单据全部进行后台的一次性审核处理。批审完成后，系统提交单据批审报告，自动批审报告显示成功的张数以及明细审核单据。用户可点击按钮，即可显示成功审核的明细单据。 手工批审可在输入过滤条件后，进入单据列表界面，进行选择。在选择标志一栏里，双击鼠标或者打对勾，然后点击工具栏中的审核按钮，则表示要将该张单据审核。可以全选图标将所有的单据全部选中；点击全消图标取消所做的选择。选择单据后，单击审核图标将当前选中的单据全部审核。批审完成后，系统提交单据批审报告，显示成功的张数以及未成功单据的张数。用户可点击按钮，即可显示明细单据。 批量弃审用户也可在输入弃审单据的过滤条件后，点击确认按钮。进入已审核单据列表界面，通过点击全选、全消按钮将列表中的记录全部打上选择标志或取消选择标志。在需要进行弃审的结算单打上选择标志，点击弃审按钮，对当前应付单进行批量弃审。批量弃审完成后，系统提交单据批量弃审报告，报告显示弃审成功的张数以及明细单据。用户在批审报告中，点击按钮，即可显示未成功弃审的明细单据。 单张审核在审核列表界面，可双击单据记录或点击单据按钮，则进入单据卡片界面，直接单击审核按钮将当前单据审核。 已收款销售发票审核的处理当审核的发票是已经做过现结处理，则系统在审核过滤时需要选择“现结”记账的同时，后台还将自动进行相应的核销处理。对于发票有剩余的部分，作应付账款处理。B【提醒】弃审说明：弃审是审核的反操作，可以在已审核单据列表中，双击单据记录或点击单据按钮，则进入单据卡片界面，直接单击弃审按钮将当前单据弃审。 付款单填加：n 付款单填加：【应付账款】【日常业务】【付款业务处理】 应付系统的付款单用来记录企业所收到的供应商款项，款项性质包括应付款、预收款、其他费用等。其中应付款、预付款性质的付款单将与发票、应付单、付款单进行核销勾对。 应付系统收款单用来记录发生采购退货时，收到得供应商退回款项。该收款单可与应付、预收性质的收款单、红字应付单、红字发票进行核销。 点击增加按钮，录入付款单，录入后，点击审核按钮对其进行审核。 若用户不进行批量制单，系统在此提供用户及时制单功能，即总账系统启用后，在对结算单进行了审核后，系统会询问是否要立即制单。若选择是，则立即显示当前结算单的凭证界面；如果不想立即制单，则可以在“制单处理”功能中集中处理，则选择否，回到当前结算单卡片界面，只是该结算单处于已经审核状态。若希望批量审核收付款单，则也可在【收款单据审核】处进行批量的手工或自动审核。 此时如果希望立即指明付款业务是付的哪几笔采购业务的款项，可以对该收付款单进行核销处理。核销就是指确定收付款单与原始的采购发票、应付单之间的对应关系的操作。若在点击核销按钮之前尚未对付款单进行审核，可直接点击核销按钮，则系统在后台直接审核该付款单，并提示是否制单。在制单完成或不制单后，进入核销界面，进行核销处理。若希望批量处理核销业务，则以不在此进行核销处理，到【核销处理】节点进行统一处理。但【核销处理】节点进行的核销处理，不可以处理异币种间的核销。对于单据核销情况，可到【单据查询】中进行明细查询。 在收付款单及原始的发票、应付单都已制单后，且核销双方的控制科目不同时，在选项中选择核销制单的前提下，可以在【制单处理】节点对核销处理进行制单。n 付款单审核：【应付账款】【日常业务】【付款业务处理】在单据界面进行审核/弃审 单张审核：进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。用鼠标点击上张、下张、首张、末张按钮，查找需要审核/弃审的单据；或点击定位按钮，利用定位功能查找需要审核/弃审的单据。审核当前单据：点击审核按钮，系统将当前单据审核，并将当前操作员写入表尾“审核人”，同时审核按钮变为弃审按钮。弃审当前单据：点击弃审按钮，系统将当前单据弃审，取消“审核人”，同时弃审按钮变为审核按钮。 在单据列表界面选择要审核/弃审的单据：进入单据列表界面，显示过滤界面。输入过滤条件，按过滤可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏过滤按钮重新查询。将光标移到要审核/弃审的单据的任一行，或点击定位按钮，利用定位功能查找要审核/弃审的单据，双击单据行进入该单据查询状态，进行单据审核/弃审，操作说明见上。 在批量处理界面进行批审/批弃：进入批量处理界面，输入过滤条件。按批审或批弃则将符合过滤条件的单据带入，如没有则系统提示“没有符合条件的单据”。点击选择，则选择当前行；再点击，则取消选择；可全选、全消。选单完毕，按确认则所选单据被审核/弃审，执行完毕系统显示“批量审核（弃审）完毕”。n 核销处理：单据核销的作用是解决收回客商款项核销该客商应付款的处理，建立收款与应付款的核销记录，监督应付款及时核销，加强往来款项的管理。 手工核销指由用户手工确定付款单核销与它们对应的应付单的工作。通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工核销，加强了往来款项核销的灵活性。 点击【核销处理】-【手工核销】，进入核销过滤条件界面。选择需要进行核销处理的供应商，输入结算单、被核销单据过滤条件，点击确认按钮，进入单据核销界面，上边列表显示该供应商可以核销的结算单记录，下边列表显示该供应商符合核销条件的对应单据。结算单列表显示结算单表体明细记录，包括款项类型为应付款和预收款的记录，而款项类型为其他费用的记录不允许在此作为核销记录，核销时可以选择其中一条表体记录进行。余额已经为0的表体记录不用在此列表中显示。核销时，结算单列表中款项类型为应付款的记录其缺省的本次结算金额=该记录的原币余额；款项类型为预收的记录其缺省的本次结算金额为空。核销时可以修改本次结算金额，但是不能大于该记录的原币余额。用户手工输入本次结算金额，本次结算，上下列表中的结算金额合计必须保持一致，点击保存按钮，即可完成本次核销操作。用户也可手工输入本次结算金额后，点击分摊按钮，系统将当前结算单列表中的本次结算金额合计自动分摊到被核销单据列表的本次结算栏中。核销顺序依据被核销单据的排序顺序。用户可更改当前被核销单据的排序，可通过点击栏目-单据按钮，即可进行单据列表顺序的设置。完成后，点击保存按钮，系统自动保存该结算单核销信息。核销界面中点击退出按钮则可退出单据核销功能。 自动核销指用户确定收款单核销与它们对应的应付单的工作。通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后系统自动核销，加强了往来款项核销的效率性。 点击【核销处理】-【自动核销】，进入核销过滤条件界面。输入过滤条件，点击确认按钮，自动核销时提供进度条，使能够知道核销进程。核销完成后，提交自动核销报告，显示已核销的情况和未核销的原因。n 其他转账处理： 应付冲应付：指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中。通过本功能将应付款业务在客商之间进行转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同客商间入错户或合并户问题。单击【日常处理】菜单项下【转账处理】中的【应付冲应付】。在货款、其他应付款和预收款复选框中选择需要处理的单据。输入转出户、转入户等过滤条件，单击过滤按钮，系统会将该转出户所有满足条件的单据全部列出。可手工输入并账金额，金额大于0，小于等于余额。 预付冲应付：处理供应商的预付款和该供应商应付欠款的转账核销业务。选择【日常处理】菜单项下【转账处理】中的【预付冲应付】。也可以进行单个供应商的预付冲抵应付款工作，则在“预付款”页签中输入过滤信息。输入完成后，点击过滤按钮，系统会将该供应商所有满足条件的应付款的单据类型、单据编号、单据日期、单据金额、转账金额等项目列出。可以在转账金额一栏里输入每一笔应付款的转账金额。 红票对冲：用某供应商的红字发票与其蓝字发票进行冲抵，分为手工冲销和自动冲销： 手工冲销：选择【日常处理】菜单项下【转账处理】-【红票对冲】-【人工红票对冲】。输入需要进行红票对冲的供应商、币种、方向。输入红票过滤条件、蓝票过滤条件后，点击确认按钮，屏幕会显示该供应商所有满足条件的红字及蓝字单据。系统自动将红票原币余额带入红票的对冲金额中，用户可修改，但对冲金额不能大于原币余额。用户可在冲销单据中输入对冲金额，点击保存按钮，保存对冲操作；用户也可通过分摊按钮，将红票金额依据蓝字单据顺序分摊到对冲金额中，蓝字单据顺序可通过点击栏目-蓝票进行列表顺序的设置，点击保存按钮，保存对冲操作。自动冲销：选择【日常处理】菜单项下【转账处理】-【红票对冲】-【自动对冲】。输入进行红票对冲的过滤条件如日期、供应商、币种。输入后，点击确认按钮，进行自动对冲。自动对冲时提供进度条，显示自动对冲进程，执行完毕后，显示自动红冲报告，显示红冲金额或错误原因。 应付冲应收：用某供应商的应付账款，冲抵某客户的应收款项。系统通过应付冲应收功能 将应付款业务在供应商和客户之间进行转账，实现应付业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。选择【日常处理】菜单项下【转账处理】中的【应付冲应收】。用应付款冲抵应收款，则须选中“应付冲应收”。选择“预收冲预付”，则可选择预收款冲抵预付款操作。B【提醒】如果需要红字应付单冲销红字应收单，则可以将“负单据”复选框选中。点击“应付”页签，输入过滤条件。输入完成后，点击过滤按钮，系统会将该供应商所有满足条件的应付款的单据类型、单据编号、日期、金额等项目全部列出。可以在转账金额一栏里输入每一笔应付款的转账金额。B【提醒】每一笔应付款的转账金额不能大于其余额。 如果在转账总金额中输入了数据，则可以通过点击分摊按钮，自动将转账总金额按照列表上单据的先后顺序进行分摊处理。B【提醒】对自动分摊好的金额可以进行手工修改。若已经分摊好转账金额，再次点击分摊按钮，则此时系统将自动清空所有单据上的转账金额。用鼠标单击“应收”页签，输入或选择有关项目。输入完成后，点击过滤按钮，系统会将该客户所有满足条件的应收款的单据类型、单据编号、日期、金额等项目全部列出，可以在转账金额一栏里输入每一笔应收款的转账金额，B【提醒】：每一笔应收款的转账金额不能大于其余额。如果在转账总金额中输入了数据，则也可以通过点击分摊按钮，自动将转账总金额按照列表上单据的先后顺序进行分摊处理。n 制单：制单即生成凭证，并将凭证传递至总账记账。系统在各个业务处理的过程中都提供了实时制单的功能；除此之外，系统提供了一个统一制单的平台，可以在此快速、成批生成凭证，并可依据规则进行合并制单等处理。 选择【日常处理】菜单项下【制单处理】进行制单用鼠标单击左边选择“制单类型”，制单类型包括发票制单和应付单制单、结算单制单、核销制单、票据处理制单、并账制单、现结制单、坏账处理制单、转账制单、汇兑损益制单。输入完查询条件，单击确认。系统会将符合条件的所有未制单已经记账的单据全部列出。输入制单日期，并在“凭证类别”栏目处，用下拉框为每一个制单类型设置一个默认的凭证类别。可以在凭证中修改该类别。可以在选中一条记录，然后点击单据按钮，即可显示该条记录所对应的单据卡片形式。若该条记录所对应的单据有多条，则先显示这些单据记录的列表形式，然后可以双击打开成卡片形式。若希望在生成凭证的过程中系统自动形成凭证的摘要内容，可以点击摘要按钮，进行凭证摘要设置。为了快速地、成批地、有效的生成凭证的摘要内容，可以使用制单功能运用凭证摘要设置功能来达到这个目的。选择要进行制单的单据，在“选择标志”一栏双击，系统会在你双击的栏目给出一个序号，表明要将该单据制单。可以修改系统所给出的序号。例如，系统给出的序号为1，可以改为2。相同序号的记录会制成一张凭证。也可点击合并按钮，进行合并制单。 凭证删除：通过凭证查询来查看、修改、删除、冲销应付账款系统传到账务系统中的凭证。 【单据查询】，选择【凭证查询】通过时间范围下拉框选择要查询的凭证的日期范围。点击查询按钮，调出查询条件界面，选择查询条件。点击单据按钮，联查当前原始单据。原始单据界面中提供打印、预览功能。点击凭证按钮，联查当前凭证。点击修改按钮，修改当前凭证点击删除按钮，删除当前凭证。点击冲销按钮，可作红字冲销。当凭证处于已记账状态时，不能修改和直接删除凭证，只能红字冲销，即生成一张与该凭证方向、金额相同的红字凭证，原蓝字凭证所涉及的单据或处理回到原未制单状态。但已审核未记账、未审核的凭证不能做凭证红冲处理。n 恢复操作：对原始单据进行了审核、对收款单进行了核销等操作后，发现操作失误，可将其恢复到操作前的状态，进行修改。在菜单条上选取【其他处理】-【期末处理】-【取消操作】。在“操作类型”下拉框中选择恢复的类型。系统提供了如下类型： 恢复单据核销前状态： 输入过滤条件后，系统将满足恢复条件的收款单列出；在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此张收款单恢复到核销前的状态；选择完成后，点击确认按钮，保存此次操作；点击 取消 按钮，取消此次操作。B【提醒】如果付款单日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。如果付款单在核销后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。 恢复其他转账处理前状态： 输入过滤条件后，系统将满足恢复条件的处理列出。在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此次业务恢复到处理前的状态；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。选择