某公司费用报销管理制度

公司费用报销制度 斯舒郞公司费用报销制度 第一条：为了严格公司管理制度，合理控制公司经营费用，根据公司经营活动的特点，特制订制度。第二条：费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务经理对报销票据的合法性进行二级审查；由总经理进行最后的审核批准。第三条：费用的控制实行计划管理，由需要支付费用的部门或个人先行填写“借款单”，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，先报部门经理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意的“借款单”后方能执行。第四条：费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承兑相关责任。第五条：费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务经理剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，由当事人自行负责。第六条：费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。第七条：当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。第八条：当事人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经审批过的“用款申请单”一起送交本部门经理进行审批，部门经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，部门经理审查无异议后，应在“费用报销单”部门经理一栏签署审批意见并签署部门经理的名字。第九条：当事人将取得经过本部门经理审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“借款单”送交财务经理进行审核，财务经理应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性审查，对费用金额的计算进行复核稽查。财务经理审查无异议后，应在“费用报销单”财务部门一栏签署审批意见并签署财务经理的名字。第十条：当事人将取得本部门经理、财务部门经理审核签署后的“费用报销单”以及原审批的“借款单”一起，通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理处，由总经理进行最后的审查和审批。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”总经理一栏签署审批意见并签名。第十一条：当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“借款单”后，应在3天之内送交财务部门的出纳员手上领取资金，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。公司费用报销管理制度目的 为了加强公司财务管理，强化费用控制。 2、适用范围 有限公司员工费用报销管理。 3、职责 3.1行政人事部负责制度的制定； 3.2各部门负责按照制度执行。 4、内容 4.1费用报销审批权限： 4.1.1公司的费用开支均由各部门经理、副总经理负责审核，财务部核实，但最终批核权由总经理审批。 4.1.2如遇总经理外出，又急需于支付时，可按下列情况处理： 费用在500元以下的，经副总经理审批后，财务部可予以先行报销； 费用在500元以上的，先由副总经理向总经理报告，再由总经理口头（电话）或书面（传真、E-mail）指示财务人员先行处理。 以上两种情况，财务部出纳必须待总经理回来时，再将有关单据交给补签。 4.1.3具审批权限的人员，不得签涉及自己的费用，其费用由其上级主管负责签批。 4.1.4所有的费用开支必须先获享有审批权人同意，才能实施。不得“先斩后奏”。 4.1.5凡差旅费的借支应提前一天上报财务部。 4.2费用报销流程： 4.2.1当费用发生后，受款人必须在三天内填写有关的报销凭证，并办妥本部门的审批手续，交本部门专人统计费用报销清单，再送往财务审核，超出三天的费用不予报销，责任自负。 4.2.2.财务部必须认真、负责地审查有关的报销凭证及原始单据，重点要审查其内容是否真实合理，计算是否正确无误，手续是否完备无缺，有无违反公司规定和作弊嫌疑。如有异议时，财务部应当拒绝受理，并退回当事人重新办理。情节严重的，必须立即报至其部门经理及总经理。 4.2.3由部门经理审批无误后，交副总经理审批；经财务部审核无误的单据，应由财务部主管送给总经理签批。 4.2.4出纳在收到经获总经理，副总经理（500元以下）批核的单据时，应当尽快，足额地支付有关款项给受款人，由受款人所在部门专人统一领取款项，并在费用统计表上签收领取金额款项。 4.2.5受款人到出纳处领取款项，在收款时，应当面点清款项，并在费用统计表上相应领取的金额栏内签字确认。 4.3借款： 4.3.1当事人因公办理涉及到费用需借款，必须填写借款申请单。 4.3.2借款时写清借款的理由或用途，当日借款金额在500元（含）以内的经部门经理审核，副总审批。借款金额超过500元时，除完成以上程序外，还须上报至总经理报准后方可支付。 4.3.3借款人在办妥相应的事项后，应及时办理报销手续，尽速与出纳结算清楚。 4.3.4、借款人在出纳处已有借款没有还清时，出纳有权拒付二次借款。 4.3.5当借款人不及时结清借款之项目时，出纳有权从薪资中抵扣。 4.4重点费用有关规定： 4.4.1工资： 4.4.1.1每月15日为写字楼薪金发放日，15日为各商场薪金发放日。 4.4.1.2薪资计算周期，每月1日至最后一日为一个月周期，每月25日后入职当月不发放薪资，计入下一个月薪资内。 4.4.1.3行政部在每月5日前，将上月各部门员工的“考勤情况”上报财务部。 4.4.1.4各商场的薪金核算必须在每月10日前，上报财务部核审。 4.4.1.5财务部在每月13日前，将所有员工的工资计算完毕，并交总经理签批。 4.4.2差旅费： 4.4.2.1出差人员住宿费、伙食补助实行限额控制，部分包干的办法，标准请见下表： 类别 地区类别 交通工具 手机补贴 住宿补贴 （元/天） 餐费补贴（元） 董事长/总经理 飞机经济仓 实报实销 实报实销 实报实销 副总经理/总监级 一级地区 飞机经济仓 20元/天 200 45 二级地区 180 35 三级地区 150 20 经理/主管级 一级地区 火车硬卧 10元/天 150 35 二级地区 130 25 三级地区 120 15 主管级以下员工 一级地区 火车硬卧 5元/天 130 30 二级地区 100 20 三级地区 80 15 注： （1）副总经理级包括：副总经理、总监、项目经理 （2）经理/主管级包括：公司各部门经理（指部门第一负责人）。 （3）主管级以下员工：各部门普通员工及各专柜店长。 4.4.2.2交通工具 4.4.2.2.1普通人员不能乘坐飞机，如遇特殊情况确需乘飞机的，必须获总经理特批方可。 4.4.2.2.2购买飞机票工作，由行政部负责订购，尽量享受票价的优惠。 4.4.2.2.3凡获可乘坐飞机者，在出入机场时一律乘坐民舰班车。 4.4.2.2.4凡乘坐火车的，如遇可乘坐硬卧而坐了硬座时，可获两者之差额的60%补贴。改乘长途大巴不予补贴。 4.4.2.3住宿费 4.4.2.3.1住宿标准是以一个标准间同时住两位同性同事为准，并以入住者最高职位的档次为限。 4.4.2.3.2员工出差时，如能自行解决住宿（由客户提供住宿的除外），可按相应的标准之50%给予奖励。 4.4.2.3.3当天离开出差住地的，必须在当日中午12时前办理退房手续，公司不再报销半天的住宿费。 4.4.2.3.4一级城市为上海、北京、深圳；二级城市为省会城市；三级城市为一、二级城市以外的地方。 4.4.2.3.5驻地之省内出差应尽量安排当天往返。 4.4.2.3.6住宿费必须有附具住宿费用清单，公司只负责住宿费用，其它产生的杂费（如洗衣费，电话费，餐费）一概不予报支。 4.4.2.3.7住宿费低于住宿标准的部分，按其差额给予80%的奖励。 4.4.2.4出差伙食补贴： 4.4.2.4.1出差过程发生交际应酬餐费时，需扣除参与人员当天出差补贴的50%餐补。 4.4.2.4.2出差补贴最小计算单位半天，计算方法为：出发日12：00前算1天；12：0018：00算半天；18：00后不算；返回日12：00前不算；12：0018：00算半天；18：00后算1天。 4.4.2.5出差手机费（指漫游区）补贴，非漫游区不另行补贴： 如特殊情况需加手机话费补贴的，需提供充分的理由，总经理批准后方能生效。 4.4.2.6出差地的市内交通费（含的士费）定额： 职 位 一级城市 二级城市 三级城市 副总经理/总监级 45 35 25 经理/主管级 35 25 15 主管级以下员工 15 10 10 以上定额凭出差地的车票实报实销，最高不可超过上述补贴标准，如本次出差累计数超出定额的由个人承担。 4.4.2.7、销售部外派督导及专店装修人员出差 定义：是指员工到已设专柜所在地出差，不区分常驻和临时外派公干。 4.4.2.7.1 住宿规定： 在外派期间，公司统一安排外派员工居住于公司的宿舍中。若无公司宿舍情况下，住宿标准按公司差旅费报销标准执行 4.4.2.7.2交通费用及其他费用报销规定： 外派员工在所派地的市内交通费及其他费用，财务部一律不直接受理报销；该部分费用由该地专店负责人根据实际情况，按经手人提供的合法发票实报实销；财务部根据该专店负责人提供的费用报销单，审核有效后，予以销账；否则，费用由该专店负责人承担。 4.4.2.7.3伙食补贴标准： 凡外派员工均享有外派伙食补贴，标准与公司差旅费报销标准一致。出差报销起止日期算头不算尾。 4.4.3交际应酬费： 4.4.3.1一般人员不能以任何理由请客送礼，确因需请客送礼，应当掌握分寸，发生金额在200元以下，事先须经副总经理同意。如发生额在300元以上/餐次的，必须先获总经理的批准。 4.4.3.2一次的金额应控制在人均50元以内，如发生额在500元以上的，必须有证明人签字。 4.4.3.3一次发生的交际费，必须如实填写清楚所应酬的项目方可报支。出差时发生的交际应酬费应在差旅费报销中填报。 4.4.3.4每月的交际实行总量控制，并与部门当月业绩挂钩。 4.4.3.5市内交通费（出差时发生的按4.4.2.6条办理）： （1）因公事外出的车费可实报实销； （2）交通工具均以公交车、专线、小巴、地铁为主； 4.4.3.6出租车费一般不予报销，但以下情况除外： 陪同客户办事（如：看板、看货、看场）的，先向副总经理申请： 提款在现金壹万元以上的： 其他特殊情况，总经理批准的。 4.5费用报销的有关规定： 4.5.1每次报销费用，必须在事项结束起3日内，特殊情况一周内完成，过期财务部可不予报销。 4.5.2有关费用必须按相关“费用报销凭证”准确、如实地填写，具体要求如下： 4.5.2.1报销凭证一律使用钢笔或签字笔填写： 4.5.2.2受款人姓名一律使用中文字书写，字体要清楚。 4.5.2.3所属部门按受款人所在部门的名称填写： 4.5.2.4填报日期按填写当日的日期填写： 4.5.2.5附件张数按所附单据数量填写： 4.5.2.6大、小写金额必须填写一致，不得涂改： 4.5.2.7发票、收据必须分开填写有关“费用报销凭证”； 4.5.2.8凡涉及购物或非本人事项的报销，必须有本部门同事作验收或证明人的签名； 4.5.3如填报未符合上述要求，财务部有权要求经办人重新填报。 4.5.4所有费用报销，必须凭“发票”或“收据”为原始凭证，如确实无法取得原始票据的，须以“支付证明单”代替，并必须注明未能取得票据的原因。 4.5.5如遇有票据丢失的，将视同没有发生费用，相关的损失由票据丢失人承担。 4.5.6所有票据必须真实，如发现作弊时，财务部将按票面金额的两倍处罚当事人。 4.6出差管理办法 4.6.1员工因公出差，应填写出差申请单，明确工作任务、出差地点、路线、时间及出差费用预算。出差申请单由部门负责人批准后报总经理审批，员工凭审批单据到财务部办理借支手续后交行政人事部备案。 4.6.2出差期间，在不影响公务前提下就近回家省亲办事的，其绕道车船费及其他非因公开支的一切费用均由个人自理。 4.6.3出差期间若公休日加班未休息的，跨度1次周末假日的可以在返程两日内申请补休一日，跨度2次周末假日的则可补休两日，以此类推。 4.6.4出差期间除因工作需要或其他不可抗力，需要延时可电话请批外，不得因私事或其他原因借故延长出差时间，否则额外费用由个人承担，并以事假处理。 4.6.5员工出差费用，应据实提供真实票据，不得虚报。对出差报账有弄虚作假者除 扣回虚报金额外，并按严重过失予以处罚。 4.6.6出差人员出差完毕应及时回公司报到，在行政人事部办理销差考勤登记，否则按旷工处理；同时应在两天内到财务办理费用报销手续。 4.6.7出差期间，出差人员应每天用出差所在地电话及短信形式向直接上级汇报工作情况；出差结束后，出差人员应就本次出差工作任务完成情况提交出差工作反馈表。 4.7关于办公用品的采购及维修： 4.7.1各业务公司所需办公用品必须于每月3日前上报行政部，由行政部进行审核汇总，上报总经理审批。 4.7.2行政部根据审批采购计划，填写“借支单”，到财务部借支采购。 4.7.3所采购的物品必须统一保管，领用物品时填写领用表。 4.7.4办公设备的维修，要求事先申请到行政部备案，由行政部负责，请专人维修及购置维修所需物件，各部门无权自行处理。 5、引用文件 无 6、记录 出差申请单 出差工作反馈