某国际酒店公文实施规定

XX国际酒店公文实施规定第一章 总则第一条 爲使本酒店的公文处理工作规範化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本规范。第二条 酒店的公文，是酒店在经营管理过程中所形成的具有管理效力和规范格式的公务文书，是传达贯彻上级或不相隶属的行政、业务主管单位和酒店管理层的方针、政策，发佈酒店规章制度，施行酒店经营措施，请示和答復问题，指导、佈置和商洽工作，报告情况，进行业务联繫，交流经验的重要工具。第三条 总经理办公室是本酒店公文处理的管理部门，主管和指导酒店各部门的公文处理工作。各部门文员具体负责公文处理工作。第四条 公文处理必须做到及时、準确、安全。公文由总办或文秘人员统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第五条 各部门要努力提高公文处理工作的效率和质量。行文精简，表述明确，注重效用。第六条 在公文处理工作中，必须严格执行有关保密规定，确保酒店商业机密与资料安全。第二章 公文种类第七条 本酒店适用的公文种类主要包括：(一)决定适用于以董事会、总经理或酒店名义嘉奖或处分员工;发佈酒店纲领性的政策、制度;对重要事项或者重大行动做出安排等。(二)指示适用于董事会和酒店领导层对各部门或人员佈置工作，阐明工作活动的指导塬则。(三)通告适用于在一定範围内公佈应当遵守或者周知的事宜。(四)通知适用于批准转发各部门的公文，转发上级单位、主管部门或不相隶属单位的来文;发佈酒店一般性的规章、规範;传达要求部门办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项;以酒店名义任免和聘用干部。(五)通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。(六)报告适用于向领导、向上级单位、主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答復上级单位、主管部门以及酒店领导向部门的询问。(七)请示适用于向上级单位、酒店领导或部门主管请求指示、批准。(八)批復适用于答復下级、下属的请示事项。(九)函适用于不相隶属单位(平行文)之间相互商洽工作、询问和答復问题;向有关主管部门请求批准等。(十)会议纪要适用于记录、传达会议情况和议定事项。第三章 公文格式第八条 酒店对外公文(上行文、平行文)，对内决定、决议性公文，由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字型大小、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位、印发单位和印发份数等部分组成(见附件格式一)。酒店内部公文分爲上行文、下行文和部门之间行文。上行文指各部门向直属上级部门请求批示或提交报告的文件，由(见附件格式二);下行文指以酒店或总办名义发给各部门的事务性文件;部门之间的行文指部门与某个或某几个部门之间商洽工作或知照事项。一般由主送部门(“致”)、发文部门(“由”)、相关人员或部门(“抄送“)、成文时间(“日期”)、版本/修改、页数/份、文件编号、主题、正文、拟稿、审核、签发、批示等部分组成。(一)发文单位应当写全称或规範化简称。(二)秘密公文应当标明“秘密”字样，及份数序号。(三)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”。(四)发文字型大小，包括单位代字、年份、序号，如“东城店总字(2004)001号”等。(五)内部上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。(六)公文标题，应当準确简要地概括公文的主要内容，準确标明公文种类。标题中除转发档案名称和规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(七)公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。(八)印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。酒店对外公文及决定、决议性内部公文，应当加盖印章。加盖印章时，应端正，做到上不压正文，下压成文日期。(九)成文时间。对外公文及决定、决议性内部公文以文件签发人签发的日期爲准。内部公文以发文部门负责人签发日期爲准。(十)酒店对外上报的文件(上行文)，可按照上级单位的要求标明主题词。第九条 公文用纸(一)公文用纸一般採用国际标準公文用纸A4型(长297CM，宽210CM)。左侧装订。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。(二)酒店上行文、平行文和重要性的下行文，塬则上使用“XX国际酒店 文件”纸(如附件格式一)。文件一页不够用时，从第二页开始用A4复印纸。(三)各部门的上行文首页一律使用“酒店文件”纸(A4)型(见附件格式二)，不够用的，从第二页开始可用A4型复印纸。(四)部门之间行文一律採用“酒店内部通啓”纸(A4)型(见附件格式叁),不够用的，从第二页开始可用A4型复印纸。第四章 行文规则第十条 各级部门的行文关係，应当根据各自的隶属关係和职权範围确定。第十一条 平级部门间爲知照事项，商洽工作，解决问题，在本部门职权範围内，可以互相行文，由部门主管领导签发。涉及面广的重要事情，由单一部门对各部门行文的，由总办经总经理审阅签发，由本部文员分发各部;部门请示、报告文经总经理批准同意，需由部门转发其他部门的文件，由部门主管领导签名，总办主任加盖总办印章后，由本部文员分发。第十二条 总办是酒店唯一可对外行文的部门。对外行文时需加盖酒店公章。集团或公司内部之间的外行文加盖总办印章。第十三条 各部门的上行文一般爲请示、报告，应当逐级上报，由部门经理、总监签发，经主管领导提出拟办意见后，交总办转呈总经理批示。第十四条 各级部门一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，相关文件应当抄送被越过的上级部门。第十五条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送领导。第十六条 “报告”中不许夹带请示事项。第五章 公文办理第十七条 公文办理分爲收文和发文。收文办理一般包括：传递、签收登记、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程式;发文办理一般包括：拟稿、审核、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程式。第十八条 日常事务性公文，应按逐级上报的顺序及时送领导批示，或者交有关部门办理。紧急公文，应当提出办文时限。酒店收到外来文，由总办填写“XX国际酒店 文件呈批表”，由总办主任提出拟办意见，送主管领导批示。第十九条 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。第二十条 送领导批示或者交有关部门办理的公文，总办及各部文员要负责跟办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时瞭解和反馈执行情况。第二十一条 草拟公文应当做到：(一) 制订规章制度、酒店政策要符合国家、省、市的有关规定，具有可操作性，切实可行;(二) 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点準确，篇幅力求简短。(三) 人名、地名、数位、引文準确，引用公文应当先引标题，后引发文字型大小，日期应当写具体的年、月、日。(四) 结构层次序数，第一层爲“一、”，第一层爲“(一)”，第叁层爲“1.”，第四层爲“(1)”,第五层爲“”。(五) 用词用字準确、规範。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。第二十二条 公文中的数位，除成文时间、部分结构层次序数和词、片语、惯用语、缩络语具有修辞色彩语句中作爲词条的数位必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十叁条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅或签名，应当视爲同意。第二十四条 草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不许在文稿装订线外书写、列印。