Word文档自动目录的编制.ppt

Word文档自动目录的编制,南京师范大学图书馆信息咨询部制作,博硕士学位论文网上提交 培训课件3,使用自动目录的两大优点：,避免手工编制目录的繁琐和容易出错的缺陷； 当文档修改使得页码变动时，可以实现目录的自动更新。,说明：,本课件所用学位论文示例仅作教学之用，所以隐去了作者的真实姓名； 为方便说明自动目录的生成过程，学位论文示例中的正文部分只保留了第一章的一、二两节。,推荐方法：,通过设置大纲级别生成自动目录。,主要操作步骤：,操作步骤1：设置页码 操作步骤2：设置标题级别 操作步骤3：插入自动目录 操作步骤4：更新自动目录,操作步骤1：设置页码,根据文档不同部分的页码设置需求，插入分节符，使文档形成若干部分节，然后为不同的“节”分别设置页码。 （具体的操作方法见课件2：“Word文档页码编排”, 在此不再赘述）,本例中的文档经上述操作，形成如下3节：,本例的文档结构：,第一节：封面、声明与目录页，页码设置：无页码； 第二节：中英文摘要与前言，页码设置：大写罗马数字，、； 第三节：正文、结束语、附录、参考文献与致谢，页码设置：阿拉伯数字，1、2、3、4 。,在目录页下插入第一个分节符，使封面、声明与目录页形成第一节，其后的内容形成第二节。,第一节,摘要,Abstract,前言,在前言的最后一页插入第二个分节符，使中英文摘要和前言成为第二节，其后的内容成为第三节。,第二节,第三节,正文,结束语,附录,参考文献,致谢,第三节,操作步骤2：设置标题级别,在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。,本例设置如下三级标题：,本例中的标题级别：,第一级：摘要、ABSTRACT ，前言、正文中的章名（如：“第一章 高职教学创新与网络探究” ）、结束语、附录、参考文献、致谢； 第二级：正文中每一章下的节名（如第一章下的“第一节 信息技术条件下的高职教学改革”）、附录下的附录1、附录2； 第三级：正文中每一节下的各点（如第一章第一节下的 “一、当今高职教学领域的改革”。,标题级别的设置方法：,将页面视图切换到大纲视图；,1打开视图下拉菜单，选择“大纲”视图；,将光标移到将要设置的标题前，打开大纲级别选择框，确定标题级别；,将光标移到“摘要”前，打开大纲级别 选择框，将“摘要”确定为“1级”标题级别；,1级标题,依上述方法将“ABSTRACT”、“前言” 、 “第一章” 、 “ 结束语”、“附录”、“参考文献”、“致谢” 均设为“1级”标题；,1级标题,将光标移到“第一节”前， 打开大纲级别选择框， 将“第一节”确定为“2级”标题级别；,依照此法将第一章下的 “第二节” 、附录下的 “附录1 ” 、 “附录2” 均设为 “2级”标题。,2级标题,将光标移到第一节下的第“一”点 前， 打开大纲级别选择框， 将第“一”点确定为“3级”标题级别；,依照此法将第一节下的 第“二”点、第二节下的 “一 ” 、 “二”点 均设为 “3级”标题。,3级标题,所有级别的标题设置完毕，打开 “显示级别”下拉框，显示所有级别的标题，检查是否有未设置的标题；,本例中共设置3级标题级别， 因此选择“显示级别3”；,1级标题,2级标题,3级标题,如果设置的标题较多， 也可逐级显示和检查各级标题。,操作步骤3：插入自动目录,各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。,打开视图下拉菜单，将视图从 “大纲”视图切回“页面”视图。,将光标移到准备插入自动目录的 位置，打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。,注：有些Word版本的“索引和目录”就在“插入”下拉菜单中。,打开菜单中的“索引和目录”， 即弹出“索引和目录”对话框。,利用上下箭头可以重新设置目录中要显示的标题级别。本例中的标题级别为3级。,点击“修改”，弹出“样式”对话框。可以在这里选择目录的样式、修改字体等。,点击“确定”后生成自动目录。,自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标， 可直接到达标题所在页。,操作步骤4：更新自动目录,如果因为修改文档内容，使得页码发生变化，就需要相应地更新目录。,例如，本例中因为正文内容减少，使得结束语提前到第3页，这时就需要更新目录。,将光标置于目录中的任意位置，单击鼠标选中目录。,目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。,点击“更新域”，弹出“更新目录”对话框。,选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录更新。,更新目录的操作,更新前的目录