资产盘点管理相关规定

资产盘点管理规定V2.01.目的：为了确保公司资产的安全、完整，保证帐实相符，特制订本制度。2.范围：2.1 适用范围：本制度适用于国美电器各中心、各部门、各分部。2.2 发布范围：国美电器各中心、各部门、各分部。3.名词解释：3.1 兼职资产管理员：指为保证资产帐实相符，加强公司各部门的资产管理，堵塞管理漏洞而在各职能部门/门店设立的兼职的资产管理人员。3.2 抽查盘点：指主要由分部财务部、行政部在月度盘点中对分部各职能部门、门店、配送中心、直营店（为方便表述，下文统称为部门）的资产进行抽查盘点或复盘。3.3台账类资产：指公司无偿取得的达到公司固定资产或低值易耗品标准的物资，包括厂家赠送、员工赠送的礼品以及前期入账时直接列入费用但仍应按固定资产、低值易耗品管理的资产（其中礼品管理见礼品管理办法）。4.职责：4.1总部行政中心资产管理部：会同总部财务中心制定、解释、推行、完善资产盘点制度；负责盘点问题的审批或者报批工作；负责对分部盘点的组织安排、指导培训；负责盘点数据的审核、整理、通报、汇总上报、跟踪工作； 4.2总部财务中心综合管理部：负责资产盘点制度的制定、解释、推行、完善工作；负责盘点问题的审批或者报批工作；负责盘点报表的整理、通报、跟踪工作；4.3分部行政部对分部资产按计划进行抽盘或全面盘点，监督资产管理人员的月度盘点工作并对盘点中发现的问题进行复盘、复核。分部行政部、财务部对盘点差异出具初步意见，汇总上报盘点报表，落实上级盘点报告审批意见；4.4财务部对分部资产按计划进行抽盘或全面盘点，监督资产管理人员的月度盘点工作并对盘点中发现的问题进行复盘、复核。分部行政部、财务部对盘点差异出具初步意见，汇总上报盘点报表，落实上级盘点报告审批意见；4.5兼职资产管理员是本部门资产管理责任人，负责本部门办公用品发放登记、部门资产台帐记录、资产异动报批实施、资产日常盘点，按行政部、财务部要求进行本部门资产盘点工作。4.6各分部总经理、各中心总经理、各部门负责人对各自管理范围的资产安全及管理负全面责任。4.7各分部监察部负责按季对资产管理情况进行核查，包括资产盘点报告的真实准确性、资产管理制度执行情况和资产帐务处理的合理性，并出具审查意见。5.作业内容：5.1 盘点组织及人员分工5.1.1分部总经理作为资产盘点第一责任人负责组织、部署、督导年度盘点工作，按公司要求进行资产清查；5.1.2分部行政部经理作为资产盘点直接责任人负责盘点工作的组织、部署、安排，按事先制定的盘点计划推动和实施盘点工作；5.1.3分部财务部经理负责总账管理、组织与行政部进行账账核对、安排财务人员盘点、审核资产盘点工作报表；5.1.4各部门兼职资产管理员进行部门资产盘点，填制盘点工作底稿并根据部门台帐数据进行核对，向行政部提交盘点工作底稿；5.1.5分部行政部、财务部指派的盘点巡视人员必须对所巡视、抽查盘点部门的记录负责。5.2 盘点要求5.2.1盘点分为季度盘点和年度盘点，盘点范围包括固定资产、低值易耗品、台账类资产及材料物资。每月底行政部与财务部只进行帐务核对，具体核对格式参照资产对帐单，经分部总经理、财务部经理（总监）、行政部经理签字后于次月的5日（遇节假日顺延）前上报至行政中心资产管理部。5.2.2季度盘点的要求：5.2.2.1 季度盘点实行各部门实盘与行政部门、财务部门抽盘相结合的原则；5.2.2.2 各部门实盘由部门经理、兼职资产管理员负责实施；5.2.2.3 抽盘由行政部门、财务部门负责实施：5.2.2.3.1 对部门的抽查：S级分部，行政部、财务部每季度至少对2个门店进行全面彻底的盘点；M级分部，行政部、财务部每月季度至少对4个门店进行全面彻底的盘点；L级分部，行政部、财务部每季度至少对7个门店进行全面彻底的盘点；XL级分部，行政部、财务部每季度至少对10个门店进行全面彻底的盘点。5.2.2.3.2 对职能部门的抽查：每季度至少对6个职能部门进行抽查。5.2.2.3.3 对库房的抽查：至少要对低值易耗品、工服、电脑耗材类进行全面的盘点，选取20个单品以上的其他用品进行抽盘；5.2.2.3.4 对上季度盘点存在差异的作为重点抽盘对象；5.2.2.4 列入抽查范围的部门由行政、财务派人全程参与盘点；未列入抽查范围的部门由各部门负责人、兼职资产管理员自行盘点、上报；5.2.2.5 分部行政部、财务部应根据分部部门数量的实际情况，在盘点前联合制定盘点计划，并由行政部于每季度首月5日18:00点前将抽盘计划上报至行政中心资产管理部。5.2.3年度盘点的要求：每年元月5日至20日，对上年度末全部资产进行盘点。年度盘点由分部总经理主持进行，行政部、财务部、门店、库房及各职能部门全面参与。为保证按时按质完成工作，行政部和财务部应事先进行培训，将盘点事项明确告知参与盘点的人员。5.3 盘点前的安排5.3.1在盘点期间，行政部原则上不办理办公用品或其他物资的领用手续，（盘点前请行政部妥善安排，如有领用，出库单做在本月账内）。5.3.2在盘点日前将所有的业务单据（入库单、出库单、发票等）全部处理完毕（包括台账类资产），暂不能处理的，登记备查薄便于盘点核对。5.3.3 分部之间及分部内部的资产调拨及时办理调拨手续，盘点前尚未办理的及时补办，杜绝因调拨形成的盘点差异。5.3.4财务人员根据行政部报送的“各类资产明细账”与财务账进行核对并及时更正帐务处理错误，经核对不符的会同行政部查明原因。5.3.5行政部与各部门资产管理员核对部门台账。5.4 资产的盘点5.4.1季末次月5日至15日对截止上季度末全部资产进行盘点。各部门兼职资产管理员、行政（实物）干事根据实盘情况填报资产盘点工作底稿（分为固定资产、低值易耗品及台账类资产、材料物资），经资产使用人、部门第一责任人（门店经理/部门经理）、兼职资产管理员、参与盘点人员签字确认后由兼职资产管理员于当月7日下午18:00将盘点表交至行政部；特殊或重大问题要呈上专项报告予以说明。5.4.3资产管理专员将实际盘点数与各部门财产清册账面数一一进行核对，核对不符的到各部门实地复盘，确认后编制资产盘点差异汇总表，于当月11日下午18：00前将各部门盘点工作底稿、资产盘点汇总表、资产盘点差异汇总表、闲置资产汇总表、固定资产盘点表、低值易耗品盘点表、材料物资盘点表、台账类资产盘点表转至财务部审核。5.4.4 财务人员根据各部门盘点工作底稿对资产盘点汇总表、资产盘点差异汇总表、闲置资产汇总表、固定资产盘点表、低值易耗品盘点表、材料物资盘点表、台账类资产盘点表进行审核并填报财务数据，对有异议的与行政进行复核，财务核对确认后于当月13日18:00点前将需上报的报表签字转回行政部，行政部报请相关领导签字后于15日18:00前两部门分头上报至总部行政中心、财务中心，报送要求见下文5.6报送要求。5.4.5盘点期间财务人员、行政部人员按计划对部门财产进行抽查核对；抽查工作包括：资产数量是否准确、资产使用人是否转移、资产状况是否良好、资产编码是否准确无误、资产编码卡片是否损坏、模糊并对抽查的结果进行记录、与部门上报的盘点工作底稿进行复核。5.4.6在盘点过程中，因发现差异对资产再次复盘造成盘点工作底稿修正的，应重新填制盘点工作底稿并在新的工作底稿上按页注明“复盘终稿”。由相关人员签字后以此表作为数据录入依据。把原错误的底稿按页从左下角至右上角划直线作废，（红笔注明“此稿无效”并保证原数据清晰可辩）同时必须保证装订在“复盘终稿”后面由资产管理专员一并交到财务。5.5资产盘点问题的处理原则：该原则作为指导分部出具盘盈、盘亏问题的意见，最终以总部授权领导审批的意见处理。 5.5.1丢失：丢失资产一律由责任人赔偿，赔偿方案为：5.5.1.1低值易耗品：5.5.1.1.1已使用时间未超过1年的低值易耗品，赔偿原值的75%；5.5.1.1.2已使用时间在12年的低值易耗品，赔偿原值50%；5.5.1.1.3已使用时间在2年以上的低值易耗品，赔偿原值的25%；5.5.1.2固定资产的赔偿方案按净值与同类市场价相比较高的来赔偿。5.5.1.3材料物资发生丢失、毁损、短缺的由库房保管人按价赔偿。5.5.2 对于因资产使用人、库房责任人管理不善造成资产损失的，视情节由责任人赔偿或修复；5.5.3对于确属资产正常损耗应报废的物资，指目前实物尚在但已失去使用价值，包括正常报废及因过时造成的资产不能使用的报废（此报废物资必须真实存在）。按公司资产管理制度及费用授权及时办理。5.6 报送要求 5.6.1 盘点报表分为季报和年报；月度盘点情况可只上报盘点中发现丢失、非正常损失等问题，如无以上情况可不用上报，报表式样按季报要求。5.6.2 季报于次季首月15日下午18:00前由分部行政部、财务部分头将资产盘点汇总表、资产盘点差异汇总表、闲置资产汇总表电子版上报总部财务中心、行政中心，并传真签字原稿。5.6.3 年报于次年1月20日下午18：00前由分部行政部、财务部分头将电子版资产盘点汇总表、土地盘点表、房屋建筑物盘点表、固定资产盘点表、低值易耗品盘点表、材料物资盘点表、台账类资产盘点表、资产盘点差异汇总表、闲置资产汇总表以及其他需要报送的资料上报至总部财务中心、行政中心，并将资产盘点汇总表资产盘点差异汇总表签字原稿传真至总部行政中心资产管理部、财务中心综合管理部。 5.6.4 以上报表必须经分部总经理、分部行政部经理、财务经理、制表人、审核人签字认可。5.6.5 所有盘点资料交由财务部作为会计档案管理。5.7 报告审批工作程序5.7.1总部行政中心资产管理部、财务中心综合管理部对各分部上报的“盘点报表”进行审核、汇总、出具处理意见，经授权领导审批后下发至各分部，由分部执行并于收到审批文件后5个工作日内上报盘点差异处理跟踪表。5.7.2行政中心、财务中心根据盘点中出现的问题提出解决方案、通报资产盘点情况、完善管理制度，加强资产的管理。 5.7.3各分部监察审计部将资产审计作为常规审计项目，按季审查并出具意见。5.8 盘点工作奖惩5.8.1奖励5.8.1.1严格执行公司盘点制度，真实反映问题并在规定时间内推动分部解决长期未处理问题达3笔以上的，至少给予相关人员“表彰”以上的奖励，或者100元以上的现金奖励；5.8.1.2通过盘点，发现贪污、私自占有公司财产的并为公司挽回损失金额在5000以上的，至少给予相关责任人“记功”以上的奖励，或者200元以上的现金奖励；5.8.1.3对公司资产管理提出合理化建议并经公司采纳的，给予“记功“以上奖励或者给予200元以上的现金奖励。5.8.2处罚： 5.8.2.1未严格执行公司盘点制度、敷衍了事、出现问题不积极跟踪解决的、对领导批复意见无正当理由拒不执行的，至少给予相关责任人员“理由书”以上的处罚，或者给以20元以上处罚； 5.8.2.2对盘点中的遗留问题在3个月以上未能解决并不上报的，给予相关责任人“理由书”以上的处罚，或者根据情节轻重给以20至200元现金处罚；5.8.2.3对盘亏损失赔偿问题，采取虚报、隐瞒，对应当收取的赔款未在规定时间收齐且无正当理由的，给予相关责任人至少“口头指导”以上的处罚或者根据情节轻重给以20至200元现金处罚；因责任人延迟收取赔偿造成无法收取赔款的，一律要求由责任人予以赔偿。5.8.2.4各部门兼职资产管理员负责本部门的全部资产，包括借用、外分部（部门）调用未在部门台账反映、盘点报表有疏漏的，每发现一次对相关责任人至少给予提交理由书处罚。5.8.2.5每次财务、行政抽查发现兼职资产管理员、部门经理不如实填写盘点表，不真实反映问题的，每发现一次罚款50元，并根据问题的性质提请公司予以处罚，直至开除并赔偿损失。5.8.2.6行政部资产管理专员必须保证单据的准确及时传递，以及时登记入账，因单据传递或记账不及时造成费用核算不及时、不准确的，每发现一次对相关责任人处于50元以上罚款。5.8.2.7财务应保证与行政部账账相符，经核查发现财务账与行政部账账不符、财务不明原因又无备查登记的，每发现一次罚款50元。5.8.2.8财务人员依盘点工作底稿对数据进行认真核查，保证数据的准确性，如总部对盘点工作底稿核查后发现数据关系严重错误的，每发现一次罚款50元。5.8.2.9此制度中奖惩部分与单项考核相冲突的部分，以单项考核为准。6.注意事项:6.1 国美音像公司资产管理参照本办法执行。7.附件：7.1固定资产盘点工作底稿7.2低值易耗品盘点工作底稿7.3台账类资产盘点工作底稿7.4材料物资盘点工作底稿7.5资产对帐单7.6土地盘点表7.7房屋建筑物盘