文秘时间管理与日程安排.ppt

第二节 时间管理与日程安排,本节要点,三、本节小结,二、日程安排,一、时间管理,四、技能训练,时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。,周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。,案例分析,一、时间管理,（一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABC时间管理法,（一）时间管理的陷阱,1、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息,1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”,建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。,2. 不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝,3“反正时间还早”拖延,帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4文件满桌病,安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好,5喋喋不休的“电话粥”,不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制,6源源不断的信息,纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告 电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话,（二）跨越时间陷阱（返回）,要事第一 （ABC法则 ，大石头理论） 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 办公桌上的清理运动 恰当、有效地使用电话 筛选信息,把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。,（三）ABC时间管理分类法 （重点分类法）,1、分类法的基本原理 事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数” 把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则） 2、列表分析ABC时间管理分类 见表2-1 3、确定ABC工作的先后顺序 4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性,5、实行ABC时间管理方法的步骤 A 独处。把应做的工作列出清单 B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常工作 C 分析 三类 D 填写分类表 E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。 F 每天坚持如上步骤,二、日程安排,（一）日程安排的内容 （二）日程安排的基本要求 （三）日程安排的形式 （四）日程安排的注意事项 （五）日志系统,、各种接待、约会。 、商务旅行活动。 、参加各类会议。 、到车间进行实地检查或指导。 、组织的各类重大活动的安排。 、领导私人活动的安排。,（一）日程安排的内容,（二）日程安排的基本要求,1、统筹兼顾 2、安排规范 3、效率原则 4、突出重点(ABCD法则) 5、留有余地 6、适当保密 7、事先同意,（三）日程安排的形式,1、年预定表、 2、月预定表、 3、周预定表、 4、日预定表（日程表）,年预定表 （未完）,月 预 定 表（未完）,周预定表（未完） 22日(一) 28日(日),（四）日程安排的注意事项,以记叙、说明为主要表达方式。 编写要留有余地。 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。 是否已处理完工作，一般都应注明结果。,（五）日志系统,1、日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。 一般分为两种类型： 纵以时间为线索; 横以事务为线索 。,2、日志的方法,（1）手工填写的工作日志 （一本为上司用，另一本为自己用）,工作日志通常两本：上司使用；自己使用,使用工作方法： 1、提前了解，当日一早再次确定补充 2、在自己日志上标明当日应完成的任务 3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络） 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化 6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实 8、协助和提醒上司执行日志计划,注意事项,秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁 若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达 预有足够的时间来安排会议,3、上司工作日志的内容,（1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容） （2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间） （3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式） （4）个人的安排（看病） （5）私人的信息（亲属生日）,注意事项,所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。 每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的习惯，留出其处理日常公务的时间。 两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。,4、秘书日志内容,包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）,工作日志总经理秘书日志（表2-3）,5、日志的变更,原定结束时间延长超时 追加紧急的或新添的项目 项目的时间调整、变更 项目的终止或取消 注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围,针对变更，秘书应注意,1、安排活动之间要留10-15分钟左右的时间间隙 2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则 3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解 4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改,注意事项,1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅 2、保持两本工作日志的一致和准确 3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求 4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息,秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间。,本节小结,技能训练,技能训练一 技能训练二 技能训练三,2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：2016：20在本公司礼堂举行，下午13：3015：00）；检查实验大楼的建设情况（15：2016：20在工地现场）；晚餐在17：0019：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。,技能训练 一,工作日志 2005年4月15日 星期三,技能训练二： 请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表,天地公司销售部经理第三季度会议较多, 七月的前两周要在上海开会; 八月的第二周要去香港参加5天会议; 每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议; 八月最后一个星期三要参加公司的办公会议, 七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神, 八月第一周的星期一还要面试三个营销员; 九月的前两周希望安排休假,第二季度会议时间表（2005.79）,你的上司明天要完成以下工作：上午八点半参加公司中层以上管理干部会议；从外地来的老客户朱先生要求与上司见面，并已经订好明天下午5点半回去的火车票，有几份文件需要他亲自批阅，他的老上司明天将约几位老部下聚餐，地点是荣华富贵，其他还有一些日常性的工作也需要他处理。,你的上司到A市考察经济开发取的建设情况，明天上午九点的飞机，你需要安排司机罗师傅送一下飞机，正点到达A市机场的时间是上午11点10分，需要通知A是经济开发区办公室接一下机。下午去经开区贸易办了解当地商业连锁企业的分布情况。另外，你的上司是北方人，不习惯麻辣食物，另外，他还在发烧需要在当地医院打一下点滴。,技能训练三：制订一周工作时间规划,训练任务与要求： 1.根据背景资料提供的事件清单中各种事件划分不同的优先级，按优先级重新排序。 2.根据这些事件的重新排序，制定一周的时间表，并将表制作成WORD文档。 3.编好时间表后，回答下列问题 哪些事件最优先，为什么？ 哪些事情放弃不做，为什么？,假设现在是周日晚，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情： 1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。 2.周六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。 3.你有好几个月没有回家 ，也没有打电话或写信。 4.有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。 back,5.明晚8点有个一小时长的电视节目，与你的工作有密切关系。 6.明晚有一场演唱会。 7.你在单位图书馆借的书明天到期。 8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李。 9.你要在周五交计划书，之前要把它复印一份。 back,10.明天下午2点到4点有一个会议。 back 11.你欠某人200元钱，他明天也将参加那个会议。 12.你明天早上从九点到十一点要听一场讲座。 13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。 14.你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。,15.你想好好洗个澡。 16.你的老板负责的项目小组将在明天下午六点整开会，预计一小时，你需要参加。 17.你身上只有20块钱，需要取钱。 18.大家明天晚上聚餐。 19.你错过了