企业培训_如何让你成为上司倚重的左右手

让老板爱死你：让你成为上司倚重的左右手 | 作 者: 尤欣欣 序 沟通协调的关键成员 百变的Tracy，不变的热情 体会乐在工作 自序：成为老板最爱的员工 第一章 情绪管理：最高级的服从艺术 第1节 纾解老板的压力 第2节 聆听老板的心声 第3节 婉转表达建议 第4节 勇于承认错误 第5节 与上司成为盟友 第二章 良好沟通：完成目标，快人一步 第6节 充分了解老板的用意 第7节 提升会议成效 第8节 充当协调高手 第9节 别用嘴巴争取加薪 第10节 用幽默拉近距离 第三章 时间管理：帮自己和上司做好时间管理 第11节 配合上司的时间 第12节 向访客借时间 第13节 “时间”倍增法 第14节 让上司忙得有效率 第四章 职场礼仪：帮公司塑造良好的内外形象 第15节 职场上的话题禁忌 第16节 先尊重自己 第17节 老板宴客须知 第五章 档案管理：提升效率的不二法门 第18节 小名片妙管理 第19节 做有效情报的搜集者 第六章 解决问题：当一个值得倚重的部属 第20节 机智处理小麻烦 第21节 合理化解客户抱怨 第七章 两性互动：发挥两性特质共创职场双赢 第22节 发挥性别特质的极致 第23节 保护自己也顾及上司 第24节 与女主管共舞 第八章 管理实例：实用管理小妙方 第25节 为新任主管做些什么 第26节 为老企业注入新动力 第27节 做企业决策最佳守门员 第28节 科学艺术的人性管理 第29节 老板娘的管理妙方 第九章 真心付出：服务客户等于服务自己 第30节 不耐烦是大败笔 第31节 留心服务品质 第32节 比别人多一颗心 第十章 乐在工作：走出自己的一片天 第33节 从工作中找出快乐理由 沟通协调的关键成员 黄河明(财团法人资讯工业策进会董事长) 我很幸运，在每一个工作岗位中，都碰到非常干练而敬业的秘书，她(他)们对我事业的帮忙，真是难以道尽。 现代化的组织，不论是企业、政府机构或非营利组织中，处处可见这样聪明能干的专业助理。她(他)们不但协助主管处理许多日常琐事，更借由经验和学习，成为组织对内对外的重要沟通协调者。 这本书从非常细微的事情，探讨助理与老板间相处合作的诀窍，让有意成为杰出幕僚的人士，可以由实务经验的吸收，而改进工作绩效。 我常觉得，好的左右手结合了好的IQ和EQ，不但让老板放心，也常是组织或部门里提振士气、激励同仁的重要贡献者。 作者以流畅的文笔，把个人的经验与大家分享，相信必能获得热烈的回响至少，我是深有共鸣的。 百变的Tracy，不变的热情(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1121) 郭腾尹(实践知识管理集团副董事长畅销书命好不如习惯好作者) Tracy(本书作者)实在是个很有意思的人，她有非常完整的秘书资历，曾经担任过台北市专业秘书协会的副会长，曾经当过行政管理工作主管，曾经是业务行销主管，曾经负责国际讲师莅台的接待工作，同时她又是从事教育训练工作的知名讲师。 她的短文常见诸各大报，而今她的书要出版了，虽然我尚未看到书的成品，但是我相信，不论是书名，或是封面，绝对不是属于平实稳重型的。这里一定有一些创意、特殊，或是幽默、轻松的感觉，会让人不忍将眼光离开。 这就是Tracy!在人间行走，总是充满爽朗与甜美的笑容，纵使人们可能会忽略她背后付出的代价，但在人前的Tracy，总像是上帝派来的天使一般，无时无刻不在散播她的信仰与爱，不论是她的老板、同事、部属，都活在她所散发的自然光明里，也因为那种独特性与魅力，你会感受到她对人的敏感度，而在文章里，所有的读者都会找到例证。 收到Tracy寄给我的稿子，我把它列为第一优先阅读，尤其书中有些内容是我很熟悉的，因为那是我们过去共事的经历。像是美国知名的畅销书乐在工作的作者丹尼斯魏特利博士(Dr.Denis Waitely)，以及澳洲残障激励讲师约翰克提司(John Coutis)来台演讲，都由Tracy负责接待，她的贴心与细致，让贵宾都对台湾地区留下了深刻的印象。 书中的内容有更多的经验，会告诉您如何成为一位“懂”上司的部属，如何让自己的工作更得人缘、更有效率，尤其是每一篇故事后的“小秘密”与“小叮咛”，那可是金钱买不到的智慧，绝对是Tracy与您的真心分享，是您一生可以受用的职场绝活。 这是一本实用的好书，职场的老前辈可作为自我检核的内容，而职场的菜鸟更可以视其为进入职场的教战守则，我很高兴这本书能够出版，因为我也从书中的内容了解到如何成为一个更好的老板! Tracy，加油! 体会乐在工作(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1025) 石咏琦(畅销书天才秘书作者) 欣欣是个外表开朗大方，内心确有一颗不安定种子的现代人。她执著、认真、肯拼、能掌握机会，是个胆大心细的人。 欣欣做过业务，也是一名讲师，她的组织能力及文字基础都有相当的功力。文中都以第一人称女性来表明自己的看法和批判，真正可说是“我的工作经验谈”。 对初入社会的新鲜人，特别是办公室从事行政工作的少男少女，这本书是很好的导引，可以引发不少的议题，也可以找到自己每天工作的影子。这本书也像是一本教战守则，可以告诉你问题来了，可以由哪些角度去想、去看。 我一向乐于替人写序，更是满心欢喜读完这本热腾腾的新作，仿佛探视初生婴儿一般，快乐又兴奋。 欣欣邀请我写序，不外乎因为我是秘书界的前辈；又因为目前在致理技术学院任教，也与她这个杰出校友有点关系，所以给我这个机会。 细读欣欣的新作，她把过去在职场中所发生的经验，做有条理的分析与归纳。以办公室中经常发生的上班族问题，分情绪、沟通、时间管理、礼仪、档案管理、问题与决策、两性与乐在工作等议题，个别阐释。 采用的手法，则是以故事(亲身经验)、Tips、Know、How为主要架构。这也符合了现代上班族所需要的语言、趣味、偷窥、小常识、些许叛逆、生动活泼的调性。易读易解，也能莞尔一笑。 真正说来，想要“乐在工作”并不简单。每个人追求的理想不同，价值观各异，而且会随着时间与外在环境的变化而急速改变。或许一直要到我这样完成工作心愿的时刻，才能真正体会“乐在工作”的意义吧! 2002年仲夏于致理技术学院 自序：成为老板最爱的员工(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1206) 成为老板最爱的员工 尤欣欣 很多好朋友和我谈到，为什么老板都这么难伺候呀?对于换工作拥有“傲人”经验的我，合作过的老板当然也不在少数。我常想：如果将这些老板齐聚一堂，他们会聊些什么?会不会一面齐声同叹，一面引吭高唱：其实他(她)不懂我的心曾经是一个新鲜人，曾经年少轻狂，曾经求助无门，曾经备受信任，曾经是一个部属，曾经也是一位主管，我的过程和一般上班族没什么不同，只是多了一颗赤子之心，想在茫茫的职涯中找寻一个属于自己的舞台。 是一种喜欢同人分享的心情吧!如何在不怎么有趣的例行公事中找出乐趣?如何能看着老板的脸色而发觉出另外的收获?如何从小部属的角度学习未来的主管之路?这是我工作中的乐趣，同时也是分享本书最大的目的。书中所写的都是发生在我周围的故事，有工作心得，也有事后检讨，希望里头一点浅见，能提供目前无论是安于现状，或正处于瓶颈的职场朋友不同的思考空间。 这本书的成型，要感谢永和教会的弟兄姐妹，及我的家人为我多方代祷，在精神上给我最大的扶持；好朋友碧珍及耕莘医院权威名医江汉光医师对我身心上的细心照料与鼓励；还要谢谢诸多秘书好友及学生们提供各式各样的疑难杂症，使这本书增色不少。当然最重要的是，要谢谢曾经给我机会与他们共事的各阶段的老板，或严格或包容，若没有他们，也没有今天的我! 谢谢经济日报副刊陈启明主编的穿针引线；最懂得用秘书的黄河明董事长，及中华知识经济协会陈明璋教授的热情推荐；实践知识管理集团副董事长，也是畅销书命好不如习惯好作者郭腾尹先生，他是我诸多老板中最平易近人的一位，也是值得学习的好朋友；天才秘书作者石咏琦小姐，有这位秘书界权威的背书，让我胆量增加不少。 特别要感谢智慧事业编辑群的多方协助。他们不仅专业，而且十分尊重作者，同时也提供给我许多宝贵的意见，增加此书的可读性。在他们的精心策划下，终于成就我这个平凡小人物的美梦，得以发表这本分享工作心情的作品。这本小书其实承受不住这么多的厚爱，我只能在此用感谢的心祝福各位。 期望这本书除了得到一些读者的回响，及与我分享工作心情外，也能共同努力编织出一个理想的职场工作平台! 第1节 纾解老板的压力(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1857) 经济不景气，到处哀鸿遍野，无人不以“压力”为苦。上班精神苦，下班塞车苦；买不起房子苦，卖不掉房子更苦；银行借不到钱苦，贷款付不出也苦。殊不知这不过是小职员心声，而老板所背负的，可是事关企业存亡、社会责任，甚至国家经济起落的重任呢! 身为助理的我们，直接接受从上司而来的情绪反应，更是常有的事。因此平时常彼此戏谑道：我们薪水的三分之一可是“挨骂奖金”呢，大伙可得撑着点! 记得有一回上司大概才刚被大老板削了一顿，不明就里的我，一如往常愣头愣脑地拿着些无关紧要的卷宗到他桌前，话还没说呢，只见他一把抓起就要往房门口丢，说时迟那时快，我就像武侠小说中的侠女一般，一手抓住飞起的文件，一面欠身而退，嘴里还念着：“对不起，我等会儿再进来。”随即关上房门，静待里头风平浪静! 老板也是人呀!他当然也需要适时地发泄，幸运的只是，我们正巧在他身旁，而且又是值得他信任的人而已。反倒是注意自己工作心情与态度更重要，要知道情绪是会互相影响的；若是每天以开朗的心情积极面对自己的工作，欣然接受挑战，这时就算主管板起脸来，说不定还会因为受了我们的影响，而心情舒坦起来呢! 小秘密：根据秘书协会二十多年来的统计：血型B型的人最适合秘书工作。 原因是：对于不开心的事，左耳进，右耳出，忘性极佳。多年的工作中，与老板配合愉快，我想这个傻大姐的个性，帮忙不少吧! 现在要做的事： 上司性格特色 遇压力的反应 应对之道 主观支配型 自信果断、目标明确、凡事重结果。 一触即发，对于不合理的事会很快表明立场，态度直接，毫不修饰，也不矫揉造作。 退避三舍，静待时机。同时给予明确的答复，讲重点不罗嗦。 沉着稳健型 个性踏实、有耐性、善聆听、配合度高。 不喜欢有变化的工作，态度保守，会顾全大局，抗压度低。 给予绝对支持，默默付出，一举一动上司心知肚明。 乐观社交型 热情有活力、表达能力强。 情绪起伏大，注意自己的感觉胜于事实；也会顾及别人的感受。 给予适度同情，绝对的支持；深表感同身受，三分钟后保证雨过天晴。 冷静完美型 心思细腻、无可救药的完美主义者。 对事极为敏感，极易发觉别人的错处，凡事要求高标准。 按逻辑讲步骤，凡事正确可靠，给予绝对的安全感。 小叮咛：知己知彼，百战百胜。 第2节 聆听老板的心声(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1816) 自己都不能满意的东西，老板怎么会满意? 在与上司共舞的一段时间，学习他们纪律严谨的处世态度，应是我工作生涯的一大收获! 曾经服务于知名的建设公司，我的主管不但是该家族企业集团中的总经理，又是第一位被提拔的非家族成员，他所承受的压力自然可想而知。然而身为他身旁的干部，却有说不出的压迫感，常常觉得是不是自己不讨喜，以至于老被鸡蛋里挑骨头。 那是一个董事会前的资料准备，为了迅速整理从各部门呈上来的报表，几乎有一个月不能回家吃晚饭!非但如此，还被冠上“不用心”的罪名，真是心事谁人知? 由于全球性景气低迷，建设公司近几年多半没有太好的表现，加上年中发生工地意外，成本陡增。为了年度董事会的召开，各单位无不战兢恐惧，总经理当然更是整个人紧绷到了极点!可是责备我“不用心”，也未免太冤枉了! 看见我束手无策地对着桌上资料发呆，总经理叹了一口气说：“自己都不能满意的东西，老板怎么会满意? 你看看这些资料，漏洞百出，拿着它们上会议桌，董事们会怎么想?将来怎么把更重要的事交给我?” 他提到自己从基层做起的心路历程，座右铭就是：向自己负责!凡事他要求尽善尽美，也因此才获得集团负责人的青睐，拥有今日在业界举足轻重的地位。 经过一番沟通并鼓励，了解他的用心良苦，也让我重拾信心，再度埋首于堆积如山的报表里，三天后交给他一份自己看了都满意的成绩单。 姑且不问董事会结果如何，在这位主管的严格要求下，让我养成了追根究底及绝对负责的工作态度。 没想到，听进了主管的一席话，竟成为日后在激烈职场竞争中最雄厚的本钱，我想说：谢谢您，老板! 小秘密：这个故事在二年后出现于经济日报上，当我兴冲冲地拿出来与老板分享，看到他开心的笑才发现，原来老板也是很需要被鼓励的! 现在要做的事： 多一分谅解，少一分误解。 可解决所有问题。 多一分体谅，少一分原谅。 与其斤斤计较，不如学会扩大肚量。 多几声赞美，少几分抱怨。 学习如何欣赏别人的长处，就不会自顾自地放大他人的短处。 多些独立作业，少些倚赖倦怠。 乐在工作，乐在自主。 多计较工作成就，少计较应得回馈。 技多不压身，多做多学! 小叮咛： 主管身经百战的经验，借着虚心求教，可以说是得来全不费工夫! 真是划算! 第3节 婉转表达建议(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1380) 一旦进入一个企业，就应迅速融入那个企业文化，但“言听计从”之际，也别忘了做个勇敢的部属。 每个公司都有所谓的员工规章，当然游戏规则规定，人人都应遵守，但若片面修改，让人难以接受时，又该如何是好呢? 由于撙节开销，许多公司在为员工投劳动保险时，多以最低薪资额加保，一方面节省公司开销，另一方面也让员工减轻负担。殊不知劳动保险对于投保人的权益也会因此受损，若大家都平安无事时还好，若遇到意外事故，只怕公司得不偿失。 我出社会的第一个工作，是一个三四个人小公司，当时法规对小规模公司并未强制要求加保。 不料，公司一位工程师在一次公务途中严重车祸，不幸遭联结车碾过，导致卧床半年。 可怜的是当时他的妻子正怀胎十月，即将临盆。只记得当时公司赔偿该员工近一年半的全薪及约一百万的抚恤金，另加所有医药费用。当然，经过这番惨痛的经验，公司立即为寥寥可数的员工投保。 因为之前公司有这样的经历，遂将实情告诉后来的公司，公司评估后，不但依实际薪资额投保，并给所有员工另加团体意外险。 其实许多公司并无苛刻员工，只是有时主事者不够深入了解，或未将情节轻重告知老板，以致无法做出正确的决策。 当然，一旦进入一个企业，就应迅速融入那个企业文化，但“言听计从”之际，也别忘了做个勇敢的部属，仗义执言! 小秘密： 在恢复正常保额后不久，公司的企划部经理因车祸不治身亡，合计劳保核发了近三百万元的理赔金，公司还真是有惊无险呢! 现在要做的事： 当我发现公司某些制度需要改革的时候： 1.我会先耐心观察至少3个月，以确定这些制度是否真的需要改革。 2.我会先确定这是不是老板个人所授意的；若是老板授意，我也愿意心平气和地提供过去的经验参考，但绝不强求公司比照办理。 3.我会找“明白的人”研议，而不是到处与同事谈论是非。 小叮咛：为避免成为职场上的炮灰，请留心上列叮咛! 第4节 勇于承认错误(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1228) 与上司共事，要相信他绝对有处理事情的能力。早点让他知道问题所在，可以让他提早预备，说不定就可以化险为夷。 有个星期六，来了一个重要的电话，对方要求老板一定要当天回电，但我却一时疏忽而未向主管报告，回到家中突然想起，心想：“如果让老板知道一定会被骂死。” 结果放假的两天，辗转难眠，终于躲不过身心煎熬，在星期天去电老板：“总经理，对不起!XXX来电要您周六一定要回电，可是我忘了告诉您，又没有他家里电话，所以现在才打电话给您!”当然免不了一顿痛骂，但压在心头的一块石头也落了地。 隔天老板一大早就去电，并告知未回电的原因。事情真的没想像中的糟，老板也没再计较。 好险!但也提醒自己，小心谨慎，步步为营。 其实人非圣贤，难免有做错事的时候。但勇于认错需要更大的勇气!隐瞒有时会带来意想不到的麻烦!与上司共事，要相信他绝对有处理事情的能力。早点让他知道问题所在，可以让他提早预备，说不定就可以化险为夷。反之，若不诚实以报，最后产生不可收拾的结果，那可就不是我们可以承担的! 与成功有约一书中提到：若是我们的错，挨骂道歉是理所当然的；若不是我们的错，那么错在别人，即使挨骂，也就没有必要生气了! 小秘密：自从那次恐怖的经验以后，再也不敢大意了! 现在要做的事： 预防万一 1.确实做好来电记录，并置于主管桌上明显处。 2.常常与上司确认今天的工作，宁可重复提醒，也不要挂一漏万。 3.对重要的来电，不厌其烦地提醒主管是否已经回电。 4.准备一本重要记事，下班前务必review，当天一定要处理完毕。 小叮咛：最重要的是，上班一定要带“脑袋”，否则再怎样预防也没用。 第5节 与上司成为盟友(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1247) 承认上司比自己优秀，与上司成为盟友，这会使团队的凝聚力提升。 多年来换了不少工作，有的是因为内部轮调，有的则因为种种客观因素，让我不得不另觅跑道，回想年少轻狂的时候，还曾因一股傲气，得罪主管呢! 那是一个升高中的文理补习班，班主任由于暑期招生十分成功，人数班班爆满。班级人数从原本预定的25人一班，调整为45人，且还有增加的趋势，完全与当初小班制的招生精神背道而驰。 眼见招生愈演愈烈，身为教务主任的我又无法说服班主任放弃到手的学费，心中真是义愤填膺，最后当然就是道不同不相为谋，不干了! 工作经验多了，对于如何与老板配合，又有一番新的体认：老板之所以招募员工，就是要用来解决问题，而不是制造问题的。在商言商，哪有放着业务不承接的道理?可惜当时因为与主管没有共识，沟通起来格外困难，最后当然不欢而散。 承认上司比自己优秀，与上司成为盟友，这会使团队的凝聚力提升，相对地战斗力也就益发强大。虽然在数年后才能领悟，总不枉这份工作经历! 小秘密：老实讲，要我承认“所有”的上司都比自己优秀，仍是不容易的，但想想圣经上说：“在上有权柄的，人人都当服从，因为没有权柄不是从神来的因为他是神的仆人，是与你有益的。”既然是对我有益处的，我就奉陪到底了! 现在要做的事： 上司做决定时我一定要“服”从 上司要我解决问题时我一定会“顺”从 与上司没有共识时我尽量“听”从 上司受到表扬时我一定会“闪”得 上司遇到麻烦时我一定要“顶”得 上司做了错误的决定时我一定要“懂”得 上司修正他错误的决策时我一定会“做”得 小叮咛：实行“新三从四得”。 第6节 充分了解老板的用意(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1705) 与主管充分的沟通，细心揣摩主管的用意，让事情圆满。 “什么?又要上课，有完没完，哪有那么多时间去啊!”Kevin气急败坏地说。 每天工作量极大的研发部门，要这些工程师拨出上班时间或下班后去上课，实在也是难为他们了，可是话说回来，去外面上课充实知识也是为他们好，怎么会如此反弹呢? 这是一家成功的电脑机械整合公司，专门为模具厂提供软硬体配套服务，目前在台湾地区有6个分公司，数年前并分别设厂于南京、上海等重要城市，经营者是一对年轻夫妇，他们俩的学习热诚就是成功的关键。 原来老板和老板娘都只有高中毕业，在学历上虽无傲人之处，但却十分积极，虚心学习，除了参加大大小小的领袖课程、各式讲座，汲汲吸取新知，每当看见报上有什么讲座或相关的实务课程，更会指派同仁出去充电。当然上完课，一份完整的训练报告是免不了的，大伙儿因此常怨声载道。原本公司出于一片好意，却无法得到大家的共识，使得这项对同仁的投资，非但没有好评，反而人人叫苦连天。 这样的情形维持了好一段时间，但我并未向主管呈报，因为虽然他们心有不悦，却总会依时前往；另一方面，我认为教育训练是公司额外对员工的投资，应该是求之不得的好差事，有什么好抱怨的! 当老板知道这样的情形，马上订正我错误的观念，说道：“公司的教育训练预算要花在刀口上，让乐意受培训的人得到他需要的，比随便派人充数，要更有价值!” 多年的秘书生涯中，由于长时间处于代替主管发号施令的地位，稍有不慎就容易在过程中加入自己的想法与作法，以致偏离主管的初衷，结果不但坏了主管的美意，在执行中也苦了自己。 与主管充分的沟通是必要的，细心揣摩主管的用意，让事情圆满，才是更需用心学习的功课。 小秘密：好险!工作了好一段时间后才发现，有人背后叫我“地下老板”，好在及时“浪子回头”。这原来都是“拿着鸡毛当令箭”惹的祸呢! 现在要做的事： 执行上司指令必修 1.与上司充分沟通，确认工作的目的。 2.如有不明白的地方，一定要详细询问，直到完全明白为止。 3.一时接受指令，绝不加入自己的想法或作法。 4.当意见相左时，以上司的意见为主，并在执行过程中确保与上司“同心”。 5.执行指令时，务必记得自己的身份，尊重他人。 6.工作经验愈多难免意见愈多，但别忘了下指令的人才是该负责任的人。 7.学习服从同时也是规避失败风险的好方法。 小叮咛：随时为上司保持在同仁面前的善意形象，才叫做圆满的沟通。 第7节 提升会议成效(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1261) 一个主动积极的部属，若能在事前拟定清楚议题，在会前与各主管有基本的互动，如此便能提升会议成效，皆大欢喜! 在企业中许多会议时常面临会而不议、议而不决、决而不行的窘境，因此召开会议就成为大家的梦魇，不但无法达到效果，还浪费不少时间成本。 以高级主管10人每人每月平均10万新台币月薪计算，若每周会议2小时，一年所支出的会议人事成本，大约要新台币45万元。 通常开会的目的，上司希望的是达到目标，而一个主动积极的部属，若能在事前拟定清楚议题，送至各单位主管处，在会前与各主管有一个简单的互动，并在事前将沟通结果让上司了解，如此一来比较棘手的议题，主管就可以事先察觉，而预作准备或评估其他可行方案。 经常在有效的沟通之后，因为与会者事先就了解状况，会议上容易呈现比较平和的态度，更重要的是会议主席就着搜集来的资讯，可以针对重点一一再作讨论，更容易达成共识，缩短会议时间，提升会议成效，皆大欢喜不是?! 小秘密：部属与上司的角色不同，若扮演得好，就成为承上启下的最佳润滑剂。 现在要做的事：会议沟通技巧 了解会议目的与上司充分沟通，并了解上司期望的结果。 了解与会者的心声和与会人员充分沟通，了解各部门立场及看法。 整合上下意见异同处将两方观念汇整，并找出歧见的问题所在。 与上司二度沟通将整合后的内容，以书面让主管了解并裁示。 若有难解问题发挥协调功能，让大家充分了解会议结论可能产生不同结果。 缮写议程依照整合后的方向拟定，目的要全员达成共识。 会议结束若有好结果，恭喜你!沟通高手!又多了一个磨练得好机会。 小叮咛：沟通的目的，一在阐述二在说服，重要的是一定要站在客观的立场不能偏颇，否则即使达到目的，也不代表就是一个沟通能手。 第8节 充当协调高手(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1381) 在各部门搭上沟通的桥梁，敏锐地观察出问题症结，居中协调出一个最好的合作模式。 又见Peter垂头丧气地从总经理室出来。 Peter原是研发部门的人员，从大学时代起就在公司服务，工作认真且专业能力强，因此留职停薪念完研究所后，再度被网罗至该部门，成为独当一面的研发部经理。 老板对他信任有加，由他负责本年度的新产品开发计划，只见他每天忙进忙出，好不起劲。 没想到花了两三个月的时间，最后竟因经费无着落，计划全盘搁置。 眼见这样一个重要的年度计划无法进行，经请示老板后才知道：原来是老板娘对1600万的研究预算有意见，这下弄得老板也无计可施，急得跳脚。 这个公司的财务大权向来握在老板娘的手里，这在一般中小企业，尤其是由夫妻白手起家的公司更是普遍。通常先生在前面开发、销售产品，太太则在后面负责资金运作、预算控制，因为夫妻理念不同，造成部属无所适从，也是常有的事。 眼见日子一天过一天，顾不得我自己只是刚进公司几个月的新人，还是硬着头皮，请示老板娘的意见。只见平日看来严肃的她，大概受到我的真诚感召，不禁娓娓道来：原来上项产品研发时，因为计划不够周详，导致公司花了千万成本，结果不但产品失败血本无归，差点还使公司陷入当季无商品可卖的窘境，所以老板娘只好狠下心来，对于研发经费一律仔细评估，绝不轻易松手。 问题一解开，可就好办多了!先向老板报告事情始末，再找Peter请他将新产品开发计划详详细细地制成书面报告，内容尽量数字化、表格化；并与业务、采购及财务部门主管敲下会议时间，正正式式地开了一个“新产品开发协调会”。 经过会议中热烈讨论，讨价还价，预算经费由1600万删至1200万，并由各单位全力配合执行，会后Peter的脸上一扫日前的阴霾，露出他一贯灿烂的笑容。 身为秘书，由于接近核心，若能洞悉决策者心意，自然能在各部门间搭起沟通的桥梁，有时不见得对该行业一定有什么完整的专业知识，却能因女性特有的直觉，敏锐地观察出问题症结，并居中协调出一个最好的合作模式。这真是一个令人成就感十足、也极富挑战的工作。 小秘密：故事的结局是：Peter以1350万完成计划；公司新产品大卖，三月的销售额突破前二季的实绩；我呢，则得到一个“协调高手”的美名，皆大欢喜不是?! 第9节 别用嘴巴争取加薪(更新时间：2005-12-28 17:15:00本章字数：1547) 日理万机的老板，难免“忽略”身边的人正在进步，“不经意”地提醒，很重要! 与人沟通要有方法，要求加薪当然也要有技巧。 有一位朋友沮丧地说：“我问老板觉得我的工作表现怎样?他虽然觉得满意，但告诉了我若干尚需改进的缺点后，还是婉转地拒绝了我加薪的要求!” 我问：“你对老板不满意的地方有没有意见?” “当然是可以接受!” “好啊，那就赶紧修正自己的工作方式，为什么要沮丧?” “可是这样的对谈后并没有达到我的要求呀!” “你又还没改好，他为什么要加你的薪水呢?” “#% & *!” 通常是沟通时的盲点，好像不达到目的就等于失败! 曾经听过一个寓言故事：若将一只青蛙放入热水中，它一定立刻跳出来；但若将它放入冷水中，再用小火慢慢加热，不知不觉地青蛙就被煮熟了! 我倒不是说要把上司当青蛙煮了吃，只是这个故事实在充满沟通的技巧，尤其是加薪这类敏感的话题，一天到晚挂在嘴边，难免令人觉得倍感压力而产生反感，若能让上司看见自己一点一点进步，每天都比昨天更努力，升迁加薪自然是水到渠成。 很多人以为一旦双方沟通，达到自己所设定的目的才是最好的结果，殊不知彼此沟通时，其实也正是彼此相互说服的时候。由于立场不同，当然所持的观点也不尽相同，若硬要使两方对某件事达成共识，意见分歧在所难免，如何借着一方的努力，改变对方的观点也更重要。 小秘密：对于日理万机的老板，有时候难免“忽略”身边的人正在进步，这时“适时”“不经意”地提醒，也是很重要的! 现在要做的事：要求加薪必修 1.检视目前的工作自己是否满意。 2.检视目前的工作主管是否满意。 3.针对缺失或不足部分悉心改善。 4.再度与主管确认，确保自己的修正方向正确。 5.持续保持高效率与高品质的工作态度，直到主管“发现”为止! 小叮咛：公司一般会比照公司机关或自订的标准固定薪资调幅，否则会视景气、物价等变数调整，这时若要求“额外”加薪，当然也得有“额外”出色的表现了。 第10节 用幽默拉近距离(更新时间：2005-12-28 17:16:00本章字数：1260) 当老板骂我“笨熊”时，表示我该减肥了!哈! 卡耐基名言录：“关于沟通，除了词汇之外，最重要的就是趣味!” 有时候在面对日理万机的大老板时，难免觉得过于严肃，一方面不好浪费他们的时间，另一方面也常会有开不了口的话，尤其是“辞职”这档子事! 已经不知道说过多少次要离职了，老板就是不理我!他不愿意谈，我可是一点办法都没有!不管了，为了自己的生涯规划，还是要鼓起勇敢，哪怕要被臭骂一顿，也得硬着头皮上了! “总经理!”我唯唯诺诺地，“我想做到月底，因为”话还没说完呢，只见他双眼一瞪，吓得我后半段话硬生生又吞回去! “为什么不做?这么多秘书里面，我可是最容忍你的!” 说得也是，像我这样迷迷糊糊的又少根筋，也常给他带来不少麻烦! “我有骂过你吗?” “有啊!”这下我可想起来了：“上次您骂我蠢。” “有吗?”他似乎难以置信。 “有呀!这事还跟我妈说过呢!”我振振有词地说。 有时辞职并不代表与公司就此一刀两断，至少在多年之后，这段话还是聊天时必谈的话题呢!附带一提，听说他对后来的秘书愈来愈好了!真是前人种树，后人乘凉! 小秘密：被人骂是个特别的经验!你会突然觉得自己的头渐渐变大、变大、变大然后就觉得自己真的像个笨熊! 现在要做的事：超级解读法 当老板骂我“笨”时表示我还没完全听懂他的话! 当老板骂我“慢”时表示我还不能参加奥运会! 当老板骂我“蠢”时表示我还有学习的空间! 当老板骂我“乱”时表示整理档案的时间到了! 第11节 配合上司的时间(更新时间：2005-12-28 17:16:00本章字数：461) 身为助理，“时间”并不属于自己，即使求神仙多给我一些时间，也不见得有用!面对这位对工作十分投入的主管，如何运用有限的时间可还真是个挑战呢! 最好的时间管理就是“不管理”。配合上司一步步调整每天的工作，做得完就算你很厉害了! 我的主管每天会提早半小时进办公室看报纸，好让他能准时于上班时间开工，这也代表我的上班时间要提前半个小时，才不会让主管自己拿钥匙开门，或面对冷冰冰的隔夜茶。 一上班，大致报告一下今天的行程，他就立即外出了!就算他人在外面，也会隔三差五来电询问有没有人找他?一进办公室就要立刻开会，就算不开会也会找人来谈一谈! 第12节 向访客借时间(更新时间：2005-12-28 17:16:00本章字数：885) 老板日理万机，时间有限，访客如果拖延不走，“拯救”老板有手段 每个人都只有24小时，这对于公司繁忙日理万机的上司，无疑是一大限制。为了让上司节省不需浪费的时间，还得适当的表现学生时代话剧社的演技功力，与上司演出一段双簧呢! “总经理，要不要我进去拯救您?”按下内线分机，我一本正经地问道。 “好!” 接着我开始进进出出，一下要老板签公文，一下借着向宾客倒水的空当“大声”提醒：车子已经备好了，是不是要出发了!这时通常客人会立即识趣地告辞。 若还不能达到目的，这时就要打开天窗说亮话：大家都在会议室等了!当然说的时候一面还要对着客人说：“对不起!不好意思!”让来宾知难而退。 当然这是长久培养的默契。记得有一次，老板借机出来，说客人不知道还要坐多久，叫我打内线进去，我随即按了分机，那一头立刻传来：“喂!是!是!唉呀!我差点忘了!我秘书没提醒我!好好，我马上到!”挂了电话立即叫我备车! “哇噢!”没看过老板演戏，可以得金钟奖了!从此以后，凡遇到来访过久的宾客，总能见到我与老板来上一段双簧呢! 小秘密：为避免良心不安，我会告诉自己，这不算欺骗，只是向来宾借时间罢了! 现在要做的事：逐客七招 第13节 “时间”倍增法(更新时间：2005-12-28 17:16:00本章字数：2006) 同一段时间，做一样以上的事，让效率倍数提升。 在这个变动快速的时代，每一个人都要感叹：时间不够用!所以企管顾问公司所开“时间管理”课程场场爆满，大家都恨不得一天有36个小时可以用! 其实仔细想想，一天24个小时里面，可能浪费掉的要比使用的多。 有没有可能发生以下的情形呢?早上起床梳洗打扮半小时；上下班通勤2小时；工作时与同事闲聊或私人电话共1小时；每天阅读回复e-mail(含网络垃圾)2小时；工作中发一会儿呆或打瞌睡1小时；开会2小时；被主管训示1小时；午休吃饭连排队1小时；档案管理不当找资料1小时；晚上回家看报纸、打电话或与家人小聚2小时；睡觉8小时。 很可怕吧! 所谓时间倍增法，就是同一段时间，做一样以上的事，让效率倍数提升。如： 1.早晨化妆梳洗时，同时收听广播整点新闻(晚上再听一节，就不会漏掉重要讯息。至于次要的或其他八卦消息?放心!到公司有人会告诉你。)。 2.开车、搭公车或走路时，可听教学录音带、宗教录音带或任何喜爱的音乐。可免除上班忧虑症，打起精神迎接美好的一天。 3.工作时不闲聊，可提升工作效率。 4.私人电话在午休时间用自己的电话打，因为自己要付钱，所以会长话短说。 5.e-mail分类，先处理公事。移除广告甚至封锁该邮件地址。朋友间转寄的文章，以不同的账号寄至家中，有空时慢慢欣赏。 6.工作累的时候，出去爬一会儿楼梯，既消除疲劳又可强健体魄。 7.开会时带着待处理的文件，若会议过于冗长，至少还可以处理公文。 8.被老板训示的同时，一定要做笔记，这样一来老板训完了，工作计划也来了! 9.午休时绝对不要12点出去吃饭，过半个小时人潮稍退，就不必浪费时间排队了!而这多出来的半个钟头，可以午睡，可以打私人电话，也可以处理公文。 10.档案妥善管理，事半功倍。 11.晚上回家时一面跟狗玩，一面看一节新闻(一节就好，因为都是重播的，看再多也不会变聪明)；一面吃饭一面与家人聊聊；一面读e-mail一面听收音机；一面做运动一面想想明天穿什么衣服；一面睡觉一面敷脸，总之不要只做一件事就对了! 怎么样，时间是不是变多了呢? 多出来的时间可以读我的文章，上我的网站/tracybeauty，写信告诉我()：多的时间，你做了什么? 小秘密：很多人都以为我是个急性子，殊不知善用时间提高效率，多出来的时间可以多分担老板的工作，老板不爱死你才怪呢! 现在要做的事： 1.列出每日时间分配。 2.找出可以节省的方法。 3.拟定新的时间分配表。 4.努力实行至少1个月，保证见效。 小叮咛：坚定持续，一定会看到效果。 第14节 让上司忙得有效率(更新时间：2005-12-28 17:16:00本章字数：1542) 让上司做重要的事，我们做更重要的工作，未来你也有机会成为八面玲珑的好主管。 因为上司领的薪水高，所承受的压力也大。公司的政策、业务方面，无一不是他费心之处。 假如能试图缩短上司的工作时间，让他多花心力而非劳力，相信为公司带来的收益，一定超乎想像。 曾经为某位主管安排行程，他实在太忙了，每天的会议总是排得满满的，让他没有喘息的机会。 有一天，他终于按捺不住，向我抱怨起来：“你每天时间排得这么满，我连想事情的时间都没有!”赫然发现，原来，为老板安排行程，并非将所有的会议、拜访等时间填进时间表就了事了! 因此我开始将老板的工作加以分类，会议安排在上午10：0012：00，因为接下来有午餐打断，较不易拖拉；重要客户来访，要给大块的时间，如下午4：005：30，必要时还可接续至晚餐时间；每周安排两个下午给他思考或阅读相关书报，为公司政策构思最好的做法；同仁求见则视谈论主题，安排零碎的或可完整讨论的时间。 调整后经过一段时间，老板效率提高了，我也不必因每天满满的schedule，疲于奔命地通知这个延后、那个取消了! 小秘密：经过这样的训练，我也较懂得时间的自我分配，做时间的主人了。 你现在要做的事： 什么事可以分工? 老板部属 公文 批阅签字事先检查有无漏掉的附件；是否需要其他部门会签?(节省老板时间) 开会 出席准备相关会议记录；若是专案会议，则准备历史文件；会后跟催；提报跟催进度。(利于老板随时掌握) 出国 出国目的确认；携带物品checking list核对；向职务代理人说明正在执行的工作；每日电话或e-mail往来。(使老板天涯若比邻，对公司状况了若指掌) 规划 构思化成企划文案；执行并努力得到结果；随时呈报进度；协助上司克服困难。 庶务交办全权打点。 小叮咛：让上司做重要的事，我们做更重要的工作，就是化无为有，使梦想成为实际。如此相辅相成，未来你也有机会成为八面玲珑的好主管。 第15节 职场上的话题禁忌(更新时间：2005-12-28 17:16:00本章字数：1867) 有些禁忌话题要留意，如薪水、感情婚姻、宗教、政治不注意的话，小心会惹祸上身! 在办公室内，公事之余，难免大伙随意聊聊，培养感情原是无可厚非，但有些禁忌话题，可千万要留意，不要怪我杞人忧天，这些事不注意的话，小心会惹祸上身。 1.私人问题： 1) 薪水：薪水是主雇之间的协议，只要双方都认为没有问题，第三者应无权过问，同事之间询问时，只要告知：公司跟我的协定，我们都还可以接受。至于同事之间若有升迁或加薪，只要老板觉得合适，除了给予祝福，自己加油就是了! 2) 婚姻：除非私交很好，否则万一问对方：“结婚了没?”回答：“刚离婚。”或是：“有小孩吗?”回答：“有，一男一女，现在跟前妻。”不是挺糟的吗?离婚率高涨的社会现状，为避免被误以为是歧视或别有用心，这类过于私密的问题，还是多加保留吧! 2.宗教问题：想想十字军东征，再看看美国“911”事件，拜托，谈点其他话题吧! 3.政治立场：为了维持良好的人际关系，政治立场不要