办公文秘_文秘工作规范教材

文秘工作规范（试行）目 录第一章 文秘工作岗位职责4一、收文4二、内部文件运转4三、核稿5四、发文5五、机要交换6六、档案管理6第二章 文秘工作流程7一、局机关公文处理基本流程7二、收文处理流程8（一）信件处理流程8（二）文件处理流程8三、发文处理流程9四、签报运转流程10五、档案管理流程11（一）归档流程11（二）涉密档案查阅审批流程11（三）档案移交、销毁流程12六、发信工作流程12第三章 收文管理13一、信函的处理13（一）交换信函13（二）机要信函13（三）邮局信函13（四）直送信函13（五）限时件、特急件的处理14二、文件的处理14（一）审核14（二）登记14（三）扫描15（四）拟办15（五）分送15（六）限时件、特急件的处理16（七）电子文件处理17（八）分类处理17第四章 发文管理20一、核稿20（一）公文格式审核21（二）行文规则审核26（三）公文内容审核28二、差错项目登记31三、送局领导签发31四、接收文件室退回的文件31五、发文编号31六、确定纸质文件印制数量32七、主办司局校对33八、文秘处对发文进行复核33九、用印33十、纸质文件封发34十一、电子文件分发35第五章 印章管理36第六章 签报管理37一、适用范围37二、格式37三、运转要求38第七章 档案管理38一、归档38二、已归档文件整理39三、档案库房管理39四、档案借阅查询39五、档案移交39六、档案销毁40第八章 机要交换40一、局机关内部文件交换管理40二、局内各单位通过文秘处向外单位发送信件的管理43三、文秘处与外单位进行文件交换44四、直接取送信件46五、文件信件交接凭单的管理47六、机要车辆管理47附件1：国务院机构简称48附件2：税务机构简称52附件3：国家税务总局机构中英文对照表56附件4：税务简报（税收收入）分送有关部门的范围58附件5：会签意见模版60附件6：签报处理单样式61附件7：签报正文首页模版62附件8：办文说明模版63附件9：国家税务总局印章使用申请单64附件10：特快专递申请单65文秘工作规范（试行）第一章 文秘工作岗位职责办公厅文秘处负责草拟全国税务系统公文处理和档案管理制度，并组织、指导工作的落实；负责局机关拟发公文的审查、核稿工作；负责组织实施局机关行政类公文的运转工作；负责局机关公文、资料的收发、运转和机要通信工作；负责局机关的档案管理，指导局内各单位的归档工作；负责管理税务总局印章。文秘处工作分收文、内部文件运转、核稿、发文、机要交换、档案管理6个岗位，具体职责如下：一、收文（一）对中央国家机关机要文件交换站（以下简称交换站）、北京市邮政局（以下简称邮局）、北京市机要局（以下简称机要局）和有关单位直送我局的各类信件、文件进行审核、签收、登记和急件催办。（二）对收到的纸质文件进行扫描。（三）对涉及一个司局业务的文件，分送该司局办理。（四）对征求意见、会签和涉及两个以上司局业务的文件填写收文处理单，报办公厅领导拟办后，分送相关司局。（五）收到有关部委与税务总局的联合发文，主送或抄送全国税务机关的，扫描并封发各地，并进行跟踪管理。二、内部文件运转（一）对局内各单位的签报进行签收、登记后送办公厅局长办公室文件室（以下简称文件室），由文件室呈局领导。（二）对办公厅领导已审核的发文进行登记后，送文件室。（三）接收文件室退回的局领导已签批的税务总局发文，送发文岗位编号；外部委送来会签的文稿、需要外部委会签的文稿，退主办司局发送有关部委。（四）接收文件室退回的局领导已批阅的签报、国秘复印件、信息资料，分送相关司局。三、核稿（一）对国家税务总局令、国税发、国税函、国税办发、国税办函、联合发文的文稿，从行文规则、公文格式和公文内容等方面进行审核把关。报办公厅领导审核后，送内部文件运转岗。（二）对上述文稿差错情况进行登记，并按月草拟公文差错情况通报。（三）负责公文核校管理。四、发文（一）对领导签发的国家税务总局令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函文件进行编号后送文印中心排版。同时，对主送中共中央、国务院、中共中央办公厅、国务院办公厅的文件制作条码电子版送文印中心。（二）对办公厅文印中心已印制的纸质文件、已排版的电子文件进行分发。底稿退主办单位。对主送国务院、国务院办公厅的文件经文印中心排版后的电子文件发送国务院办公厅（目前此项工作由办公厅督查处负责）。（三）对办公厅综合处已排版的情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态的电子文件进行分发。对文印中心印制的纸质情况通报、税收经济调研、税务简报、税收动态、税收动态专报、专报进行分发。（四）保管税务总局印章。对已印制的文件盖印；对经局领导或办公厅领导审批的国家税务总局印章使用申请单所列明材料盖印。为税务总局与有关单位联合发文的印制，取送印模。五、机要交换（一）负责到交换站取送信件。负责通过机要局、邮局的信件发送，并按时进行费用审核。按照中办、国办、局领导、办公厅领导的要求取送文件。（二）负责非工作时间内的机要文件取送值班工作。（三）负责智能文件交换系统的管理。（四）负责机要车辆管理。六、档案管理（一）负责局内各单位文件整理归档的指导、监督；接收局内各单位已整理归档的档案。（二）负责电子公文的标引、归档；对纸质档案进行电子化；负责电子档案数据的管理。（三）对库房档案进行整理、排列。（四）负责档案库房的日常管理。（五）负责纸质档案、电子档案的查阅、借出、复印。（六）负责国家税务总局公报、中华人民共和国税收法规公告、国务院公报的编辑或文件提供工作。（七）负责对全国税务系统档案工作进行业务指导。第二章 文秘工作流程一、局机关公文处理基本流程收文登记(办公厅文秘处)收文拟办(办公厅领导)收文交办（司局领导）起草公文和办文说明(工作人员)核 稿(司局综合处)审核修改(处领导)核 稿(办公厅文秘处)局内会签(相关单位)审核修改(司局领导)发文编号(办公厅文秘处)签 发（局 领 导）审 核(办公厅领导)印制、电子归档（办公厅文印中心、文秘处）校 对（拟稿人员）排 版(办公厅文印中心)送办公厅归档(司局综合处)退司局管理(办公厅文秘处)用印、封发(办公厅文秘处)二、收文处理流程（一）信件处理流程签 收(收信人)信封审核(收信人)登 记(收信人)急信催办(收信人)投 箱(收信人)（二）文件处理流程登 记(收文人)扫 描(收文人)收文审核(收文人)厅领导拟办(厅领导)投箱(收文人)打印处理单(收文人)急件催办(收文人)三、发文处理流程审 核(厅领导 )核 稿(核稿人员) 接收登记(核稿人员)签 发(局领导)送文件室(运转人员)差错登记(核稿人员)接收文件室文件(运转人员)发文编号(发文人员)送排版(发文人员)纸质分发(发文人员)用 印(发文人员)发文复核(复核人员)跟踪管理(发文人员) 电子分发(发文人员)底稿退回(发文人员)四、签报运转流程审核修改(处领导)起 草(工作人员)登 记(司局综合处)局内会签(相关单位)登 记(办公厅文秘处)审核修改(司局领导)接收文件室文件(办公厅文秘处)送文件室(办公厅文秘处)审 批(局 领 导)送办公厅归档(司局综合处)退司局办理(办公厅文秘处)五、档案管理流程（一）归档流程收集整理(司局综合处)抄写目录(司局综合处)盖归档章(司局综合处)装盒移交(司局综合处)排列上架(档案人员)确定保管期限(档案人员)核对签收(档案人员)（二）涉密档案查阅审批流程审 核(处领导)审 核(司领导)提出申请(工作人员)收回档案(档案人员)提供档案(档案人员)审 批(厅领导)（三）档案移交、销毁流程审 核(厅领导)审 批(局领导)提交目录(档案人员)送档案馆/销毁(档案人员)六、发信工作流程填写封面(发文人员)登 记(机要人员)装信封(发文人员)送交换站、机要局、邮局(机要人员)第三章 收文管理一、信函的处理（一）交换信函收文人员收到交换人员从交换站取回收件人为税务总局、税务总局办公厅的信函，与机要交换清单进行核对，发现收件人不是税务总局及办公厅、信封破损的，退交换人员处理；核对无误的，拆封处理。（二）机要信函收文人员收到机要局送来的信函，核对收件人名称是否为我局、封装有无问题，核对无误后，在送到信件清单上加盖“收文章”签收。收件人为税务总局及办公厅的，拆封处理。收件人为其他的，按信封所标明的单位或个人，扫描条码后，投入税务总局相关单位文件交换箱；不便投箱的，进行纸质登记，电话通知收件单位领取，并签收。（三）邮局信函外收发人员送来的收件人为税务总局及办公厅的信件，由文秘处收文人员处理，其中挂号的，核对后签收。（四）直送信函收文人员核对无误后在送到信件清单上加盖税务总局“收文章”签收。收信人为税务总局及办公厅的，由收文人员拆封处理。收信人为其他的，按信封所标明的单位或个人，投入税务总局相关单位文件交换箱。挂号件，扫描条码后投箱，不便投箱的，进行纸质登记，电话通知收件单位领取，并签收；非挂号件直接投箱。（五）限时件、特急件的处理收件人为税务总局及办公厅以外的限时件、特急件的，收文人员通过电话（手机）依次通知相关单位文秘人员、综合处长、司领导，并做好记录；相关单位应及时派人取回文件；30分钟内联系不上，收文人员应将信件送办公厅领导提出处理意见。办公厅对未及时处理限时件、特急件的问题进行通报。二、文件的处理（一）审核收文人员对拆封后的文件进行审核：主抄送机关是否为税务总局或税务总局办公厅、文件有无缺页或破损、附件是否齐全、需要盖印的是否盖印、内容有无明显错误。对有问题的文件提出处理意见，报办公厅领导处理。（二）登记1.编号按收文时间所属年份统一编大流水号，具体为：税总收号。收文时间，是指文秘处收到文件的时间。年份由文件管理系统在后台进行管理，不在收文编号中显示。阅件和办件不分类编号；机密级以下文件统一使用文件管理系统进行编号；绝密文件使用纸质绝密收文登记簿进行编号。2.登记的范围 国务院、国务院办公厅、国务院办公厅秘书局、人大、政协、各部委、中央主管企业、下级税务机关来文和由税务总局负责审批的减免税申请材料。其中各部委的信息简报不登记。 3.登记的内容来文单位、标题、文号或其他编号、密级、紧急程度、承办单位、办件或阅件、收文时间，纸质文件应当贴条码，扫描或录入条码号。以上项目，要按照来文内容填写完整，不得简化。收文时间，由计算机系统自动生成。建立纸质绝密收文登记簿，栏目设置有：序号、来文单位、标题、文号、紧急程度、承办单位、办件或阅件、收文时间、签收人。（三）扫描扫描范围为需要我局办理的文件和国发、国办发文件，其他收文不扫描。其中，绝密件、机密件、装订成册的书刊、不适于扫描的资料不扫描。扫描要求：图像端正清晰，页次不乱、不缺。（四）拟办下级税务机关、中央主管企业的来文，属于一个司局主管业务的，由收文人员提出拟办意见后，分送相关司局办理；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，呈办公厅领导拟办。其他来文，由收文人员打印收文处理单，呈办公厅领导拟办。（五）分送将收文投入相关司局的条码箱；不便投箱的，进行纸质登记，电话通知相关单位领取，并签收。办件、阅件处理方法如下：1.办件经文秘处、办公厅领导拟办的文件，直接投入承办司局文件交换箱。承办有主办、会办之分的，纸质文件分送主办单位；有电子文件的，同时分送会办单位。经局领导批办的文件，文秘处登记、贴条码。根据领导批示，按下述办法进行分送：（1）只有一个承办司局的，直接投箱。有电子文件的，同时发送。（2）只有一位局领导批示，有多个承办司局的，按所批示承办单位顺序确定主办单位，纸质文件分送到主办单位，有电子文件的，由文秘处同时发送到相关单位。（3）有多位局领导批示，涉及多个承办单位的，按局领导人事排序，确定文件主办单位。纸质文件分送到主办单位，有电子文件的，由文秘处同时发送到相关单位。按此顺序，根据文件内容、局内各单位职责划分标准，明显为主办的单位，排列不在第一位的，打印收文处理单，报办公厅领导拟办。（4）一份文件或信息简报，内容涉及多个事项，分别由不同司局主办的，由文秘处复印分别分送相关司局办理，信息期刊不便全部复印的，只复印期刊封面、领导批示页和相关内容，并注明“原件已送司局”字样。2.阅件只有一个阅件单位的，直接分送。涉及多个阅件单位的，参照处理办件的顺序，确定阅件的顺序，分送到第一个阅件单位，纸质文件上加盖“阅办后转下一司局”印戳，由阅件单位传阅；有电子文件的，由文秘处同时发送到相关单位。原件由最后一个阅件单位保存管理，其他单位可复印留存。3.既为办件又为阅件的文件按上述处理办件和阅件的方法处理，并由文秘处复印分送到阅件单位。 （六）限时件、特急件的处理限时件、特急件，随到随办。经拟办、批办后，收文人员通过电话（手机）依次通知相关单位文秘人员、综合处长、司领导，并做好记录；相关单位应及时派人取回文件；30分钟内联系不上，收文人员应将文件送办公厅领导提出处理意见。办公厅对未按时处理限时件、特急件的问题进行通报。（七）电子文件处理收到电子文件，应及时处理。收到相应纸质文件后，应加贴条码，在收文处理单中补录或扫描条码号，投入相关司局条码箱。（八）分类处理1.中共中央和中共中央办公厅来文，不拆封，扫描信封上的条码，分送局长办公室。2.国务院和国务院办公厅来文国务院令：登记、扫描信封上的条码后分送局长办公室。国发、国办发文件：秘密件和非涉密件，登记，扫描，纸质文件分送局领导每人1份、每个司局（不包括“三会”）1份，电子文件同时发送；机密件只编号、登记，不扫描，其纸质文件的发送范围同上；绝密件，使用纸质绝密收文登记簿进行登记，不扫描，国办只发我局1份，分送局长办公室。会议活动通知、国阅、国函、国办函、昨日要情、国秘复印件、会议纪要、内情通报：拆封，登记，不扫描纸质文件，只扫描信封上的条码，信封和文件分送局长办公室。其中绝密件使用绝密收文登记簿进行登记。国办秘函：属于办件的，拆封、登记、扫描、打印收文处理单；属于阅件的，拆封、登记，不扫描纸质文件，只扫描信封上的条码，呈办公厅领导拟办。其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用绝密收文登记簿进行登记，不扫描。国办秘书局公文转办单：拆封，登记、扫描、打印收文处理单，呈办公厅领导拟办。其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用绝密收文登记簿进行登记，不扫描。3.人大、政协来文（1）征求意见、需要报送材料的：登记、扫描、打印收文处理单、贴条码，呈办公厅领导拟办。其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用绝密收文登记簿进行登记，不扫描。（2）需要我局知晓、贯彻落实的：属于一个司局主管业务的，登记后分送相关司局阅办；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定业务主管司局的，登记后呈办公厅领导阅处。其中绝密件使用绝密收文登记簿进行登记。（3）建议、议案和提案：扫描信封条码后，投入办公厅交换箱。（4）会议活动通知和邀请函：拆封，登记，不扫描纸质文件，只扫描信封上的条码（信封上没有条码的不加贴条码、不扫描），信封和通知件分送局长办公室。其中绝密件使用绝密收文登记簿进行登记。4.各部委（含高检、高法）来文（1）送我局进行会签的文件：登记、扫描、打印收文处理单、贴条码，呈办公厅领导拟办。其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用绝密收文登记簿进行登记，不扫描。（2）我局会签后，相关部委印制好的文件：上行文（报告和请示），登记、扫描信封条码号后分送局长办公室，由局长办公室存档，次年归档；平行文和下行文，登记后根据来文份数，按局长办公室、存档、原会签主办司局、政策法规司、办公厅办公室顺序进行分送。其中绝密件使用绝密收文登记簿进行登记。（需要发送税务系统的，应要求主办部委发送，文秘处发文人员提供收文单位的名称、地址、邮编。）（3）送我局征求意见、需要我局答复的文件：登记、扫描、打印收文处理单、贴条码，呈厅领导拟办。其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用绝密收文登记簿进行登记，不扫描。（4）各部委发文需要我局知晓、贯彻落实的文件：属于一个司局主管业务的，登记后分送相关司局办理；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，登记后呈办公厅领导阅批。（5）会议活动通知和邀请函：拆封，登记，不扫描纸质文件，只扫描信封上的条码（信封上没有条码的不加贴条码、不扫描），信封和通知件分送局长办公室。其中绝密件使用绝密收文登记簿进行登记。（6）信息简报：属于一个司局主管业务的，分送相关司局阅处；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，呈办公厅领导阅批。5.中央主管企业来文和由税务总局负责审批的减免税申请材料：登记、扫描、贴条码、打印收文处理单。属于一个司局主管业务的，分送相关司局办理；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，呈办公厅领导拟办。其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用绝密收文登记簿进行登记，不扫描。6.下级税务机关来文报告：综合性（包括涉及两个以上司局主管业务的）报告，登记、贴条码后报办公厅领导；专题报告，登记、贴条码后分送主管司局。请示：登记、扫描、贴条码、打印收文处理单。属于一个司局主管业务的，分送相关司局办理；属于两个以上司局主管业务的，或者难以界定主办司局的，呈办公厅领导拟办。其中，机密件只编号、登记，不扫描；绝密件使用绝密收文登记簿进行登记，不扫描。邀请函：邀请局领导的，登记后分送局长办公室；邀请司级领导的，登记后分送相关单位。7.人民来信：信封上“寄件人”不属于上述六类来文单位的信函，拟视为人民来信，不拆封、不登记，分送办公厅信访办公室。办公厅信访办公室发现不是人民来信的，退文秘处按收文处理。信封上“寄件人”属于上述七类来文单位的信函，拆封后，发现是人民来信的，信封和来信分送办公厅信访办公室。其中挂号信扫描信封条码，分送办公厅信访办公室条码箱。第四章 发文管理一、核稿各单位送办公厅核稿的文件，应当齐全完整，手续完备。纸质文件加贴条码，并在本单位进行发文登记时录入条码号后，送501室，投入核稿箱；电子文件发送到公文处理系统“核稿”部门。对于特急文件，在投箱时，应当通知核稿人员及时取出；必要时，应当由办文单位派人按照文件处理程序进行跟踪办理。目前对办文背景、过程、依据、理由等情况进行说明的签报，改为“办文说明”（模版见附件8）。（一）公文格式审核1.公文密级。公文的密级分为绝密、机密和秘密三个等级。尽可能根据公文的内容规定为“长期”或确定保密的最佳期限，如“秘密6个月”、“机密5年”、“绝密长期”。不确定具体保密期限的，保密期限一般为绝密30年，机密20年，秘密10年。公文起草时，如引用标有密级公文的标题、文号或内容，必须按原公文的密级标注密级；回复标有密级的来文时，必须按来文的密级标注密级。2.公文紧急程度。公文的紧急程度分特急、急件两种。特急件、急件，要随到随办；其他文件要在1个工作日内完成核稿工作。公文的紧急程度应该根据文件的内容标注，不能随意标注。3.发文字号。局机关公文的发文字号有令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函6种。取消“国税明电”字号。发文字号根据公文内容确定，具体适用范围如下：（）令发布税收规章。（）国税发对税收政策和征管办法的调整与补充，以及执行中重要问题的明确和解释；向下级机关部署全局性的税收工作；制订工作制度；提出指导性意见；下达年度税收计划和税务经费安排；对综合性税收收入及重要工作的完成情况和重大事件的情况通报；对下级机关或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处；机构的设置、变动；转发上级机关的重要文件；与平级机关或有关组织的联合发文；其他有关重要事项的通知。（）国税函向下级机关部署局部的、阶段性的工作；对税收政策和征管办法执行中一般问题的明确和解释；对年度税收计划作局部调整；对税务经费作局部和临时性的安排；对具体税种收入和一般性税收工作有关情况的通报；一般性的表扬或批评；与平级机关商洽事宜、答复问题或报送需要平级机关核批的事项；转发平级机关与税收工作有关的文件；对下级机关的请示事项予以批复；对人大议案、建议和政协提案的答复。（）国税任字按照干部管理权限，任免干部行政职务。（）国税办发代表税务总局向下级税务机关布置日常事务性的工作；发布局机关内部适用的各类制度规定；通报局机关内部的有关情况。（）国税办函代表税务总局向平级单位的有关部门或其他单位行文，通报有关情况，商洽事宜；代表税务总局向上级机关的有关部门内设机构报送有关情况，提出意见和建议；代表税务总局向下级机关征求意见；代表税务总局下发各类会议、培训通知；代表税务总局向有关单位发出邀请；代表税务总局向有关单位提供证明。4.公文标题。公文标题应当简明扼要。一般由发文机关、事由和文种三个部分组成。标题有三种格式：（1）完整式标题，由发文机关、事由和文种构成。（2）省略式标题，由事由和文种组成，一般在上行文和联合行文中使用，或由发文机关和文种组成，一般在联合行文中使用。（3）复式标题，事由部分由批转、转发、发布的文件原标题构成，是标题上套标题的形式，常用于转发、批转文，发布和印发规范性文件。（4）特殊标题，对内容十分重要，时限紧迫，或有所补充的公文，在标题中加“重要”、“紧急”、“补充”等字样，表明公文的性质，引起受文者注意。5.主送机关和抄送机关的标注要求如下：（1）主、抄送机关应当使用全称或规范化的简称。在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用全称，不得将国家税务局、地方税务局简称为国税局、地税局或国税、地税局，或者国、地税局。（2）若主送或抄送部分地区税务机关时，国税局排列在前，地税局排列在后；国税局（地税局）之间，按行政区划顺序对主、抄送机关进行排列。统一表述为省（区、市）国家税务局或地方税务局。（3）主送全国地方税务局的发文，涉及西藏自治区、宁夏回族自治区国家税务局业务的，主送单位应有“西藏、宁夏自治区国家税务局”。（4）主送或抄送机关数量多，不发的机关少时，可以在“各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局”后注明“（不发、）”，如（不发西藏、大连）。（5）主送机关中同时有各地税务机关和局内相关单位的，局内相关单位排列在后。（6）抄送机关涉及不同级别单位时，按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派的次序排列。 （7）主、抄送机关中并列关系的单位序列之间用逗号，一个单位组合序列当中各组成单位之间用顿号，最后一个主送机关后用冒号，最后一个抄送机关后用句号。（8）国务院领导要求给本人行文的，主送应当为领导同志个人。6.公文主题词。主送国务院、国务院办公厅的文件，按照国务院公文主题表的要求标注主题词。其他文件，不标注主题词。7.公文附件。公文有附件的，要在附件栏标注序号和标题并注意：（1）印发规章、办法等公文或转发公文时，正文标题已经标明所印发或转发公文标题时，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。规章、办法等有附件的，作为公文正文附件。（2）附件只发给部分主、抄送单位时，填写时应注明“（不发单位）”或者“（只发单位）”字样。（3）附件分缮的，附件标题相同时，文件中印制附件标题；附件标题不同的，印制“附件分缮”。（4）为避免混乱，附件中的附件不填在“附件栏”中，应写在所附附件的后面；为了区分两个层次的附件，在附件后面的附件只注明“附”。（5）标注附件名称不加书名号。8.公文附注。公文附注是指在正文中不宜说明的其他事项，如“此件可公开发布”、“此件不得翻印”、 “此件不得公开发布”、 “对下只发电子文件”等等。附注的位置，居左空两字，标注在成文日期下两行，版记之上。附注内容应当用圆括号标注。9.会议、培训通知格式。税务总局会议和培训（包括视频会议和培训）的通知正文一般包括开头和通知具体事项两个部分。开头。简要说明会议、培训的依据和目的，然后用“现就通知如下”的承启语过渡到通知事项部分。文字要精炼，篇幅不宜太长。通知的具体事项。基本内容包括：（1）会议、培训内容。直接表述会议或者培训的主题、内容等。（2）参加会议人员或培训对象。规定参加会议、培训人员的范围和人数。（3）会议、培训时间和地点。写明会议、培训的起止时间和报到时间；会议、培训的具体地点。（4）有关要求。针对不同会议、培训的特点提出具体要求。但是，有关会议、培训管理制度已有规定的，不再叙述，如会议（培训）纪律、考勤、不得超员等基本要求。通知的结尾，应当根据需要写明接站方式，联系人和电话。（二）行文规则审核行文规则是文件从拟制到发布必须遵循的规则和制度。行文必须做到以下几点：1.行文必须确有必要，注重效用。（1）对可发可不发的公文，即无实质内容、无具体措施、无针对性、无指导性、缺乏可操作性的公文，一律不得发文。（2）凡会议上已经部署的工作，不再行文部署。（3）贯彻上级文件精神，没有实质性贯彻意见，可不再发文件，应采取翻印的形式下发。（4）适宜公开见报或在内部刊物上登载的典型经验和各级各类工作会、座谈会、专业会、专业会议纪要等，不发正式文件。2.在规定的职权范围内行文。要根据隶属关系和工作需要，在职权范围内行文。超越职权范围的，应当会签有关单位或与其他单位联合行文。（1）局机关各司局起草的公文，涉及税收政策、征管制度的规范性公文，应当会签法规司；涉及调整税收征管业务流程的公文，应当会签征管司；涉及计算机软件调整或修改的公文，应当会签信息中心；涉及调整机构、人员、编制的公文，应当会签人事司；涉及财务支出事项的公文，应当会签财务司；涉及税收计划统计的，应当会签计统司。（2）联合行文的单位必须是“同级”。同级机关之间对有关问题未经协商一致的，不得各自向下行文。联合行文的，主办单位排列在前，编主办单位的文号。（3）涉及外部委职权范围的，必须送外部委会签。（4）局内会签的，会签单位应当认真、及时提出会签意见（模版见附件）。同意主办单位意见的，应由司领导在会签栏签字；有不同意见的，应当写明具体意见、理由和修改要求，但不对原文稿进行修改。主办单位同意会签单位意见的，应当对文稿进行修改，修改后再次送会签单位签字确认；不同意会签单位意见的，应与会签单位进行协商，经协商仍不能达成一致意见的，应在办文说明中写明相关单位的意见和理由，并提出倾向性意见，报税务总局领导审定。3. 税务总局可以与各部委和省政府联合行文；可以与相应的党组织和军队机关联合行文；可以与部级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。不可以与非部级单位（包括税务总局所属事业单位和社团组织）联合行文。税务总局办公厅与相关部委办公厅的联合发文，由税务总局主办部门拟写办文说明，经主管局领导审批后，由主办部门负责人签发。4.坚持“党政分开”的原则。税务机关不得向党的组织发布命令、决定、通知，除特殊情况外，不就具体行政事务向党的组织直接报告工作，请求指示。5.抄送公文的规则。向上级机关行文不得抄送下级机关；向下级机关的重要行文，应当同时抄送上级机关；向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关；向同级机关行文可以抄送其他同级机关；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，如无补充内容，可不抄送被转发机关。6.国家税务总局令按税务部门规章制定实施办法的要求制发。7.“请示”应当一文一事，不多头请示，一般只写一个主送机关。8.“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。9.不对个人行文。除上级机关负责人直接交办的事项和答复人大代表、政协委员建议、议案、提案外，不得以机关名义向上级机关负责人和个人行文。（三）公文内容审核1.政策法规审核。行文必须符合党和国家的方针、政策，与相关法律、法规、规章和规定一致，政策规定要明确和切实可行。2.公文文种的使用，要注意以下几个方面：（1）在规定的范围内选用文种。税务机关有12个文种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要，文种使用不得超出这一范围。（2）根据行文方向选用文种。向上级机关的请示、汇报工作或对重要问题提出建议时用“请示”、“报告”或“意见”；同平级机关商洽工作，请求批准有关事项用“函”；向下级机关行文可用“令”、“通知”、“批复”、“通报”、“决定”、“意见”。（3）根据隶属关系选用文种。对有隶属关系的下级税务机关来文请示有关事项，使用“批复”直接答复；对没有隶属关系的平级单位或其他单位来文请求批准有关事项，不能使用“批复”，应当采用“通知”或“函”，可以根据工作需要主送相关税务机关，抄送来文单位。（4）外单位征求我局意见的来文，回复时用“意见”答复。（5）向有关单位请求批准事项、答复有关单位询问事项、向外单位咨询有关事项、与有关单位商洽工作、向有关单位报送工作进展情况使用“函”。3.结构层次序数。公文中的结构层次序数，第1层为“一、”，第2层为“（一）”，第3层为“1.”，第4层为“（1）”。4.公文、外文引用要注意：（1）引用公文应先引标题，后引发文字号，发文字号在公文的标题后用圆括号注明。文中多次引用同一份文件，有文号的，下次可直接引用文号；无文号的，第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。（2）引用外文时，应当注明中文含义。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。5.公文中年、月、日写法如下：（1）文件标题和内容中的年、月、日、时都要使用阿拉伯数字，不能用汉字书写。成文日期要使用汉字书写。（2）公文中日期的表述应当完整，不能将“2006年”写成“06年”。（3）公文中日期一般应写明具体的年、月、日，在连续性的表述中，年度、月份相同时，可以省略年度或者年度和月份。（4）要慎重使用“前年”、“去年”、“明年”、“上月”、“昨天”、“上一年”、“前5年”等词语。在使用时，要考虑时间前后关系，要特别注意起草文件时间与成文时间之间的关系。（5）表述“年代”，应将所属世纪写出。 “上世纪九十年代”应为“20世纪90年代”。6.数字用法。公文中的数字（包括正负数、分数、小数、百分比、约数等），除部分结构层次序数和词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。数值范围表述要规范，如“小煤矿资源回采率只有10-15%”，正确表述为“小煤矿资源回采率只有10%-15%”。7.公文中的称谓书写要求如下：（1）文件中机构名称一般使用全称，如果使用简称，必须是规范化的简称。国务院内设机构、税务机构的简称和有关机构称谓的使用要求参见附件1和附件2，不得自己随意概括。（2）公文中使用非规范化的简称，应当先用全称，再用括号注明简称。简称中必须保留关键词或语素，如著作权集体管理条例（草案）后面可注明“（以下简称管理条例）”或“（以下简称草案）”；若不是简略而来，而是另取的名称，可以表述为“以下称送审稿”。加括号说明简称的位置应紧接在简称对象之后。8.标点符号的使用要符合汉语语言规范，在公文中要注意以下几点：（1）文中的层次标题后不加标点符号。（2）表示概数不应用顿号隔开。如“20世纪七、八十年代”中的顿号应去掉。（3）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。9.“以上”、“以下”的使用。公文中所称“以上”、“以下”含本数或本级，不加括号说明；不含本数或本级，要加括号说明。10.计量单位。公文中应使用国家法定计量单位。二、差错项目登记文稿经办公厅领导审核确认后，核稿人员根据公文差错考核项目，登记主办单位、标题、差错项代码。按月对各单位公文差错情况进行统计，起草通报文稿。差错项目登记后送内部文件运转人员。三、送局领导签发运转人员将文稿送文件室，由文件室呈局领导签发。四、接收文件室退回的文件收到文件室退回的文件，局领导已经签发的税务总局单独发文，送发文人员进行编号；需要外部委会签或者会签外部委的文件，需要主办司修改的文件，需要局内有关单位会签的文件，决定不发的文件，退主办司局办理或保存。五、发文编号编号范围为：国家税务总局令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函。其他文件（包括便函）字号由各单位自行编排。基本要求：按照文稿上标注的文件字、签发日期所属年份、收到时间顺序编文件代字、年份、顺号。国家税务总局令不分年份、不分领导任期，接上年序号编排。在税务总局不更名、隶属关系不变、职能不作大调整的情况下，统一编大流水号，为“国家税务总局令”“第号”。特殊情况处理：编号后文件撤销的，当年发生的，空出的号，在为新文件编号时补上；跨年度的，空号不再填补。文件印发后发现错误，需要重印的，仍使用原文号。在重印的文件上标明“前文作废”，或者附贴标有“前文作废”的纸条。编号当中遗漏号，并且在当年发现的，用新的文件替补；次年发现的，不再填补。错用文件代字、错编文件序号的，重新编号。原文号用当年新的文件替补。涉密文件的编号：机密级以下文件使用文件管理系统进行编号。绝密级文件应从文件管理系统中获取字号，在文件管理系统只登记密级，不登记其他内容。应建立纸质绝密文件编号登记簿，栏目设置有：序号（条码号或税总发编号）、文件标题、文号、编号人、签收人、是否退司、是否分送、是否封发。（纸质文件上打印编号）。六、确定纸质文件印制数量纸质文件印制份数为：文件主送单位数量抄送单位（包括局内抄送）数量分送局领导数量退主办司局存档数量分送局内各单位数量文秘处留存数量。文件主送单位、抄送单位（包括局内抄送）数量，根据文稿的标注范围进行计算。主送国务院的外事请示件，需要8份。分送局领导的文件数量，按以下标准计算：国家税务总局令，主送或抄送全国税务机关的国税发、国税函，分送文件室1份、局领导（包括离退休老领导）每人1份，共18份。上行文，分送文件室1份、现任局领导每人1份，共9份。其他文件，分送文件室份。退司局存档数量: 国家税务总局令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函文件5份。分送局内各单位数量：国家税务总局令，主送或抄送全国税务机关的国税发、国税函，局内各单位（包括扬州税院和税务总局党校）各1份（其中办公厅10份），共40份。文秘处留存数量：国家税务总局令、国税发、国税函、国税任字、国税办发、国税办函文件1份（其中主送、抄送全国税务机关的3份）。七、主办司局校对 严格按照领导签发的文稿进行校对。发现错字、别字、漏字、标点符号错误等文字问题的，应商办公厅文秘处进行修改。发现文件内容需要修改的（包括文中数字统计计算错误需要进行调整的），应经本单位领导和办公厅领导同意后进行修改，是否报局领导审批由本单位领导和办公厅领导确定。在修改文件校对稿的同时，应对原文稿作相应修改。八、文秘处对发文进行复核严格按照领导签发的文稿进行复核。发现错字、别字、漏字、标点符号错误等文字问题的，应商拟稿人或拟稿人所在处领导进行修改。发现文件内容需要修改的（包括文中数字统计计算错误需要进行调整的），应经办公厅领导和主办单位领导同意后进行修改，是否报局领导审批由办公厅领导和主办单位领导确定。在修改文件清样的同时，应对原文稿作相应修改。发现文件主办单位校对错误的，应进行记录，作为公文考核依据。九、用印国税发、国税函、国税任字文件由文秘处盖税务总局印章，国税办发、国税办函文件由办公厅办公室盖办公厅印章。一件一印。有关表单需要盖印的，按填表要求用印。用印，应当端正、清晰，骑年盖月。十、纸质文件封发（一）国家税务总局令、国税发、国税函，由文秘处负责封发，其中涉及人员处分、解除处分的文件，由主办单位封发；国税任字、国税办发、国税办函文件由主办单位封发。（二）非涉密文件，通过邮局进行挂号邮寄。封发人员按受文单位抄写地址、单位、邮编、文号，字迹清晰。将文件装入信封，粘实。（三）涉密文件应按机要局的要求进行装封和填写信封封面。 （四）向中央机要文件交换站登记注册的单位发文，应通过交换站进行。装封、填写信封封面、粘贴条码等，应按交换站的规定进行。主送国务院的外事请示件，交换到外交部。涉及税收收入的税务简报送：“中共中央有关部门，国务院有关部门”具体范围见附件。（五）为节约文件邮寄、交换、机要成本，发往同一个单位的文件，可以多份文件装入一个信封。具体要求如下：1.一件最多不得超过5份。2.不得将一份文件夹入另一份文件。3.不得压时。等待时间不得超过2天。特急件、限时件必须随到随办。4.通过邮局邮寄的信件中不得装有涉密文件。5.信封封面应当标明所有文件的文号。6.邮寄、交换、机要登记单上应同时标明该件所有文号。（六）信封由发文人员商办公厅财务处按交换站、邮局、机要局规定的标准进行定制。（七）局内分发1.分送局领导国家税务总局令、国税发、国税函的纸质文件，由文秘处投入局长办公室文件交换箱；国税任字、国税办发、国税办函的纸质文件，由主办单位投入局长办公室文件交换箱。2.主办单位存档国家税务总局令、国税发、国税函的纸质文件由文秘处退司局存档。国税任字、国税办发、国税办函的纸质文件由主办单位存档。3.分送局内各单位国家税务总局令和主送、抄送全国税务机关的国税发、国税函纸质文件由文秘处投入局内各单位文件交换箱。分送扬州税院和税务总局党校的，应通过邮局或机要局邮寄。4.文秘处留存国家税务总局令、国税发、国税函的纸质文件由文秘处留存1份（其中主送、抄送全国的3份）。国税任字、国税办发、国税办函的纸质文件，由主办单位退文秘处留存1份。十一、电子文件分发经文印中心排版的秘密、非涉密文件的电子文件（包括正式发文和信息简报），收文单位与税务内网相连接的，都要发送。但是，绝密、机密文件，人员处分和解除处分、人事任免的文件，不得发送电子文件。上述文件和信息简报，主送或抄送全国国税局或地税局的，电子文件分发局内各单位（包括“三社”、“三会”和扬州税院、税务总局党校）。对已封发的电子文件进行跟踪，没有发到的，要查明原因，及时补发；对各单位电子文件接收工作进行管理，定期进行通报。对下只发电子文件的，应标“对下只发电子文件”字样。经办公厅综合调研处排版的信息简报（不包括机密、绝密），要及时按范围进行分发。第五章 印章管理一、税务总局印章由文秘处负责管理。印章必须保存在保险柜里，密码和钥匙由负责发文的人员管理。二、用印范围和份数（一）经局领导签发的文件，按文件印制份数用印，一件一印。（二）经局领导、办公厅领导审批的签报，确定需要盖税务总局印章的材料，按签报所注明的材料名称、份数用印。签报未注明份数和用印次数的，视为领导批准用印一次。（三）经局领导、办公厅领导审批的用印单（见附件9）所标注的材料，按标注的材料名称、份数用印。三、印章的使用，由文秘处发文人员负责。大批量证书、奖状，需要用印的，主办单位应商文印中心进行套印。没有套印，需要逐份盖印的，可委托主办单位工作人员盖印，但是，文秘处工作人员必须进行监督，并清点份数，核对内容。不得将印章拿到文秘处办公室以外的地方使用。四、用印时，要确保印章图像清晰端正，骑年盖月。五、其他单位与我局的联合发文，需要使用我局印模的，文秘处工作人员应主动配合，送去印模，核对我局领导会签的文稿、印制份数，进行监印。印毕，对底片进行监销。第六章 签报管理一、适用范围签报用于税务总局内部工作人员就有关事项向上级领导的请示或报告。现行随发文所草拟的说明办文背景、依据、经过、理由等情况的签报改为“办文说明”。二、格式签报一般由签报处理单和签报正文两部分组成（见附件6、附件7）。（一）签报处理单主要由紧急程度、标题、主送、会签等部分组成。1.紧急程度。签报的紧急程度分“特急”、