公文写作_文件写作大全11

S5順源五金塑膠電子廠文 件 總 覽 表文件類別: 口 一階文件 口 二階文件 口三階文件 口 四階文件 口 外部文件序號日期文 件 名 稱編 號版次機種回收備 注注:1.如該份文件已回收,則在回收欄用”注明回收. 2.機種一欄,如有機種則注明,若無就不用填寫.GL-P-004S5順源五金塑膠電子廠 NO:-文 件 補 發 申 請 單申請理由: 口 文件破損(須交回破損文件) 口 文件遺失 口 未列入分發對象 口 供參考用 口 內部參考 口 供外部參考(須經管理代表核準)項次文件名稱文件編號版次數量申請部門簽收文管中心備 注123456789管理代表(外界參考核準)單位主管申請部門申請人 GL-P-004 04S5順源五金塑膠電子廠文件修訂變更申請單口 修訂 口 變更項次日 期文 件 名 稱文件編號版次備 注申請原因原文件內容摘要建議內容文 件相 關部 門會 簽總經理室管理部工程部品保部衝壓課組裝資材部統購部涂裝課點焊課組裝課業務部財務部GL-P-004 01申請單位: 申請人: 希望生效日期: 審核: 核準:制定日期1998-11-15主題程 序 書版 次C等 級 普 通修定日期2000.01.18文件與資料管制編 號GL-P-004頁 數1 OF 5一階文件二階文件三階文件四階文件1. 、目的：使文件保持適用性、系統性、協調性和完整性，以確保各相關職能部門均能及時收到文件的有效版本，保證失效作廢的文件資料及時從使用場所使用場所收回而不被誤用；2、 範圍：適用於所用受控文件；3、 參考文件：3.1. 工程變更作業程序 (GC-P-004)3.2. 模具制作作業程序 (GC-P-002)3.3. 品質記錄管理程序 (PB-P-004)4、 定義.管制性文件-受更改控制的文件稱為管制性文件,管制性文件在發布前必須有相關的責任人批準其有效性,適用性和準確性，它需蓋紅色“文件發行章”廢止時需回收；非管制性文件-僅提供作為參考使用，不受更改控制的文件，發行時可簽收或不簽收；4.1. 文件架構:本公司之文件架構分為如下四階：4.1.1. 一階文件：ISO 9002品質手冊，闡明一個組織的質量方針，並作為鋼領性文件描述其質量 體系各要素的文件； 4.1.2.二階文件：:依ISO 9000所建立之品質系統內所訂定的各項程序書；4.1.2. 三階文件：凡在制造過程中需使用之資料均屬之，,如作業標準、使用手冊、技術文件、檢 驗標準等；4.1.3. 四階文件：為完成各項活動或達到的結果，傳遞資訊，提供客觀證據的文件，如檢驗記錄、 矯正記錄等；4.1.4. 外部文件：凡各部門因工作需要將外部制訂的文件或資料列為品質系統運作的依據或標準 時，為正確地使用文件及滿足要求，如各項國際、國家標準等；4.1.6.資料：由執行工作時所需要的資訊，此資料是提供他人工作或分析的依據，如會議記錄、發 文等；5.權責： 5.1.各部門:文件制定、修定申請，外部文件登錄申請；5.1.1. 文件制訂、修訂及決定分發單位；制定日期1998-11-15主題程 序 書版 次C等 級 普 通修定日期2000.01.18文件與資料管制編 號GL-P-004頁 數2 OF 5審 批制、修定文件文管中心審 批分發/回收檔案管理廢止申請 5.1.2.文件分類，制訂審批權限規定、文件處理控制方法； 5.1.2.1.各相關部門制訂文件，各部門主管審核以及三、四階文件的核準； 5.1.2.2.一、二階文件由部門主管審核，總經理核準；6.作業內容：6.1.文件管制流程圖： NG NG OK OK6.2.文件書寫格式：6.2.1.二階文件的書寫型式需依如下項撰寫：6.2.1.1.目的：說明所擬定文件功能；6.2.1.2.範圍：說明所擬定文件之適用範圍；6.2.1.3.參考文件：列出擬定文件所述及的其他文件或資料；6.2.1.4.定義：所擬文件中專用名稱解釋，若文件中無專用名詞，則在本項后注明”無”；6.2.1.5.權責：指明文件中所述及相關部門之執行權限；6.2.1.6.內容：詳述所擬定文件之具體作業程序；6.2.1.7.附件：列出所擬定文件所用表單；6.2.2.書寫格式應考慮下列欄位：6.2.2.1.文件或資料的制訂，審查和核準者；6.2.2.1.文件制訂，修訂日期；制定日期1998-11-15主題程 序 書版 次C等 級 普 通修定日期2000.01.18文件與資料管制編 號GL-P-004頁 數3 OF 5品保部製造部組裝資材部衝壓課涂裝課點焊課組裝課PBZZMDPDPTPIPC董事長室總經理室統購部業務部財務部管理部工程部BCGSYWFMGLGC 表單編號部門代碼 文件類別流 水 號6.2.2.3.文件編號、版本；6.3.文件編號管制：6.3.1.文件編號應依“文件編號規”則予以管制； 6.3.1.1.文件編號規則： 6.3.1.2.產品圖紙或技術文件/資料等編號，可依產品型號,按“唯一地、一一對應”原則建立；6.3.1.3.其中部門代碼說明如下：6.3.1.4.文件類別代碼： M：一階文件 P：二階文件 W：三階文件 四階表單(附在程序文件后面) 6.3.1.5.文件序號：本文件流水號； 6.3.1.6.附件序號：本文件所附表單/附件流水號；6.4.版本規定：6.4.版次規定：6.4.1.依文件修改發行的順序以英文字大寫 A至Z或以阿拉伯數字1、2、3表示編碼，管 制性文件在修改5次以上改變其版本號，在未改變其版本號前一律以版次表示之，如A- 01、A-02B-01、B-02等表示，並標明其修改日期；6.5.版本狀況管制：6.5.1.為辦識文件最新版本狀況，防止過時或失效文件被使用，文件管理者須依文件類別建立(附件二)6.6.文件制定：6.6.1.根據需要，各部門擬定原案並送交相關單位主管會簽，無異議后由擬案人員按文件編碼原則編碼並呈相關責任人審批完成后送交文管中心,在審批過程中，若有任何異議均由原擬案者修改之；制定日期1998-11-15主題程 序 書版 次C等 級 普 通修定日期2000.01.18文件與資料管制編 號GL-P-004頁 數4 OF 5 6.7.文件分發：6.7.1.文件核準后，由擬案部門將原案送交文管中心；6.7.2.文管中心收到各部門送來的文件，按以下要求進行分發；6.7.2.1.管制性文件的分發： 每一份文件均須在文件首頁或封面上加蓋紅色“文件發行章”，分發時使用單位需在表上簽收；6.7.2.2.非管制性文件的分發： 非管制性文件在申請核準后，送交文管中心，由文管中心影印需求數量，副本加蓋“僅供參考用”印章，分發到相關單位，可簽收也可不簽收，資料如會議記錄，發文等不需蓋發行章，影印需求數量后，由各部門自行分發；6.7.2.3.文件補發： 當文件破損，損失或提供給客戶等需補發時，由申請人填寫(附件四)交文管中心辦理文件補發；6.7.2.4.圖紙由工程部自行分發/回收及管制；6.8.文件修訂： 6.8.1.文件資料更改一般應由文件和資料原審批部門進行，如有特殊規定，要由被指定部門完成 時，必須獲得原文件所依據的背影材料； 6.8.2.文件之修訂由文件制定部門修訂並填寫(附件一)交單位主管會 簽，無異議后送相關責任人審批，完成后送交文管中心，若文件使用部門對文件有異議時， 可知會文件制訂部門修改； 6.8.3.修訂記錄： 當文件版本重新發行時，將文件變更內容綱要的記錄寫在上， 以提示文件使用者了解新舊文件的差異點；6.9.文件回收、廢止： 6.9.1.管制性文件回收、廢止；文件修訂后，由文管中心依原文件之分發記錄分發、回收文件，接收部門在(附件三)上簽名，回收副本文件蓋紅色“作廢章”做廢紙處理，如是機秘性文件，則用碎紙機碎掉，原稿加蓋“過時保留”章另行保存；6.9.1.1.所有提供給客戶的受控文件，作廢副本文管中心不跟蹤回收； 6.9.2.非管制性文件回收、廢止； 非管制性文件修訂后，廢止文件不需回收，各部門自行作廢； 6.10.資料管制： 6.10.1.資料分發時，由制訂部門自行分發；制定日期1998-11-15主題程 序 書版 次C等 級 普 通修定日期2000.01.18文件與資料管制編 號GL-P-004頁 數5 OF 5 6.10.2.分發單位可請受文單位簽收； 6.11.外部文件管制： 凡各部門因工作需要將外部制訂的文件或資料列為品質系統運作的依據或標準時，為正確地使 用及滿足要求，應納入文件管制，包括客戶圖面規格、規範及工業/國際標準； 6.11.1.各相關部門接收到外部文件，若可直接使用,需經承認核準后，分發到各相關單位,若需轉化為內部文件，則依管制性文件執行； 6.12.文件的保存： 6.12.1.一、二階文件原稿保存五年，由文管中心填寫(附件五),交相關部門主管審核，經總經理核準后，由文管中心統一銷毀； 6.12.2.三階文件原稿保存三年，文件銷毀申請經文件制定部門主管核準后，由文管中心統一銷毀； 6.12.3.四階文件保存期限，由各部門自行規定； 6.12.4.外部文件廢止原稿保存二年，文件銷毀申請由相關文件接收部門主管核準，如屬於國際標準類文件，廢止原稿銷毀由總經理核準后，文管中心統一銷毀； 6.12.5.管制性文件由文管中心保存其原稿，其中外部文件若轉化為內部文件，則原稿由接收單位保存，轉化的內部文件由文管中心保存，若不需轉化為內部文件，原稿由承認單位保存，發出之副本文件由各相關單位保存； 6.13.文件之檔案管理： 6.13.1.建檔：6.13.1.1.各部門依據工作的性質或文件類別分別用檔案夾將所掌管之質量體系文件，資料,記錄 分別建檔；6.13.1.2.每一檔案的內容，可依據預定項目資料依次分類並於文件夾外作好標識；6.13.1.3.文件管理者應隨時核查文件是否完好，有無遺失，如有任何文件損壞或遺失都應立即呈報主管，填寫向文管中心提出申請； 6.13.2.任何文管中心發出之管制性文件，各使用部門不得私自影印，若因需要另復印時，可向文 管中心及相關單位提出申請； 6.14. 文件之借閱： 6.14.1.本公司所有在文管中心保存之受控文件原稿，如屬於借閱，文管中心一律不外借出，借閱 直接在文管中心辦公室閱讀；7.附件： 7.1.附件一：文件修訂變更申請單 GL-P-004 01 7.2.附件二：文件總覽表 GL-P-004 02 7.3.附件三：文件分發回收表 GL-P-004 03 7.4.附件四：文件補發申請單 GL-P-004 04 7.5.附件五：文件銷毀申請單 GL-P-004 05S5順源五金塑膠電子廠文件銷毀申請單項次申請部門日期文 件 名 稱文件編號版次備 注申請理由:核 準:審 核:申 請 人:GL-P-004 055S順 源 五 金 塑 膠 電 子 廠文件與資料