会议管理_会议与会务工作教案

教 案 2012 2013年 第 2 学期 （第 1 本，本课程共 1 本）开 课 单 位 中文系 课 程 类 型 必修课 课 程 名 称 会议与会务工作 授 课 对 象 2010文秘 授 课 教 师 袁文平 职 称 职 务 讲师 教 材 名 称 会议管理 2011年 3 月课 次第一章共 8学时课 型 会议组织与 服 务课 题认识会议教具教 学目 的初步掌握有关会议的基础知识及作用 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 一）理解会议的含义和基本要素；二）掌握会议的常见分类，并领悟其与会议组织、服务的关系；三）了解会议的作用。课 外作 业课 后简 要分 析学生基本掌握教学进程导入：现代社会是开放的，任何一个社会组织也必然是开放的，都要通过各种途径与外界发生联系，进行各种信息交流和物质交换。在众多联系途径中，组织或参加会议就是一种比较重要的途径。那么，什么是会议呢？ 任务一：认 识 会 议一、任务描述和分析：组织学生讨论二、会议的含义与构成要素1.会议是人们有组织地聚集在一起讨论和研究问题的一种社会活动方式。大至国家管理，小到单位通报情况，甚至家庭内部商议事务，多可达万人，少则三五人，都可以开会，都需要会议的组织与服务。2.无论何种会议，一般都有3个方面的构成要素。（1）形式要素（2）内容要素（3）程序要素三、会议的分类在人们的学习、工作及日常生活中，都不可避免地要同会议打交道，甚至被名目繁多的会议所困扰。会议分类是一个很复杂的问题，分类的标准不同，分出来的结果也不同，相应的会务工作要点也有区别。秘书人员要弄清会议的常见分类，以便更好地做好会议的组织与服务工作。四、会议的作用会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式越来越受到人们的重视。今天，会议已成为各级领导机关、企事业单位重要的工作方法之一。会议的作用是多方面的，不同类型的会议显现出来的作用是不同的。但总的说来，大多数会议都有以下4个方面的作用：1）集思广益、发扬民主、科学决策的作用。2）交流信息，发挥信息共享、开发智力的作用。3）推动工作的作用。4）协调矛盾、统一思想、交流情感。五、技能训练1基本训练建议：全班参与，每个学生写出一个不同名称的会来，共同讨论：1）分析这些会议的名称构成；2）按照不同的分类标准，给这些会议划分类别；3）分析不同类别会议的主要作用。2综合训练在基本训练的基础上，从各会议类型中精选几个会议，在教师指导下分组讨论其主要的内容要素或程序要素，将讨论结果记录下来，整理成条文。（10分钟）（10分钟）（10分钟）（20分钟）（10分钟）（25分钟） 课 次第一章课 型会议组织与 服 务课 题掌握会议服务的常规礼仪教具教 学目 的学习和掌握会议服务的常规礼仪 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 一：掌握接站、送站礼仪；二：能做好引导服务；三：技能训练课 外作 业技能训练课 后简 要分 析学生基本掌握教学进程：复习上节课内容: 会议的含义与构成要素，会议的常见分类，了解会议的作用。导入：会议服务礼仪是会务人员与参会人员建立良好关系、留下深刻印象的重要工具和途径。言行举止是思维的物质外壳，它体现了会务人员的精神涵养和态度、性格，是参会人员最能感受会议服务水平的重要方面。任务二：掌握会议服务的常规礼仪一、任务描述和分析：组织学生讨论二、基本礼仪规范1会议服务要着装规范，保持良好的精神状态2会议服务的言行举止规范三、会前服务礼仪1接站礼仪2签到礼仪3引导礼仪四：技能训练1基本训练1）针对会议服务的着装规范，检查全班学生的着装，总结不符合要求的情形。2）全班参与，分组进行会议服务的接站、签到、引导等礼仪训练。建议：分别扮演不同角色，“观众”评分，查找不足。训练完毕，由教师评议。（5分钟）（10分钟）(20分钟)(25分钟)(25分钟)贵 州 省 经 济 学 校 教 案 首 页课 次第一章共 学时第 学时；总第 3 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题会议服务的常规礼仪：会中茶水服务、会后及送别礼仪教具教 学目 的掌握会中、会后基本礼仪及送别礼仪 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 一、会中茶水服务礼仪二、会后及送别礼仪三：知识拓展：参会礼仪四：技能训练课 外作 业课 后简 要分 析学生基本掌握教学进程复习会前服务基本礼仪：接站、签到、引导等礼仪，要求学生分组扮演。一、会中茶水服务礼仪1奉茶、续水2会间茶歇二、会后及送别礼仪送别参会人员的规格与接站规格大体相当，只有送别顺序正好与迎接相反。接站迎宾是会务人员在前、参会人员在后；送站告别是参会人员在前、会务人员在后。对于会议主办方来说，送站、送客应注意以下礼仪。1）账单准备2）行李搬运。3）开车门。4）告别。5）送站。6）迎送重要参会人员或团体要提前准备，并做好相应的事务协助工作。三综合训练1）全班参与，以教室为“会场”，分组模拟会间奉茶、续水礼仪训练。建议：分别扮演不同角色，“观众”评分，查找不足。训练完毕，由教师评议。2）以本班教室为“会场”，以班上其他学生为“参会人员”，自己作为会议服务人员，检查在平时的交往中，有哪些言行举止不符合规范。建议：自查，然后请其他学生互评，提出改进意见。(15分钟)20分钟）(20分钟)（30分钟）课 次第一章共 学时第 学时；总第 4次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题会前准备：制定会议方案教具教 学目 的掌握会议方案的主要格式和内容；并能看懂完整的会议方案。 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 一）了解会议方案的主要内容；二）掌握会议方案的主要格式和内容；课 外作 业技能训练课 后简 要分 析学生初步了解会议方案的主要格式和内容。教学进程导入：做好会议组织与服务工作涉及方方面面，工作千头万绪，但是，做好会前准备工作是首要阶段、重要环节，是会议取得圆满成功的必要前提和重要保障。会前准备阶段主要包括制定会议方案、制发会议通知、选择和布置会场、安排会议食宿和准备会议用品等几个方面。任务一 制定会议方案会议方案的主要内容：会议方案的主要内容包括会议的主题、名称、与会人员、主持人、时间、地点、议程、经费预算、组织机构和分工等，1确定会议主题2确定会议名称、规模和规格，提出与会人员范围3拟定会议时间、会期与地点4拟定会议的议程、日程与程序安排5会议经费项目预算6其他事项二、会议方案的主要格式和内容会议方案通常由标题、开头、主体和落款4个部分组成。1标题规范的会议方案标题由召开单位或范围、会议名称、文种名称三要素构成，有时可以省略会议召开单位。常用的文种名称有方案、筹备方案、筹备接待方案、计划、策划方案等。2开头开头部分一般写明召开会议的原由、宗旨、根据、主办单位与承办单位、会议名称等会议基本要素，说明会议召开的必要性、合法性，引出下文。3主体主体部分一般要写明会议主要任务、会议形式、主持者、参与者、议程、日程、会务组织机构的分工、会议经费等事项。它相当于一般计划中的“目标要求”、“措施方法”和“实施步骤”。一般要分条列项写出。4落款落款写明方案的制发文机关、签署日期，并加盖公章。三：案例分析（10分钟）（25分钟)（25分钟)（20分钟）课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题会前准备：制发会议通知教具教 学目 的掌握会议通知的内容，并能起草、印制会议通知；做好会议通知的发送工作 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 1）掌握会议通知的内容，并能起草、印制会议通知；2）做好会议通知的发送工作，确保准确无误；3）落实回执统计和信息反馈，核实与会人员情况。课 外作 业草拟会议通知。课 后简 要分 析学生通过技能训练基本掌握会议通知的写作要求。教学进程：导入；在会议方案获得批准、各项会议准备工作基本就绪后，要尽早、准确地发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人员，尤其是会议需要讨论和研究的议题，以便与会人员提前做好准备。一、会议通知的分类会议通知有以下几种类型。1书面通知2口头通知3电话通知4手机短信通知5电子邮件通知特别提示：不管是采用哪种形式的会议通知，秘书人员都要做好反馈记录，以便查询。二、会议通知的格式、内容与要求1会议通知的格式和内容会议通知可分为标题、正文和结尾三部分。2拟定会议通知的基本要求（1）全面（2）清晰（3）准确（4）规范（5）案例分析（5分钟）（10分钟）（35分钟）教学进程三、会议通知的发送会议通知的发送可分为正式通知和非正式通知两种。四、发布会议信息发布会议信息，是会议组织者在会议准备工作基本就绪后，向与会人员发送会议通知的同时，通过一定方式向社会部分群体或公众公布会议的内容和情况，以期引起公众对会议的关注和参与，达到扩大会议影响和效果的一种常规做法。五：学习讨论1）会议通知不可或缺的要素有哪些？为什么？2）为使会议通知能及时、准确地送达，应采取哪些保证措施？3）会议通知发出后，会议地点因故调整，应采取哪些措施纠正或补救？4）发布的会议信息是否要按规定程序审批？为什么？（10分钟）（10分钟）（15分钟）课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题会前准备：选择和布置会场教具教 学目 的会场的选择和布置是会前准备工作的重要环节，对营造会场气氛、调节与会人员的心理状态，将起到重要的作用。会场的选择和布置要考虑周到，安排细致，保证会议达到预期目的。 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线）1）掌握选择会议场地的技巧；2）能根据会议需要，安排会场座位；3）能根据会议特点，装饰会场环境；4）能正确使用会场的各种设备设施，使其安全有效 课 外作 业43页课后实训课 后简 要分 析学生在训练过程中的表现，进一步提高了就业技能和专业能力。教学进程导入：先导案例分析，可见，在会议准备工作中，任何一点细微的疏忽，都会给会议的效果造成不良的，甚至是恶劣的影响。那么，怎样才能科学合理、细致有效地做好会场的选择和布置工作呢？会场的选择和布置是会前准备工作的重要环节，对营造会场气氛、调节与会人员的心理状态，将起到重要的作用。会场的选择和布置要考虑周到，安排细致，保证会议达到预期目的。一、会场的选择1）大小适中的原则。2）交通便捷的原则3）环境合适的原则。4）设备设施齐全的原则。5）成本合理的原则。二、会场布置会场布置是会前准备的一项重要工作。秘书人员要根据会议的性质、与会人数、会议类型和议程等方面的因素来综合考虑，完成布置会场的工作。三、会场相关设备系统的布置和检查在布置会场的同时，还要对所有的相关设备系统进行调试、布置和检查，使其安全、有效，符合会议需要。需要布置、检查的系统和内容如下。学习讨论1选择会场应该注意哪些原则？2如果要召开一个20人左右的小型座谈会，会场适宜哪种布置形式？为什么？3大型会议主席台座次排列应当遵照的要求有哪些？4为什么大型会议一般都要悬挂会标？(10分钟)（20分钟）（20分钟）(15分钟)(20分钟)课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题会前准备：安排会议食宿教具教 学目 的食宿安排是会前准备的重要内容，主要包括会议的住宿安排和餐饮安排和秘书人员应慎重选择适合的食宿场所，准确掌握与会人员的相关情况，精心安排、妥善落实。 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 1）慎重选择条件较好、符合会议需求的食宿场所；2）准确、全面地掌握与会人员的相关信息；3）掌握预订会议食宿的程序；4）做好交通卫生和其他活动的安排。课 外作 业综合实训课 后简 要分 析学生通过该部分的学习和训练，提高了实际操作能力教学进程导入：会议通知制发了，反馈信息统计上报了，离会议报到还有几天时间，办公室刘主任又安排秘书小辛去落实与会人员的食宿问题，还提了一大堆的要求。小辛该怎样做才能完成好任务呢？精心设计、细致安排、周到服务，努力为与会人员提供良好的食宿条件，能够保证会议顺利进行，促进会议更有成效。一、安排会议住宿对于会期较长、与会人员较多的会议来说，做好住宿安排工作是会议主办者的重要任务之一。1明确住宿安排的要求2初步筛选住宿地点3对备选住宿接待单位进行考察比较4确定住宿接待单位5与会议住宿接待单位签订预订合同6确认住宿人员及相关情况7落实与会人员住宿安排8通知与会人员二、会议餐饮安排会期半天以上的会议，通常需要统一安排用餐。与会人员对会议期间的餐饮安排都比较重视，因此，要努力做好餐饮安排工作，为与会人员提供健康、营养、美味的餐饮，使与会人员在会议期间更加精神饱满、心情愉快。1会议用餐地点的选择（10分钟）（25钟）（20分钟）教学进程2用餐时间和用餐方式的安排3用餐菜单和酒水的安排三、会议食宿安排应注意的问题与会人员来自四面八方，生活习惯、性格特点各不相同，客观情况千变万化，在食宿安排时要尽量精心、细致、周到。与接待单位的沟通配合也要准确到位，同时要注重流程化操作，特别要注意以下几个问题。1住宿搭配要精心2餐饮安排要细致2餐饮安排要细致4与接待单位密切合作学习讨论1）安排会议住宿有哪些程序？2）如何才能准确掌握与会人员的相关情况？3）确定会议用餐的菜单要考虑哪些因素？4）会议食宿安排工作中还要注意哪些问题？（15分钟）（15分钟）课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题准备会议文件资料和用品教具教 学目 的会议文件资料和用品准备工作是会前准备的重要内容，要根据会议的实际需要，全面、细致、规范、认真地做好。 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 1）了解会议文件资料和用品的范围和分类；2）掌握常规会议用品的基本制作方法；3）理解会议用品准备工作中的注意事项。课 外作 业课后实训课 后简 要分 析学生根据会议的实际需要，全面、细致、规范、认真地做好。教学进程导入：会前准备是一个非常复杂的系统工程，任何一个环节的失误、任何一件物品的遗忘都会使会议的全部准备工作功亏一篑，都会给会议的效果造成难以估量的负面影响。那么，如何才能细致周到地做好会议文件资料和用品的准备工作，更好地保障会议的顺利进行呢？一、会议文件、资料的准备会议文件的准备是会议召开前的一项重要工作内容，需要秘书人员认真、仔细、周到地加以安排。会议文件的准备一般包括以下内容。1 做好文件的印制或复制工作2 认真校对会议文件3 做好文件的发放工作4会议证件的种类、制作和管理二、会议用品的准备会议用品是指在会议进行过程中，根据需要所要使用的各种物品。为保证会议的正常进行，要提前做好准备工作。1会议用品的分类2会议用品准备工作的基本要求三、学习讨论1）会议用品的分类和主要内容是什么？2）会议用品的准备有哪些基本要求？3）怎样避免在会议用品准备中出现浪费现象？小结：通过该部分的学习和训练，你有什么收获？认真总结自己在训练过程中的表现，是否进一步提高了就业技能和专业能力？（5分钟）（35分钟）（20分钟）（20分钟）课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题技能实训教具教 学目 的通过实训了解会议食宿安排 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 1） 会议住宿安排。2） 会议用餐安排。3） 临时调整用餐安排。课 外作 业课 后简 要分 析学生基本掌握教学进程技能训练1基本训练1）会议住宿安排。建议：全班参与，假设本班要到郊区进行一次关于社会主义新农村建设的参观活动，需要在某宾馆住宿一夜。随班级活动的有副校长1人，教务科长1人（女），学生科长1人（男，回民），教师3人（均为女性）。试设计出该宾馆的楼层平面图，或以学校附近的宾馆平面图为例，做好全班学生及随队人员的房间分配。安排结果在全班范围内讨论、评价，选出最优方案。2）会议用餐安排。建议：全班参与，以上述资料及学校食堂的餐饮价格为素材，安排一次晚餐菜单，形式为围桌式，每桌10人，每桌用餐标准为200元（含饮料）。将安排结果在全班范围内讨论、评价，选出最优方案。3）临时调整用餐安排。建议：全班参与，仍以上述资料为素材，在该活动中全班有4位同学因感冒不能参加正常用餐，试写出晚餐调整的安排办法并说明理由，然后在全班范围内讨论，选出最好的解决办法。（30分钟）（30分钟）（30分钟）课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题综合实训教具教 学目 的根据基本资料，试为会议草拟一份详细的食宿安排方案，并以文字和图形表示。 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线）某公司拟在某会议中心召开由中层以上干部参加的为期3天的工作会议。试为会议草拟一份详细的食宿安排方案，并以文字和图形表示。课 外作 业课后复习课 后简 要分 析学生基本能根据要求训练，进一步提高了就业技能和专业能力教学进程综合训练某公司拟在某会议中心召开由中层以上干部参加的为期3天的工作会议。试为会议草拟一份详细的食宿安排方案，并以文字和图形表示。基本资料如下：1）参会人数：该公司中层干部共30人，其中男性20人、女性10人（含回民4人）；经理、副经理5人，其中男性4人、女性1人，上级领导2人，司机3人（均为男性）。2）该会议中心设有双人间、单间和套间。3）会议用餐标准每人每天70元（不含酒水）。4）该会议中心餐厅的菜单与学校附近的餐馆菜单一致。学习评估：通过该部分的学习和训练，你有什么收获？反思自己在训练过程中的表现，是否进一步提高了就业技能和专业能力？(70分钟)（15分钟）课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题技能训练教具教 学目 的综合实训提高学生实际操作能力 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 1） 确定会议主题2） 确定会议议程。3） 编制经费预算课 外作 业课后评估课 后简 要分 析教学进程技能训练1）确定会议主题。建议：班内召开一次主题班会，全班同学分若干小组，每组35人。大家相互讨论，根据各自感受提出此次班会的主题。在分组讨论的基础上，全班再组织一次汇总讨论，检验各组意见的合理程度。2）确定会议议程。建议：按照以上班会的主题以小组形式完成会议议程并在班内进行展示，展示形式可以是PPT，也可以是电子图文。3）编制经费预算。建议：以学校召开一次春季运动会为参照，编制经费预算。全班同学分若干小组，每组35人，开展调研，了解有关费用和市场变化情况，编写运动会的经费预算。20分钟30分钟30分钟课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题综合实训教具教 学目 的实训提高学生实际操作能力 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线）1. 学校拟召开学生代表大会，试草拟一份详细的会议方案2.实际参与一次由学校主办的大中型会议的会议通知的草拟、印制、发送、收集回执等程序。课 外作 业课 后简 要分 析教学进程综合训练1.学校拟召开学生代表大会，进行学生会的换届选举。试为其草拟一份详细的会议方案，并将方案贴在教室的信息公示栏上。比一比，看谁拟定的会议方案写得好。2.全班学生参与，在教师指导下，经学校管理部门批，实际参与一次由学校主办的大中型会议的会议通知的草拟、印制、发送、收集回执并确认与会人员等工作并协助有关人员做好会议嘉宾的邀请工作。同时，根据工作进度在校园网上进行会议信息发布。40分钟40分钟课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题技能训练教具教 学目 的学会草拟会议文件清单，拟定一个表彰会的用品准备清单。 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 1） 草拟会议文件清单。2） 拟定一个表彰会的用品准备清单。3） 拟定选举型会议的用品准备清单。课 外作 业课 后简 要分 析教学进程技能训练1基本训练1）草拟会议文件清单。建议：全班学生分若干小组，每组46人。在教师的指导下，以一次大型会议的议程为基础资料，各组草拟一份会议文件清单，然后在全班范围内讨论评价。2）拟定一个表彰会的用品准备清单。建议：全班参与，在教师指导下，以学校的学年表彰会为基础资料，拟定一份会议用品准备清单，然后在全班范围内讨论、完善。3）拟定选举型会议的用品准备清单。建议：全班学生分若干小组，每组46人。以召开学生代表大会改选学校学生会为基础资料，每组拟定一份会议用品准备清单，邀请学校学生科工作人员参加讨论、评价。25分钟30分钟30分钟课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题综合实训教具教 学目 的实训提高学生实际操作能力。 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 协助学校相关部门完成一次大型会议的准备工作。课 外作 业预习新课课 后简 要分 析教学进程综合训练协助学校相关部门完成一次大型会议的准备工作。重点：协助教师完成会议材料的印制和发送；协助教师制定会议用品准备清单；协助教师完成会场的布置。要求：在协助过程中要开动脑筋，多提建议，把所学知识用上；各项工作都以教师的最终决定为准；在准备工作中，要教师动口，学生动手，领导检验。40分钟40分钟课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题会中服务: 接站报到和签到教具教 学目 的掌握接站工作流程，做好接站服务工作, 报到工作和会议签到工作 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 1）掌握接站工作流程，做好接站服务工作；2）了解会议报到的组织流程，做好报到工作；3）了解会议签到方式，做好会议签到工作。课 外作 业课后技能训练课 后简 要分 析教学进程导入：外地与会人员按照会议通知的时间要求前来报到，会务人员要提前做好接待准备，以饱满的热情做好接站工作，使其感到“宾至如归”。会务人员还要让与会人员在准备好的报到册上签到，以便确认，为接下来的会议服务做准备。需要注意几个方面：1）掌握接站工作流程，是做好接站服务工作的前提；2）热情周到的服务态度，是让与会人员感“宾至如归”的关键；3）了解会议签到的方式和作用，是做好签到工作的基础；4）掌握报到的内容和流程，是做好会议报到工作的关键。一、接站1做好会议接站准备2会议接站的流程和注意事项二、报到1会议报到的方式和作用2会议报到的准备特别提示：l 根据会议规模，安排的报到工作人员要足够，如有需要，可指定后备人员；l 尽量选择性格外向和乐于助人的工作人员作为报到接待人员；l 选派经验丰富的报到负责人在现场做解释、咨询工作，同时应对突发情况；l 承办大型会议，会务人员众多，要提供专门的会务人员休息室；l 报到地点要备有充足的会议介绍、当地地图和相关资料备参会人员使用；l 准备应急电话号码表，包括主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码等。3会议现场报到的流程三、签到1）簿式签到。2）卡片签到。3）会议工作人员代为签到。4）座次表签到方法。5）电脑签到。知识拓展：会议电子签到系统学习评估通过该部分的学习和训练，你有什么收获和感想？反思自己在训练过程中的表现，是否进一步提高了就业技能和专业能力？（10分钟）（20分钟）（20分钟）（20分钟）（10分钟）（5分钟）课 次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课 型会议组织与 服 务课 题任务二：做好会议记录教具教 学目 的掌握会议记录的基本知识和记录技巧 内 容提 要（ 在重 点难 点下 划线） 1）掌握会议记录的基本知识；2）掌握会议记录的技巧。课 外作 业教材77页课后练习课 后简 要分 析教学进程导入：会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证，它的质量，直接影响其转化为档案的质量。在会议进行阶