员工管理_老板喜欢的员工

让老板爱死你第一章情绪管理：最高级的服从艺术第1节纾解老板的压力经济不景气，到处哀鸿遍野，无人不以“压力”为苦。上班精神苦，下班塞车苦；买不起房子苦，卖不掉房子更苦；银行借不到钱苦，贷款付不出也苦。殊不知这不过是小职员心声，而老板所背负的，可是事关企业存亡、社会责任，甚至国家经济起落的重任呢!身为助理的我们，直接接受从上司而来的情绪反应，更是常有的事。因此平时常彼此戏谑道：我们薪水的三分之一可是“挨骂奖金”呢，大伙可得撑着点!记得有一回上司大概才刚被大老板削了一顿，不明就里的我，一如往常愣头愣脑地拿着些无关紧要的卷宗到他桌前，话还没说呢，只见他一把抓起就要往房门口丢，说时迟那时快，我就像武侠小说中的侠女一般，一手抓住飞起的文件，一面欠身而退，嘴里还念着：“对不起，我等会儿再进来。”随即关上房门，静待里头风平浪静!老板也是人呀!他当然也需要适时地发泄，幸运的只是，我们正巧在他身旁，而且又是值得他信任的人而已。反倒是注意自己工作心情与态度更重要，要知道情绪是会互相影响的；若是每天以开朗的心情积极面对自己的工作，欣然接受挑战，这时就算主管板起脸来，说不定还会因为受了我们的影响，而心情舒坦起来呢!小秘密：根据秘书协会二十多年来的统计：血型B型的人最适合秘书工作。原因是：对于不开心的事，左耳进，右耳出，忘性极佳。多年的工作中，与老板配合愉快，我想这个傻大姐的个性，帮忙不少吧!现在要做的事：上司性格特色遇压力的反应应对之道主观支配型自信果断、目标明确、凡事重结果。一触即发，对于不合理的事会很快表明立场，态度直接，毫不修饰，也不矫揉造作。退避三舍，静待时机。同时给予明确的答复，讲重点不罗嗦。沉着稳健型个性踏实、有耐性、善聆听、配合度高。不喜欢有变化的工作，态度保守，会顾全大局，抗压度低。给予绝对支持，默默付出，一举一动上司心知肚明。乐观社交型热情有活力、表达能力强。情绪起伏大，注意自己的感觉胜于事实；也会顾及别人的感受。给予适度同情，绝对的支持；深表感同身受，三分钟后保证雨过天晴。冷静完美型心思细腻、无可救药的完美主义者。对事极为敏感，极易发觉别人的错处，凡事要求高标准。按逻辑讲步骤，凡事正确可靠，给予绝对的安全感。小叮咛：知己知彼，百战百胜。第2节聆听老板的心声自己都不能满意的东西，老板怎么会满意?在与上司共舞的一段时间，学习他们纪律严谨的处世态度，应是我工作生涯的一大收获!曾经服务于知名的建设公司，我的主管不但是该家族企业集团中的总经理，又是第一位被提拔的非家族成员，他所承受的压力自然可想而知。然而身为他身旁的干部，却有说不出的压迫感，常常觉得是不是自己不讨喜，以至于老被鸡蛋里挑骨头。那是一个董事会前的资料准备，为了迅速整理从各部门呈上来的报表，几乎有一个月不能回家吃晚饭!非但如此，还被冠上“不用心”的罪名，真是心事谁人知?由于全球性景气低迷，建设公司近几年多半没有太好的表现，加上年中发生工地意外，成本陡增。为了年度董事会的召开，各单位无不战兢恐惧，总经理当然更是整个人紧绷到了极点!可是责备我“不用心”，也未免太冤枉了!看见我束手无策地对着桌上资料发呆，总经理叹了一口气说：“自己都不能满意的东西，老板怎么会满意?你看看这些资料，漏洞百出，拿着它们上会议桌，董事们会怎么想?将来怎么把更重要的事交给我?”他提到自己从基层做起的心路历程，座右铭就是：向自己负责!凡事他要求尽善尽美，也因此才获得集团负责人的青睐，拥有今日在业界举足轻重的地位。经过一番沟通并鼓励，了解他的用心良苦，也让我重拾信心，再度埋首于堆积如山的报表里，三天后交给他一份自己看了都满意的成绩单。姑且不问董事会结果如何，在这位主管的严格要求下，让我养成了追根究底及绝对负责的工作态度。没想到，听进了主管的一席话，竟成为日后在激烈职场竞争中最雄厚的本钱，我想说：谢谢您，老板!小秘密：这个故事在二年后出现于经济日报上，当我兴冲冲地拿出来与老板分享，看到他开心的笑才发现，原来老板也是很需要被鼓励的!现在要做的事：多一分谅解，少一分误解。可解决所有问题。多一分体谅，少一分原谅。与其斤斤计较，不如学会扩大肚量。多几声赞美，少几分抱怨。学习如何欣赏别人的长处，就不会自顾自地放大他人的短处。多些独立作业，少些倚赖倦怠。乐在工作，乐在自主。多计较工作成就，少计较应得回馈。技多不压身，多做多学!小叮咛：主管身经百战的经验，借着虚心求教，可以说是得来全不费工夫!真是划算!第3节婉转表达建议一旦进入一个企业，就应迅速融入那个企业文化，但“言听计从”之际，也别忘了做个勇敢的部属。每个公司都有所谓的员工规章，当然游戏规则规定，人人都应遵守，但若片面修改，让人难以接受时，又该如何是好呢?由于撙节开销，许多公司在为员工投劳动保险时，多以最低薪资额加保，一方面节省公司开销，另一方面也让员工减轻负担。殊不知劳动保险对于投保人的权益也会因此受损，若大家都平安无事时还好，若遇到意外事故，只怕公司得不偿失。我出社会的第一个工作，是一个三四个人小公司，当时法规对小规模公司并未强制要求加保。不料，公司一位工程师在一次公务途中严重车祸，不幸遭联结车碾过，导致卧床半年。可怜的是当时他的妻子正怀胎十月，即将临盆。只记得当时公司赔偿该员工近一年半的全薪及约一百万的抚恤金，另加所有医药费用。当然，经过这番惨痛的经验，公司立即为寥寥可数的员工投保。因为之前公司有这样的经历，遂将实情告诉后来的公司，公司评估后，不但依实际薪资额投保，并给所有员工另加团体意外险。其实许多公司并无苛刻员工，只是有时主事者不够深入了解，或未将情节轻重告知老板，以致无法做出正确的决策。当然，一旦进入一个企业，就应迅速融入那个企业文化，但“言听计从”之际，也别忘了做个勇敢的部属，仗义执言!小秘密：在恢复正常保额后不久，公司的企划部经理因车祸不治身亡，合计劳保核发了近三百万元的理赔金，公司还真是有惊无险呢!现在要做的事：当我发现公司某些制度需要改革的时候：1.我会先耐心观察至少3个月，以确定这些制度是否真的需要改革。2.我会先确定这是不是老板个人所授意的；若是老板授意，我也愿意心平气和地提供过去的经验参考，但绝不强求公司比照办理。3.我会找“明白的人”研议，而不是到处与同事谈论是非。小叮咛：为避免成为职场上的炮灰，请留心上列叮咛!第4节勇于承认错误与上司共事，要相信他绝对有处理事情的能力。早点让他知道问题所在，可以让他提早预备，说不定就可以化险为夷。有个星期六，来了一个重要的电话，对方要求老板一定要当天回电，但我却一时疏忽而未向主管报告，回到家中突然想起，心想：“如果让老板知道一定会被骂死。”结果放假的两天，辗转难眠，终于躲不过身心煎熬，在星期天去电老板：“总经理，对不起!XXX来电要您周六一定要回电，可是我忘了告诉您，又没有他家里电话，所以现在才打电话给您!”当然免不了一顿痛骂，但压在心头的一块石头也落了地。隔天老板一大早就去电，并告知未回电的原因。事情真的没想像中的糟，老板也没再计较。好险!但也提醒自己，小心谨慎，步步为营。其实人非圣贤，难免有做错事的时候。但勇于认错需要更大的勇气!隐瞒有时会带来意想不到的麻烦!与上司共事，要相信他绝对有处理事情的能力。早点让他知道问题所在，可以让他提早预备，说不定就可以化险为夷。反之，若不诚实以报，最后产生不可收拾的结果，那可就不是我们可以承担的!与成功有约一书中提到：若是我们的错，挨骂道歉是理所当然的；若不是我们的错，那么错在别人，即使挨骂，也就没有必要生气了!小秘密：自从那次恐怖的经验以后，再也不敢大意了!现在要做的事：预防万一1.确实做好来电记录，并置于主管桌上明显处。2.常常与上司确认今天的工作，宁可重复提醒，也不要挂一漏万。3.对重要的来电，不厌其烦地提醒主管是否已经回电。4.准备一本重要记事，下班前务必review，当天一定要处理完毕。小叮咛：最重要的是，上班一定要带“脑袋”，否则再怎样预防也没用。第5节与上司成为盟友承认上司比自己优秀，与上司成为盟友，这会使团队的凝聚力提升。多年来换了不少工作，有的是因为内部轮调，有的则因为种种客观因素，让我不得不另觅跑道，回想年少轻狂的时候，还曾因一股傲气，得罪主管呢!那是一个升高中的文理补习班，班主任由于暑期招生十分成功，人数班班爆满。班级人数从原本预定的25人一班，调整为45人，且还有增加的趋势，完全与当初小班制的招生精神背道而驰。眼见招生愈演愈烈，身为教务主任的我又无法说服班主任放弃到手的学费，心中真是义愤填膺，最后当然就是道不同不相为谋，不干了!工作经验多了，对于如何与老板配合，又有一番新的体认：老板之所以招募员工，就是要用来解决问题，而不是制造问题的。在商言商，哪有放着业务不承接的道理?可惜当时因为与主管没有共识，沟通起来格外困难，最后当然不欢而散。承认上司比自己优秀，与上司成为盟友，这会使团队的凝聚力提升，相对地战斗力也就益发强大。虽然在数年后才能领悟，总不枉这份工作经历!小秘密：老实讲，要我承认“所有”的上司都比自己优秀，仍是不容易的，但想想圣经上说：“在上有权柄的，人人都当服从，因为没有权柄不是从神来的因为他是神的仆人，是与你有益的。”既然是对我有益处的，我就奉陪到底了!现在要做的事：上司做决定时我一定要“服”从上司要我解决问题时我一定会“顺”从与上司没有共识时我尽量“听”从上司受到表扬时我一定会“闪”得上司遇到麻烦时我一定要“顶”得上司做了错误的决定时我一定要“懂”得上司修正他错误的决策时我一定会“做”得小叮咛：实行“新三从四得”。第二章良好沟通：完成目标，快人一步第6节充分了解老板的用意与主管充分的沟通，细心揣摩主管的用意，让事情圆满。“什么?又要上课，有完没完，哪有那么多时间去啊!”Kevin气急败坏地说。每天工作量极大的研发部门，要这些工程师拨出上班时间或下班后去上课，实在也是难为他们了，可是话说回来，去外面上课充实知识也是为他们好，怎么会如此反弹呢?这是一家成功的电脑机械整合公司，专门为模具厂提供软硬体配套服务，目前在台湾地区有6个分公司，数年前并分别设厂于南京、上海等重要城市，经营者是一对年轻夫妇，他们俩的学习热诚就是成功的关键。原来老板和老板娘都只有高中毕业，在学历上虽无傲人之处，但却十分积极，虚心学习，除了参加大大小小的领袖课程、各式讲座，汲汲吸取新知，每当看见报上有什么讲座或相关的实务课程，更会指派同仁出去充电。当然上完课，一份完整的训练报告是免不了的，大伙儿因此常怨声载道。原本公司出于一片好意，却无法得到大家的共识，使得这项对同仁的投资，非但没有好评，反而人人叫苦连天。这样的情形维持了好一段时间，但我并未向主管呈报，因为虽然他们心有不悦，却总会依时前往；另一方面，我认为教育训练是公司额外对员工的投资，应该是求之不得的好差事，有什么好抱怨的!当老板知道这样的情形，马上订正我错误的观念，说道：“公司的教育训练预算要花在刀口上，让乐意受培训的人得到他需要的，比随便派人充数，要更有价值!”多年的秘书生涯中，由于长时间处于代替主管发号施令的地位，稍有不慎就容易在过程中加入自己的想法与作法，以致偏离主管的初衷，结果不但坏了主管的美意，在执行中也苦了自己。与主管充分的沟通是必要的，细心揣摩主管的用意，让事情圆满，才是更需用心学习的功课。小秘密：好险!工作了好一段时间后才发现，有人背后叫我“地下老板”，好在及时“浪子回头”。这原来都是“拿着鸡毛当令箭”惹的祸呢!现在要做的事：执行上司指令必修1.与上司充分沟通，确认工作的目的。2.如有不明白的地方，一定要详细询问，直到完全明白为止。3.一时接受指令，绝不加入自己的想法或作法。4.当意见相左时，以上司的意见为主，并在执行过程中确保与上司“同心”。5.执行指令时，务必记得自己的身份，尊重他人。6.工作经验愈多难免意见愈多，但别忘了下指令的人才是该负责任的人。7.学习服从同时也是规避失败风险的好方法。小叮咛：随时为上司保持在同仁面前的善意形象，才叫做圆满的沟通。第7节提升会议成效一个主动积极的部属，若能在事前拟定清楚议题，在会前与各主管有基本的互动，如此便能提升会议成效，皆大欢喜!在企业中许多会议时常面临会而不议、议而不决、决而不行的窘境，因此召开会议就成为大家的梦魇，不但无法达到效果，还浪费不少时间成本。以高级主管10人每人每月平均10万新台币月薪计算，若每周会议2小时，一年所支出的会议人事成本，大约要新台币45万元。通常开会的目的，上司希望的是达到目标，而一个主动积极的部属，若能在事前拟定清楚议题，送至各单位主管处，在会前与各主管有一个简单的互动，并在事前将沟通结果让上司了解，如此一来比较棘手的议题，主管就可以事先察觉，而预作准备或评估其他可行方案。经常在有效的沟通之后，因为与会者事先就了解状况，会议上容易呈现比较平和的态度，更重要的是会议主席就着搜集来的资讯，可以针对重点一一再作讨论，更容易达成共识，缩短会议时间，提升会议成效，皆大欢喜不是?!小秘密：部属与上司的角色不同，若扮演得好，就成为承上启下的最佳润滑剂。现在要做的事：会议沟通技巧了解会议目的与上司充分沟通，并了解上司期望的结果。了解与会者的心声和与会人员充分沟通，了解各部门立场及看法。整合上下意见异同处将两方观念汇整，并找出歧见的问题所在。与上司二度沟通将整合后的内容，以书面让主管了解并裁示。若有难解问题发挥协调功能，让大家充分了解会议结论可能产生不同结果。缮写议程依照整合后的方向拟定，目的要全员达成共识。会议结束若有好结果，恭喜你!沟通高手!又多了一个磨练得好机会。小叮咛：沟通的目的，一在阐述二在说服，重要的是一定要站在客观的立场不能偏颇，否则即使达到目的，也不代表就是一个沟通能手。第8节充当协调高手在各部门搭上沟通的桥梁，敏锐地观察出问题症结，居中协调出一个最好的合作模式。又见Peter垂头丧气地从总经理室出来。Peter原是研发部门的人员，从大学时代起就在公司服务，工作认真且专业能力强，因此留职停薪念完研究所后，再度被网罗至该部门，成为独当一面的研发部经理。老板对他信任有加，由他负责本年度的新产品开发计划，只见他每天忙进忙出，好不起劲。没想到花了两三个月的时间，最后竟因经费无着落，计划全盘搁置。眼见这样一个重要的年度计划无法进行，经请示老板后才知道：原来是老板娘对1600万的研究预算有意见，这下弄得老板也无计可施，急得跳脚。这个公司的财务大权向来握在老板娘的手里，这在一般中小企业，尤其是由夫妻白手起家的公司更是普遍。通常先生在前面开发、销售产品，太太则在后面负责资金运作、预算控制，因为夫妻理念不同，造成部属无所适从，也是常有的事。眼见日子一天过一天，顾不得我自己只是刚进公司几个月的新人，还是硬着头皮，请示老板娘的意见。只见平日看来严肃的她，大概受到我的真诚感召，不禁娓娓道来：原来上项产品研发时，因为计划不够周详，导致公司花了千万成本，结果不但产品失败血本无归，差点还使公司陷入当季无商品可卖的窘境，所以老板娘只好狠下心来，对于研发经费一律仔细评估，绝不轻易松手。问题一解开，可就好办多了!先向老板报告事情始末，再找Peter请他将新产品开发计划详详细细地制成书面报告，内容尽量数字化、表格化；并与业务、采购及财务部门主管敲下会议时间，正正式式地开了一个“新产品开发协调会”。经过会议中热烈讨论，讨价还价，预算经费由1600万删至1200万，并由各单位全力配合执行，会后Peter的脸上一扫日前的阴霾，露出他一贯灿烂的笑容。身为秘书，由于接近核心，若能洞悉决策者心意，自然能在各部门间搭起沟通的桥梁，有时不见得对该行业一定有什么完整的专业知识，却能因女性特有的直觉，敏锐地观察出问题症结，并居中协调出一个最好的合作模式。这真是一个令人成就感十足、也极富挑战的工作。小秘密：故事的结局是：Peter以1350万完成计划；公司新产品大卖，三月的销售额突破前二季的实绩；我呢，则得到一个“协调高手”的美名，皆大欢喜不是?!第9节别用嘴巴争取加薪日理万机的老板，难免“忽略”身边的人正在进步，“不经意”地提醒，很重要!与人沟通要有方法，要求加薪当然也要有技巧。有一位朋友沮丧地说：“我问老板觉得我的工作表现怎样?他虽然觉得满意，但告诉了我若干尚需改进的缺点后，还是婉转地拒绝了我加薪的要求!”我问：“你对老板不满意的地方有没有意见?”“当然是可以接受!”“好啊，那就赶紧修正自己的工作方式，为什么要沮丧?”“可是这样的对谈后并没有达到我的要求呀!”“你又还没改好，他为什么要加你的薪水呢?”“#%&*!”通常是沟通时的盲点，好像不达到目的就等于失败!曾经听过一个寓言故事：若将一只青蛙放入热水中，它一定立刻跳出来；但若将它放入冷水中，再用小火慢慢加热，不知不觉地青蛙就被煮熟了!我倒不是说要把上司当青蛙煮了吃，只是这个故事实在充满沟通的技巧，尤其是加薪这类敏感的话题，一天到晚挂在嘴边，难免令人觉得倍感压力而产生反感，若能让上司看见自己一点一点进步，每天都比昨天更努力，升迁加薪自然是水到渠成。很多人以为一旦双方沟通，达到自己所设定的目的才是最好的结果，殊不知彼此沟通时，其实也正是彼此相互说服的时候。由于立场不同，当然所持的观点也不尽相同，若硬要使两方对某件事达成共识，意见分歧在所难免，如何借着一方的努力，改变对方的观点也更重要。小秘密：对于日理万机的老板，有时候难免“忽略”身边的人正在进步，这时“适时”“不经意”地提醒，也是很重要的!现在要做的事：要求加薪必修1.检视目前的工作自己是否满意。2.检视目前的工作主管是否满意。3.针对缺失或不足部分悉心改善。4.再度与主管确认，确保自己的修正方向正确。5.持续保持高效率与高品质的工作态度，直到主管“发现”为止!小叮咛：公司一般会比照公司机关或自订的标准固定薪资调幅，否则会视景气、物价等变数调整，这时若要求“额外”加薪，当然也得有“额外”出色的表现了。第10节用幽默拉近距离当老板骂我“笨熊”时，表示我该减肥了!哈!卡耐基名言录：“关于沟通，除了词汇之外，最重要的就是趣味!”有时候在面对日理万机的大老板时，难免觉得过于严肃，一方面不好浪费他们的时间，另一方面也常会有开不了口的话，尤其是“辞职”这档子事!已经不知道说过多少次要离职了，老板就是不理我!他不愿意谈，我可是一点办法都没有!不管了，为了自己的生涯规划，还是要鼓起勇敢，哪怕要被臭骂一顿，也得硬着头皮上了!“总经理!”我唯唯诺诺地，“我想做到月底，因为”话还没说完呢，只见他双眼一瞪，吓得我后半段话硬生生又吞回去!“为什么不做?这么多秘书里面，我可是最容忍你的!”说得也是，像我这样迷迷糊糊的又少根筋，也常给他带来不少麻烦!“我有骂过你吗?”“有啊!”这下我可想起来了：“上次您骂我蠢。”“有吗?”他似乎难以置信。“有呀!这事还跟我妈说过呢!”我振振有词地说。有时辞职并不代表与公司就此一刀两断，至少在多年之后，这段话还是聊天时必谈的话题呢!附带一提，听说他对后来的秘书愈来愈好了!真是前人种树，后人乘凉!小秘密：被人骂是个特别的经验!你会突然觉得自己的头渐渐变大、变大、变大然后就觉得自己真的像个笨熊!现在要做的事：超级解读法当老板骂我“笨”时表示我还没完全听懂他的话!当老板骂我“慢”时表示我还不能参加奥运会!当老板骂我“蠢”时表示我还有学习的空间!当老板骂我“乱”时表示整理档案的时间到了!第三章时间管理：帮自己和上司做好时间管理第11节配合上司的时间身为助理，“时间”并不属于自己，即使求神仙多给我一些时间，也不见得有用!面对这位对工作十分投入的主管，如何运用有限的时间可还真是个挑战呢!最好的时间管理就是“不管理”。配合上司一步步调整每天的工作，做得完就算你很厉害了!我的主管每天会提早半小时进办公室看报纸，好让他能准时于上班时间开工，这也代表我的上班时间要提前半个小时，才不会让主管自己拿钥匙开门，或面对冷冰冰的隔夜茶。一上班，大致报告一下今天的行程，他就立即外出了!就算他人在外面，也会隔三差五来电询问有没有人找他?一进办公室就要立刻开会，就算不开会也会找人来谈一谈!第12节向访客借时间老板日理万机，时间有限，访客如果拖延不走，“拯救”老板有手段每个人都只有24小时，这对于公司繁忙日理万机的上司，无疑是一大限制。为了让上司节省不需浪费的时间，还得适当的表现学生时代话剧社的演技功力，与上司演出一段双簧呢!“总经理，要不要我进去拯救您?”按下内线分机，我一本正经地问道。“好!”接着我开始进进出出，一下要老板签公文，一下借着向宾客倒水的空当“大声”提醒：车子已经备好了，是不是要出发了!这时通常客人会立即识趣地告辞。若还不能达到目的，这时就要打开天窗说亮话：大家都在会议室等了!当然说的时候一面还要对着客人说：“对不起!不好意思!”让来宾知难而退。当然这是长久培养的默契。记得有一次，老板借机出来，说客人不知道还要坐多久，叫我打内线进去，我随即按了分机，那一头立刻传来：“喂!是!是!唉呀!我差点忘了!我秘书没提醒我!好好，我马上到!”挂了电话立即叫我备车!“哇噢!”没看过老板演戏，可以得金钟奖了!从此以后，凡遇到来访过久的宾客，总能见到我与老板来上一段双簧呢!小秘密：为避免良心不安，我会告诉自己，这不算欺骗，只是向来宾借时间罢了!现在要做的事：逐客七招第13节“时间”倍增法同一段时间，做一样以上的事，让效率倍数提升。在这个变动快速的时代，每一个人都要感叹：时间不够用!所以企管顾问公司所开“时间管理”课程场场爆满，大家都恨不得一天有36个小时可以用!其实仔细想想，一天24个小时里面，可能浪费掉的要比使用的多。有没有可能发生以下的情形呢?早上起床梳洗打扮半小时；上下班通勤2小时；工作时与同事闲聊或私人电话共1小时；每天阅读回复e-mail(含网络垃圾)2小时；工作中发一会儿呆或打瞌睡1小时；开会2小时；被主管训示1小时；午休吃饭连排队1小时；档案管理不当找资料1小时；晚上回家看报纸、打电话或与家人小聚2小时；睡觉8小时。很可怕吧!所谓时间倍增法，就是同一段时间，做一样以上的事，让效率倍数提升。如：1.早晨化妆梳洗时，同时收听广播整点新闻(晚上再听一节，就不会漏掉重要讯息。至于次要的或其他八卦消息?放心!到公司有人会告诉你。)。2.开车、搭公车或走路时，可听教学录音带、宗教录音带或任何喜爱的音乐。可免除上班忧虑症，打起精神迎接美好的一天。3.工作时不闲聊，可提升工作效率。4.私人电话在午休时间用自己的电话打，因为自己要付钱，所以会长话短说。5.e-mail分类，先处理公事。移除广告甚至封锁该邮件地址。朋友间转寄的文章，以不同的账号寄至家中，有空时慢慢欣赏。6.工作累的时候，出去爬一会儿楼梯，既消除疲劳又可强健体魄。7.开会时带着待处理的文件，若会议过于冗长，至少还可以处理公文。8.被老板训示的同时，一定要做笔记，这样一来老板训完了，工作计划也来了!9.午休时绝对不要12点出去吃饭，过半个小时人潮稍退，就不必浪费时间排队了!而这多出来的半个钟头，可以午睡，可以打私人电话，也可以处理公文。10.档案妥善管理，事半功倍。11.晚上回家时一面跟狗玩，一面看一节新闻(一节就好，因为都是重播的，看再多也不会变聪明)；一面吃饭一面与家人聊聊；一面读e-mail一面听收音机；一面做运动一面想想明天穿什么衣服；一面睡觉一面敷脸，总之不要只做一件事就对了!怎么样，时间是不是变多了呢?小秘密：很多人都以为我是个急性子，殊不知善用时间提高效率，多出来的时间可以多分担老板的工作，老板不爱死你才怪呢!现在要做的事：1.列出每日时间分配。2.找出可以节省的方法。3.拟定新的时间分配表。4.努力实行至少1个月，保证见效。小叮咛：坚定持续，一定会看到效果。第14节让上司忙得有效率让上司做重要的事，我们做更重要的工作，未来你也有机会成为八面玲珑的好主管。因为上司领的薪水高，所承受的压力也大。公司的政策、业务方面，无一不是他费心之处。假如能试图缩短上司的工作时间，让他多花心力而非劳力，相信为公司带来的收益，一定超乎想像。曾经为某位主管安排行程，他实在太忙了，每天的会议总是排得满满的，让他没有喘息的机会。有一天，他终于按捺不住，向我抱怨起来：“你每天时间排得这么满，我连想事情的时间都没有!”赫然发现，原来，为老板安排行程，并非将所有的会议、拜访等时间填进时间表就了事了!因此我开始将老板的工作加以分类，会议安排在上午10：0012：00，因为接下来有午餐打断，较不易拖拉；重要客户来访，要给大块的时间，如下午4：005：30，必要时还可接续至晚餐时间；每周安排两个下午给他思考或阅读相关书报，为公司政策构思最好的做法；同仁求见则视谈论主题，安排零碎的或可完整讨论的时间。调整后经过一段时间，老板效率提高了，我也不必因每天满满的schedule，疲于奔命地通知这个延后、那个取消了!小秘密：经过这样的训练，我也较懂得时间的自我分配，做时间的主人了。你现在要做的事：什么事可以分工?老板部属公文批阅签字事先检查有无漏掉的附件；是否需要其他部门会签?(节省老板时间)开会出席准备相关会议记录；若是专案会议，则准备历史文件；会后跟催；提报跟催进度。(利于老板随时掌握)出国出国目的确认；携带物品checkinglist核对；向职务代理人说明正在执行的工作；每日电话或e-mail往来。(使老板天涯若比邻，对公司状况了若指掌)规划构思化成企划文案；执行并努力得到结果；随时呈报进度；协助上司克服困难。庶务交办全权打点。小叮咛：让上司做重要的事，我们做更重要的工作，就是化无为有，使梦想成为实际。如此相辅相成，未来你也有机会成为八面玲珑的好主管。第四章职场礼仪：帮公司塑造良好的内外形象第15节职场上的话题禁忌有些禁忌话题要留意，如薪水、感情婚姻、宗教、政治不注意的话，小心会惹祸上身!在办公室内，公事之余，难免大伙随意聊聊，培养感情原是无可厚非，但有些禁忌话题，可千万要留意，不要怪我杞人忧天，这些事不注意的话，小心会惹祸上身。1.私人问题：1)薪水：薪水是主雇之间的协议，只要双方都认为没有问题，第三者应无权过问，同事之间询问时，只要告知：公司跟我的协定，我们都还可以接受。至于同事之间若有升迁或加薪，只要老板觉得合适，除了给予祝福，自己加油就是了!2)婚姻：除非私交很好，否则万一问对方：“结婚了没?”回答：“刚离婚。”或是：“有小孩吗?”回答：“有，一男一女，现在跟前妻。”不是挺糟的吗?离婚率高涨的社会现状，为避免被误以为是歧视或别有用心，这类过于私密的问题，还是多加保留吧!2.宗教问题：想想十字军东征，再看看美国“911”事件，拜托，谈点其他话题吧!3.政治立场：为了维持良好的人际关系，政治立场不要过于鲜明。除非交情颇深且立场一致，否则这类容易擦枪走火的话题，还是小心为宜。记得初出社会时，有位资深的秘书来询问我的薪水。当时也不知该如何回答，只是支支吾吾地随着她的话有一搭没一搭的回应。想不到，事后那位资深秘书以她的经验，“猜”出我的薪水，并以辞职要挟老板加薪，给老板制造了不少麻烦，直到今天都还觉得过意不去呢!小秘密：受伤的地方总是让你学得最多!对于初出社会的人，我一定会提醒，决不和别人谈你与公司间最重要的约定薪水!现在要做的事：学习职场安全答案问：“为什么来公司?薪水多少?都做了几年了，还没加薪呢!”答：“自己来应征的，待遇还可以，加薪水的事应找主管谈吧?”问：“我们公司没什么前途，我不想做了!”若该员不是很敬业，则答：“工作不好找，边做边找吧!我也帮你留意看看!”问：“这次总统你想选谁?”答：“你呢?”“还不知道呢!”“再看看口罗!”问：“听说你老板很难缠?压力大不大呀?”答：“还好，谢谢关心!早适应了!”问：“你结婚了没?”若不想回答，则答：“(微笑)怎么了吗?”问：“听说你老板，是不是真的呀!”答：“我们这样谈论主管不好吧!”问：“听说要辞职，要升迁?”答：“是吗?人事公告下来就知道了!”小叮咛：答了好像没答，避重就轻像不像打太极拳?身为公司的重要干部，总要懂得一招半式!第16节先尊重自己出国门给人的印象，就是让别人如何看待我们来的地方，也好像是告诉别人，我是个重要的人。出国怎么穿?在出国机会愈来愈普遍的情况下，在机场常可以看到非常“轻松”的穿着。轻松到什么程度呢?差不多就跟在家里一样!知名的形象顾问陈丽卿老师，曾在上课时提醒我们：有些人出国时，会把“准备不要”的衣服穿出门，甚至穿着老旧有破损或污渍的衣服，其实这是非常有损专业形象的。记得有一次送好友赴美，开车送她到机场时发觉，临行前的她还刻意修饰一番。望着一头刚上完美容院的秀发，精致的化妆，身着高级套装的她：“你打扮成这样，是要去哪里呀!”我不禁调侃她。任职于日亚航25年的大姐，不急不徐地告诫我：一出国门给人的印象，就是让别人如何看待我们来的地方；另一方面穿着的合宜，也好像是告诉别人，我是个重要的人，需要多一点协助。以前不以为意的事，在经过专家的指导后，出国时刻意打点门面后，偶有好事发生，比如，在提行李时，会“不小心”遇到帅哥，接受他们的热情服务!或者，当头等舱或商务舱旅客不多时，在经济舱旅客中被“挑选出来”优先服务的，常常是小女子我!小秘密：记得一次从巴西圣保罗机场搭机返台时，因为经济舱超卖，还被“钦点”至头等舱当作贵宾招待呢!第17节老板宴客须知事先抵达会场，若主管还没到，也可以帮忙招呼客人，奉茶或闲聊，总要让贵宾有宾至如归的感觉!由于老板的交际广泛，每隔一段时间，总要就着不同的社团或交际分批宴客，以联络感情。对于这类的宴会，可得日前有周详的计划，才能宾主尽欢。首先，与主管详细讨论此次聚餐的目的，以便选择用餐地点，若是以公事为主，可能包厢较不易受干扰；若是三五好友小酌，就选择可做出量好质精的下酒好菜、知名度高又消费合理的海鲜店；若宴请的是重要客户，恐怕五星级饭店才看得出主人的诚意了!当然，了解宴客预算也非常重要，如何以最低消费得到最大品质，往往考验部属的协调能力。当宴客名单确定，正确无误地打印邀请函，并请主管签名以示慎重。别忘了，加上与会者的名单，供来宾咨询，避免让一群人碰头才发现：原来是你!不知是哪位大师发明的依笔画顺序，可避免来宾排名的尴尬。当一切就绪，别忘了提早至餐厅候客，虽然现在的餐厅服务品质逐日提升，但谁也不能预料是不是所有安排都万无一失?事先抵达会场，若主管还没到，也可以帮忙招呼客人，奉茶或闲聊，总要让贵宾有宾至如归的感觉!当主客双方入座，酒菜一上桌，就是我们退席的时候了!小秘密：让工作圆满完成，将成就归于上司，这样的员工才会深得主管的欣赏!现在要做的事：平常多收集各类型餐饮资料以备不时之需。偶尔从主管处可看到一些餐厅的名片妥善保存，说不定哪天主管会说：就去那天那个什么餐厅吧!了解受邀者饮食习性如为吃素者、高血压及糖尿病患者点菜时需费心。邀请卡别忘了注明宴客目的及相关出席人员(依笔画序)。事前寄邀请卡寄出前去电告知，寄出后确认出席人数。小叮咛：对于主管的宾客有礼有节但保持一定距离，除非上司特别交代，否则可别随意透露公司相关业务。第六章解决问题：当一个值得倚重的部属第20节机智处理小麻烦新时代的优质干部，面对问题能屈能伸，解决问题最重要!老板的司机垮着脸告诉我：“怎么办?老板的提款卡被机器吃掉了!”原来老板忘了密码，试了3次，提款卡就咕噜地被吞进机器里了!起先我试着打电话到该分行及几位在银行界服务的朋友询问，但所得到的答案一概是：非本人不得代领提款卡。我很能理解金融机构对此类事件的谨慎态度，但对于日理万机的老板，又如何叫他特别抽空去领一张卡片?我手中空有老板的各银行存折、印章、身份证，甚至各账户的密码，却仍然没有能力替老板解决这桩小事，实在为之气结!灵机一动，去电该银行总行的客服中心：“小姐!您好!我想知道怎样才找得到贵行库的总经理?”我口气平稳地说。“请问小姐有什么贵事吗?”看来客服小姐警觉性不错。“是这样的，我是某某公司总经理秘书，他的提款卡被机器吃掉了!我知道非要本人领取不可，我的老板很忙，不可能让他亲自过去签字，而只是领取一张被吃掉的提款卡，而且我手上有他全部银行提款文件资料，我想贵行服务口碑一向不错，相信一定有其他替代方案，可以方便客户处理这类问题。”我一面紧张着，怕银行若还是不让我领就麻烦大了；一面又义正辞严地“告诫”她应如何做好顾客服务。10分钟之后，分行经理来电，表示只要出示老板亲笔签名的授权书，就可以由我前往代领。事情能顺利解决当然是最好的，但我用这种近乎小人的方法叫人就范，心里实在过意不去。于是，当我拿着授权书至银行代领那张闯祸的卡片时，我可是一路赔着笑脸，并好声好气地夸赞他们的服务态度真好，还说要替他们多多介绍客户呢!其实很多事多少都有一点弹性，身为部属的我们，如何在不惊动上司的同时又能合情合理合法的处理，就考验大家的智慧了!小秘密：新时代的优质干部，面对问题能屈能伸，解决问题最重要!现在要做的事：搜集常用服务业的客服电话主要开户银行协力厂商各大国内外航空公司旅行社/票务中心国家机关服务类：修车厂、理发、托儿所等协会保险公司报章媒体大饭店事务所：律师、会计师、建筑师等医疗院所小叮咛：当问题一发生，主动处理问题而不带给主管任何烦恼的，堪称一流左右手!第21节合理化解客户抱怨找出客户抱怨的始末，给予一个合情合理的答复，让客户觉得自己得到应有的尊重，也能稍为化解他的不快。企业营运中，难免因着一些主客观因素，造成客户或厂商不满的情绪，如何将这类事件，大事化小，小事化无，不要事事有劳上司出马，这也才能显出员工的价值所在。公司初上柜造成股价狂飙，每天求购股票的电话接都接不完。这还算是好消息!难过的是，经过一阵疯狂抢购，票券市场回归基本面，股票一跌电话更多了!“你们公司营运怎么样?股票为什么跌那么多?”“听说公司遭到大量退货，是不是真的?”“小姐，你有没有领到薪水和年终奖金?”这些林林总总的电话真是令人不堪其扰，有些得不到满意答案的股东还会登门造访，确认公司是否正常营运。有时为了应付这些人事，整天都无法正常工作呢!当这类问题发生时，身为主管的左右手，还是要尽力安抚或解决，首先要找出处理抱怨的根源所在，若公司并未设置客服系统，主管周边的人当然义不容辞了。每当有客户抱怨产生，若不能妥善处理，让客户产生“爆怨”甚至“报怨”，最后变成“企业危机”，那可就得不偿失了!找出客户抱怨的始末，给予一个合情合理的答复，让客户觉得自己得到应有的尊重，也能稍为化解他的不快。另外，表现出真诚的心，协助客户解决问题，不敷衍了事也不推脱，要让人感觉得到公司的诚意。以同情心来服务客户，便能以较客观的态度来处理问题。小秘密：每当接到类似的电话，我时常是放慢音调(这样对方说话就快不起来了)，重复对方的话并再三确认他的问题(直至他自己也觉得无聊)。当然，轻柔的语调也是秘密武器，常有意想不到的效果!现在要做的事：客诉的处理技巧化险为夷法当对方说话大声时声音放慢并变小。耐心伺候法当对方滔滔不绝时一面听，一面：“是!是!”(表现耐心)权责化分法当对方对公司有不满时确定权责单位，并跟催到底。将挡土掩法当对方指名找老板时勇于承担，告知何人可以代为处理，并主动联系。直接道歉法当对方要求道歉时你就道歉吧!反正又不必花钱。绝对要避免的事1.不知道，这不是本部门处理的(完全不负责任的做法)2.态度强硬(即使是对方错)3.态度傲慢或不予理会4.表现出不耐烦5.要对方另去电某处小叮咛：当然一定要全盘了解问题所在，否则若是鸡同鸭讲就更糟了!第七章两性互动：发挥两性特质共创职场双赢第22节发挥性别特质的极致无论男女，别一味地要求改变对方。了解自己的特质，并将它发挥到极致，我想这才是真的平等吧!职场上女性真的可以与男性以相同的条件一较长短?知名两性专家也是畅销书男女大不同的作者约翰葛瑞博士(Dr.JohnGrey)曾经提醒大家，别自以为是地认为：异性跟自己一样。他还大胆提出了“男人来自火星，女人来自金星”的论点，说明两性之间的差异，并非三言两语可以道尽。大多数的女性，比男性具备更细腻的心思，感性且重视人与人之间的和谐关系。这样的人善于察言观色，在担任助理时往往可以给上司更多贴心的协助。例如：照顾上司办公室盆栽时看不到一片枯叶。在会谈桌上摆一点糖果，让前来开会的人能带着甜甜的笑容离开。趁主管开会时，用胶带小心粘起挂在衣架上西装外套上的落尘。随时注意晶亮玻璃桌上，不留任何指纹。老板的开运水晶，每天小心擦拭，并确认放在他的开运方位。按时提醒用药，甚至必要时协助量测血压血糖等。这些林林总总细微又不起眼的工作，女性同仁做起来往往格外得心应手。殊不知这些体贴的工作，总会让上司有一种无后顾之忧的安全感，让他们可以全力冲刺公司所赋予的任务。当然，女性可能被批评过于情绪化、容易公私不分、妇人之仁、视野不够宽广、斤斤计较等消极的特质。但人本来就各具天性，无论男女，别一味地要求改变对方。了解自己的特质，并将它发挥到极致，我想这才是真的平等吧!小秘密：曾经有一位主管，在我担任他秘书不久后对我说：“看到办公室变得这么整齐，最近进办公室做起事来效率特别高!”之后待在公司的时间就更长了呢!现在要做的事：检视与上司间的默契上司的工作习惯我可以做的事常常找不到东西分门别类归档。名片一大堆找时间分类并keyin到电脑里便于搜寻。时常开会开会前备妥前一次会议记录，并为本次会议摘录相关资料。交际广泛准备电话簿，于上司电脑/桌上/车上及自己身上，以备下班时上司随时来电查询。一天中有多场会议每日下班前先口头报告，隔日一上班再提醒一次，并询问有否需要其他相关资料。有企划相关的业务协助资料搜集、剪报等，供上司随时充电以备不时之需。小叮咛：多观察就会发现，可以做的事比想像中多得多了!第23节保护自己也顾及上司保护自己也顾及上司的好名声，这样的部属才酷!在我担任的“秘书实务课程”中，最常被问到的问题：“老师!您有没有碰过职场性骚扰?”好像女秘书一碰到男上司，外界就会以“特别”(我不愿意用“有色”两字)的眼光来看待。老实说，十分幸运地，多年工作中倒真是没碰过一桩类似的麻烦事呢!我可绝非是那种只具内在美，出门很安全的欧巴桑!不过根据过去的经验，我发现会发生的人总会常常发生，而免疫的人就总是可以全身而退。原因不外乎是在合作中多一份谨慎自守：1.如非机密所需，与上司单独谈话，尽量不要关门。2.行为举止要得宜，与上司谈话要有尊卑之分，以免引人遐想。3.与上司出差在外，若有任何需要讨论的事，应选择以电话或大厅等公共场所，避免在任何一方的房间。4.出差时详细记录每一项细节，洋洋洒洒的出差报告，也是一项工作认真的明证。5.若因需要协助上司的家庭事务，如接送小孩、购置家具、安排家庭旅游等，应与其配偶保持良好关系，并经常互动。6.避免与同事谈论到上司在工作以外的生活习惯(基本上，除非是上司交办事项，否则根本无须与同事谈起有关上司的所有事情)。多年来，屡屡与主管出差在外，我都掌握分寸，并巧妙为主管安排行程和时间，在前一日提醒同行者次日行程及应注意事项，并备妥文件资料。现在，即使是一般旅游，我也自愿每日早晨负责MorningCall(以防饭店出差错)。如此就能在大家还睡眼惺忪之际，一个人穿戴整齐，优雅地在饭店享用美味的早餐了，不能不说是与男主管出差同行的磨炼与收获。小秘密：保护自己也顾及上司的好名声，这样的部属才酷!现在要做的事：了解男女大不同项目异同处背景不同男人来自火星；女人来自金星。处事态度不同男人理性而直接；女人感性而间接。情绪发泄不同男人喜独自思考；女人喜与人分享心情。特质不同男人粗犷豪迈；女人细致温柔。体能不同男人爆发力强；女人持久度高。重视不同男人重视结果；女人注意过程。小叮咛：认真发觉彼此差异，才能掌握两性共事的原则。第24节与女主管共舞期望比别人努力而获得平等的回馈，是一般女主管共同的心声。诚如先前所说的，女性一般比男性来得纤细、敏感也更具有人情味。在以男性为主的职场结构里，女性主管的职业生涯总是要比男性更加卖力，才能得到主管的青睐与信任。因此在与女主管共事之际，也别忘了比协助男主管时多加一分细腻与支持。要获得女主管的青睐，要先排除“女人是弱者”先入为主的同情心态。毕竟，若非家族企业，女性要在职场中与男性一较高下，除了需拥有相当的学识经历外，还要克服先天在体能上的劣势及家庭对女性所赋予的较高期待。她们除了要像男性一样在工作中日理万机，对家庭的付出也不容忽视。这对一个在工作中有成就的女性而言，承受着双重压力。她们也背负着与男性主管不同的社会成见，如：男人愤怒是适当发泄；女人大声叫是泼妇骂街。男人提早下班回家接小孩叫做新好男人；女人提早回家则是公私不分。男人落泪是感性；女人掉泪是煽情。丈夫薪水高过妻子是正常；妻子薪水多过丈夫则非一般。男人职位高于女性是合理；女性职位高于男性叫强人。男人能干叫优秀；女人能干叫厉害。男人追根究底是负责；女人追根究底是心眼小。男人拼命是上进；女人拼命是不幸。男人工作叫事业；女人工作是副业。面对社会给予男女这么多不一样的看法，女性比男性多一分小心谨慎，也是理所当然。期望比别人努力而获得平等的回馈，是一般女主管共同的心声。唯有了解女性，待她们如同她们所期望的，才能在职场中和平且愉快地共处。小秘密：你的女上司性情敏感吗?没关系，她们是对人不对事!不但要让她了解你对工作的投入，更要让她信任并喜欢你。那么你的工作就无往不利了!第八章管理实例：实用管理小妙方第25节为新任主管做些什么他将公司当作自己的企业来经营，建立新团队最有效率的运作模式，成功的在极短的时间内，为企业把脉，并对症下药。长久担任高级主管秘书经验，我觉得：空降部队真的很难存活!时常看