档案管理_浅析武当山特区计划生育协会档案建设要件

武当山特区计划生育协会档案建设要件国家计生委设立计生协会的目的是推动群众自觉参与计划生育工作，动员群众自我教育、自我管理、自我服务，倡导人民群众计划生育/生殖健康为目标的全国性、非营利性群众团体。随着政府职能的调整，计生协会将发挥越来越重要的角色，因此各村（居）委会要注重协会建设。为全面准确的反映本地协会建设工作，一套内容详实符合标准的档案非常重要，下面将档案中的要件予以罗列，以方便对照补充。同时也希望各村能理解思路，举一反三，提高档案编撰能力。一、组织建设。计生协会是由会员组成，第一要件就是要反映组织的人员结构。按照要求，各村计生协会会员不能低于总人数的10%，主要有下列人员组成： 一是村（居、社区）企事业单位的负责同志；二是社会贤达及热心于计划生育工作的有一定专长的人员和老党员、老干部、老模范、老长辈、离退休的老领导等（简称五老）；三是党委政府（村支部、村委会）领导干部；四是育龄群众中的自觉实行计划生育的积极分子；五是科技带头人和致富能手。会员总数一般应占人口的10%左右。会员入会需要向基层协会提出申请,并有理事会半数以上同意。因此档案中必须要会员入会申请表，并有理事会签字同意。会员应该有会员证。 按照要求，基层协会应有以下组织机构和人员设置：会员代表大会、理事会、常务理事会（人数少的协会可以不设常务理事会）、会长、常务副会长、副会长、协会秘书长或协会专职人员。产生过程如下：会员大会每三年选举本届理事会，由理事会推荐出本届理事会的正副会长候选人名单，提交然后表决。理事会选举或聘任协会秘书长。综上所述，协会组织建设档案中必须包括如下要件：1、协会会员名册；2；会员入会申请登记表；3、会员联系户清单；4、理事会组成人员名单；5、理事会成员的分工文件（即会长、副会长、秘书长、中心户长的明确工作任务）；6、协会网络图（见附件一）。二、协会的例会例会，就是按照要求，必须要按时召开的会议。1、每三年召开换届选举会，主要目的是选举新一届理事会、理事长；2、每年召开一次会员大会，主要是通报协会工作情况，表彰先进，确定下一步工作重点；3、理事会每季度召开一次，由会长或专职副会长主持。通过事理会交流情况，研究工作；4、会长办公会每月召开一次。完整的换届会议应该包括以下要件：1、会议议程；2、开幕词（主持词）；3、领导讲话；4、上届协会工作报告；5、理事候选人登记表；6、选票；7、选举结果；8、任命的决定（注明专职副会长或聘任专职秘书长）。9、参会签到表。其他例会也必须要有如下要件：1、文字记录；2、签到表；3、会议中形成的重要决定要发会议纪要或者相应的文件。4、照片。三、制度建设协会的日常工作应该有相应的制度作为保障，以下是几个基本的制度：1、计生协会会长职责；2；计生协会专职副会长、秘书长职责；3、计划生育协会会员活动制度；4、计划生育协会例会制度；5、计划生育协会理事、会员培训学习制度；6、计划生育协会会员联系户制度；7计划生育协会评比表彰制度计生计划生育协会工作制度。四、基本活动基层计生协会在上级计生协会和本级党组织的领导下开展各项工作。（一）特区计划生育协会今年开展了“五关爱”活动，为独生子女家庭购买意外伤害保险等活动，这些活动都有专门的档案要求，这里不再重复。（二）街道办事处开展的惠民、惠农，关爱计生家庭等活动都可以作为本村计生协会的工作之一，将受惠家庭的名册、标准等材料整理入档。（三）本村出台的奖励政策，例如说参加三查奖励、四术奖励等等，将其标准规定、名册整理入档。（四）对育龄群众开展培训教育、谈心、关爱留守儿童或空穴老人，帮助其解决具体困难等等都可以整理入档。（五）协会应该“三栏上墙” “四薄齐全”以便更好地反映协会工作。“三栏上墙”指的是计划生育条例、协会章程、协会规章制度要制成展板上墙。“四薄齐全”指的是会议登记薄，记录协会的各种会议；好人好事登记簿，登记协会理事或会员给计生家庭的关心关爱提供便利的好事；活动登记薄，登记协会开展的各项活动；会员理事登记薄，即本协会花名册。（五）每年年初要有工作计划，年底有工作总结，也可以在每年的工作总结中提出下年工作计划。五、协会之家要求每个合格协会都要求有“会员之家”，功能是开展培训或各种协会活动，可以利用现用会议室作为会员之家，要求是：1、会议室外有“会员之家”的牌子，牌子上有计生协会的徽章；2、室内要求协会网络图、协会章程、会员之家活动制度上墙；3、有活动记录本，有记录；3、设置会员谈心记录本，并有记载；4、有室外的计生杂志阅览处。紫霄村计划生育协会结构网络图 会 长： 张天新常务副会长： 伍学涛秘 书 长： 陈昌均 理事： 中心户长：共 人 育龄群众： 人 附件二 制度类一、计划生育协会工作制度1、每季第三个月的25日召开一次理事会和每月2日召开一次会员小组会，交流情况，研究工作；2、每年一次理事会，总结上年工作，部署本年度工作思想；3、每年召开一次会员大会，总结评比计划生育工作，对计划生育作出显著成绩的会员，予以表彰和奖励；4、及时了解计划生育情况，每月20日为计划生育来访接待日，由理事会人员负责接待；5、充分发挥理事会和会员小组长的作用，积极为群众做好事、办实事，帮贫济困共同致富，并协助做好农村部分计划生育家庭奖励扶助制度实施工作；6、对育龄群众落实责任制，及时反映群众的思想意见；7、协助上级协会组织会员进行基础知识培训；8、及时发展新会员，使计生协会工作成为群众互相监督、自我管理的群众性组织。二、计划生育协会理事、会员培训学习制度1、组织理事、会员学习相关计生法律法规及计划生育协会基本知识；2、培训理事、会员懂得关于如何做好计划生育工作的方法和计划生育协会的工作思路等；3、开展生动活泼、形式多样的学习方式，召开学习讨论会、经验交流会、典型报告会等；4、培训理事、会员做好育龄群众计划生育优质服务的方式、方法；5、学习、培训活动每季度开展一次。三、计划生育协会民主参与民主监督制度为了发挥计划生育协会民主参与和民主监督的作用，维护人民群众的合法权益，制定本制度。1、计生协会理事会要定期召开理事会议，征求理事对计划生育工作的意见、建议；2、计生协会会长、副会长、秘书长要参与计划生育工作的研究、决策和安排，为计生工作献计献策；3、计生协会理事会要组织理事、会员，通过调查研究、进行专题研究等形式，提出关于计划生育工作的意见、建议。四、计划生育协会评比表彰制度为了更好地总结工作，表彰先进，激励基层协会组织和会员工作热情，制定本制度。1、评比表彰活动每年进行一次，分别对协会工作中涌现出的先进集体和先进会员进行表彰奖励；2、评选办法：采取公开评选，层层推荐的办法进行。先进会员必须经过会员会议民主选举；先进集体在推荐的基础上必须经过上一级协会通过；3、先进会员和先进集体，在形成前必须上报先进事迹材料，填写登记表上报上一级协会常务理事会；4、评选工作实行公开透明。上报的先进会员和先进集体要分别在村（居）进行公示，广泛征求群众意见；5、办事处计生协会对先进会员和先进基层组织要公开进行表彰，并颁发荣誉证书。五、计划生育协会会员小组活动制度1、为把计生协会工作落到实处，基层协会小组活动必须真正发挥组织动员广大育龄群众自觉参与计划生育的作用；2、基层协会小组活动要定期开展活动，并且每月一次小组长会议，学习有关文件、政策和知识，组织各种服务活动；3、会员小组应做到活动有阵地，会议有制度，联系户有名单，学习有材料，开展活动有记录；4、联系户是开展小组活动的基本方式，小组会员和所联系育龄群众一起参加小组活动，更能发挥协会作用；5、小组活动根据育龄群众的需求，积极开展各种计生健康咨询服务活动。六、计划生育协会会员联系户制度1、同被联系的育龄群众家庭保持联系，了解她们的思想状况和生育意见；2、为她们提供避孕节育措施，帮助她们知情选择避孕节育方法；3、当她们在实行计划生育工作过程中遇到困难和思想出现反复时，帮助做好思想工作；4、进行人口和计划生育知识的学习、传播和辅导活动；5、向被联系的育龄群众家庭提供生活服务；6、引导帮助被联系的育龄群众家庭发展生产脱贫致富奔小康。七、计生协会长职责负责计划生育协会的全面工作，其职责是：1、抓好协会的组织网络建设，尤其是特殊人群的组织建设；2、开展计划生育的宣传、教育、咨询、交流、监督工作，为计划生育工作营造良好舆论氛围；3、善于总结推广典型经验，发动群众参与计划生育优质服务和新家庭计划、婚育新风进万家等活动，积极为计生户拓宽致富门路；4、积极争取各方面的支持配合，兴办各类经济实体或服务项目，多渠道等筹资活动经费，增强协会独立开展工作的能力。八、专职副会长、秘书长职责受会长委托主持协会日常工作，其职责是：1、负责召集协会理事、会员小组长、会员会议，传达贯彻上级的指示精神和要求，总结部署协会工作；2、组织协会理事、会员开展计划生育的宣传、引导群众自觉实行计划生育、主动落实避孕节育措施；3、组织协会理事、会员组长、会员开展生产、生活、生育服务，参与新家庭计划活动和优质服务，搞好帮扶；4、经常对协会工作进行检查，对协会小组长进行指导，对会员进行培训、督促各项任务的落实。九、计划生育协会例会制度1、提供本村会员联系户的计划生育工作情况；2、对育龄群众提出的有关计划生育的合理意见及反映的问题等做好工作记录；3、每月底对本村有关计划生育工作信息进行一次汇总，报送村委会及计生办；5、总结交流各开展活动的经验。十、会员之家活动制度计生协会会员之家活动制度1、会长、副会长、秘书长每月召开一次议事会议，分析协会工作形势，研究部署工作。2、每季召开一次理事及协会小组长例会，总结交流各小组活动情况，通报有关信息。3、组织协会会员学习计划生育各项方针政策、法律法规及