档案管理_档案工作规范化管理申报材料_第1页
档案管理_档案工作规范化管理申报材料_第2页
档案管理_档案工作规范化管理申报材料_第3页
档案管理_档案工作规范化管理申报材料_第4页
档案管理_档案工作规范化管理申报材料_第5页
已阅读5页,还剩41页未读 继续免费阅读

下载本文档

版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领

文档简介

说 明本样板材料,是机关档案工作规范化定级通用材料,所选材料为定级的基本材料,是依据江西省机关档案工作规范化管理标准,为考评提供所得分值的书面证明材料。凡能够通过书面提供的材料应尽可能地通过书面材料提供进行佐证,以证明可以取得相应的分值。个别有特色或有亮点的材料,也可以纳入申报材料。本样板材料仅供参考,个别材料要根据各单位的实际情况作必要的修改或重新拟定。基 本 材 料1、 档案工作规范化管理定级报告2、 档案工作规范化自评报告(1)档案工作规范化管理概况:组织管理、业务建设、基础设施设备、开发利用方面取得的成绩;(2)自检自评情况、存在的不足和改进措施。3、 机关档案工作规范化管理标准自评表4、 江西省机关档案工作规范化管理等级申报表5、 机关档案工作基本情况统计表6、 档案工作分管领导和网络图7、 档案人员学历证明和接受档案业务培训培训证明材料8、 档案工作计划或单位工作计划有档案工作内容9、 档案人员岗位责任制10、 档案归档制度11、 档案的收集、保管、统计、鉴定销毁、利用制度12、 档案分类大纲及编号说明13、 本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表14、 成立档案鉴定销毁领导小组名单15、 全宗介绍(主要介绍机构沿革,档案种类、数量、内容及分类整理、检索工具等)16、 组织机构沿革17、 大事记18、 档案利用实例汇编景德镇市*局文件景*发*号景德镇市*局关于申报档案工作规范化管理等级的报告景德镇市档案局: 为实现我局档案工作的规范化、科学化、现代化管理目标,根据江西省档案局江西省档案工作规范化管理办法(赣档字200634号)和贵局有关档案工作规范化管理要求,我局高度重视档案工作规范化管理,通过努力,经对照江西省机关档案工作规范化管理标准自评认为,我局的档案工作规范化管理已达到省*级标准。现特向贵局申报,请组织档案工作规范化考评组对我局档案工作规范化管理进行等级评定。特此报告。 景德镇市*局 年 月 日档案工作规范化管理自评报告市档案局:我局档案工作在局党组的正确领导和市档案局的指导下,认真开展了档案工作规范化管理达标定级各项准备工作,加强了档案工作的组织建设,进一步夯实了档案基础业务建设,档案开发利用取得明显成效,按照江西省机关档案工作规范化管理标准,我们认为已达到省*级标准。现将自评情况报告如下:一、档案工作概况(一)、管理体制、机构、人员方面我局于*年*月成立了机关综合档案室,集中保管各门类档案; 明确了*为分管档案工作的领导,分管领导能为档案工作解决经费等实际问题; 配备了*名兼职档案工作人员,建立了档案工作网络;档案工作人员均到大专以上文化程度,档案专业培训合格,熟悉地掌握档案专业技能;能够较好地学习宣传贯彻档案工作法规。建立了档案人员岗位责任、归档制度;较好地执行档案的收集、统计、鉴定销毁、保管、保密、利用制度。(二)、业务建设方面编制了本单位的档案分类大纲和档案存放示意图,室藏档案进行了科学分类和规范整理,案卷质量符合国家和地方标准要求;档案全部进行了编目,编制了案卷目录、卷内目录;档案保管期限划分准确,装订符合标准要求;定期开展了档案鉴定工作,对超过保管期限和无保管价值的档案,按照有关规定进行销毁;能够及时准确地向上级和有关部门报告档案统计数据;库房整洁、卫生,无杂物,认真做好了档案的“八防”工作,做到了无安全隐患;能够及时对破损、褪变的档案能及时进行补救;档案管理科学有序。 (三)、设施设备我局在经费相对困难的情况下,优先配置了档案的设施设备,现有库房面积*平方米,按现有每年入库量计算,能满足近1O年使用的需要,办公室、阅卷室面积近*方米,较好地做到了办公、阅览、库房三分开;档案库房配置了空调、灭火器、防磁柜、温湿度计等设备,能够满足档案保护的要求;添置了档案密集架*列,档案盒、卷皮等装具用品符合国家标准的要求;档案保护措施到位,档案保护安全有效。(四)、开发利用编制了案卷目录、归档文件目录等检索工具,能够满足档案查阅和管理的需要;能积极主动地开展利用工作,为领导决策和机关工作服务;档案的查全率、查准率在95%以上;编辑了档案利用效果实例*例、景德镇市*局档案全宗介绍、景德镇市*局机构沿革、景德镇市*局大事记等编研性材料,档案开发利用效果明显。二、存在的不足和改进措施我局虽在档案工作规范化管理方面做了不少工作,但在档案管理的广度和深度反面还存在不足,特别档案的现代化管理方面存在档案数据库数量不足,档案深层次开发利用上还有待提高。我们将以档案工作规范管理达标为契机,在巩固和发展已有成绩的基础上,继续努力,开拓进取,根据新时期档案工作的需要,不断改进和完善档案管理手段,加快档案信息化工作进程,实现档案管理的现代化,使我局档案工作再上新台阶。对照江西省机关档案工作规范化管理标准,我局档案工作规范化管理自测评分为*分,达到档案工作规范化管理省*级标准。 景德镇市 * 局 二0一0年 月 日江西省机关档案工作规范化管理标准序号评估内容分数评估细则与评分说明自评分1组织管理24241.1管理机构551.1.1建立了与机关工作相适应的档案管理部门。2无档案管理部门的不得分;档案管理部门设置不适应单位档案工作需要的扣1分21.1.2档案工作坚持集中统一管理原则,实行综合管理,做到统一领导,统一机构、统一制度。3本机关各种门类和载体的档案(包括文书、业务、科技、会计、死亡干部职工档案和声像、电子档案)未实行集中统一管理,每缺一类扣0.5分,扣完2分止;未做到统一领导、统一机构、统一制度的扣1分。31.2管理职责661.2.1机关档案工作明确有一名单位领导分管、综合部门领导主管,并列入了其职责范围,切实解决了档案工作中存在的实际问题。2未明确机关领导分管、综合部门负责人主管扣0.5分,未列入分管领导岗位责任制的扣0.5分;无事例说明领导及时解决实际问题的扣1分。21.2.2本机关及下属单位档案工作列入了本机关(或部门)工作计划或目标管理,并制定了机关档案工作年度计划。2本单位及下属单位档案工作没有纳入本机关五年规划、年度工作计划和目标管理考核内容,每缺一项扣0.5分;没有制定档案工作年度计划扣0.5分。21.2.3对本机关及下属单位的档案工作履行业务指导职责,并取得一定成效。2未对本机关内部各职能部门归档文件整理,归档工作进行指导扣1分;未对下属单位档案工作进行检查指导扣1分。21.3管理人员771.2.3对本机关及下属单位的档案工作履行业务指导职责,并取得一定成效。2未对本机关内部各职能部门归档文件整理,归档工作进行指导扣1分;未对下属单位档案工作进行检查指导扣1分。21.3管理人员771.3.1档案管理部门配备了与档案工作相适应的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定。2没有配备专(兼)职档案人员扣1分;近两年内档案人员变动频繁扣1分。1.3.2机关内部各职能部门设立兼职档案员,负责文件材料的收集、整理、归档工作。1提供兼职档案员名单,没有的不得分。11.3.3建立了档案人员岗位责任制。1出示文字材料,没有的不得分。11.3.4档案人员具有中专以上文化程度或中级以上技术职务,并经过上岗培训和业务培训。3档案人员不具有中专(省直机关具有大专)以上文化程度或中级以上技术职务扣1分,出示学历证书或聘书;档案人员没经过档案行政管理部门的上岗培训扣1分;未参加业务培训扣1分,出示上岗证书和培训证书。31.4管理制度66序号评估内容分数评估细则与评分说明自评分1.4.1学习、宣传和贯彻执行国家、地方档案工作法律、法规。1未在本单位全员中组织学习、宣传档案法律、法规、规章的扣0.5分;本单位未认真贯彻、执行档案法律、法规、规章的扣0.5分。11.4.2建立、健全文书处理部门归档制度。2未建立文书处理部门归档制度扣1分,制定了归档制度但不能得到有效实施扣1分。21.4.3制定了本机关档案的收集、保管、保密、利用、统计、鉴定与销毁制度,并能坚持执行。3每缺一项制度扣0.5分,扣完2分止。制度得不到有效执行扣1分。32业务建设46452.1档案收集98.52.1.1按国家有关规定制订了本机关各种门类和载体文件材料的归档范围,并按时接收应归档的文件材料,交接手续完备。2未制定本机关各种门类与载体文件材料的归档范围扣1分;未按时归档扣0.5分;无规范的交接文据扣0.5分。22.1.2归档的文件材料齐全完整,归档率、完整率、准备率达95%以上。5文书、会计、科技档案中每一种归档不齐全扣1分;业务、人事、声像、电子档案中每一种归档不齐全扣0.5分。4.52.1.3归档文件的质量符合有关规范要求,文件制成材料适宜档案的长期保存。1归档文件质量不符合国家有关规范要求的扣0.5分,归档文件中有圆珠笔、铅笔、彩色笔等不耐久字迹的扣0.5分。1序号评估内容分数评估细则与评分说明自评分2.1.4收集与档案有关的资料1未收集与本单位业务有关的资料扣1分,单位有专门的资料室的不扣分。12.2档案整理12122.2.1制定了适合本单位特点的、科学的档案分类大纲和编号方案。2无单位档案分类大纲扣1分,无编号方案扣1分。22.2.2制定了适合本单位门类、载体档案保管期限表,并准确划分了各门类、载体挡案保管期限。1无档案保管期限表扣0.5分,保管期限划分不准确扣0.5分。12.2.3归档文件材料整理规范,符合国家或地方标准、规范。7文书档案整理不符合规范要求扣2分;科档整理不符合规范要求扣1分;会计档案整理不符合规范要求扣1分;业务档案整理不符合规范要求扣1分;特殊载体档案整理不符合规范要求扣1分;电子文件归档和管理不符合规范要求扣1分72.2.4各类档案卷皮、卷盒符合规范要求封面、脊背填写清楚、规范。222.3档案保管5无档案资料存放示意图、柜架排放不规范扣1分;档案资料存放示意图、柜架标识不科学、不醒目扣0.5分。库内不整洁扣0.5分。无规范的温湿度记录扣1分。52.3.1库房管理科学,库内有档案资料存放示意图,档案柜架排放规范并有明显的指引标识;库内清洁卫生;库内温湿度有记录。3无档案资料存放示意图、柜架排放不规范扣1分;档案资料存放示意图、柜架标识不科学、不醒目扣0.5分。库内不整洁扣0.5分。无规范的温湿度记录扣1分。32.3.2档案保管安全,每季定期检查并做好记录。档案无失泄露事故,无火灾、水淹事故、无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象。2无检查记录扣0.5分。近三年内档案库房出现失泄密或火灾水淹事故的不能申报;库存档案有严重霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象的不能申报,如属少量档案(不超过20件),出现一种现象扣0.5分,扣完1.5分止。22.4档案统计442.4.1建立了全宗卷,全宗卷整理符合规范。1没有建立全宗卷扣1分;全宗卷内材料不齐全扣0.5分。12.4.2档案收进移出登记清楚,有库藏档案总量统计表、分类统计表。2档案收进移出登记不清楚扣1分;缺库藏档案总量统计表扣0.5分,缺分类统计表扣0.5分22.4.3按上级要求及时准确完成档案调查统计任务。1未按要求完成调查统计任务的,近三年缺一年扣0.5分,扣完1分为止,出示档案调查、统计报表。12.5.1按规定及时向同级档案馆现行文件服务中心报送现行文件资料及电子文件。2未及时报送扣1分;报送文件资料不全扣1分。22.5.2按规定及时向当地同级国家综合档案馆移交档案及机读目录,移交手续齐全。2未按规定向当地同有国家综合档案馆移交档案的扣2分;移交不及时或不符合要求的,扣1分。22.6档案鉴定销毁32.5序号评估内容分数评估细则与评分说明自评分2.6.1按规定成立了档案鉴定销毁小组,定期按国爱有关规定对超过保管期限的档案进行鉴定。2未成产档案鉴定销毁小组扣1分;对超过保管期限的档案未开展鉴定工作扣1分。22.6.2严格执行销毁制度,销毁手续齐全。1销毁档案未登记造册,未履行审批手续的扣1分;已鉴定为要销毁的档案未及时销毁扣0.5分。0.52.7档案管理现代化992.7.1档案信息化建设做到与本单位信息建设同步规划、同步建设、同步实施。2未列入单位信息化建设规划(方案)的扣1分;未实现同步发展的扣1分。22.7.2建立档案计算机网络管理,使用符合国家规范要求的档案管理软件。2未建立档案计算机管理网络扣1分;未使用符合国家规范要求的档案管理软件扣1分。22.7.3开展档案信息数据库建设。5各门类、载体档案未全部建立案卷级目录数据库扣1分;文件级目录数据库未达到总数的50%扣1分;音像档案未实现数字化管理的扣1分;未开展全文存贮的扣1分;归档电子文件未刻录成光盘保存的扣1分。5序号评估内容分数评估细则与评分说明自评分3基础设施14143.1库房443.1.1有专用档案库房,并做到办公、阅览、库房三分开。2库房与办公、阅览两分开扣0.5分,没有专用档案库房的扣2分。23.1.2库房设计符合规范要求,面积能容纳本机关102年的档案。2档案库房不符合规范要求扣1分,在档案未向档案馆移交前库房已饱和的扣1分。23.2设备10103.2.1有足够数量和质量较好的档案柜架,并采用符合国家标准或地方标准规范的无酸档案盒。3档案柜架数量不足或柜架质量差扣1分;采用档案盒质量不符合标准要求的扣2分。33.2.2档案库房配备了防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等设施设备。5库房配有防盗、消防、避光窗帘、空调、去湿设备等,缺一项扣1分;无温湿度计扣0.5分;档案箱柜中未放置和定期更换档案防霉防虫药品扣0.5分。53.2.3档案室配备了现代化管理设备(包括计算机、扫描仪、复印机、照相机等)。2缺计算机扣1分;其它设备缺少一种扣0.5分(复印机与其它部门共用不扣分)。 24开发利用1615.54.1检索工具43.5序号评估内容分数评估细则与评分说明自评分4.1.1编制了能适档案利用需要的检索工具。4文档按卷管理的无案卷目录扣0.5分,无全引目录扣0.5分,文档按件管理无归档文件目录扣1分,其他门类档案(包括科技、会计、声像、电子档案和死亡干部职工档案)缺一种目录扣0.5分。3.54.2提供利用774.2.1档案人员熟悉业务,能其中满足利用者需要,查全率,查准率达95%以上。2档合案人员调卷缓慢、服务态度不好扣1分;查全率、查准率达不到95%以上扣1分。24.2.2主动采取多种形式为机关领导决策和机关各项工作服务。3采取分发目录、电话调卷、开架阅览、网上利用以及汇编、汇总资料等形式主动为利用者服务,每采取一种形式得0.5分,得满3分为止。 34.2.3坚持做好借阅登记和利用效果反馈登记,并汇编档案利用效果实例。2未建立查阅登记、借阅登记和利用效果反馈登记,缺一种扣0.5分,扣完1分为止;近三年每年至少有三个利用实例并汇编成册,实例不够按比例扣分。24.3档案信息开发利用554.3.1编制了本机关组织沿革、大事记等通用性编研成果两种以上。2编研成果缺一种扣1分。24.3.2对档案信息资源进行深加工,并取得比较明显的社会效益和经济效益。3近三年每年有一种以上具有实用价值的编研成果,如基础数字汇编、专题资料、专题概要等,缺一种扣1分,扣完3分止。3总分10098.5江西省机关档案工作规范化管理等级申报表单位名称 地址 邮编 上次评估上次评估时间现申报等级 申报时间 自 查意 见 预 查意 见 预查负责人签名或盖章 年 月 日评 估意 见 评估组长签名或盖章 年 月 日核 准意 见 核准意见盖章 年 月 日江西省机关档案工作基本情况统计表单位名称: 填报年度: 年序号项 目单位1单位职工人数 人2档案工作经费 万/年3档案管理专职人员总数 人4其中:大专以上文化程度人员(含大专) 人5大专以上档案专业人员(含大专) 人6高级专业技术职务人员 人7中级专业技术职务人员 人8初级专业技术职务人员 人9受过档案专业培训人员 人10档案管理兼职人员总数 人11其中受过档案专业培训人员 人12档案室(馆)建筑总面积 平方米13其中:库房面积 平方米14主要设备:去湿机 台15空调机 台16扫描仪 台17微机或终端 台序号项 目单位18档案总量 19其中:文书档案 卷20科技档案 卷21专门(专业)档案 卷22会计档案 卷(册)23死亡干部职工档案0卷24声像档案 张(盘)25实物档案(件)26图书资料总数量册27文件材料归档率28档案完整率29案卷合格率30档案利用人次人次/年31档案利用的查全率 32档案利用的查准率 33利用率最高的档案种类 34档案利用产生的经济效益 元35编研档案资料:内部参考 种36公开出版 种37检索工具 种例1景德镇市*局2010年档案工作计划为进一步加强档案工作,使档案工作更好地为经济建设和各项工作服务,根据我局工作的总体安排和要求,制定2010年档案工作计划。 一、认真学习贯彻档案法和江西省档案管理条列等法律法规,按照档案管理的要求,力创全市档案工作先进单位。 二、加强领导,做到档案工作组织、机构人员工作落实,完善档案工作岗位责任制。 1、加强档案工作的领导,成立档案工作领导小组,*局长任组长、*局长任副组长,各科室负责人为成员。 2、局办公室负责档案的日常管理,具体处理档案工作的日常事务。 3、健全档案工作岗位责任制,对档案工作人员提出具体要求,明确工作职责,落实工作任务。 4、定期对档案进行检查、督办,使档案工作进一步规范化。 三、加强档案基础工作及档案管理 1、各科室的业务档案,于次年六月底以前,按档案保管期限和档案立卷的标准,及时全面地送交档案室。 2、各种文件、资料、信息,由办公室分按照档案归档要求,将上一年度的文件材料于五月底之前整理归档,进入局综合档案室。 3、会计档案要在五月底前,将上上年度的档案,按档案管理要求进入局综合档案室。 4、各科室室必须积极配合办公室共同做好档案基础工作和档案管理工作。 5、提供必要的经费,保证档案设施的添置。四、加强档案工作的监督、检查和指导七月份,局办公室组织档案工作检查组,对局属各单位的档案工作进行检查,重点检查档案的归档情况及安全保管。五、加强档案业务的学习,不断提高档案专业水平。 1、档案管理人员必须认真学习档案法和江西省档案管理条列及档案工作相关的业务知识。 2、档案管理人员必须认真总结档案管理经验,不断创新档案管理办法。 3、订阅档案管理的相关资料,通过学习不断提高档案管理水平。 六、加强档案工作管理,完善档案借阅制度 加强档案管理,必须从档案基础工作做起,做到文件收发有专人登记,保存,距方便借阅,又方便归档,要完善文件、档案、各种资料的借阅制度,做到借出有依据,收回有注销,整卷档案资料一律不得借阅。计划(例2) 二00九年机关档案工作计划景*办200812 号局各科室:机关档案工作是我局各项工作的重要组成部分,是维护机关历史面貌的一项重要工作。做好机关档案工作是加强档案科学管理,提高机关工作效率和工作质量的必要条件。根据江西省档案工作规范化管理办法的规定,结合本单位的实际情况,拟定在今年十月底前,对机关综合档案工作等级进行重新认定,力争保持省一级标准。具体工作计划如下:一、 加强领导,明确职责档案认定工作涉及面宽,工作量大,质量要求高,为保证档案等级认定工作顺利进行,市局决定由李玲同志任组长,*同志任副组长,*同志为成员,办公室具体落实,其它科室和专兼职人员密切配合,有计划、有步骤地进行。 二、 机关档案工作等级认定的步骤第一阶段:准备阶段(时间:3月1日至5月30日)1、成立等级申报工作领导小组。2、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和义。3、制定和完善档案管理办法、各项制度及归档范围、分类大刚、保管期限表。4、完善和添置档案的硬件设施,如:档案室、查阅室、管档人员办公室的调整、购置除湿机、空调、干湿温度计、档案柜、扫描仪、计算机、刻录机、数码照相机等。 第二阶段:实施阶段(时间:6月1日至9月30日)1、各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归 档、打印归档文件目录。2、完善档案管理检索工具。3、续编大事记(包括档案工作大事记)、组织机构、沿革、利用效果及定期分析材料、数字汇编、全宗介绍、重要文件汇编、会议简介。4、请市档案局的专家进行初验。第三阶段:自查、申报、总结阶段(时间:10月1日至10月20日) 1、按照江西省档案工作规范化管理办法的标准进行自查。2、对不符合标准的进行查漏补缺。3、写出书面申请,按程序申报。第四阶段:现场评审验收阶段(时间:10月21日至11月20日)请市档案局组、上级业务部门组成考评组进行考评。三、 奖惩措施把机关档案工作等级认定纳入目标管理,作为对各科室年度工作考核的内容之一,档案等级认定后按有关政策规定给予相关人员奖励。景德镇市*局档案工作网络图|* * * 副局长(分管)|* * * 办公室主任(主管)| 文书档案 会计档案 科技档案 业务档案 * * * * * * * * * * * *学历证书档案岗位培训证书档案人员岗位责任制1、努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平。忠于职守,遵守纪律,积极参加各级各类档案业务培训,并经考核取得岗位资格证书。 2、认真贯彻执行中华人民共和国档案法等法律法规,贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,要及时向领导报告,并根据档案法及有关规定,追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。 3、熟悉本单位和本系统业务工作,了解本单位各类文件材料的形成过程,掌握分类方法、归档范围和保管期限。 4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。 5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定,对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,造具销毁清册,写出鉴定分析报告,经领导批准后,和有关人员一起进行认真负责地销毁。 6、保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。 7、编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,积极主动地提供档案资料,做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈,编制利用效果实例和档案信息。 8、积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满足各项业务工作的需要。 9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动,认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料,并整理归档。 10、做好档案的统计工作,建立统计台帐,及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。 11、在做好单位内部档案管理的同时,还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。档 案 立 卷 归 档 制 度 1、归档范围 凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。 2、归档时间 (1)各项管理工作形成的文件材料,各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。 (2)基建项目档案在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。 (3)财务会计档案,由财务科按照归档要求整理装订成册,保管一年后移交给综合档案室。 3、归档要求 (1)归档的文件材料一般一式一份,本单位发文、基建项目档案一式贰份,堤防建设项目档案按上级要求制定份数。 (2)自己撰写的归档文字材料,必须用碳素墨水和黑墨水书写,禁止圆珠笔、复写纸书写,粘贴装订要符合档案技术保护要求。 (3)归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚,便于利用。 (4)归档的文件材料必须层次分明,符合形成规律。 (5)归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。 4、归档手续移交档案时要认真履行交接手续,填写档案移交登记表,一式两份,经清点无误,双方签字后,各自保管一份,以备查找、负责。档 案 保 管 制 度 1、收进、移出档案和资料,必须认真清点,严格履行交接手续。 2、保管档案和资料,必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。 3、档案资料库房必须坚固,必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。 4、随着气候变化,做好库房密闭、通风、温湿度调节,并适时进行除湿或除尘工作。温度、湿度应控制在14C24C,45%60%的范围内,以防止霉虫生长。 5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开,但要相对集中,便于管理。 6、库房专管人员进出库房,应随手关门上锁;定期检查电器设备,做好防火工作;非专管人员,不得随意进入库房。 7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者,按档案法规严肃处理。 8、档案管理人员工作变动时,必须将所保管的档案和资料清点移交,否则不予办理调离手续。档 案 移 交 制 度 1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案,本处必须按规定时间办理移交手续,并妥善保管交接凭证,还应在检索工具上注明。 2、档案工作人员调离工作后,必须办完移交手续后,方可离岗办理调离手续。 3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记,为统计和移交工作作好准备。 4、移交登记要本着实事求是的原则,既要有综合性的报表,又要有详细的明细表,要做到帐物相符、账表相符会计档案管理制度 为加强会计档案的管理与利用,根据财政部、国家档案局颁布的会计档案管理办法,结合本单位实际,制定本制度。 1、每年形成的会计档案,包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料,均应由财务科按归档要求,负责整理立卷,装订成册。在会计年度终了后,暂由财务科保管一年,期满后,编造清册全部移交到综合档案室保管。 2、档案室接收保管的会计档案,原则上应保持原卷、册的封装,个别需要拆装、整理的,应会同财务科经办人共同拆封整理,以分清职责。 3、严格执行安全保管制度,谨防损毁,不得失密和泄密。 4、调阅会计档案,须由财务科长陪同借阅。5、对保管期已满的会计档案,由综合档案室提出销毁意见,经处档案鉴定销毁小组鉴定,编造会计档案销毁清册后,方可销毁,监销人员在销毁清册上签字盖章。实 物 档 案 管 理 制 度 为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用实物档案,按照中华人民共和国档案法,特制定本制度。 1、对实物档案实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统、安全,以备开发和利用。 2、实物档案范围包括:锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。 3、实物档案的归档,要求保证实物的完整、整洁、干净,注意防火、防潮、防尘。 4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。 5、实物档案的借出,必须经处领导批准,按规定办理借出手续,如果展出,要对展出实物档案定期进行检查。 6、实物档案如有破损,必须进行认真修复和技术加工,以延长实物档案寿命。 7、建立实物档案登记和统计制度,每年检查一次,发现问题,及时解决。档 案 保 密 制 度 1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全的完整。 2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥善保管,绝密档案要单独保管。 3、档案库房设施应符合“八防”的要求,要安装铁门(防盗门)铁窗,凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查,发现问题及时处理。 4、不该说的国家秘密不说,不该知道的国家秘密不问,不该看的国家秘密不看,不该记录的国家秘密不记录。 5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。 6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件,应履行审批手续,并限于保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别人透露秘密文件的内容。 7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经保密部门审查批准,同时指定专人保管。 8、不准向家属、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。 9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作,发现问题,及时报告。 10、不准隐瞒泄密事件,对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告,并视其情节依法追究责任。档 案 鉴 定 销 毁 制 度 1、成立档案鉴定小组,鉴定小组由分管领导任组长,成员由档案人员及有关业务部门的人员组成。 2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳,以档案的保管期限为依据,及时组织对到期档案进行鉴定。 3、鉴定工作结束后,要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由鉴定小组负责人签名并注明日期,对无保存价值需要销毁的档案及文件材料,要造出清册,提出销毁报告,经分管领导批准,并报送有关档案部门备案,然后方可销毁。 4、对已超过保管期限的档案或文件材料,重新鉴定后,确有保管利用价值需要延长保管期限的,应重新规定保管期限,其保管期限从第一次鉴定的年限算起。 5、经过鉴定,对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷,要达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,档案部门要及时向领导汇报,责成有关科室或责任人负责修改、补充。 6、销毁档案时,监销人员不得少于2人,应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销,监销人员在销毁以前,应认真进行清点核实,销毁后要在销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告领导。 7、销毁档案时,必须注意保密,监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。 8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。档 案 统 计 制 度 1、档案统计要符合中华人民共和国统计法及其他有关法规、规章要求。 2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐,档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计,还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。 3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。 4、统计数字要准确无误,情况要真实,结论要正确,各项数字一律用阿拉伯数字书写,字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。 5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表,统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。 6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况,定期分析研究,采取科学的降温去湿措施,使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理,定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究,从而及时发现问题,纠正错误,更好地认识和了解机关档案管理的现状,掌握发展规律,分析发展趋势,提高管理水平。档 案 利 用 制 度 1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案,必须履行登记手续,填写查借阅登记表和利用效果登记表,并将利用结果及时向档案室反馈,任何人不得例外。 2、外单位来查阅档案资料的人员,必须持有单位介绍信,检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围,经分管领导批准后方可查阅。 3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询,并保持安静、卫生,不得在室内吸烟、喝水,以防损坏档案。 4、查阅秘密文件必须履行审批手续,严格遵守保密规定。 5、借阅档案时间一般不超过3天,延长时间需办理续借手续,最多不得超过7天,借用份数每人每次不得超过3份。 6、借阅者应维护档案的完整与安全,不得在档案上乱写乱画,不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损,违者必究。 7、借阅档案归还时,档案管理人员要认真清点,仔细检查,并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前,将所借档案全部归还,以利保管和利用。 8、凡遇节假日特殊情况,档案室有权随时收回借出的档案、材料,以利安全保密等工作。 9、凡在借阅档案过程中,造成案卷散失,污损或不归还者,应按档案法及有关规定严肃处理。 10、复制、抄录档案资料,要经领导批准,抄录复制的档案由档案员核对无误,加盖公章,方可有效。 11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构,编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料,以提高档案的查全率。景德镇市*局档案分类体系表 01 02 03 04 05 06 07文书档案 科技档案 会计档案 人事档案 声像档案 实物档案 - - - - | | | | | | | | | | | - | | | | | | | | | | | | | | 01 02 03 01 02 01 02 03 04 01 02 03 04 01 02 03办 业 基 设 会 会 财 其 照 底 录 光 荣 纪 其公 务 本 备 计 计 务 音 盘 誉 念室 科 建 仪 凭 帐 报 录 磁 品 品 他 设 器 证 簿 告 他 片 片 像 盘 | | | | | | | | | 01 02 03 01 02 办 宿 其 公 楼 舍 他市*局文件材料分类归档范围、保管期限表 种类类别序号 文书文件材料 一党群类1本局党组会议的纪要、会议记录永久2本局机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、启用印章的文件材料永久3本局人事任免、享受待遇、学历认定的通知、批复、决定等永久4上级或本局关于表彰先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料受县级(含)以上表彰、奖励的永久受县级以下表彰、奖励的30年5对本局有关人员的处分材料受警告(不含)以上处分的永久受警告处分的30年6本局人事工作制度、规定、办法等文件30年7本局职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久8本局公务员年度考核、职称评审工作文件材料永久9本局职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久10本局职工名册、组织沿革、组织史永久11本局党、团、工会、妇女工作活动中形成的文件材料、工作报告、述职报告、总结,换届选举结果、重要专项活动的报告、总结等永久分类方案归档范围保管期限种类类别序号 党团员、工会会员花名册,批准加入党团、工会组织的文件材料永久计划生育工作的文件材料30年文明创建活动的文件材料30年 民主生活会、“双联双促”、承诺“两制”工作等专项工作的文件材料30年 党费收缴、发展党员、统战等文件材料10年12 本局纪检、监察、党风廉政建设工作中形成的综合性、专题性文件材料 重

温馨提示

  • 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
  • 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
  • 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
  • 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
  • 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
  • 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
  • 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。

评论

0/150

提交评论