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EXCEL常用功能和技巧分享,正文引言,OFFICE 2007构成,EXCEL是什么？,EXCEL是办公自动化中非常重要的一款软件，它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算。EXCEL是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，直观的界面、出色的计算功能和图表工具，再加上成功的市场营销，使EXCEL成为最流行的数据处理软件。,EXCEL功能,EXCEL主要功能如下： 数据记录与整理 数据计算 数据分析 图表制作 数据传递与共享 EXCEL功能和用途的定制,EXCEL 2007界面,正文目录,1,2,3,4,5,6,7,第一部分【开始】功能介绍,1、复制&剪切&粘贴 2、格式刷 3、合并后居中 4、条件格式 5、格式 6、自动求和 7、排序和筛选 8、查找和选择,1、复制&剪切&粘贴,复制：将所选单元格中的数据一个个的传送到目标位置，复制操作后原数据（文字）还存在。 剪切：把相应单元格及其中的数据剪下来，临时存放在系统内存中，然后再粘贴到其它的位置或文档，剪切操作后原位置就没有那个数据（文字）了。 粘贴：经过复制或剪切后，数据（文字）到了剪贴板上，在相应单元格选择粘贴按钮后，之前复制或剪切的数据（文字）即到达相应单元格。 选择性粘贴：通过使用选择性粘贴能够将剪贴板中的内容粘贴为不同于内容源的格式（区别于粘贴）。,2、格式刷,格式刷：复制格式，简化对文字的格式设置，相当于把单元格的格式复制出去，粘贴到另一个单元格，双击格式刷按钮可多次使用，直到换操作为止。,3、合并后居中,合并后居中：将选中的多个单元格合并，然后设置为居中对齐。,4、条件格式,条件格式：对单元格的格式条件进行设定，经过设定后的单元格会按条件格式显示单元格内容。,5、格式,格式：对单元格或工作表进行一系列相应设置。,6、自动求和,自动求和：通过点击此按钮可以实现简单函数功能，比如求和、求平均值、记数、最大值和最小值等。,7、排序和筛选,排序：不仅可以对一列或多列进行排序，还可以按自定义序列（如大、中和小）或格式（包括单元格颜色、字体颜色或图标集）进行排序。排序将单元格内容重新排列，改变了原先单元格内容。 筛选：筛选过的数据仅显示那些满足指定条件的行，并隐藏那些不希望显示的行。可以按多个列进行筛选，筛选器是累加的，即最终呈现结果是满足所有筛选条件的。筛选没有改变原先单元格内容。,8、查找和选择,第二部分【插入】功能介绍,1、数据透视表&数据透视图 是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。 2、图表 泛指在屏幕中显示的，可直观展示统计信息属性（时间性、数量性等），对知识挖掘和信息直观生动感受起关键作用的图形结构。,1、数据透视表&数据透视图,1、数据透视表&数据透视图,2、图表,柱形图,柱形图用于显示一段时间内的数据变化或显示各项之间的比较情况。,折线图,折线图用于表示数据的连续性，便于观测数据趋势变化，非常适用于显示在相等时间间隔下数据的趋势。,饼图,饼图用于显示一个数据系列中各项大小与各项总和的比例。,条形图,条形图与柱形图类似，只是横纵轴正好相反。,圆环图,圆环图也用于显示部分与整体之间的关系，相比饼图只能体现一个数据系列中部分与整体之间的关系，它可以包含多个数据系列。,雷达图,雷达图，是财务分析报表的一种，即将一个公司的各项财务分析所得的数字或比率，就其比较重要的项目集中划在一个圆形的固表上，来表现一个公司各项财务比率的情况，使用者能一目了然的了解公司各项财务指标的变动情形及其好坏趋向。,图表制作流程,1、新建EXCEL，输入几组数据作为图表引用的数据。 2、选择插入图表，选择图表类型。 3、点击下一步，选择数据区域。 4、点击完成，生成图表。,第三部分【公式】功能介绍,函数定义： 函数实际上是一些使用参数按特定顺序或结构进行计算的预定义公式。 函数结构： 函数名（参数1，参数2，），举例：sum(a1:e1)，average(b2:f2,g2:i2)。 函数参数： 可以是数字、文本、形如TRUE或FALSE的逻辑值、数组、形如 #N/A 的错误值、单元格引用、常量和公式等。,常用函数,1、计数函数：count()、counta()、countif()、countifs()。 2、求和函数：sum()、sumif()、sumifs()。 3、求均值函数：average()、averageif()、averageifs()。 4、查找函数：vlookup()。 5、最大（小）值函数：max()、min()。 6、逻辑函数：if()。 7、日期函数：datedif()。 8、数学函数：int()、round()。,1、计数函数,count(参数1,参数2)：对区域内所有数值和日期型数据计数。 counta(参数1,参数2)：类似于count()函数，对区域内所有非空单元格进行计数。 countif(参数1，参数2)：单个条件计数。 参数1：要设定条件的单元格区域。 参数2：参数1需要满足的条件。 countifs(参数1，参数2，参数3，参数4)：多个条件计数，类似于countif(参数1，参数2)函数。,2、求和函数,sum(参数1,参数2)：对区域内所有数值和日期型数据求和。 sumif(参数1，参数2，参数3)：单个条件求和。 参数1：要设定条件的单元格区域。 参数2：参数1需要满足的条件。 参数3：实际进行求和的单元格区域。 sumifs(参数1，参数2，参数3，参数4，参数5)：多个条件求和，类似于sumif(参数1，参数2，参数3)，但是这个函数跟sumif()有所不同的是参数的位置变化。 参数1：实际进行求和的单元格区域。 参数2：要设定条件的单元格区域。 参数3：参数2需要满足的条件。 参数4：要设定条件的单元格区域。 参数5：参数4需要满足的条件。,3、求均值函数,average(参数1,参数2)：对区域内所有数值和日期型数据求均值。 averageif(参数1，参数2，参数3)：单个条件求平均值。 参数1：要设定条件的单元格区域。 参数2：参数1需要满足的条件。 参数3：要求平均值的单元格区域，如忽略，则与参数1相同。 averageifs(参数1，参数2，参数3，参数4，参数5)：多个条件求平均值，类似于averageif(参数1，参数2，数3)。 参数1：要求平均值的单元格区域。 参数2：要设定条件的单元格区域。 参数3：参数2需要满足的条件。 参数4：要设定条件的单元格区域。 参数5：参数4需要满足的条件。,4、最大（小）值函数,max(参数1,参数2)：返回参数列表中的最大值。 min(参数1,参数2)：返回参数列表中的最小值。,5、逻辑函数,IF(参数1，参数2，参数3)：执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。 参数1：逻辑判断表达式。 参数2：如果参数1判断为真，则返回参数2。 参数3：如果参数1判断为假，则返回参数3。,6、查找函数,vlookup(参数1，参数2，参数3，参数4)：纵向查找函数，按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值。 参数1：要查找的值。 参数2：要查找的区域。 参数3：返回查找值在查找区域的指定列数值。 参数4：true或1代表近似匹配，false或0代表精确匹配，一般需要精确匹配。,7、日期函数,datedif(参数1，参数2，参数3)：计算两个日期之间相差的天数，月数或者年数。 参数1：开始日期。 参数2：结束日期。 参数3：所需信息的返回类型，有三种格式：d代表天数，m代表月数，y代表年数。,8、数学函数,int(参数)：将数值向下取整为最接近的整数。 round(参数1，参数2)：返回按指定位数进行四舍五入的数值。 参数1：需要四舍五入的数字。 参数2：位数，按此位数对参数1进行四舍五入。,第四部分【数据】功能介绍,1、分列 2、删除重复项 3、数据有效性,1、分列,定义：对某一列数据按一定的规则分成两列或多列。 步骤：,2、删除重复项,定义：删除列数据中的重复数据，最后结果仅保留唯一数据。 步骤：,3、数据有效性,定义：对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制，符合条件的数据，允许输入，对不符合条件的数据，则禁止输入。 步骤：,第五部分【审阅】