公文格式[修复的.pptx

,本资料只是我个人的理解，表述不够准确或错误难免，只限内部参考，请妥善保管，不得在网上传发，请大家切实遵守。谢谢。,李 花 白,中共江西省委办公厅秘书处公 文 格 式,新条例与原条例和办法公文格式的不同处：,首先，将党委的条例和行政的办法合并为新的条例，这是最大的特点； 第二，规范了承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；统一了公文用纸幅面，采用国际标准A4型纸。 第三，调整了公文的组成要素，并将这些要素在页面上重新确定了标注位置；,第四，对公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。 第五，取消了主题词和共印份数，增加了页码的表述； 第六，发文机关标志中，取消了发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的发文机关标志，换成了发文机关全称或者规范化简称。 第七，灵活摆放主送机关的位置，当第一页排放不下主送机关时，可放在抄送机关的位置。,公文格式的要求： 一、总体的要求； 二、版头部分的要求； 三、主体部分的要求； 四、版记部分的要求。,一、总体的要求,包括开本、版心、标点、字体字号及文字的颜色、制版、印刷、装订等七部分。,（一）开本：,文件采用60g/ 80g/胶印纸或复印纸，纸张白度在85-90度；开本为 A4型纸型，成品尺寸为宽210mm，长297mm。,文件尺寸A4型纸,297mm,210mm,（二）版心：,公文版心尺寸为宽156mm，长225mm（不含页码）。 版面上空约37mm1mm，订口（左白边）空28mm1mm，下空约35mm1mm（含页码）。 公文一般每页22行，每行28个字，并撑满版心。为了便于印制，每页的行数可调整为21行或23行，并保持各页行数相同。 在调整行数时适当调整行间距，以保证版心高度的相对固定。,版心的空法,35mm,40mm,标点符号用法采用中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会2012年12月30日发布，2012年6月1日实施的标点符号用法，并按规定要求使用，注意符合中文排版规范 。,（三）标点：,（四）字体字号及文字的颜色：,1.字体字号。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特殊情况可以作适当调整。 2.文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。,（五）制版：,制版时要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。,（六）印刷：,公文印制要求双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm，黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品作墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。,公文应左侧装订，不掉页，两页码之间误差不得超过4mm。裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90度,无毛茬或缺损。 公文一般采用骑马订的方式装订，无法用骑马订时采用平订的方式装订。,（七）装订：,公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。公文版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和版头中的分隔线七部分组成。,二、版头部分的要求,份 号,密级和保密期限,发文字号,紧 急 程 度,发文机关标志,中共江西省委文件 赣发201212号 - 1 -,000001 机 密 特 急,江西省人民政府文件,赣府发20122号,紧急程度,密级和保密期限,发文机关标志,发文字号,000001 机密1年 特急,份号, 文件 201212号 关于 的通知 。 ,000001 机密1年 特急, 签发人： 201212号 关于 的请示 。 ,000001 机 密 特 急,公文标注份号有利于文秘人员对公文的管理和利用，掌握公文的去向，也便于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。特别是密级文件应标注份号。 公文份号一般用6 位3号（仿宋体）阿拉伯数字标识在版心左上角的第一行，份数不足6位数的前面均用0补足。,（一）份号（即文件印制份数的顺序号）：,根据条例规定，涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 密级和保密期限，一般用3 号黑体字，顶格标式在版心左上角第二行位置（即编号的下方）。如需同时标识保密期限，密级和保密期限之间用实心“”隔开，密级二字中间不空字。没有保密期限的，密级二字中间空1字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标识。,（二）密级和保密期限：,（三）紧急程度（即对文件送达和办理时间的要求）：,根据紧急程度，紧急公文应当分别标注 “特急”、“加急”。 电报一般都是比较紧急，均需要标明紧急程度，紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。 公文如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第三行；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行编排。如图：,文件编号、密级和保密期限、紧急程度的标法一,文件编号、密级和保密期限、紧急程度的标法二,（四）发文机关标志：,除在报刊上公开发表的公文,不使用发文机关标志外，公文都应使用发文机关标志，以示公文的庄重和权威性。 发文机关标志可由发文机关全称或标准化简称加上“文件”二字组成，也可由发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布在公文首页上部，上边缘至版心上边缘为35mm。推荐使用小标宋体字，颜色为红色；以醒目、美观、庄重为原则。,联合行文时，发文机关标志既可用主办机关的名称，也可用联署机关的名称。若要把联合行文单位的发文机关标志都排上，一般应当将主办机关名称排列在前，如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。字号的大小看字数多少，但字号应不大于上级机关的发文机关标志。,（五）发文字号（即机关制发文件的编号）：,发文字号是党政机关制发公文的编号，由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可。 发文字号一般用3号仿宋体，简称要准确而没有歧义，年份应标全称，如“2012”，不能用简称“12”；用中文六角括号“ ”括起来，不能用西文的方括号“ ”；顺序号不编虚位号，顺序号前不能加“第”字。如“赣办发20121号”，不能写成“赣办发 2012第001号” 。 另外,联合行文只标主办机关的发文字号。,上行文均需标注签发人，以表示对该文件的负责。签发人由“签发人”3个字加全角冒号和签发人姓名组成，“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。 标注签发人的文件，发文字号居左空1字，签发人及签发人姓名标右侧，右侧后空1字。,（六）签发人（即机关签发公文的负责人）：,联合行文的单位均应标签发人，签发人姓名按发文机关的排序从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，主办机关的签发人排第一行，其他单位的签发人按版头的排序往下排。回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行。,（七）版头中的分隔线：,发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色分隔线，其高度一般不小于0.5mm。,三、主体部分的要求 公文首页红色分隔线（不含）以下公文末页首条分隔线（不含）以上部分称为主体。公文主体由标题、主送机关、正文、附件说明、（发文机关署名、成文日期、印章）、附注、附件七部分组成。,附注,标题,中共江西省委关于 的通知,发文机关署名,成文日期,中共江西省委,主送机关,正文,按照中共江西 的要求，先将有关情况通知如下： 。,附件说明,附件：关于工作方案,各市、县（市、区）委，省委各部门，省直各单位：,（此件发至级）,印章,（附件另起一页）,012年7月2日,（一）标题：,1.公文标题组成“三要素”：由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。 2.标题中可用的标点符号有：书名号、引号、顿号、连接号和括号等。 3.标题具有“画龙点睛”的作用，有助于阅读者对公文的制发机关、内容、性质的了解，便于公文的登记、办理、整理归档等处理工作。文字排列要注意合理、美观。,发文机关名称,公文主题,文 种,标题的排法：,位于红色分隔线下空2行位置，用2号小标宋体，一行或多行居中排布。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。多行标题换行时，注意句子词意的完整性，做到排列得当，长短适宜。,多行标题的排列方式，一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，两、三行的标题要避免出现上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形型排法，必须一行长，一行短，哪行长，哪行短，应根据句子的词意来断定。三行的标题排法应为第二行比第一行长，第三行比第一行短；四行标题的排法应第二行比第一行长，第三行比第一行短，第四行比第三行短。,两行标题的排法 中 共 江 西 省 委 关 于 进一步加强管理的通知,三行标题的排法 中 共 江 西 省 委 关 于 印发进一步加强和改进 工作的意见的通知,四行标题的排法 中 共 江 西 省 委 关 于 印发进一步加强和改进 工作的意见的通知,两个以上联合机关排列要转行的排法 省 委 办公厅 省政府办公厅 关于印发 进一步加强和改进新时期工作 的意见 的通知,省委办公厅 省委宣传部 省直机关工委 关于印发进一步加强和改进新时期 工作的意见的通知,市 委 办 公 室 市 政 府 办 公 室 关于进一步加强 工作的通知,避免出现的二种排法 第一种是等号形或长方形。,市 委 办 公 室 市 政 府 办 公 室 关于印发进一步加强和 改进工作的意见的通知,第二种是沙漏形。,（二）主送机关：,1.指受理公文的机关。 2.主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，使用简称要规范、准确；使用统称，包括地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。 3.位于标题下方、正文上方，顶格排印。 4.向上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可用抄送。 5.如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。,（三）正文：,1.公文首页应当显示正文，编排于主送机关名称下一行（没有主送机关或主送机关在版记中的，与公文标题空一行）每个自然段左空2个字，回行顶格。 2.正文是公文的主体和核心所在，是用来表述公文的内容。公文的格式是为内容服务的，以能充分表现内容为前提。 3. 公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。,正文一般用3号仿宋体，如果是转发类的通知，则用3号楷体。标点符号要符合排版规则，数字、年份不能折行。正文的每个段落首行前空2个字 主送机关和正文之间不能空行。,正文的排法：,文中小标题层次序数的标法： 第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。文中小标题的字体为第一层为3号小标宋或3号黑体字，第二层为楷体字。第三层和第四层一般用仿宋体字。 如图：,例： 一、小标题的排法 （一）第一层为3号小标宋或黑体字。 1.第二层为楷体字。 （2）文中小标题的层次字体。 文中小标题的层次字体为第一层为3号小标宋或黑体字，1、第二层为楷体字。2、在正文中除个别大的稿件如总结、计划、工作安排等为了突出中心，会将一段中心思想用黑体字标出来外，一般都不在文中设置体字。3、另外，正文中的数码字有个特例，每另起一段的数码字后面的标点，应用圆点，而不能用顿号。但文中的数码字后面则用顿号。,（四）附件说明： 如公文带有附件，则在正文段落结束之后、发文机关署名之前加上附件说明。附件说明与正文空1行再另起1行前面空 2 字，用正文相同的字体标识“附件：”，后面标附件名称，也可在正文中用“（见附件）”或“附后”注明。附件如有顺序号，使用阿拉伯数码字标注（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。,（五）发文机关署名、成文日期和印章：,1.加盖印章公文。 （1）成文日期一般右空4字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 （2）单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）1行之内。 （3）联合行文时，一般应将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,2.不加盖印章的公文。 （1）单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 （2）联合行文时，应先编排主办机关的署名，其余发文机关署名依次向下编排。,3.加盖签发人名章的公文。 (1)单一机关制发的公文加盖签发人名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空4字加盖签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空4字编排成文日期。 (2)联合行文时，应先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排1个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应标注全称。 签名章一般用红色。,4.成文日期中的数字。 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。,5.特殊情况说明。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。,关于公文形成时间： .一般署会议通过或领导人签发的日期； .联合行文的署最后签发机关领导人的签发日期； .特殊情况署印发日期。,公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与联署机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。 上行文的请示性公文一定要盖章。联合行文，联署机关都应加盖印章。,关于印章的使用：,（六）附注（ 即印发传达范围）： 公文如有附注，居左空2字，与正文（有落款的与成文日期、没落款的与内容）下一行，用3号仿宋体，用小括号括起来。如果表述中出现重复括号时，用中文六角括号“”套小括号。 如果是转发文件，发布层次不能标注在被转文件内容之后,应标注在成文日期之后，标法同上。,(七)附件：,附件是正文的补充、说明或参考材料。 1.应用3号黑体另起一页第一行顶格标识“附件”。 2.如有多个附件，应标明“附件1”、“附件2”等。每个附件均应另起一页。 3.附件标题居中编排在版心第三行。,附件应当另页编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件正文左上角第一行顶格标识 “附件” ，有几个附件时还应标注序号。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。附件标题与“附件”两字之间空开一行。 如附件与公文正件不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标注文件发文字号并在其后标注附件二字及序号。,附件的排法：,公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上的部分称为版记。版记由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、版记的位置等四部分组成。,四、版记部分的要求,印发机关和印发日期,版记的位置,抄送机关,版记中的分隔线,抄送（或主送）： ,中共江西省委办公厅 秘书处 2012年4月18日印发,版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线 （推荐使用0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐使用0.25mm ）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后的一面版心下边缘重合。,（一）版记中的分隔线：,指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关，一律使用抄送。 公文的抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定，不能滥抄，也不能错抄或漏抄。,（二）抄送：,抄送机关的标法：,如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空1字编排。“抄送”2字后标全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，应将 “抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,（三）印发机关和印发日期：,印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各级党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门，发文机关就是印发机关。公文的印发日期区别于公文的成文日期。公文的生效时间与送印时间的差别，可以反映发文机关制发公文的效率，也可使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理。,一般用4号仿宋体，标注于末条分隔线之上，印发机关左空1个字，印发日期右空1个字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不标虚位（即1不标为01），后面加“印发”二字。印发日期以公文付印时间为准。翻印公文时，字体字号以及左右的空法同上，只是将“印发”二字改为“翻印”即可。,印发机关和印发日期编排方法：,版记应置于公文的最后一页面，版记中的最后一个要素应置于最后一行。,（四）版记的位置：,页码：,新条例将公文的页码增加为公文格式要素之一，这是在总结多年公文处理工作经验和教训的基础上，对公文格式提出的要求。要求公文标注页码，一是由于页码是公文整体不可或缺的一部分；二是便于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订；三是有助于公文的防伪。,页码的编排方法：,一般用4号半角宋体白正体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条4号一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订，页码应当连续编排。,公文中表格的处理： 文中如有附表，对横排A4纸型的表格，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。对横排超A4型纸的表格，单页码置于表格的左下角，双页码置于表格的左上角。当超A4纸型表格在最后一页时，应加页，封三为空白，封四为版记，封三封四不放页码。,错误的版记,公文的特定格式,公文的特定格式相对于公文的通用格式而言，是公文通用格式的补充。主要有:信函格式、命令(令)格式和纪要格式。,1.信函格式：,公文的信函格式是将被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送议案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。相对于公文的通用格式而言，信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关中广泛使用，常见于选用通知、批复、函等文种的公文中。,信函格式的标注方法： 信函格式首页。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，以版心为准居中排布，其上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字，字号大小由发文机关酌定。联合行文时，使用主办机关标志。 发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处为一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，均以版心为准居中。,如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，份号顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，距其距离为3号汉字字高的7/8。如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，距其距离为3号汉字字高的7/8，有编号的与编号在同一行位置。 标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。 第2条红色双线上一行如有文字，距其的距离为3号汉字字高的7/8。 首页不显示页码，由第2页开始标注。只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页