会务的组织和管理.ppt

,会务的组织和管理,主讲人：周玲秀 2000年8月,会议的组织和管理 目录,一、会前准备 二、会务实施 三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会前准备 - 目录,会前准备, 策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算,会议的组织和管理 目录,前四周,前一周,汇款 ; 物资备齐,前二周,与宾馆签协议; 起草预算并通过,前三周,策划案定稿; 会务组成立; 会场勘察,开会日期,策划案起草 ; 成立会议TEAM; 会务准备开始,会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容,目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等 会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。,策划案的内容,会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容,案例：99年代理会及 联欢会策划实施案,会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组,组织落实，成立TEAM组,会议的组织和管理 会前准备 - 策划案的内容,会务工作要保证策划案 的顺利实现 会务工作五个意识： 全局意识、 客户意识 补台意识、 奉献意识 创新意识,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,会场勘察,会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,原则,勘察原则： 会务工作为会议内容服务 以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,会场方面 宾馆的软硬件,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,餐饮方面 租车问题 价格问题,起草协议的内容和注意事项,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,协议是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、无漏洞。,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用,内容涉及,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等,内容涉及,会前准备 - 起草协议,会议的组织和管理,案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,会务组的分工,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,案例：99代理会人员分 工职责,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,案例：2000年代理会邀 请信 内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,邀请 流程,1、北京制定原则、分配名额； 2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京； 6、北京终审、给编号； 7、编号分别发大区；,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工,案例：2000代理会 物资准备清单,会议的组织和管理 会前准备 - 会务组的分工, 工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强,对会务人员的要求,会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,年初有预算； 全面、精细、节约； 距开会日期前两周，做出预 算送审批；,会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,距开会日期前一周，务必汇出 所需款项； 提前行文，写明规则。,会议的组织和管理 会前准备 - 制定会议预算,案例：99年代理会预算表,会议的组织和管理 案例,案例：99代理会费申请报告 99代理会费用使用、审批、 报销规定 关于参加西安活动的人员 通知,会议的组织和管理 目录,一、会前准备 二、会务实施 三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会务的实施,会务的 实施, 会务组：出发时 间及工作内容 签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作,会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间,会务组的工作, 提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会,注意 事项,会议的组织和管理 会务的实施 - 签到,关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它,会议的组织和管理 会务的实施 - 签到,案例： 签到程序界面演示,会议的组织和管理 会务的实施 - 签到,会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间,开会期间的工作, 与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件,会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束,会议结束的工作 1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。,会议的组织和管理 会务的实施 - 会议结束,案例：意见反馈样式,会议的组织和管理 目录,一、会前准备 二、会务实施 三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 会后总结和决算,总结经验教训，表彰先进,会后的总结和决算,案例：汇款、99年总结、会 务人员考核标准,会议的组织和管理 会后总结和决算,统计分析参会情况,会后的总结和决算,案例：2000年代理会分析,会议的组织和管理 其它,代理签到情况,会议的组织和管理 其它,代理入住情况,会议的组织和管理 其它,代理地域分布,会议的组织和管理 会后总结和决算,会议费的报销、决算和 分摊,会后的总结和决算,案例：99决算,会议的组织和管理 目录,一、会前准备 二、会务实施 三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理 中小型会议的会务实施,中小型会议的会务实施,会务工作程序 会议准备检查表 会议主持人自我 检查表,目标管理 为什么实行目标管理,1、会议目的： 2、会议的形式： 3、会议的时间： 4、会议议程及主持人： 5、会议地点； 6、会场如何布置； 7、出席人数； 8、出席者名单 ； 9、出席者座位安排； 10、是否准备座签 ；,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,举例：会务准备检查,目标管理 为什么实行目标管理,11、是否安排出席人员往返会场的 交通工具； 12、会议是否安排出席人员住宿问题； 13、有无资料随会议通知预先发出； 14、准备那些必要的辅助视听器材； 15、准备文具（文件夹、订书机、订书 针、胶带纸等）；,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,目标管理 为什么实行目标管理,16、准备会议场所周边位置图（行车路 线、洗手间、茶水间、休息室、餐 厅等； 17、是否要求与会者准备资料及副本的 份数； 18、安排食宿及床位及娱乐项目； 19